Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата

• Название: Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата
• Дата: 03.04.2023
• Размер: 0.68 Mb.
• Имя файла: 74368.doc
• Тип: Документы; #1033389
• страница: 11 из 18

3.3 Диагностика на примере ООО «Серпуховрыба+» документационного обеспечения предприятия и меры по улучшению документационного обеспечения организационно-правовых документов

Обязательным компонентом хорошей стратегии развития компании является обоснованная система автоматизации управления персоналом. Работа сотрудников – это мощный и значимый с точки зрения экономических показателей потенциал компании, которым надо уметь пользоваться грамотно. Выполнение штатных должностных обязанностей и оперативных производственных задач должно осуществляться планомерно и точно. Там, где внедрены автоматизированные системы работы с кадрами, руководитель компании и специалисты быстрее и эффективнее справляются с потоком дел. Но и этого сегодня недостаточно.

Мало просто рассчитывать количественные показатели, требуется учитывать еще и качество работы сотрудников.

У комплексной автоматизированной системы управления персоналом расширенный функционал. Под ее контролем находится масса производственных процессов, операций по расчету и аналитике, имеющих отношение ко всему, что характеризует взаимодействие штатных работников и компании (от оплаты труда до карьерного роста и повышения уровня мастерства).

Какие главные задачи решают автоматизированные системы?

1. 
   Упорядочение расчетов и учета операций, которые имеют отношение к управлению персоналом.
   
2. 
   Снижение потерь, возникающих при текучке кадров.
   

Эффект в первом случае налицо. Благодаря автоматизации и наличию объединенной информационной базы все действия осуществляются быстро, а главное, расчеты, статистика и аналитика ведутся всегда правильно.

С оценкой результатов второй задачи не все просто, но они тоже приносят свой эффект. Автоматизация процессов управления персоналом дает возможность руководителю строить кадровую политику не наобум, а опираясь на точный и всеобъемлющий анализ персональных показателей сотрудников.

Благодаря информационным системам управленческие решения становятся эффективнее, целенаправленно осуществляются перемещения штатных единиц, обучение персонала, формирование мотивационных стратегий. В итоге компания не только сохраняет ценные кадры, но и создает перспективным работникам условия для карьерного роста и еще более результативной деятельности.

Процесс автоматизации управления персоналом пришел на российский рынок с Запада и активно внедряется в экономику.

В настоящий момент автоматизация управления персоналом – это необходимая система на предприятиях различного профиля. Особенно пользуются спросом несложные и доступные решения, имеющие оптимальное соотношение цена–качество.

Принято говорить о трех уровнях систем, на которые их условно делят в зависимости от степени автоматизации процессов.

К системам первого уровня относятся продукты, которые помогают автоматически начислять заработную плату. Это типовые решения для очень узкого круга потенциальных пользователей. Функционал таких продуктов ограничен, а настройка в перспективе не предусмотрена.

Ко второму уровню относят системы для автоматизации кадрового учета. Это решения с более продвинутым функционалом (можно дополнять), позволяющим упорядочить кадровую политику и вести ее грамотно.

Самые передовые – это системы третьего уровня. С ними можно не только рассчитывать оклады, премии и надбавки, но также вести кадровый учет, а еще осуществлять разработку персональных обучающих программ, собирать характеристику специалистов, осуществлять аттестацию и заниматься планированием продвижения.

Обычно программы третьего уровня являются частью системы комплексной автоматизации предприятий (ERP). Впрочем, они могут функционировать и самостоятельно.

Есть еще одна классификация систем автоматизации управления персоналом – на основе состава функций.

Она предусматривает разделение на пять групп.

Системы расчетные. Предназначены для исчисления заработной платы, премий, вычетов, расходов в рамках командировок и т. п.

Системы учетные. Используются при создании штатного расписания, кадровых отчетов, контроле за командировками, отпусками, больничными, ведении личных дел.

Системы учетно-расчетные объединяют функционал первой и второй групп.

Системы с неполной функциональностью. Эта группа состоит из программных продуктов, которые обладают не только учетно-расчетными функциями, но позволяют управлять мотивацией, анализировать эффективность работы сотрудников, осуществлять оценку профпригодности работников и аттестацию, планировать штатные перестановки и в целом нацелены на улучшение методик управления персоналом.

Системы полнофункциональные. Представляют собой системы автоматизации предыдущей группы, но с функцией подготовки отчетности для вышестоящего начальства или для контролирующих организаций. Обладают возможностью ведения статистики.

На деле современные системы автоматизация в сфере управления персоналом включают шесть функциональных блоков. Они в свою очередь распределены по трем технологическим уровням – операционному, пользовательскому, стратегическому. В большинстве программных продуктов первый и второй уровень достаточно развиты, тогда как третий находится в стадии технологической проработки. И не всегда лидерами в системе стратегического управления персоналом выступают масштабные фигуры мирового рынка.

По данным компании:

30% времени рабочих групп тратится на поиск и обработку бумажных документов;

секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с бумажными документами;

у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня;

6% бумажных документов безвозвратно теряются;

на согласование бумажных документов тратится 60-70% рабочего времени сотрудников;

каждый внешний бумажный документ копируется до 20 раз.

В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.
Рабочее время сотрудников это ресурс предприятия, а любой ресурс – это деньги.

Правильное использование ресурсов – залог эффективного управления.

Автоматизированный документооборот позволяет получить ключевые преимущества:

рост производительности труда сотрудников на 25-50%;

сокращение времени на создание и обработку документов до 75%;

уменьшение расходов на хранение документов до 80%.

Чем больше сотрудников работает с информацией в электронном виде, тем больший экономический эффект принесет проект внедрения ЕВФРАТ-Документооборот.

Количественные показатели позволяют убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, поддаются количественному измерению и четкой числовой оценке:

сокращение непроизводственных, временных затрат связанных с обработкой документов (регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям);

ускорение информационных потоков (время передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования типовых документов, ускорение средней скорости распространения информации);

экономия стоимости ресурсов и материалов (сокращение затрат на канцелярию, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов).

Качественные показатели – это показатели развития и улучшения каждого из аспектов во внутренней и внешней деятельности организации:

повышение продуктивности работы сотрудников (единое информационное пространство, работа с документами из любой точки мира, эффективный автоматизированный контроль за исполнением документов, упрощение процессов коллективной работы);

снижение рисков (документы не теряются, быстро согласовываются и утверждаются, своевременно доставляются на места, распоряжения руководства выполняются в срок);

изменение корпоративной культуры (унификация управленческих процедур, введение единого высокого стандарта работы, повышение качества исполнения управленческих решений, сближение структурных подразделений организации, объединение накопленных корпоративных знаний, повышение привлекательности для инвестиций, повышение лояльности сотрудников).

Использование автоматизированного документооборота обеспечивает экономию ресурсов организации, улучшение деловых коммуникаций во внешней и внутренней среде компании, обеспечивает увеличение прибыли за счет повышения производительности труда сотрудников и уменьшения рисков получения убытков.