Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
ТЕМА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 2.1. Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления. Состав функций и процедур, выполняемых СДОУ В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразде- ление, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназна- чена для решения следующих задач: • документирования принимаемых организационных, плановых и администра- тивных управленческих решений; • документационного обеспечения управления (ДОУ); • получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней ин- формации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями; • контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения; • организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур. Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполне- нии следующих видов деятельности: • документирование; • делопроизводство, т.е. организация работы с документами. Рассмотрим содержание этих видов деятельности. Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражаю- щих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство – это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению ра- ботников аппарата управления предприятия необходимой документированной информа- цией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию ин- формационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуще- ствления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспе- чение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество при- нятия и исполнения управленческих решений. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, впле- таются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за доку- ментационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры – за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практиче- ского управления предприятиями и учреждениями. Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами – обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 18 документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на пред- приятии, составляющим ее документооборот. Документооборот отражает движение документов с момента их создания или полу- чения до завершения исполнения или отправки потребителю. По степени охвата подраз- делений и специалистов экономической системы выделяют централизованный докумен- тооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специали- зированный документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обу- словленный спецификой его функционирования. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило, централизованный документооборот пред- ставлен организационно-распорядительной документацией (ОРД). Документы, обрабаты- ваемые в структурных подразделениях, составляют специализированный документообо- рот (например, бухгалтерские, плановые, маркетинговые, юридические и т.д. документы), обеспечивающий документами конкретное направление деятельности организации. К числу основных функций, которые должны выполнять работники СДОУ любых предприятий, относят следующие: • прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям; • оформление и отправка исходящих документов; • стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением; • формирование дел, сдача их в архив; • хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреж- дения; • совершенствование процесса документарного обеспечения; • контроль за ведением документационных операций. В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обраба- тывает, эти системы делятся на четыре класса: • к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. докумен- тов в год; • ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год; • в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год; • в четвертый – менее 10 тыс. документов в год. Выделенным классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ: • Управление делами (например, Управление Делами при Президенте РФ); • Общий отдел (в министерствах); • Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях); • Секретарь руководителя (в небольших фирмах). Наиболее массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроиз- водства, структура которого представлена на рис. 2.1. Руководитель данной службы подчи- няется непосредственно руководителю. Подразделение «По рационализации делопроизвод- ства системы» предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контроли- ровать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг де- лопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 19 Подразделение «По приему и отправке корреспонденции» осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии. Подразделение «По контролю исполнения корреспонденции» выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений. «Архив» осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обра- ботки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления. Подразделение «Машинное бюро с корректорской группой» предназначено для пе- чати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения. Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и от- слеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения. Рис. 2.1. Схема организационной структуры СДОУ Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей: • обеспечение юридической силы документа; • закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить ор- ганизацию длительного их хранения и последующего использования; • создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование. В 1991 г. была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Руководитель учреждения Руководитель отдела СДОУ Подразделение по рационализации делопроизводства системы управ- Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по контролю испол- нения корреспон- денции A. А р х Секретарь руково- дителя учреждения Машинное бюро с корректорской группой Архив ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 20 ГСДОУ – это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленче- ской (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др. Этот комплекс документов был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокра- щение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствова- ние работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие: • Единые правила составления и оформления документов по РФ. • Рациональные принципы документооборота. • Единые правила создания учетно-справочной системы. • Формы и методы контроля исполнения документов. • Правила составления номенклатуры дел. • Принципы формирования дел. • Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию. • Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и ав- томатизации делопроизводственных процессов. С 1993 г. действует «Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств», устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инст- рукция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту). Основные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на прак- тические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, напри- мер, в приложениях к ГСДОУ содержится «Примерное положение о службе документаци- онного обеспечения управления (службе ДОУ)». В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулирова- ны ее цели, задачи и функции. Еще один аспект регламентации работы с документами – их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются «Основные правила работы ведомственных архивов», вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хране- ния и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К «Основным правилам» прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, опи- си документов постоянного и долговременного хранения. Практическое значение при организации архивного хранения документов в органи- зации имеет такой нормативный документ, как «Перечень типовых документов», обра- зующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, ор- ганизаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список до- кументов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. «Перечень» дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет. В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Со- гласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд РФ входят архивные документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собст- венности организаций, в которых они образовались. «Распоряжение Правительства Рос- ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 21 сийской Федерации» от 21.03.94 № 358-р установило обязательность хранения докумен- тов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществлять- ся на общепринятых основаниях. Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов и инструкций. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов. Требования к оформлению документов» устанавливает со- став реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту доку- ментов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обла- дающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. Важной частью любой регламентации является установление единообразной тер- минологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1988 г. ГОСТ 6.10.1-88 «Делопроизвод- ство и архивное дело. Термины и определения». Инструкции по делопроизводству – это основной руководящий материал, опреде- ляющий порядок заполнения документов и организацию работы с документами в учреж- дении, на предприятии и в организации. К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных про- цессов, разработанных в ГСДОУ, относятся: • установление рациональных форм организации СДОУ; • использование прогрессивных методов и форм работы с документами; • унификация и стандартизация документов; • автоматизация делопроизводственных процессов. В данном курсе более детально рассматриваются содержание и методы реализации двух последних направлений. Разрабатываемые или внедряемые готовые электронные системы документооборота должны учитывать правила отечественного делопроизводства и затем быть настроены на параметры конкретного предприятия. Отсюда вытекает вывод о том, чтобы автоматизиро- вать делопроизводство и документооборот на предприятии необходимо предварительно хо- рошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание де- лопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях России. 2.2. Состав Организационно-Распорядительных Документов (ОРД). Содержание процедуры составления ОРД Служба СДОУ ориентирована на работу с организационно-распорядительными до- кументами (ОРД), которые используются для выполнения организационной и админист- ративно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным до- кументам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в уста- новленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора. Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по со- держанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса: Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, рег- ламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 22 права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должно- стные инструкции работникам. К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряже- ния, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур. Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: пись- ма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, переч- ни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ. Рассматривая возможность замены бумажной технологии управления безбумаж- ной, необходимо иметь в виду, что каждый организационно-распорядительный документ состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) ОРД делятся на два класса: • формал; • изованные документы; • неформализованные документы. К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы. Формализованные документы характеризуются следующими свойствами: • Наличием типового состава реквизитов. • Наличие типового расположения реквизитов по колонкам и по иерархии со- подчиненности. Для оформления типовых документов существует восемь стан- дартных положений табулятора (колонок). • Стандартные документы помимо этого имеют стандартное оформление (стили) реквизитов. • Использование бумаги стандартных размеров А3 (420 * 297), А4 (210 * 297) и А5 (148 * 210) согласно ГОСТ 9327-87. В структуре типового документа выделяется три зоны (см. рис. 2.2.): • 1-я – заголовочная часть, включающая с 1-й по 18-й реквизит; • 2-я – содержательная часть содержит с 19 по 22 реквизит; • 3-я – оформительная часть включает 23–31 реквизит. Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на два вида: по- стоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и перемен- ную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие по- стоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов. Шаблон – это макет документа, в который заранее заносятся значения постоянных реквизитов и создаются трафареты, т.е. отводятся места для значений переменных рекви- зитов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками готовых документов, а для документов, разрабатываемых на ЭВМ, называются формами электронных доку- ментов. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 23 Верхнее поле (20 см) 15, 18 4, 1, 2, 3, ______ 1-ая Левое 5, зона поле 16, 17 6, 7, 8, 9, 10, (35 см) 11, 12, 13, 14, 19, 2-ая зона 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 3-ья зона 29, 30, 31 Нижнее поле (19 см) Рис. 2.2. Схема структуры типового документа Бланки для типовых документов создают двух типов: • общие бланки (для приказов, для распоряжений, для решений и для протоколов); • бланки для писем. Шаблоны (бланки) могут иметь два способа расположения заголовочных реквизитов: • продольное (центрированное) расположение; • угловое расположение. 1) Продольное (центрированное) расположение предполагает размещение реквизитов заголовочной зоны симметрично по центру см. рис. 2.3): Рис. 2.3. Схема центрированного расположения реквизитов ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 24 2) Угловое расположение (применяется, когда есть адресная часть в документе или гриф утверждения) (см. рис. 2.4): Рис. 2.4. Схема углового расположения реквизитов Проекты исходящих документов готовятся в структурных подразделениях непо- средственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматривают- ся руководителями соответствующих структурных подразделений, редактируются и со- гласовываются с другими заинтересованными подразделениями. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все не- обходимые согласования, направляется в СДОУ для представления на рассмотрение руко- водству. К числу основных операций технологического процесса составления типовых до- кументов можно отнести следующие: 1. составление шаблонов документов и хранение их в базе; 2. разработка проекта документа в структурном подразделении; 3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией; 4. выдача на печать; 5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; 6. редактирование и корректировка документа; 7. печать и подписание документа; 8. утверждение документа руководством; 9. размножение (копирование) документов; 10. регистрация и рассылка документов. Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и от- сутствием типовой формы расположения реквизитов. К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа и состава отдельных компонент, которые входят в неформа- лизованные документы можно выделить следующие особенности: • содержат малое количество типовых реквизитов; • содержание документов располагается как правило на нескольких страницах (Например, отчеты и обзоры содержат иногда десятки и сотни страниц); • страницы могут содержать текстовую, табличную, графическую информацию; • текстовая часть может быть структурирована в виде абзацев или колонок; ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 25 • в состав многостраничного документа могут входить следующие компоненты: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски. На рисунке 2.5 при- ведена схема структуры неформализованного документа. Рис. 2.5. Схема структуры неформализованного документа Технология обработки неформализованных документов включает следующие типовые операции: 1. ввод текста с текущей корректировкой; 2. орфографическая проверка текста; 3. компоновка страниц; 2. вставка сносок; 3. вставка предметного указателя; 4. вставка колонтитулов; 5. изменение стиля, шрифтов; 6. составление оглавления; 7. печать; 8. согласование и редактирование; 9. печать, утверждение и рассылка. стр. 1. … 1.1. … 2. … 1. 1.1. *) сноска Предметный указатель стр. N Оглавление левое поле красная строка левый отступ правый отступ * Заголовок I-го раздела верхний колонтитул Заголовок документа Строка Межстроч. интервал Абзац Страница N Нижний колонтитул ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 26 2.3. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направления деятельности, организационная структура, территориальное размещение подразделений, типы документов, объемы пото- ков документов, регламенты документооборота и т.п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами. С точки зрения работников СДОУ выделяют три основных типа документов, со- ставляющих централизованный документооборот: • Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство из них порождают соответствующие исходящие, при- чем в заранее установленные сроки, которые определяются либо нормативны- ми актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. • Исходящие. Обычно являются ответом организации на соответствующие вхо- дящие документы, хотя некоторые из них готовятся на основе внутренних до- кументов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требо- вать дополнительно поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.., в срок до …»). • Внутренние. Используются для организации работы предприятия. Через СДОУ проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они терри- ториально распределены) и приказы руководства. Также через СДОУ проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отпра- вить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутрен- ний документ в СДОУ, где его преобразуют в исходящий и отправят по назначению. В процедуре приема-передачи документов принимают участие только входящие и исходящие документы. Внутренние документы после регистрации поступают руководству на рассмотрение. Процедура обработки входящих и внутренних документов предназначена для контроля за правильностью поступления корреспонденции по адресу, за полнотой и цело- стностью корреспонденции, для фильтрации потоков входящих документов и переадреса- ции их по назначению. Входящие документы подвергаются следующим основным операциям обработки: • экспедиционной обработке; • первичной регистрации; • индексированию документов; • открытию «Регистрационных карточек»; • передаче на рассмотрение руководству. Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение СДОУ – экспедицию. Там они подвергаются первичной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке цело- стности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые доку- менты и нерегистрируемые. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 27 Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров и запись установленных сведений о них в регистрационные документы. Регистрации подвергаются и созданные внутренние документы. Регистрируется входящая корреспонденция и поток внутренних документов согласно следующему списку (см. таблицу 2.1). Список регистрируемых и нерегистрируемых документов Таблица 2.1 1. Перечень регистрируемых до- кументов: 2. Перечень нерегистрируемых документов: 1.1 поступающие из вышестоящих организаций; 1.2 направляемые в вышестоящие организации; 1.3 приказы по вопросам внутрен- ней деятельности; 1.4 приказы по личному составу; 1.5 протоколы; 1.6 докладные записки; 1.7 предложения; 1.8 заявления. 2.1. письма для сведения; 2.2. телеграммы о разрешении отпуска; 2.3. ТЗ на командировки и сметы затрат; 2.4. сообщения о заседании в повестке дня; 2.5. графики, наряды, заявки; 2.6. сводки; 2.7. учебные планы, программы; 2.8. рекламные извещения, программы совеща- ний, конференций; 2.9. прайс-листы; 2.10. технические условия; 2.11. юридические документы, претензии; 2.12. нормы расходов материалов; 2.13. поздравительные письма, пригласительные билеты; 2.14. документы о заключении коллективных до- говоров; 2.15. бухгалтерские документы; 2.16. печатные издания; 2.17. формы статистической отчетности; 2.18. корреспонденция с пометкой «лично»; 2.19. нормы расхода материалов; 2.20. объяснительные записки; арбитражные, исковые документы. 1.9 На нерегистрируемых документах проставляют только «дату поступления», и они отправляются адресатам, в качестве которых могут выступать подразделения предприятия или конкретные лица. В случае отправки документов в подразделения они проходят в них такую же регистрацию, как и в службе СДОУ, т.е. отражаются в своих регистрационных документах. Требования, которые должны всегда соблюдаться, – это однократная регист- рация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям. На регистрируемых документах проставляется «дата поступления» и «регистраци- онный номер», т.е. заполняется 31 реквизит. При выполнении этой операции используют- ся следующие документы: классификаторы документов и подразделений, а также «Но- менклатура документов». ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 28 Другой важной операцией является индексирование документа, т.е. присвоение ему индекса, используемого для поиска документов. Индекс документа – это составной реквизит и состоит из трех частей: Индекс документа = Код отдела / Индекс дела / Регистрационный номер, где: • код отдела характеризует место исполнения документа, • индекс дела – место хранения этого документа, • регистрационный номер – номер документа в порядке его поступления по жур- налу. На каждый регистрируемый документ открывается «Регистрационная карточка», если поток документов достаточно велик, или делается запись в «Журналах регистрации входящих и внутренних документов» при небольших потоках поступающих документов, в которых отражаются основные атрибуты документов (см. табл. 2.2., 2.3). Журнал регистрации входящих документов Таблица 2.2 Дата поступления, индекс документа Корреспондент, дата, индекс Заголовок текста документа Резолюция Отметка об исполнении Журнал регистрации внутренних документов Таблица 2.3 Дата поступления, индекс документа Исполнитель Заголовок текста документа Резолюция Отметка об исполнении Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству на рассмотрение. В последнем случае зарегистрированные документы отправляются работниками службы СДОУ руководителям соответствующих подразделений на дальнейшее рассмот- рение согласно регламента прохождения каждого документа. Процедура обработки исходящих документов включает в свой состав ряд опера- ций по составлению и регистрации документов, первые три из которых были рассмотрены в предыдущей процедуре: 1. разработка проекта документа в структурном подразделении; 2. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; 3. утверждение документа руководством; 4. регистрация документа; 5. индексирование документа; 6. экспедиционная обработка документа; 7. отправка документа. Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматри- ваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответст- вующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руко- водителем и возвращается в СДОУ. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 29 Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизован- ной регистрации, которая производится в СДОУ после подписания документа руководи- телем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера и в проставлении записи в «Журнале регистрации исходящих документов» (см. рис. 2.4), который имеет форму, аналогичную вышеприведенному журналу. Журнал регистрации исходящих документов Таблица 2.4 Дата поступления, индекс документа Адресат Заголовок текста документа Резолюция Отметка об исполнении Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку цело- стности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов. 2.3. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов Функция контроля над исполнением документов – наиболее важная функция СДОУ. От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организа- цией и, в конечном счете, – эффективность функционирования всей системы. Все документы, поступающие на исполнение, делятся на контролируемые и не контролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы: • документы государственного значения; • приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций; • приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия). В контроле исполнения можно выделить следующих три этапа: текущий контроль исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисципли- ны исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в раз- личных подразделениях в установленные сроки. Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций (см. рис. 2.8). Рассмотрим содержание некоторых операций. Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена «резолюция». «Резолюция» – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты: - указание руководства, что делать (некоторая команда); - указывается исполнитель: • подразделение, где исполняется, • Ф.И.О. конкретного исполнителя; - сроки исполнения; - подпись руководителя; - дата проставления резолюции. Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными акта- ми) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организа- циях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ – поручение. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 30 Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, – кото- рый, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предна- значенную исполнителю рангом ниже и т.д. В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный документопоток, состоящий из «Контрольных карточек». «Контрольная карточка» состоит из трех разде- лов: в которые заносят реквизиты: - в первый раздел заносят основные реквизиты «Регистрационных карточек», полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа; - во второй раздел заносят реквизиты резолюции; - в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа. На основе параметров «Карточек» осуществляется впоследствии поиск документов и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в «Контрольную карточку» или в «Журналы регистрации», документ отправ- ляется по адресу на исполнение, а «Контрольная карточка» вводится в «Справочную кар- тотеку», которая является основным инструментом контроля. «Справочная картотека», состоит из двух разделов: • I-ый раздел содержит карточки неисполненных документов; • II-ой раздел включает карточки исполненных документов. Сортировка «Контрольных карточек» в разделе «неисполненных» документов осу- ществляется по следующим признакам: • исполнителям; • корреспондентам; • датам исполнения. Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки в следующем по- рядке: • с 1-ой по 31-ую ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, ко- гда была проставлена резолюция; • в 32-ую ячейку ставятся карточки тех документов, «срок исполнения которых будет в следующем месяце»; • в 33-ую ячейку ставят карточки документов «неисполненных в срок»; • в 34-ую попадают карточки, для которых был «срок не определен»; • в 35-ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию – «срок пе- ренесен». Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку принадлежности к «подразделениям» и к определенному «вопросу». Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой «напоминаний» исполнителям и про- ставлением соответствующих отметок в «Контрольной карточке». В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и простав- ление отметки «об исполнении документа» в самом документе (29 реквизит) и отметки «о снятии с контроля» в «Журнале регистрации документов» или в «Контрольной карточке». Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результа- тах контроля, составление «Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю» (см. табл. 2.5.) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из «Справочной картотеки». ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 31 «Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по состоянию на _______________ 200__г.» Таблица 2.5 № п/п Наименование структурного Документы на контроле Из них документы подразделения Всего Поступившие в предыдущем месяце Не испол- ненные в срок Испол- ненные в срок С про- дленным сроком Про- срочен- ные На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ оцени- вает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании ме- тодов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразде- лений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структу- ры системы управления и деловых процессов. 2.5. Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формиро- вания дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффек- тивного использования – одна из основных задач службы документационного обеспече- ния управления. Организация хранение документов в экономической системе включает несколько этапов (см. рис. 2.6.). Сначала формируются дела, в которых в течение одного года хранятся исполненные документы, а затем дела передаются в ведомственный архив (архив организации). После ведомственного хранения часть документов подлежит переда- че на государственное хранение. Остановимся на содержании основных понятий этой процедуры. Рис. 2.6. Схема организации документов в организации Дело – это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Формирование дел – это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует опе- рация составления «Номенклатуры дел». «Номенклатура дел» – это систематизированный перечень наименований дел, за- водимых на предприятии или в организации, с указанием сроков их хранения и оформ- ленный в установленном порядке. «Номенклатура дел» – это ориентировочный список Документы Ар- хив пред- при- ятия Дело Госу- дарст в. архив ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 32 дел, название которых затем переносят на обложку «Дела» и оно становится его заголов- ком, в результате чего документы, по мере их исполнения, будут попадать только в те «Дела», которые были предусмотрены номенклатурой. «Номенклатура дела» должна включать в себя как внешние, так и внутренние до- кументы и должна отражать все вопросы, по поводу которых возникают документы. В те- чение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в «Дела» согласно действующей «Номенклатуре». При этом возможно по- явление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это про- исходит, заводится «Дело» с новым заголовком, о чем делается пометка в «Номенклату- ре». Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведе- ния «Дела» с предусмотренным заголовком, в этом случае необходимо делать отметку о том, что «Дело» по данной позиции «Номенклатуры» не заведено. О каждом заведенном «Деле» в «Номенклатуре» делается пометка «заведено». При выполнении процедуры «Формирования дел и сдачи дел в архив» выполняют- ся следующие группы операций: I. Формирование «Номенклатуры дел». Структура архива организации выстраивается согласно «Номенклатуре дел». Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель опре- деляет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования «Дел». К числу основных признаков выделения «Дел» относят следующие: • вид документа; • тип вопроса; • географический; • корреспондентский, • авторский и т.д. Далее следует операция редактирования названий «Дел», составление «Номенкла- туры дел» и ее утверждение. При составлении НД каждому «Делу» присваивается его ин- декс, который служит кодом «Дела» и имеет сложную структуру. В него входят два кода: код вида или структурного подразделения (2 знака) и код номера дела (1 знак). Индекс дела имеет следующую структуру «Дело» может состоять из нескольких томов. Каждое «Дело» должно иметь не более 250 страниц, в случае наличия большего числа страниц, в этом «Деле» открывают новый том. ХХ + Х Порядковый номер дела внутри подразделения Индекс дела = 1. № вида деятельности 2. № структурного под- разделения ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 33 В «Номенклатуре дел» для каждого «Дела» могут быть указаны примечания. К ос- новным типам примечаний относятся следующие: о не заведении «Дел»; о переходящих «Делах»; об уничтожении «Дел»; о месте хранения подлинников. «Номенклатура дел» пересматривается ежегодно до наступления делопроизводст- венного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразде- ление готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую но- менклатуру. Проект «Номенклатуры» подлежит утверждению руководителем организации. II. Составление и хранение «Дел». Организация хранения документов в «Делах» должна отвечать нескольким требова- ниям: оперативности поиска, полноты выдачи документов по запросу, надежности хранения. При выполнении этого комплекса операций осуществляется отбор документов в «Дела». К основным принципам отбора относятся: • исполнение документа; • правильность заполнения; • определенный период составления. Отобранные документы объединяются в папки, для каждой из которых составля- ются предварительно «Обложка дела». В каждую обложку включают следующие реквизи- ты: Наименование предприятия; Наименование подразделения; Индекс дел по номенкла- туре; Порядковый номер тома в деле; Заголовок дела; Дата начала дела; Дата конца дела; Сроки хранения. Отобранные документы помещают в соответствующую папку с обложкой, после чего осуществляют определение порядка следования документов в «Деле». Существует несколько методов упорядочения документов в «Деле»: нумерационный; по вопросам; алфавитный. Для каждого типа документов существует свой порядок расположения. Ниже на рис. 2.7. приведены примеры порядка расположения некоторых документов внутри «Дела»: Рис. 2.7. Схемы порядка расположения некоторых видов документов внутри «Дела» Распорядитель- ные документы По видам По хроно- логии Приказы По во- просам По хроно- логии По номеру Поручения вы- шестоящих орга- низаций По направлениям деятельности По хроно- логии Документы к засе- данию (совеща- нию) По номеру про- токола заседания В порядке реше- ния вопросов ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 34 Далее осуществляется хранение документов в «Делах» в течение одного года. По- скольку для выполнения функций управления или деловых процессов может возникнуть необходимость в поиске и выдаче необходимого документа, то в этом случае документ оты- скивается по реквизитам «Обложки дела» и выдается пользователю. Вместо выданного до- кумента в дело вкладывается «Акт о выдаче документа», в котором указано наименование документа, его основные реквизиты, Ф.И.О. специалиста, кому выдали документ и его под- пись, наименование подразделения или его код и срок, на который был выдан документ. III. Сдача в архив. После этапа хранения документов в «Делах» в подразделениях предприятия в тече- ние года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка «дел» по срокам их хранения: • кратковременного хранения; • долговременного хранения; • постоянного хранения. Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается. Отобранные «Дела» подвергаются проверке по содержанию и сортировке докумен- тов внутри «Дел» по отнесению их к одному временному периоду. После чего проводится составление «Внутренней описи дел» (см. табл. 2.6). Внутренняя опись документов, находящихся в деле № ___ Таблица 2.6 № п/п Наименование и краткое содержание документа Дата составле- ния документа Индекс документов Номера листов Далее осуществляется нумерация страниц в каждом «Деле» и скрепление страниц. Затем «Дела» по типу документов, содержащихся в них группируются на три класса: • «Дела» с документами от вышестоящих организаций; • «Дела» с документами по личному составу; • «Дела» с документами организации. Составляется «опись дел» за определенный год (см. табл. 2.7). Опись дел за ___ год Таблица 2.7 № п/п Заголовок дела Индекс дела Срок хранения Количество листов После выполнения этого комплекса операций осуществляется сдача «Дел» в Архив предприятия по «Описи». При этом сдаются на хранение не только «Дела» с документами, но и «Регистрационные карточки» для поиска документов в Архиве предприятия. На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление «Описи дел», направляемых в Государственный Архив, и сдача их вместе с относящимися к ним «Регистрационными карточками». ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 35 Контрольные вопросы проверки знаний: 1. Что такое служба СДОУ, ее роль в организации документооборота в экономической системе? 2. Какие функции выполняет СДОУ? 3. Что такое делопроизводство? 4. Какие типы документооборота курирует СДОУ? 5. Какие классы форм организации СДОУ вы знаете? 6. Что такое ОРД и какие классы ОРД по содержанию и структуре выделяют? 7. Каково структура типовых ОРД? 8. В чем особенности структуры неформализованных ОРД? 9. Каков состав операций процедуры составления типовых и неформализованных доку- ментов? 10. Каков состав операций процедуры приема-передачи для разных классов потоков ин- формации? 11. Каково назначение процедуры контроля исполнения документов? 12. Каков состав операций процедуры контроля исполнения документов? 13. Какое назначение контрольно-регистрационной карточки? 14. Какова структура процедуры формирования дел и сдачи их в архив? 15. Что такое «Дело»? 16. Что такое «Номенклатура дел « и ее назначение? 17. Каков состав операций процедуры «Формирование дел и сдача их в архив»? |