Предмет и задачи дисциплины Логистика снабжения
 Скачать 1.95 Mb.
|
|
Основная учетная информация (документация) процесса закупок материальных ресурсов. Различные ситуации организации закупочной деятельности соответсвуют различным вариантам учетной документации. Закупочная документация (Procurement Documents) - документы, используемые в процессе закупок, включающие - приглашения к подаче заявок, - приглашения к переговорам, - запросы информации, - запросы расценок, - запросы предложений и - ответы продавца. При покупке МР на товарных биржах: заключаются контракты и подтверждение наличия товара – предоставляться может залоговое свидетельство (варрант). При покупке напрямую от поставщика – м.б. различные товарораспорядительные документы (пример: коносамент), договора купли-продажи, поставки, акты приема груза и проч. Минимум основной учетной информации, которая должна храниться в виде документов или в электронном виде, составляют следующие данные: 1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не вы полнен. 2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на за купку. 3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку). 4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки, которые осуществлялись у крупных поставщиков. Дополнительные реестры могут включать следующую учетную инфор мацию: 1. Рабочие контракты, предоставляющие информацию по всем контрактам (на дату завершения) всех основных поставщиков. 2. Информацию по учету оборудования, отражающую закупленное обо рудование, срок его эксплуатации (или объем производимой этим оборудованием продукции), историю его использования, цену, вла дельца оборудования и место его расположения. 3. Информацию о закупках товара, осуществляемых у компаний-по ставщиков малого бизнеса, суммы, на которые осуществлялись закупки у таких поставщиков. 4. Историю тендеров, вместе со списком поставщиков, к которым обращались с запросами прислать котировки цен на товары, суммы сделок, количество предложений; и поставщики, которые были выбраны из общего списка для сотрудничества по закупкам основных видов товаров. Такая информация поможет идентифицировать тенденции в предложениях поставщиков и возможные случаи тайных сделок.
Нормирование является одним из инструментов управления деятельностью предприятия в том числе и в сфере закупок и снабжения. Нормирование является одним из методов планирования на предприятии, на основе планов в дальнейшем строятся бюджеты, т.е. производиться бюджетирование всех сфер деятельности. Нормирование расходов МР на предприятии так же является достаточно важным процессом, т.к. позволяет кроректировать систему материально-технического снабжения, позволяя подобрать наиболее адекватные и эффективные способы снабжения (малые партии или большие заказы), а так же организовать хранение отходов и остатков в соответствии с законодательством, на должном уровне. Такимо бразом, получаем, что нормирование при осуществлении закупок позволяет планировать закупки с более точным учетом технологических особенностей производства в рамках существующей системы материально-технического снабжения.
К основным обязательствам поставщика, независимо от других условий договора поставки, относятся: поставка продукции (товара) на условиях договора, своевременное уведомление покупателя о готовности продукции к отправке (отгрузке), обеспечение проверки качества поставляемой продукции. В связи с этим поставщик обязан: за свой счет упаковать товар за исключением товаров, которые принято поставлять без упаковки; нести риск и расходы по транспортировке до момента предоставления товара покупателю в месте, установленном условиями поставки, и в обусловленный договором срок. Условиями договора могут быть предусмотрены виды упаковки и маркировки продукции, особенности погрузки на транспортное средство, способы доставки до основного перевозчика, погрузки на основной транспорт и оплата его услуг, выгрузки на склад предприятия, вопросы страхования основной перевозки.
Отдел закупок обязательно формирует отчеты по своей деятельности. Деятельность отдела закупок анализируется, результаты анализа формируют отчет о деятельности подразделения. К основным элементам доклада о деятельности отдела закупок относят следующие: - общий объем средств на закупки; - общий объем средств, затраченных на деятельность самого отдела; - общее количество заказов на закупку. Данный анализ производится в цифровом выражении. Все цифры по элементам доклада соотносятся друг с другом, определяется их среднее значение и % соотношение: 1)Средний расход средств на заказ – отношение затраченных средств на организацию работы к количеству заказов на закупку, 2)Затраты отдела, как % от общего объема средств на закупку, 3)Затраты отдела, как % от общего объема продаж продукции или услуг предприятия Контроль и мониторинг показателей снабженческой деятельности необходимы для периодической проверки внешней среды предприятия в области закупок, выявления слабых сторон и возможностей с одновременной попыткой способствовать развитию планов действий. Контроль и мониторинг показателей позволяют составлять отчеты о деятельности подразделения, которые готовятся на регулярной основе. Обычно такие отчеты содержат следующие разделы, содержание которых собственно и является объектом контроля и мониторинга
БАЛЬНЫЙ - В основе бального метода лежит оценка каждого поставщика по бальной шкале. Весомость каждого фактора определяется менеджером, выбирающим поставщика. Рейтинг поставщика рассчитывается как общая сумма произведений оценки поставщика по каждому фактору на весомость этого фактора. Недостатком данного метода является высокая степень субъективности оценок, особенно в выборе весомости критериев. ПОПАРНЫХ СРАВНЕНИЙ: Модификации: -ЛУЧШЕ-ХУЖЕ В его основе лежит система оценок «0,8» и «1,2». Это означает, что если один поставщик лучше другого по оцениваемому критерию (фактору), то он получает оценку «1,2», а другой – «0,8».Подобным образом оценивается и весомость факторов. Сравнение поставщиков производится по строкам. По диагонали матрицы смежности как правило, оценка равна «1», так как поставщики оцениваются относительно самих себя. В результате обработки полученной матрицы определяют рейтинг поставщика. -АНАЛИЗ ИЕРАРХИИ Основным недостатком данной модификации метода попарных сравнений является то, что система оценок не позволяет при необходимости указать, насколько один поставщик или фактор лучше или важнее в конкретной ситуации. При использовании этого метода оценивается большой объем информации, после чего принимается решение о выборе поставщика. Метод предполагает постоянное сравнение двух факторов на основе шкалы предпочтений (равнозначны, незначительное, существенное, очевидное и абсолютное предпочтение). В основе шкалы метода лежит способность человека производить количественные разграничения между пятью определениями . После попарной оценки факторов рассчитывается произведение значений их оценки по строкам, а затем из полученного значения извлекается корень той степени, какое количество факторов оценивается. Весомость фактора определяется делением значения, полученного извлечением корня, на сумму этих значений по всем факторам. В результате сумма весомости всех факторов должна быть равна единице. Для контроля правильности сравнения факторов рассчитывается показатель согласованности (ПС) как сумма произведений суммы значений оценки фактора в строке и в столбце по каждому фактору. Затем рассчитывается индекс согласованности (ИС) как частное от деления разности ПС и количества факторов на разность количества факторов и единицы. Далее рассчитывается отношение согласованности (ОС) как частное от деления ИС на случайный индекс (СИ). ОС должно быть меньше 0,1, ЛОГИСТИЧЕСКИЙ В его основе лежит логистическая кривая, которая является итогом дополнительных затрат на поставку. В случае превышения прибыльности от смены поставщика над дополнительными затратами на организацию новой поставки делается выбор в пользу нового сотрудничества. СТАТИСТИЧЕСКИЙ основан на статистике показателей работы поставщиков по критериям (цена, качество, надежность и др.) позволяет произвести их отбор с учетом динамики этих показателей. -Степень удовлетворения заказов -Современные технологии -Выбор транспортных средств и их загрузка -Цена продукции -Надежность в поставках и размещение складов -Партнерские отношения -Совместное проектирование -Контроль качества продукции -Склады поставщиков -Склады покупателей -Обеспечение непрерывности производства
Определение потребности, - уточнение потребности – определение источников снабжения – цены и условий – создание заказа на закупку, заполнение необходимых форм и составление контрактов – размещение заказа его передача другой стороне – контроль выполнение заказа (по срокам, качеству, количеству, цене) – получение сырья и проверка (составление актов) – счет – оплата
Управление размерами товарно-материальных запасов прежде всего предполагает поиск ответа на следующие два вопроса 1. Какова оптимальная величина заказа на поставку? 2. Когда этот заказ должен быть выполнен? При определении оптимальной величины заказа следует иметь в виду следующее: 1. Некоторые расходы имеют тенденцию к росту с ростом объемов закупок (напр., расходы на хранение товарно-материальных затрат, на их страхование, уплату налогов, возможные потери от их порчи или кражи, проценты за полученный на их приобретение кредит и др.). 2. Др. расходы имеют тенденцию к снижению с ростом объемов закупок (напр., расходы по оформлению закупок, получению и оплате счетов, перевозке и др.). По мере увеличения объемов заказа на поставку стоимость товарно-материальных ценностей снижается, но в то же время растут издержки на их хранение. Прилагаемый график иллюстрирует взаимосвязь между ними. Оптимальная величина заказа соответствует месту пересечения двух кривых. Эта взаимосвязь может быть отражена следующей формулой: (формула Вильсона) где А - используемое количество единиц товарно-материальных запасов за год; Р - стоимость размещения заказа; S - годовые издержки на хранение единицы товарно-материальных запасов. Следующим вопросом, подлежащим рассмотрению, является время исполнения заказа на поставку. Если известен срок исполнения заказа (время от оформления контракта до товарной поставки), его оптимальный размер и средняя величина расходования товарно-материальных запасов, то решить этот вопрос можно.
Запасы производственные— часть запасов, распределенная по стадиям производства. Они образуются из материалов, хранящихся перед агрегатами и участками с целью обеспечения бесперебойности процессов. Производственные запасы – это комплексный элемент, включающий следующие виды материальных ресурсов: сырье и основные материалы; вспомогательные материалы; полуфабрикаты; топливо; тара и упаковка; запасные части и производственный инвентарь и т.д. Кроме того, производственные запасы подразделяются на: запасы сырья и полуфабрикатов, поступающего из внешней среды; запасы продукции собственного производства на разных стадиях изготовления (полуфабрикаты собственной выработки). Цель создания производственных запасов на предприятии – обеспечение бесперебойности производственного процесса между поставками продукции, а также в случаях непредвиденной задержки поставки или резкого роста спроса на изготавливаемую из данного сырья продукцию. Производственные запасы входят в состав оборотных активов предприятия и подлежат нормированию. В структуре производственного запаса выделяют текущий, подготовительный, страховой, сезонный, излишний запасы. Запасы подготовительные — это часть товарных запасов, наличие которых вызвано необходимостью подготовки ресурсов к использованию в производстве. Подготовка может состоять в сортировке, контроле, раскрое, сушке. Размер подготовительных запасов определяется временем подготовки и объемом их среднесуточного потребления. Текущий запас — основная часть производственного запаса. За его счет обеспечивается непрерывность снабжения производственного процесса между последующими поставками. Страховой запас предназначен для непрерывного снабжения производства в случае непредвиденных обстоятельств: отклонения в периодичности и величине фактических поставок от плановых или договорных, задержке материала в пути при доставке от поставщика, непредвиденной порче материала. Сезонный запас образуется при сезонном характере условий поставки материала. Его назначение — обеспечить нормальную работу предприятия на время сезонного перерыва в поставке материала или перерывов в работе у поставщика. Нормативная величина сезонного запаса определяется на основе величины его среднесуточного потребления и длительности временного перерыва в поставке.
Структура предприятия зависит от различных факторов. Часто структура предприятия складывается стихийно, под влиянием внешней и внутренней среды. Как документ структура включает несколько элементов: положение об административном подразделении, штатное расписание, должностные инструкции. Линейные связям - это отношения «руководитель-подчиненный». Функциональные связи – это информационный обмен, коммуникации и координация. К линейным подразделениям относят филиалы предприятия, цехи, участки. К функциональным – бухгалтерию, плановый отдел, отдел маркетинга, отдел снабжения, отдел сбыта и др. Организация как процесс является ключевой управленческой функцией. В этой связи организация - это процесс структурирования задач и рабочих взаимосвязей в виде компонентов, которыми удобно управлять, и координирования усилий персонала для достижения организационных целей. Под функцией понимают группу людей имеющих похожие знания и умения или использующих похожие инструменты и приемы для выполнения своих работ. Организационная структура - это общая сумма способов, при помощи которых организация распределяет своих работников по отдельным задачам, а затем добивается координации их выполнения. Традиционный подход к организации включает два основных вида деятельности: структурный и кадровый, каждый из которых в свою очередь распределяется на два направления. Механистические структуры (специализированны, задачи жесткие, дисциплина, роли задаются, иерархическая структура контроля, вся информация у исполнительного директора, вертикальные коммуникации, инструкции и решения, множество иерархических уровней). Механистические типы структур приспособлены для стабильных условий, органические больше подходят для динамичных сред, где постоянно возникают новые проблемы. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ: Под функцией понимают группу людей имеющих похожие знания и умения или использующих похожие инструменты и приемы для выполнения своих работ. (+непосредственный контакт, определен статус, легкость коммуникации, упрощена проф.подготовка, статегический контроль; -: неполная координация, узкие ф-ные цели, не добавляется ценность, конфликты подразделений, нет широкого профиля, недостаточное удовлетворение поставщика и потребителя). ДИВИЗИОННЫЕ: Для крупных предприятий со сложной организацией характерно использование дивизионных структур управления. Так, выделяют несколько типов дивизионных структур: - товарные; - географические; - по потребителя. В таких структурах общие функции централизуются и подчиняются непосредственно администрации предприятия (финансовые расчеты, маркетинг, юридическое обеспечение, НИОКР и др.). Дивизионные структуры напоминают бывшие отраслевые министерства, которые организовывали работу предприятий в масштабе всей страны. (+концентрация усилий, адаптированность к местности, учет правов, полит, культур факторов, внимание стратегии, проф.подготовка по общим вопросам; -:неидентифицируется персональная ответственность, дублируются функции, междивизионные конфликты, высокие издержки, сложная координация). Органические структуры (задачи взаимозависимы,координируются, уточняются, роли обобщенно определены, сетевая структура контроля, центры знания ситуативны, коммуникации и вертикальные и горизонтальные, информация и рекомендации, важно участие в решении и признание со стороны), управления получили свое развитие в современных условиях хозяйствования, когда необходимобыстро реагировать на изменение внешней среды. Такие структуры более гибкие за счет меньшей иерархичности и обеспечивают максимально полное взаимодействие различных функций организации, а количество формализованных правил в них минимально. МАТРИЧНАЯ: Матричная структура в своей основе имеет как функциональное деление, так и деление по продуктовому признаку. Матричные структуры это промежуточный этап между механистическими и органическими структурами. Однако в различных источниках отмечается, что применение матричных структур имеет некоторые ограничения. Их рекомендуется применять если: экономическая ситуация характеризуется большой неопределенностью; производство продукта связано со сложной технологией и имеет среднюю или длительную продолжительность производственного цикла, продукт отличается высокой дифференциацией. (+: оперативность, максимальная загрузка, высокое качество подготовки по диверсификации, функциональный опыт; -длит.вр.принятия решений, несогласованность,групповая работа, нет единоначалия, дублирование полномочий). |