Принципы управления в таможенных органах
 Скачать 269.29 Kb.
|
|
Оглавление Введение 1. Принципы управления в таможенных органах 2. Сущность и содержание процесса управления 2.1 Организация процесса управления 2.2 Решение в процессе управления 2.3 Факторы, влияющие на процесс принятия управленческих решений 3. Среда принятия решения 3.1 Ограничения 3.1.1 Информационные ограничения 3.1.2 Поведенческие ограничения 3.2 Негативные последствия реализации решений 3.3 Взаимозависимость принимаемых решений Заключение Список использованной литературы Введение Актуальность выбранной нами темы заключается в том, что эффективная деятельность любой системы, возможна лишь при наличии определенного организующего начала, направляющего и регулирующего активность этого компонента системы. Система управления в таможенных органах имеет своей главной целью достижение единодействия всех должностных лиц. Управление без специальных знаний в таможенных органах приводит к существенным просчетам в оперативно – служебной деятельности и, может нанести непоправимый ущерб экономической безопасности Российской Федерации. Принятие решений – составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает руководитель (менеджер), формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления. Принимаемые руководителями решения, основывается на таком количестве информации, которое может быть получено, причем информация подвержена воздействию различного типа неопределенностей и косвенного влияния, то есть деструктивных факторов, искажающих первичную информацию, и влияющих на процесс принятия решения. В виду этого управленческие решения не всегда совершенны, и процесс принятия решение необходимо контролировать на предмет защиты от возмущающих воздействий. Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений достигается путем использования научного подхода к данному процессу, использование моделей и методов принятия решений, а также учета факторов влияющих на данный процесс. Целью работы является: 1. Рассмотрение факторов влияющих на процесс принятия решения. 2. Ознакомление со структурой процесса принятия решений; 1. Принципы управления в таможенных органах Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений. Субъектами управления в таможенных органах, являются руководители, имеющие полномочия принимать управленческие решения, давать поручения подчиненным и требовать их выполнения. Объектами управления являются исполнители решений, приказов, поручений управляющей подсистемы, специалисты таможенного дела, таможенные коллективы, организационные структуры, технологические таможенные процедуры, все виды деятельности по осуществлению функций, возложенных на таможенные органы. Управление, в таможенных органах, носит ступенчатый (иерархический) характер и основано на единоначалии. Это означает, что различные уровни управления в таможенной системе одновременно выступают и как субъекты и как объекты управления. Каждой ступени или уровню управления соответствует свой субъект и объект управления. И на каждом уровне младшее звено подчиняется старшему. Информационную взаимосвязь между различными ступенями системы управления федеральной таможенной службы можно представить на следующей схеме (смотри рис 1.1): Система управления в таможенных органах состоит из следующих компонентов: механизм управления – законы, принципы, цели, методы и функции управления; структура управления – органы управления, кадры управления и технические средства управления; процесс управления – деятельность всех звеньев управления по достижению целей управления; механизм совершенствования системы управления – организация процесса анализа эффективности принимаемых управленческих решений.   Рис. 1.1 Схема взаимосвязи элементов управления в таможенных органах Вывод 1: Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений. В нем присутствуют субъекты управления (руководители), и объекты (исполнители решений, приказов, поручений управляющей подсистемы, специалисты таможенного дела, таможенные коллективы). Управление, в таможенных органах, носит ступенчатый (иерархический) характер и основано на единоначалии, и это означает, что различные уровни управления в таможенной системе одновременно выступают и как субъекты и как объекты управления. Каждой ступени или уровню управления соответствует свой субъект и объект управления. И на каждом уровне младшее звено подчиняется старшему. 2. Сущность и содержание процесса управления Процесс управления – это деятельность объединенных в систему субъектов управления (линейных и функциональных руководителей), направленных на смену качественных состояний управляемого субъекта, на достижение целей коллектива путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления. Аспектами процесса управления являются: 1. Методологический аспект – предполагающий реализацию процесса управления последовательность специфических этапов; – определение цели (как представление руководителя о конечном состоянии управляемой системы); – оценка ситуации, как совокупности всех условий (внутренних и внешних, объективных и субъективных) в конкретной сфере управления, в определенное время и требующая соответствующих действий руководителя; – выявление проблемы как основное противоречие между ситуацией и целью; – выработка управленческого решения – поиск путей разрешения проблемы в ходе практической реализации управленческой деятельности. 2. Функциональный аспект – реализация общих функций управления в определенной последовательности; 3. Экономический аспект – оценка ресурсов, необходимых для функционирования системы и эффективности их использования; 4. Организационный аспект – формирование последовательности организационно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему; 5. Социальный аспект – учет человеческого фактора в процессе управления; 6. Информационный аспект – формирование последовательности операций преобразования информации. 2.1 Организация процесса управления Основным принципом управления является – единоначалие. Суть его в том, что власть, право решения, ответственность и возможности контролировать процессы и отношения в организации предоставляются только одному должностному лицу. Соответственно руководитель – лицо, персонифицирующее ответственность, власть и право контроля. Отношения единоначалия во многом формируют иерархическую пирамиду организации. Поскольку вся власть и ответственность за функции контроля над отношениями закреплены за одним лицом (руководителем), а он физически не в состоянии осуществлять его в полном объёме, руководитель вынужден делегировать часть своих полномочий подчинённым. Именно это и формирует вертикальные (линейные) иерархические структуры. Поэтому организация процесса управления в системе таможенных органов – всестороннее его упорядочивание, определяющее четкость, последовательность, и допустимые границы его осуществления. Процесс управления можно разбить на следующие элементы: 1. Цикл – отрезок времени необходимый для полной реализации всех общих функций управления (анализ, прогнозирование, планирование, организации, регулирования, учета и контроля); 2. Этап (часть цикла) – промежуток времени, в течение которого в одном случае создается система предстоящей деятельности, а в другом осуществляется управление ходом ее функционирования. 3. Стадия (часть этапа) – время полной реализации какой-либо одной общей функции управления; 4. Фаза управления (часть стадии) – время выполнения одной управленческой операции. 2.2 Решение в процессе управления «Управленческое решение – мыслительно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления». Характеризуя полный цикл управленческой деятельности, состоящий из целеполагания, планирования, организации, координации, контроля и корректировки целей, можно заметить, что он, представлен в виде трех элементов управления: подготовки, принятия и осуществления управленческих решений. Подготовка управленческих решений в современных организациях нередко отделена от функции их принятия и предусматривает работу целого коллектива специалистов. В «классической» теории управления она, как правило, является функцией штабных служб. Процесс осуществления решения связан с реализацией специального плана, который представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение целей и сроков их реализации. Разработка такого плана – прерогатива соответствующих служб в аппарате управления. Однако сегодня к его разработке привлекаются те, кто будет его реализовывать, то есть непосредственные исполнители. По своему типу решения делятся на группы: – Стандартизованное решение (обусловленные принятыми выше предписаниями и распоряжениями), либо вторично обусловленные распоряжением вышестоящей организации. Этот тип решений практически не зависит от качеств и ориентации руководителя, и наиболее часто встречается в практике таможенных руководителей; – Инициативные (нестандартные) решения, где качества руководителя накладывают серьёзный отпечаток на характер принимаемых решений. К ним относятся решения, связанные как с локальными изменениями в организации (поощрение, наказание), так и с изменением механизмов, структуры, целей организации. Инициативное решение обычно рассматривают как выбор альтернативы поведения из нескольких возможных, каждая из которых влечёт ряд позитивных и негативных последствий. Разработка перечня альтернатив  Рис. 2.1 Цикл и последовательность этапов реализации управленческого решения К управленческому решению предъявляется ряд требований: – всесторонняя обоснованность решения - необходимость принятия его на базе максимально полной и достоверной информации; – своевременность - принятое решение не должно ни отставать, ни опережать потребности и задачи социально-экономической системы; – необходимая полнота содержания - должно охватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, направления развития. – полномочность - строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления; – согласованность с принятыми ранее решениями это необходимость соблюдения чёткой причинно-следственной связи общественного развития. Принятие управленческого решения требует высокого уровня профессионализма, и наличия определенных социально - психологических качеств личности, которыми обладают всего лишь 5-10% специалистов, имеющие профессиональное образование. 2.3 Факторы, влияющие на процесс принятия управленческих решений В числе факторов, влияющих на качество решений, отмечают: 1. компетентность персонала; 2. деловые и личные качества руководителя 3. ролевые позиции руководителя (должностную, функциональную, групповую, гражданскую, семейную и т.д.). Основными способами улучшения качества управленческого решения, являются: применение к системе менеджмента научных подходов и принципов, методов моделирования, автоматизация управления, мотивация качественного решения и др. Мощным фактором, активизирующим процесс принятия решения, выступают современные средства оргтехники, включая вычислительную технику и современные телекоммуникационные технологии. Это требует высокого уровня культуры в области математики и программирования, технологии использования технических средств. Однако процесс принятия решения, выбора конкретного варианта всегда будет иметь творческий характер, и зависеть от способностей каждой конкретной личности руководителя. Вывод 2: При принятии решений необходимо учитывать целый ряд разнообразных факторов воздействующих на процесс принятия последнего. Следует отметить, что представленные факторы носят общий характер, а по отношению к государственной организации приобретают специфические черты. 3. Среда принятия решения Управленческие решения принимаются в определенной экономической среде. Данная среда является динамично развивающейся системой и имеет как пространственные, так и временные характеристики. Ход времени обычно обусловливает изменения ситуации. Если они значительны, ситуация может измениться настолько, что критерии для принятия решения станут недействительными. Поэтому решения следует принимать и воплощать в жизнь, пока информация и допущения, на которых основаны решения, остаются релевантными и точными. Данные обстоятельства особенно важны в таможенном деле, поскольку экономическая ситуация быстро меняется, мир стал динамичен не только в законопослушной его части, но и особенно в криминальной. Развитость инфраструктуры, транспорта, средств коммуникаций предъявляет повышенные требования к технологиям таможенного контроля. Обеспечение необходимым количеством достоверной информацией в точке и в момент таможенного оформления становиться ключевым пунктом в принятии управленческого решения. Бизнес диктует повышенные скорости и маневренность, поэтому таможенные органы должны соответственно на это ответить. Скорость телекоммуникаций и доступа к информации приобрела исключительное значение, на это указывают все нормативные акты, описывающие процессы информационного обмена и ужесточение, как сроков таможенного оформления, так и передачи информации на вышестоящий уровень. 3.1 Ограничения 3.1.1 Информационные ограничения Информация – это данные, просеянные для конкретных людей, проблем, целей и ситуаций. Информация необходима для рационального решения проблем. Как любой продукт информация несет в себе такой признак как ценность, то есть она обладает стоимостью. Однако необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. Наличие данного ограничения и приводит к работе в режиме риска или неопределенности. Риск рассматривают, как отношение к уровню определенности, с которой можно прогнозировать результат. В ходе оценки альтернатив и принятия решений руководитель должен прогнозировать возможные результаты в разных обстоятельствах или состояниях природы. По сути дела, решения принимаются в разных обстоятельствах: – Определенность: Решение принимается в условиях определенности, когда руководитель в точности знает результат каждого из альтернативных вариантов выбора. Сравнительно немногие организационные и персональные решения принимаются в условиях определенности. Авторы и исследователи экономико-математических методов называют ситуации с наличием определенности - детерминистскими. – Риск: К решениям, принимаемым в условиях риска, относятся такие, результаты которых не являются определенными, но вероятность каждого результата известна. Наиболее желательный способ определения вероятности – объективность. Вероятность объективна, когда ее можно определить математическими методами или путем статистического анализа накопленного опыта. Руководство обязано учитывать уровень риска в качестве важнейшего фактора. Существует несколько способов получения организацией релевантной информации, позволяющей объективно рассчитать риск (доклады федерального правительства по вопросам труда, экономики, результаты переписей и т.п.). Когда внешняя информация недоступна, организация может добыть ее своими силами, проведя исследование ситуации. Вероятность будет определена объективно, если поступит достаточно информации для того, чтобы прогноз оказался статистически достоверным. Неопределенность: Решение принимается в условиях неопределенности, когда невозможно оценить вероятность потенциальных результатов. Это должно иметь место, когда требующие учета факторы настолько новы и сложны, что насчет них невозможно получить достаточно релевантной информации. В итоге вероятность определенного последствия невозможно предсказать с достаточной степенью достоверности. Неопределенность характерна для решений, которые приходится принимать в быстро меняющихся обстоятельствах, при зависимости от большего количества параметров. Однако на практике очень немногие управленческие решения приходится принимать в условиях полной неопределенности. Сталкиваясь с неопределенностью, руководитель может использовать две основные возможности: – Попытаться получить дополнительную релевантную информацию и еще раз проанализировать проблему. Этим часто удается уменьшить новизну и сложность проблемы. – Действовать в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией и сделать предположение о вероятности событий. Это необходимо, когда не хватает времени на сбор дополнительной информации или затраты на нее чересчур высоки. Временные и информационные ограничения имеют более важное значение при принятии управленческих решений. 3.1.2 Поведенческие ограничения Многие из факторов, затрудняющих межличностные и внутриорганизационные коммуникации, влияют на принятие решений. Способность руководителя принять проблему с готовностью ее решать - особенность современного менеджера. Зачастую руководители настолько перегружены информацией и текущей работой, что будут не в состоянии воспринять проблему или оценить вновь открывающиеся возможности. Адекватно оценить готовность руководителя к решению проблем может дать «послужной список» последнего. Он может показать, как руководитель воспринимает и реагирует на проблемы. Согласно многочисленным исследованиям, руководители дают разное определение одной и той же проблемы в зависимости от специализации отделов, которые возглавляют. Иными словами проблема может быть решена различными способами в зависимости от профессиональных навыков сотрудника. 3.2 Негативные последствия реализации решений Принятие управленческих решений во многих отношениях являются искусством нахождения эффективного компромисса. Выигрыш в одном почти всегда достигается в ущерб другому. Решение в пользу продукции более высокого качества влечет за собой рост издержек; следовательно - рост цен, а в результате - потерю части потребителей. Установка автоматической производственной линии может снизить общие издержки, но одновременно привести к увольнению рабочих. Подобные негативные последствия необходимо учитывать, принимая решения. Проблема процесса принятия решений состоит в сопоставлении минусов с плюсами в целях получения наибольшего общего выигрыша. Часто руководителю приходится выносить субъективное суждение о том, какие негативные побочные эффекты допустимы при условии достижения желаемого конечного результата. Достижения новой науки инженерной экологии позволяет подойти к решению подобных проблем комплексно на основании цикла: рождение – развитие – старение – гибель – утилизация – рождение. Понимание кругооборота энергии приводит к решению о переподготовке высвобождающихся рабочих, или оптимизацию структуры затрат для снижения конечной цены. Все вышесказанное говорит о невозможности принятия простых решений, а соответственно о возрастающей ответственности менеджера. 3.3 Взаимозависимость принимаемых решений В организации все решения некоторым образом взаимосвязаны. Одно важное решение почти наверняка может потребовать сотен решений менее значительных. Данный момент особенно важен при принятии решений государственными органами, когда эффект от введения может быть сведен на «нет» или быть даже отрицательным, вследствие отсутствия дополняющих подзаконных актов, разъясняющие и конкретизирующих это решение. Желание наших законодателей создавать законы прямого действия все время наталкивается на невозможность предусмотреть всех нюансов и особенностей государственного устройства РФ, а может быть и не желанием самих законотворцев заниматься рутиной адаптации своего шедевра к реалиям российской жизни. Способность видеть, как встраиваются и взаимодействуют решения в системе управления, становится все более важной по мере продвижения на верхние этажи власти. Отсутствие такого видения приводит к невозможности реализации принятых решений, вызывает «пробуксовку» бюрократического аппарата, вплодь до полной потери управляемости системы государственной власти, что воодчию показала реформа системы исполнительной власти РФ. Менеджеры, находящиеся на нижних уровнях иерархии, но проявляющие способность разглядеть взаимозависимость решений, т.е. видеть "всю картинку", зачастую и становятся кандидатами на повышение. Вывод 3: Управленческие решения принимаются в определенной среде, которая является динамично развивающейся системой и имеет как пространственные, так и временные характеристики. Поэтому решения следует принимать и воплощать в жизнь, пока информация и допущения, на которых основаны решения, остаются релевантными и точными. управление таможенный решение ограничение Заключение По существу поставленных цели задач и проведённого исследования автором были сделаны следующие выводы: Вывод 1: Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений. В нем присутствуют субъекты управления (руководители), и объекты (исполнители решений, приказов, поручений управляющей подсистемы, специалисты таможенного дела, таможенные коллективы). Управление, в таможенных органах, носит ступенчатый (иерархический) характер и основано на единоначалии, и это означает, что различные уровни управления в таможенной системе одновременно выступают и как субъекты и как объекты управления. Каждой ступени или уровню управления соответствует свой субъект и объект управления. И на каждом уровне младшее звено подчиняется старшему. Вывод 2: При принятии решений необходимо учитывать целый ряд разнообразных факторов воздействующих на процесс принятия последнего. Следует отметить, что представленные факторы носят общий характер, а по отношению к государственной организации приобретают специфические черты. Вывод 3: Управленческие решения принимаются в определенной среде, которая является динамично развивающейся системой и имеет как пространственные, так и временные характеристики. Поэтому решения следует принимать и воплощать в жизнь, пока информация и допущения, на которых основаны решения, остаются релевантными и точными. Управление без специальных знаний в данной области приводит к существенным просчетам в оперативно – служебной деятельности и, в конечном счете, наносит ущерб экономической безопасности РФ. Управление, как структура в таможенных органах, носит ступенчатый, иерархический характер. Каждой ступени или уровню управления соответствует свой субъект и объект управления. Процесс принятия решения достаточно сложен и подвержен влиянию различных факторов, основными из которых являются: Среда принятия решения; Информационные ограничения; Поведенческие ограничения; Негативные последствия реализации решений; Взаимозависимость принимаемых решений. Список использованной литературы 1. Таможенный кодекс Российской Федерации (с изменениями на 11 ноября 2004 года) Кодекс РФ Федеральный закон от 28.05.2003 № 61-ФЗ 2. Драганов Основы таможенного дела М, Экономика 1998 г, 687 с. 3. Рейльян Я.Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений. М.ИНФИНИТИ: 2001.381 с 4. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. М, Интел-синтез, 2001. 284 с 5. Эддоус М., Стенсфилд Р. Методы принятия решений / Пер. с англ., Под ред. И.И.Елисеевой. – М.: Банки и биржи, 1994, 257 с. 6. «Обзор состояния правопорядка и служебной дисциплины в таможенных органах СЗТУ за 12 мес. 2004 г.» письмо СЗТУ №13-02-19/1579 от 01.02.2005 |