Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
ТЕМА 7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 7.1. Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО). Этапы развития и классы СЭДО Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе, документально отражает схему документооборота этого документа. В свою очередь каждая функция управления и каж- дый бизнес-процесс строится на основе использования писем, форм сводок, фотографий, докладных записок, счетов и других документов, с каждым из которых производятся оп- ределенные операции, для чего их собирают в папки (дела) и прикрепляют соответствую- щие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту. Во время выполнения функций управления или любого бизнес-процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зави- сеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распростране- ния информации. Мониторинг статуса отдельных пунктов бизнес-процесса (работы) производят ме- неджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации на маршрутной карте, которые они всего несколькими росчерками пера в данном документе, в соответст- вии со своими правами, имеют возможность изменить маршрут прохождения того или иного документа. Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются в том, что при такой организации информация часто теряется, возникают непредвиденные задержки на пути прохождения документов, трудно отследить состояние работы в определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации документооборота, решение которой проходило несколько стадий. Конец 60-ых и начало 70-х годов характеризовались использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки в службах ДОУ. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные до- кументы. Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение элек- тронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специ- альных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, гораздо бо- лее доступными и удобными в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать систему управления документооборотом с технологией «docflow», которую было выразить словами: «работа с образами документов + маршрутизация», что позволило ска- зать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с докумен- тами, – это основополагающая задача процесса увеличения производительности и сниже- ния затрат на управление как в каждом подразделении. так и в целом всего предприятия. В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая техноло- гия автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ». В таких системах можно выделить две особенности: ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 83 • Образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео. • В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процесса- ми, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес- процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нуж- ные документы. Бизнес-задание – это работа, которая должна быть исполнена. В средства, помо- гающие автоматизировать выполнение бизнес-задания, корпорации вкладывают миллио- ны долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программ- ным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям. Бизнес-процесс – это процесс управления бизнес-заданиями, т.е. их моделирова- ние, модификация, сопровождение. Бизнес-процесс описывает последовательность взаи- модействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем и когда и в течение ка- кого времени должен сделать). Для эффективной организации документооборота необходимо точно знать, какая информация нужна для выполнения бизнес-заданий, когда она должна быть предоставле- на, в каком порядке и что делать при возникновении исключительных ситуаций – это лишь небольшой список встающих вопросов. Рынок современных систем управления документооборотом можно подразде- лить на следующие основные категории, в зависимости от объема и сложности выпол- няемых операций. Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом. Продукты данного класса предназначаются для структурированных процессов, состоящих из не- большого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Таким образом, это системы свободной маршрутизации класса «ad hoc». Инициатор запускает процесс, на- правляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени. В группу систем «ad hoc» входят многие почтовые системы, такие как «MS Exchange» и др. Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электрон- ной почтой. Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управ- ленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых стро- го регламентированных деловых процессов с целью совершенствования выполнения ос- новных делопроизводственных процедур, которые были рассмотрены выше. Системы коллективной работы. В группу систем «groupware» входят многие почтовые системы, такие как «Lotus Notes» или «GroupWise», работающие в среде «клиент-сервер», главное назначение которых – обеспечение коллективной работы поль- зователей на общем уровне, т.е. обмен сообщениями, документами, общие или персональ- ные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса «groupware» ориентированы на проект и рассчита- ны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совме- стно использующих информацию из баз данных. В качестве их примера приведем, в част- ности, каталоги продаваемой продукции. Системы автоматизации управления документооборотом. Системы класса «docflow» ориентированы на использование форм электронных документов, при разра- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 84 ботке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документав ор- ганизацииосуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими по- токами разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Системы автоматизации деловых процессов (САДП). Этот класс систем доку- ментооборота «workflow» предназначен для жестко структурированных деловых процес- сов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлече- но большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное обеспечение типа «workflow» ориентировано на дело- вой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопро- изводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании. Однако следует учесть, что на уровне крупных предприятий и корпораций автома- тизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных систем сво- бодной или жесткой маршрутизации либо ориентированных на электронную почту, – нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами конкретного предприятия. Поэтому в настоящее время получают большое распространение интегрированные сис- темы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и ра- ботающие с удаленными пользователями через средства Internet. Рассмотрим особенности функционирования и примеры систем каждого класса. 7.2. Характеристика организации СЭДО с использованием технологии «ad-hoc» Главным компонентом СЭДО класса «ad-hoc», с помощью которого можно автома- тизировать процессы приема и передачи документов в организации, является система «электронной почты» (ЭП). Система ЭП представляет собой совокупность технического, программного и информационного обеспечения, которая разрабатывается с учетом харак- теристик конкретных организаций: объемов потоков информации, организационной структуры, типов документов и т.д. В настоящее время разработано большое число программных систем ЭП. Рассмот- рим особенности их применения на основе системы «1С: Электронная почта», разрабо- танной фирмой 1С. Электронная почта должна строиться аналогично обычной «бумажной» почте. В этом случае вся система делится на почтовые отделения (узлы), к которым прикрепляются конкретные абоненты. В качестве почтового узла, разворачиваемого в главном офисе фирмы, используется, как правило, локальная сеть (ЛВС). На нескольких рабочих станци- ях (хостах) устанавливают модемы для обслуживания удаленных абонентов, других поч- товых отделений и приема / передачи факсовых сообщений по телефонным каналам связи, а на остальных располагают рабочие места локальных абонентов (см. рис. 7.1). Это связа- но с тем, что в главном офисе могут находятся основные потребители информации, кото- рые получают удобный доступ к почтовому отделению через рабочие станции локальной сети. Однако иногда бывает достаточно развернуть почтовое отделение на отдельной ма- шине (хосте), доступ к которому будет осуществляться только по телефону через модемы. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 85 Рис. 7.1. Схема организации ЭП на предприятии Для передачи информации между почтовыми отделениями и удаленными абонен- тами могут использоваться различные транспортные средства: телефонная линия, выде- ленные каналы или глобальные сети передачи данных. Единицей передачи информации в системах ЭП является аналог «бумажной» поч- ты – письмо или конверт, который состоит из краткого содержания, собственно письма и прилагаемых файлов: текстов, электронных таблиц, баз данных, исполняемых модулей. К основным функциональным возможностям средств электронной почты «1C» относится: • Подготовка почтовых сообщений (конвертов) на основе использования штат- ного редактора и включение уже подготовленных файлов любых форматов. • Предоставляется возможность поставить под документом подпись, что гаран- тирует подлинность получаемого документа и удостоверяет подготовившее его лицо. Таких подписей под документом может быть несколько. • Отправка корреспонденции индивидуальному адресату, группе адресатов (че- рез групповой адрес) и в общий, доступный всем абонентам системы, почто- вый ящик. • Получение уведомления (квитанции) о доставке ранее отосланной корреспон- денции по каждому адресату, представленной единым списком по получате- лям, а не разрозненным набором отдельных конвертов. • Диалоговая обработка содержимого почтового ящика при связи по телекомму- никационному каналу. По своему желанию пользователь может отказаться от приема части корреспонденции, получить в сеансе наиболее интересную почту или самую короткую, сформировать сценарий пересылки почты для пакетного режима. • Возможность принять и передать почту по заранее сформированному сценарию в пакетном («off-line») режиме, а затем инициализировать пакетный режим на- чиная с некоторого заданного абонентом момента времени (например, с 12 часов ночи, когда оплата телефонных линий минимальна), или из пакетного файла. • Наличие средств автоматического формирования ответа на письмо. • Наличие папок, как аналога архивов писем «бумажной» почты, с возможно- стью фильтрации конвертов (отбора по заданному критерию) и быстрого поис- ка по конкретному содержанию. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 86 • Система правил для автоматизации самой трудоемкой процедуры – раскладки пришедшей корреспонденции по соответствующим папкам. Например, все от- четы поместить в папку «Отчеты сотрудников», складские справки в папку «Склад» и т.п. • Просмотр общего почтового ящика и выборочный прием корреспонденции, предназначенной для всех. Система «1С: Электронная почта» образует для пользователя единую интегриро- ванную среду, в которой наряду с подсистемой «электронной почты» входит функцио- нальная подсистема «баз данных». В любой организации всегда имеется информация, которая должна быть доступна не только отдельным сотрудникам, но и большему кругу лиц, и ее нельзя представить в виде списка электронных писем. Тем самым, объективно возникает потребность в организации банков документов с разделяемым сетевым и телекоммуникационным доступом. Именно, вторая подсистема и решает эту задачу – формирует единое информационно пространство. Функциональные возможности электронной почты «1С» в сеансе работы с базами данных реализуются для пользователя в следующих операциях: • поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого темати- ческого рубрикатора (оглавления базы данных) или задания примерной форму- лировки интересующей тематики на естественном языке; • просмотр найденной информации на экране дисплея и выборочное сохранение ее на жестком диске; • просмотр фрагментов усеченной графики (планы, чертежи, схемы, диаграммы, графики) и сохранение их на жестком диске; • просмотр БД с фрагментами любого формата (PCX, DBF, XLS и т.п.); • передача фрагментов данных для последующего включения в базу данных, а так- же сообщений администратору банка данных или другим пользователям системы; Комплекс средств «1С: Электронная почта» представляет собой модульную струк- туру, к числу сервисных подсистем относятся следующие: • многоканальная подсистема; • факс-сервер; • шлюз в сеть Релком / Internet; • эмуляция удаленного терминала; • редактор деловой графики; • цифровая подпись и шифрование. Однако нельзя не отметить некоторые серьезные недостатки систем, построенных на базе электронной почты с дополнительными функциональными возможностями, к ос- новным из которых относится то, что архитектура систем электронной почты не предна- значена для работы с большим количеством документов. Поэтому подобные системы с элементами управления документами целесообразно применять для ограниченного коли- чества документов в рамках рабочей группы. 7.3. Организация систем электронного документооборота класса «GroupWare» Наиболее ценными ресурсами любой организации – банка, промышленного пред- приятия, торговой или юридической фирмы являются люди, информация и время. От то- го, насколько эффективно (в первую очередь, оперативно) налажен обмен информацией (сообщениями, распоряжениями, документами) между сотрудниками, коллективно вы- полняющими свою работу зависит конечный результат деятельности любой организации. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 87 Решением этой проблемы является использование для организации коллективной работы и обмена информацией универсальной системы обработки сообщений «Group Wise 4.1» фирмы Novell. Средства «Group Wise 4.1» организуют электронный обмен сообщениями и документами между сотрудниками и организациями. Система выполняет следующие функции: • пересылку электронной почты; • маршрутизацию сообщений; • контроль за прохождением документов по заданным маршрутам; • управление коллективной работой; • индивидуальное календарное планирование; • согласованное календарное планирование групповой работы; • планирование совместно используемых ресурсов; • планирование и распределение задач между членами рабочей группы. «Group Wise» обеспечивает обмен разнообразной информацией. Передача осуще- ствляется с использованием механизма сообщений (messages) различных типов. Это могут быть письма (mail), телефонные сообщения (phone messages), информация о назначаемых встречах или совещаниях (appointment), задачи и поручения (task), записи (note). В сооб- щения можно «вложить» любые файлы, документы,OLE-объекты и речевые или звуковые сообщения. «Group Wise» включает в себя средства, обеспечивающие выбор нужного вло- женного файла из сообщения и автоматический запуск связанной с данным типом файла программы для его просмотра, редактирования или печати. Каждый пользователь получает два почтовых ящика (ПЯ) – ПЯ для входящих со- общений (In Box) и ПЯ для исходящих сообщений (Out Box). В первый, система помещает все пришедшие сообщения, как почтовые, так и содержащие информацию о встречах, за- дачах и т.п. ПЯ для исходящих сообщений хранит все отправленные сообщения и инфор- мацию об их движении по сети адресатов, что позволяет контролировать доставку сооб- щений адресатам, определять время их прихода, прочтения и удаления получателям; кон- тролировать процесс обработки группового сообщения. Почтовые ящики группируются в почтовый офис, поэтому каждый пользователь будет привязан к определенному почтовому офису. Один или несколько почтовых офисов объединяются в домен, который содержит средства их администрирования. В домен могут входить сервер сообщений, который обеспечивает управление обменом сообщениями и почтовые шлюзы, необходимые для обеспечения подключения удаленных пользователей и связи с внешними почтовыми и информационными системами. Отправляя сообщение нескольким адресатам, можно указать очередность, в кото- рой они должны его получать (последовательная марщрутизация). При этом каждый сле- дующий адресат в указанной цепочке получит сообщение только после того, как преды- дущий просмотрит сообщение и внесет в него необходимые изменения. «Group Wise» предоставляет возможность создания большого набора правил (rules) управления сообщениями, которые помогают лучше организовать обмен и обработку ин- формации. Встроенный в «Group Wise» календарь позволяет отслеживать назначенные встре- чи и совещания, просматривать список задач на день и приходящие записки. Система по- зволяет создавать персональный календарь, который является фильтром для отбора из приходящих сообщений информации о встречах, работах, записках. Планирование может осуществляться как для отдельных сотрудников (личное пла- нирование), так и для групп сотрудников (групповое планирование). В качестве объекта ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 88 планирования могут также выступать и ресурсы (помещения, служебные автомобили, ком- пьютеры и др.). В данной системе может осуществляться распределение задач как для от- дельных сотрудников, так и для целых групп. Если предусмотрены технологические цепоч- ки выполнения задач, возможно использование последовательной маршрутизации сообще- ний. Кроме того, назначая задачу для выполнения, можно указать ее приоритет. Также как и при групповом планировании, сформулированная руководителем задача автоматически по- падает в персональный календарь сотрудника, который может подтвердить ее выполнение, отказаться от нее, а также передать ее другому сотруднику. В любой момент времени мож- но проконтролировать, подтвердили ли сотрудники выполнение задачи, выполнили ли ее или на каком этапе обработки она находится в случае последовательной маршрутизации. В системе «Group Wise» предусмотрена многоуровневая система ограничения прав доступа к информации. Для обеспечения сохранности хранимой и передаваемой информа- ции система «Group Wise» использует симметричный нелинейный алгоритм шифрования. |