ОТВЕТЫ по социологии организации. Предмет социологии организаций и ее место в системе социологического знания
 Скачать 191.07 Kb.
|
|
14. Основные законы организации: их сущность, значение, механизм использования. Закон – это зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах; является общепринятой нормой для большой группы людей или организаций (такие нормы в Библии, Коране); получила признание и поддержку авторитетных ученых (законы организации). Закономерность является частью закона. Закон или закономерность с позиций менеджмента можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения. Законы организации. Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное – это та часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы. Законы организации по важности делятся на 2 уровня: • основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития) • менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации). Закон синергии. Любая организация характеризуется следующими элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, перспективы развития, имидж. Они определяют потенциал организации, ее способность к деятельности Закон: Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше. Закон самосохранения. Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения. Закон: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс). Представляют практический интерес 7 уровней самосохранения. (В них встречаются такие характеристики как: «организацию следует немедленно ликвидировать» или же «Нормальная, благоприятная ситуация в рыночной экономике».) Как поддерживать на достаточном уровне или увеличить положительный ресурс организации (то есть ресурс удержания)? Этого можно добиться за счет правильной работы с внешней средой. Здесь существуют и используются 4 стратегии. Пассивно-индивидуальная. Основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций. Эта стратегия предполагает проведение умеренной рекламной кампании. Основная особенность такой стратегии – предпринимательский риск. Ведь по сути, руководитель просто сидит и ждет, потребуются ли кому-нибудь услуги или товары его организации. Эту стратегию стоит применять, когда у предпринимателя уже есть иной стабильный источник доходов, ведь здесь довольно велик риск быть невостребованным и обанкротиться. Пассивно-коллективная. Основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области, то есть государство каким-либо образом поддерживает организацию, руководители же опять довольно пассивны. Активно-индивидуальная. Стратегия постоянного поиска фирмы своей ниши в науке, технологии и информации. Активно-коллективная. Предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию (организацию-лидер). Закон развития. Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Две формы развития – эволюционное (постепенные количественные и качественные изменения, изменение сознания сочетается с изменением материи) и революционное (скачкообразный неосознанный переход от одного состояния материи к другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса). Выделяют также прогрессивное и регрессивное развитие. Развитие организаций обусловлено следующими факторами: - изменение внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.) - изменение внутренней среды (перемещения работников, переход на новые технологии и др.) - потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.) - старение и износ материальных элементов (оборудования, человека, технологии) - изменение экологии - технический прогресс - глобальное состояние мировой цивилизации Закон развития: каждая материал система стремиться достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла. Закон развития опирается на принципы: инерции – изменение потенциала (суммы ресурсов) системы начинается спустя некоторое время после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время после их окончания; эластичности – скорость изменения потенциала зависит от самого потенциала. На практике эластичность системы оценивают в сравнении с другими системами исходя из статистических данных или классификаций. В чем состоит значение эластичности. Например, для организации обладающей высокой эластичностью: при резком долговременном уменьшении спроса на продукцию работники в короткие сроки освоили и стали выпускать новую продукцию, пользующуюся большим спросом; непрерывности - процесс изменения потенциала системы идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения; Стабилизации - система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы. Этот принцип основан на известной потребности человека и общества к стабильности; Законы организации второго уровня. Закон информированности-упорядоченности. Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных. Обычно информацию разделяют на 2 больших класса: объективную (овеществленную в товаре ( например о работнике – диплом об образовании, трудовая книжка)) и субъективную (отраженную, организованную людьми). Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Закон:чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения). Следствие: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность. Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации. Самым важным приложением закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Реклама – это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них. Закон единства анализа и синтеза. Суть анализа - в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза – в соединении простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря об единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Закон: каждая материал система (живой организм, социальная организация и др.) стремится настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле: Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней и внутренней среды. Закон композиции и пропорциональности. В окружающем нас мире все приспособлено для совместного сосуществования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия – гармонии. Гармония – это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека. Гармония предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительности (пропорциональности). Закон:каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или в заданном подчинении (пропорции). 15.Закон развития. Стадии жизненного цикла организации Экономическая жизнь развивается циклически. Это доказано и эмпирически, и теоретически. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организации как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Существует семь жизненных этапов в существовании организации. Каждый из этапов несет характерные черты: Детство. Это опасный период, поскольку наибольшее количество неудач происходит в течение первых лет после возникновения организации. Из мировой статистики известно, что огромное число организаций небольшого масштаба терпят неудачу из-за некомпетентности и неопытности руководства. Управление осуществляет деятельным и подготовленным руководителем и его первичной командой. Отрочество. Во время этого переходного периода рост организации осуществляется, как правило, несистематично, рывками. Организация все больше набирает силу, однако координация проводиться ниже оптимального уровня. Более организационные, процедуры постепенно заменяют рискованную страсть к успеху. Основатели организации вынуждены больше выполнять роль непосредственных руководителей, а не предпринимателей, проводя систематическое планирование, координацию, управление и контроль. Ранняя зрелость. Отличительные признаки этого периода – экспансии, дифференциация и, возможно, диверсификация. Образуются структурные подразделения, результаты деятельности которых измеряются полученной прибыли.. Однако начинают проявляться тенденции к бюрократизму и борьбе за власть, местничеству и стремлению добиваться успеха любой ценой. Расцвет сил. Имея в правлении акционеров, организация ставит на данном этапе цель сбалансированного роста. Структура, координация, стабильность и контроль должны иметь такое же значение как и инновации, совершенствование всех частей организации и децентрализация. С ускорением темпов роста по сравнению с предыдущими стадиями организация нередко переоценивает свои успехи и возможности. Полная зрелость. Имея компетентное, но не всегда ответственное руководство, организация действует практически сама по себе. Несмотря на то, что уровень доходов вполне приемлемый, темпы роста замедляются. Организация может отклоняться от своих первоначальных целей под влиянием общественного мнения. Вместе с тем слабости слишком очевидны. Эти симптомы нередко игнорируются руководством. Старение. Этот этап никогда бы не наступил, если бы руководство организации постоянно сознавало необходимость обновления. Конкуренты претендуют на долю организации на рынке. Бюрократическая волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций, громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям – все это, вместе взятое, создает условия для «закупорки артерий». Как показывает практика, очень трудно остановиться и прекратить выполнение непродуктивной работы. Она вынуждена либо принять жесткую систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура, влившись в приобретающую ее корпорацию. Организация откатывается назад и вновь начинается борьба за ее выживание. Обновление. Организация в состояние подняться из пепла как Феникс. Это может сделать новая команда руководителей, уполномоченных на проведение реорганизации и осуществление плановой программы внутреннего организационного развития. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы: 1. Этап предпринимательства. Организация находиться в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами. 2. Этап коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации Коммуникации в рамках организации и ее структура остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства. 3. Этап формализации и управления. Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роли высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становиться более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности. 4. Этап выработки структуры. Организация увеличивает выпуск продукции и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован. 5. Этап упадка. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на ее продукцию или услуги. Закон развития опирается на ряд принципов. Принцип инерции. Принцип инерции реализуется в двух основных направлениях. Изменение потенциала организации должно начинаться спустя некоторое время после начала функционирования новых ресурсов компании и продолжаться некоторое время после их выбытия. Внедрение некоторого ресурса должно начинаться спустя некоторое время после его создания или приобретения, а устаревший ресурс должен изыматься из использования через некоторое время после внедрения нового. В компании инерция проявляется в использовании физически и морально устаревшего оборудования, в деятельности отживших организационных структур. Инерция свойственна человеку независимо от возраста и проявляется в традициях, обрядах, стереотипах мышления, нормах поведения Принцип эластичности. Каждая компания пытается сгладить последствия внутренних и внешних возмущающих воздействий. Компании по-разному реагируют на одни и те же события в зависимости от имиджа, профессионализма персонала, технического, организационного и культурного уровней самой организации. эластичность в свою очередь может иметь три уровня: высокая. Средняя и низкая эластичность. Высокая эластичность характеризуется быстрым и плавным реагированием на возмущающие воздействия. Низкая эластичность проявляется в длительном ожидание и принятие неадекватных решений. Принцип непрерывности. Процесс изменения потенциала компании идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения. Приобретение компанией новых ресурсов постепенно изменяет общий потенциал компании. Кажущаяся дискретность (прерывистость) его изменения чаще объясняется взглядом со стороны, когда не замечается текущая работа, приводящая к новому качеству или количеству. Принцип стабилизации. Компания стремится к стабилизации эффективных этапов жизненного цикла. К ним относятся этапы зрелости и насыщенности. Этот принцип основан на потребности человека, коллектива и общества в стабильности. За время существования компании эффективность ее деятельности претерпевает значительные изменения, а на этапе «крах» уменьшается до нуля. 16.Специфика информационных процессов в организациях. Формы деловой коммуникации в организации. Деловой разговор — самый распространенный контактный метод. Его характеризуют ясно осмысленные цели. Ситуационный контакт обычно включает следующие элементы: об¬ращение, запрос, ответ, согласованные действия и ожидаемый ре¬зультат. Деловой разговор будет успешным, если все компоненты разговора обоснованы и мотивированы, а пространственная сре¬да организована так, чтобы при необходимости была соблюдена конфиденциальность, для чего переговоры проводят в специаль-ных комнатах. Деловой телефонный разговор является самым простым спосо¬бом установления контакта. Специалисты в области ведения теле¬фонных переговоров рекомендуют обращаться к таким перегово¬рам в случаях, когда необходимо быстро сообщить или получить определенные сведения. Не следует забывать несколько пра¬вил. Во-первых, наиболее благоприятное для телефонных звон¬ков время с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. Во-вторых, при средней статистической продолжительно¬сти телефонного разговора план его выглядит таким образом: взаимное представление — 20—25 с; введение собеседника в курс дела — 40—45 с; обсуждение ситуации, проблемы — 100—105 с; заключительное резюме — 20—25 с. В-третьих, надо помнить, что нежелательно делать, когда в офисе звонит телефон, а именно: не следует долго выжидать, прежде чем снять трубку; начинать разговор со слов «Кто гово¬рит?» или просто «Говорите» и т.п.; вести две беседы сразу; пере¬давать трубку много раз; употреблять такие выражения, как: «Все обедают», «Никого нет», «Пожалуйста, перезвоните». Если теле¬фонный разговор междугородний, необходимо учитывать разницу во времени. Деловая беседа. Наиболее распространенной формой общения в беседе является диалог. Беседы различаются по форме и содержанию. Существуют беседы равных (по положению в организа¬ции) партнеров и неравных (например, руководитель—подчинен¬ный). Основная цель беседы — обмен информацией, но в зависи¬мости от предмета разговора возможен многоцелевой характер бесед: беседы, связанные с отбором персонала, беседы — поруче¬ние задания, беседы с целью разрешения конфликтов, беседы не¬формального характера для улучшения психологического клима¬та в коллективе. Любая деловая беседа состоит из пяти фаз: 1. Начало беседы. Задачи этой фазы — установление контакта с собеседником и привлечение внимания к предмету разговора. Су¬ществует множество способов начать деловую беседу, например: -«снятие напряженности» - теплые слова, обращенные к собесед¬нику, шутка или комплимент помогут создать благоприятную ат¬мосферу для начала беседы; - «метод зацепки» — позволяет кратко изложить ситуацию, увязав ее с содержанием беседы. Для этой цели подходит анекдотичный случай, нестандартный вопрос или просто впечатления из личной жизни; - «стимулирование игры воображения — предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы; - «прямой подход» - коммуникатор вкратце сообщает причины, по которым была назначена беседа, и непосредственно приступает к беседе. Не стоит начинать беседу с извинений и уж тем более с прояв¬ления признаков неуважения, а также прямыми вопросами вы-нуждать собеседника занимать оборонительную позицию. 2. Передача информации собеседнику. Инициатор беседы при¬ступает к изложению своей позиции, предварительно уяснив для себя мотивы и цели собеседника, задает разнообразные вопросы, изучает реакции собеседника. 3. Аргументирование. На этой фазе формируется предвари¬тельное мнение относительно обсуждаемой проблемы как у ини-циатора беседы, так и у собеседника. На этой фазе можно устра¬нить или смягчить противоречия, наметившиеся в ходе беседы. 4. Опровержение доводов собеседника. На этой фазе важно раз¬граничить отдельные возражения по субъектам, объектам, месту, времени и последствиям; найти приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений; нейтрализовать замечания собеседника или опровергнуть его воз¬ражения. 5. Принятие решений и завершение беседы. Основная задача бе¬седы — достижение основной или альтернативной цели. Важно, чтобы беседа окончилась в благоприятной атмосфере независимо от достигнутых (или недостигнутых) договоренностей, что позво¬лит позже ее продолжить. В конце беседы стоит сформулировать резюме с четко выделенным основным выводом. Обычно опыт¬ные переговорщики продумывают несколько вариантов оконча¬ния беседы с тем, чтобы закончить ее в более мягком или жестком стиле в зависимости от достигнутых результатов. Беседы, связанные с отбором персонала, обычно проходят в не¬сколько этапов. На первом этапе с претендентом на трудоустрой¬ство переговоры ведет представитель отдела кадров (в сегодняш¬ней терминологии - рекрутер). На завершающем этапе перед вы¬несением соответствующего решения переговоры ведет руководитель. Беседа, связанная с поручением задания подчиненному. Задания могут быть плановые и экстремальные. Но в любом случае руководителю прежде, чем пригласить к себе подчиненного, следует продумать цель встречи, формулировку задания, план беседы, во¬просы к подчиненному, выяснение которых поможет достичь по¬ставленной цели. В ходе беседы руководитель должен ответить на все вопросы подчиненного и, если необходимо, показать, как ему это сделать. Положительный результат дает прием «авансирован¬ная похвала», который свидетельствует о доверии к способностям подчиненного. В случае отказа подчиненного от выполнения за¬дания нужно выяснить причины отказа, попытаться их устранить. Беседа завершается конкретным решением и действием. Деловые совещания проводят с целью описать ожидаемый ре¬зультат, нужный этап решения, желательный итог работы. Чем более точно и в нужном направлении будет сформулирован пред¬мет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. На совещании следует обсуждать те проблемы, которые не удает¬ся решить отдельным специалистам в рабочем порядке и требуется их коллективное осмысление. Повестка дня — письменный до¬кумент, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания сове¬щания; место, где оно будет проходить; фамилии и должности до¬кладчиков; фамилии и должности выступающих по основной ин¬формации и ответственных за подготовку вопросов; время, отве¬денное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по данному вопросу. Во время совещания участникам нужно сидеть таким образом, чтобы они могли видеть лицо, мимику и жесты друг друга, так они лучше воспринимают информацию. По мнению М. Мак-Кормака, в организации всегда есть персонажи, за которыми нужно сле¬дить во время любого внутриорганизационного совещания: - говорящие начистоту — честно высказывающие свое мнение и по¬этому являющиеся ценными участниками любого совещания. Но их необходимо защищать, иначе их высказывания могут порож¬дать бесконечные споры; - мученики — хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину слишком быстро, возможно, прежде, чем вскроются настоящие виновники; - каменные лица — держат свои мысли при себе, а возможно, делятся ими с руководителем, когда все разойдутся. Обычно трудно опре¬делить, на чьей они стороне и какую игру задумали; - заводилы болельщиков — поддерживают оратора; - ораторы — могут говорить много и не всегда по существу. Создает¬ся впечатление, что они хотят убедить в первую очередь самих се¬бя. С такими людьми надо общаться осторожно или вовсе не обра¬щать на них внимания; - «адвокаты дьявола». Для них все спорно, но в спорах часто рожда¬ется истина. Недостаток их присутствия в том, что они могут от¬нимать много времени и наносят слишком много ран. Поэтому на совещание следует приглашать не более одного из них; - разрушители — стараются погубить чужие идеи, проекты, самолю¬бие; - любители расслабиться — разваливаются на стуле и настраиваются на долгий приятный отдых. С ними лучше встречаться в холле, где нет стульев; - государственные мужи — ведут совещание. Теоретически — руководители совещания. Деловые обсуждения реализуются в формах дискуссии, симпо¬зиума и др. Дискуссия — обмен мнениями по некоторому вопросу в соот¬ветствии с более или менее определенными правилами процеду¬ры и с участием всех или отдельных ее участников. Дискуссия мо¬жет быть массовая (митинг, комиссии) и групповая. При массовой дискуссии все участники, за исключением пред¬седателя, находятся в равном положении. Специально подготов-ленные докладчики не назначаются, в то же время все присутству¬ют не только в качестве слушателей, но и выступающих. Специ¬альный вопрос обсуждается в определенном порядке в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица. Массовый митинг — собрание, не перегруженное формально¬стями и посвященное обсуждению какого-либо актуального во-проса. Групповая дискуссия отличается тем, что специально подготов¬ленная группа, обсуждая вопрос, дискутирует перед аудиторией. Целью такой дискуссии является представление возможных ре¬шений проблемы, обсуждение разных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации. В групповой дискус¬сии могут участвовать от трех до десяти оппонентов. Число участ¬ников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сто¬рону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении. Основное коммуникативное средст¬во — диалог, который каждый раз ведут только два участника. Симпозиум — это ряд кратких выступлений группы людей по какому-либо научному вопросу. Его цель - изложение различных точек зрения для расширения кругозора участников и оказания на них воздействия. Количество участников, выступающих с разви¬тием своей точки зрения по обсуждаемой проблеме, не более че¬тырех-пяти. Процедура организации симпозиума аналогична той, которая принята на массовой и групповой дискуссиях. Публичная речь. Внутренняя структура любой речи должна со¬держать: введение, основную часть и заключение. Виды речи классифицируют следующим образом: 1. информационная речь имеет целью обогатить слушателей новыми знаниями, дать новое представление о предмете, процессе, явле¬нии. Это может быть повествование, описание, объяснение. Та¬кая речь не должна содержать ничего спорного, но должна быть интересной и актуальной; 2. убеждающая речь — содержит факты, свидетельствующие о том, что представляет истинную правду, а что нет. Поэтому для успешной речи необходимо выбирать действительно спорный и акту¬альный вопрос, интересный для слушателей. В речи целесообраз¬но представить возможные пути, подходы к решению затронутых в ней проблем; 3. призывающая к действию речь — содержит необходимые факты, пробуждает психическую восприимчивость, приводит к согла¬сию, призывает к конкретному действию — к новому, к продолже¬нию или прекращению старого; 4. речь по специальному поводу — траурная, торжественная, протокольная или речь в дружеском кругу. Такая речь в первую очередь должна быть уместной, яркой, допускаются цитаты, но короткие и глубокие. |