Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
7.6. Проектирование систем автоматизации деловых процессов (САДП) Современная организация – это сложный комплекс, объединяющий в себе матери- альные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управ- лять в реальном времени, выбирая при этом оптимальную тактику и стратегию развития. В крупных и средних организациях возникает проблема координации деятельности со- трудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля ис- полнительской дисциплины. Кроме того, руководство таких предприятий испытывает трудности со своевремен- ным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование. В результате этого эффективность большинства деловых процессов заметно снижается и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специаль- ное программное обеспечение – или так называемые «workflow»-системы. «Workflow»-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов вы- полняемых на предприятии работ – от описания сценария взаимодействия сотрудников в карте или маршруте делового процесса (в котором указывается, кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса) до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроля и мо- ниторинга, замены исполнителей и т.п. Это позволит поднять на качественно новый уро- вень производительность труда сотрудников предприятия. Поэтому «workflow»-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выпол- нении этих заданий. В основе технологии «workflow» лежат следующие базовые понятия: Деловой процесс (Business Process) – это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его поли- тику, направленную на достижение поставленных целей. Объект – информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет). Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога). Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого биз- нес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета). Исполнитель – должностное лицо, ответственное за выполнение одной или не- скольких операций бизнес-процесса (например, менеджер, сотрудник архива, директор). Взаимоотношение между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рис. 7.2. В рамках этой модели ПРОЦЕСС состоит из ОПЕРАЦИЙ и других ПРОЦЕССОВ. ОПЕРАЦИЯ адресуется ИСПОЛНИТЕЛЯМ, которые, в свою очередь, отвечают за вы- полнение одной или нескольких ОПЕРАЦИЙ. ОБЪЕКТЫ участвуют в выполнении ОПЕРАЦИИ. СОБЫТИЯ могут влиять на выполнение ОПЕРАЦИЙ, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. ОПЕРАЦИИ обрабатывают СОБЫТИЯ, являясь реакцией системы на происходящие СОБЫТИЯ. Жизненный цикл ОБЪЕКТА связан с внешними СОБЫТИЯМИ и ОПЕРАЦИЯМИ, выполняемыми в соста- ве ПРОЦЕССА. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 96 Рис. 7.2. Концептуальная информационная модель технологии «Workflow» Помимо этого, к числу других основных понятий, с которыми манипулирует «workflow»-технология относятся следующие: Деловая процедура – это неделимый логический этап делового процесса. Описание процесса (Process definition) – формализованное описание процесса. Формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых проце- дур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью про- цесса. Электронная модель процесса, представленная в виде графического изображения, называется картой делового процесса. Данные (Data) – информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса (например, сроки, даты) и вешние данные (например, документы в самых разнообразных форматах – текстового процессора, элек- тронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.). При этом часть данных, называемых переменными делового процесса, обрабатывается по определенным правилам на том или ином этапе и может влиять на ход выполнения работ, то есть на порядок дальнейшей об- работки данных и на последовательность перехода работы на другие этапы. Правила маршрутизации как раз и определяют последовательность выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процес- са. Выделяют несколько видов маршрутизации: • В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур: СОБЫТИЕ ОБЪЕКТ ПРОЦЕСС ИСПОЛНИТЕЛЬ ОПЕРАЦИЯ адресуется Отвечает за выполне- ние содержит Участвует в Влияет на выполнение обрабатывает Несет в себе Входит в СОБЫТИЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 97 • Жесткая маршрутизация; • Свободная маршрутизация; • Гибридная маршрутизация. • В зависимости от порядка следования активизируемых процедур: • Последовательная маршрутизация; • Параллельная маршрутизация; • Смешанная маршрутизация. Жесткая маршрутизация возможна в том случае, если порядок выполнения про- цедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры. Такая маршрутизация закладывается при проектировании модели делового процесса. При ее реализации завершение одной процедуры приводит к автоматическому запуску одной или нескольких последующих процедур. В случае необходимости, например, при измене- нии порядка функционирования аппарата управления, правила жесткой маршрутизации, заложенные в карте делового процесса могут быть изменены. Свободная маршрутизация («ad-hoc»-маршрутизация) означает, что последова- тельность процедур делового процесса не известна заранее и определяется только в ходе его выполнения. В этом случае решение о запуске определенной процедуры предостав- ляется участнику делового процесса, наделенному соответствующими правами. Последовательная маршрутизация подразумевает выполнение деловых процедур одна за другой. Очередная процедура инициируется только после завершения предыду- щей. Таким образом, при последовательной маршрутизации в определенный момент вре- мени может быть инициирована только одна процедура. Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации несколь- ких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры не- зависимы друг от друга и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса. Конкретное поручение, выполняемое в рамках формализованного делового процес- са, называется заданием или работой и включает формулировку задания, некоторую ин- формацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных докумен- тов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Задание или работа состоит из от- дельных этапов, соответствующих деловым процедурам, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения. В контексте делового процесса каждый его участник выполняет определенную роль, в соответствии с которой человек получает некие функции, права и обязанности: • Инициатор работы – это участник делового процесса, который формулирует содержание работы, описывает ее и запускает на исполнение. Кроме этого, в задачи инициатора может входить контроль исполнения работы и приемка ее результатов. • Исполнитель работы – это участник делового процесса, выполняющий работу, а также отчитывающийся и несущий ответственность за ее результаты. Испол- нитель при наличии соответствующих прав может перенаправлять работу, на- значая новых исполнителей, т.е. сам становится инициатором работ. Таким об- разом, поддерживается традиционная иерархическая структура управления с несколькими уровнями подчиненности. • Наблюдатель – это участник делового процесса, который отслеживает выпол- нение работы. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 98 • Менеджер – сотрудник, имеющий возможность активно влиять на ход выпол- нения работы (замена исполнителей, изменение сроков). СЭДО, использующие «workflow» – технологию, не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники. Инструменты (tools) – специализированные информационные системы (прило- жения), обрабатывающие информацию, связанную с каждой отдельно взятой работой или заданием. Рассмотренная концептуальная модель служит основой программной реализации любой системы класса «workflow». При этом каждая система должна обеспечивать реше- ние трех следующих задач: • разработка описания бизнес-процесса; • управление выполнением бизнес – процесса; • интеграция используемых в процессе приложений. Важнейшей особенностью технологии «workflow» является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами информа- ционных систем), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции. Благо- даря этой особенности любой бизнес – процесс предприятия может быть представлен в виде процесса «workflow», при следующих условиях: • если этот процесс выделен; • структурирован; • выполняется по правилам, которые можно сформулировать; • периодически повторяется. Первые три ограничения являются ответом на вопрос, «какие процессы можно описать», а последнее – «какие целесообразно». Системы электронного документооборота, построенные на принципах технологии «workflow» получили название систем автоматизации управления деловыми процес- сами (САДП). САДП призвана, во-первых, автоматизировать формирование, активизацию и кон- троль выполнения заданий, а также организовать взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходимой для выполнения и формирования заданий. Часть деловых процессов, которые хорошо формализуются, САДП должна описывать в виде электрон- ных моделей деловых процессов, воссоздающих сценарий прохождения и выполнения за- даний с учетом должностной иерархии организации. Модель формируется из объектов, соответствующих сотрудникам, отделам и сущностям, участвующим в реальном деловом процессе, таким как документ, задание, значение некоторого фактора и другим. Во-вторых, САДП автоматизирует и слабо формализуемые деловые процессы, ко- торые реализуются с помощью технологии свободной адресации заданий и документов, когда маршрут формируется сотрудниками в процессе выполнения работы. САДП обес- печивает автоматическое перенаправление документов и заданий по различным инстан- циям, формируя маршруты произвольной сложности для коллективной обработки инфор- мации и обеспечивая защиту информации от несанкционированного доступа. В-третьих, с помощью САДП может быть организован документооборот, вклю- чающий в себя не только организационно-распорядительные, но и специальные докумен- ты, например, чертежи или спецификации, платежные поручения. САДП в реальном вре- мени осуществляет сбор данных о ходе выполнения работ, позволяя руководству анализи- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 99 ровать деятельность организации или подразделения, а затем воплощает в жизнь новые управленческие решения. В-четвертых, важной является также выполняемая САДП функция по интеграции офисных и прикладных программных продуктов в единое целое. Таким образом, САДП выступает в роли ядра корпоративной информационной системы. Основным моментом при организации САДП является рассмотрение архитектуры этих систем. Архитектурное построение САДП различается по типу объекта, на который ориентирована система: • Ориентация на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками (отсюда появился термин маршру- тизация). Системы, ориентированные на документ, в своем архитектурном по- строении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели яв- ляется поддержка удаленных пользователей и офисов и поддерживать работо- способность системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах и поддерживать множество типов клиентов и серверов. Основной слабостью такой системы является сложность в управлении правилами де- ловых процессов. Т.к. система с самого начала не была предназначена отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в системе не приводят к нужному результату. • Ориентация на деловой процесс или задание, как составную часть делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика построения таких систем выглядит следующим образом: деловой процесс – задание – документ. Соответственно к заданию может быть прикреплен документ, а может и нет. В реальной жизни подход от задания или делового процесса является более об- щим, в отличие от документо-ориентированного подхода. Поэтому внимание уделяется не только поддержке документа (в реальных системах, эти функции отдаются на откуп системам управления документами), а в основном поддерж- ке деловых процессов. Единственным местом, где можно хранить и обслуживать информацию о деловых процессах, является база данных со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае можно следить за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но в этом случае получают определенные недостатки, связанные с трудностью организации распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но при удаленном доступе к базе необходимо использовать электронную почту. Создаваемая САДП должна иметь инструментальные средства, которые должны обеспечивать реализацию следующих функций: • определение и описание деловых процессов; • управление выполнением мониторинг деловых процессов; • выполнение деловых процессов; • взаимодействие с другими «workflow»-системами; • интеграция используемых в процессе приложений. Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования формального описания процесса в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 100 Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз. В свою очередь средства управления выполнением процесса предоставляют пользо- вателю и / или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спе- цификации. При анализе всего многообразия предлагаемых систем специалисты выделяют сле- дующие «workflow»-продукты: в России наибольшую популярность имеют такие системы как «OPTIMA-WorkFlow» (фирмы Optima), за рубежом используются такие системы, как «Staffware» (Staffware) и др. Одной из первых «workflow»-систем, которая стала внедряться на предприятиях России, является система маршрутизации заданий и документов с контролем исполнения «WorkRoute II», разработанная российской компанией ВЕСТЬ АО. Основное назначение «WorkRoute II» – создание электронных моделей деловых процессов, автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения про- изводственных заданий. «WorkRoute II» позволяет указывать последовательно- параллельные маршруты прохождения заданий по подразделениям и отдельным исполни- телям, определять условные ветвления процесса, совмещать преимущества жесткой и сво- бодной маршрутизации, обеспечивать участников процесса необходимыми материалами, с соблюдением прав доступа к информации, и в реальном времени проводить анализ со- стояния работ. В состав комплекса входят все необходимые модули для создания, проверки пра- вильности и имитации работоспособности карт бизнес-процессов, мониторинга трафика выполнения работ по отдельным этапам, переделки карт процессов, по которым запущены работы, и формирования пользовательского интерфейса. Определяя параметры для этапа бизнес-процесса, можно задать и площадку (офис), где он будет выполняться, что учитывает возможную территориальную распределенность организации или же местоположения вашего партнера, если у него стоит аналогичная сис- тема при выполнении совместного проекта. Одним из главных достоинств системы является наличие встроенного клиентского места, т.е. с помощью Редактора Карт создаете маршрут выполнения работы, проверяете правильность функционирования полученной модели и можно запускать работы по вновь созданной карте. У пользователя системы есть все необходимое для инициализации новых работ, выполнения и анализа запущенных работ в соответствии с теми правами, которые есть по отношению к работам, запущенным или выполненным по конкретному маршруту. Дополнительное удобство дает возможность группировок как работ, так и простых сообщений – например, сначала вы желаете видеть, от кого пришла работа, далее объеди- няете ее по приоритетам, затем по статусам, датам и т.п. Наличие открытого программного интерфейса дает возможность встраивать функ- ционал системы в уже существующие приложения или же выполнять интеграцию с раз- личными офисными пакетами. Отображение информации делового процесса на этапах осуществляется с помощью экранных форм (карточек работ), создаваемых в соответствующем редакторе форм. Внешний вид формы может иметь несколько представлений и изменяться в зависимости от прав доступа пользователя и состояния внутренних переменных карты, например, оп- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 101 ределяющих факт возврата документа на доработку. В поля формы может выводиться ин- формация о деловых процессах из базы данных «WorkRoute II» и из баз данных приклад- ных программ. Среди прочих стандартных элементов управления экранные формы могут содер- жать и командные кнопки, при нажатии которых будут выполняться действия, описывае- мые на макро-языке «WorkRoute II» Script Basic, являющемся подмножеством Visual Basic for Applications. В отличие от аналогичных продуктов, способных манипулировать только со струк- турированной информацией (состояние переменных или значение отдельных полей в базе данных), здесь также имеются средства работы с неструктурированными документами (подготовленными в MS Word или MS Excel). Для выполнения какой-либо работы имеется возможность реализовать конкретное (например Васильев И.Г) назначение или групповое, если желают оговорить только круг Исполнителей (допустим, работу должен выполнить сотрудник, входящий в группу «Бух- галтер»). В процессе выполнения работы можно всегда иметь возможность произвести заме- ну сотрудников на выполнение определенной работы либо сделать полную подмену одно- го сотрудника другим. Управление выполнением работы позволяетзнать, кто и чем занимается из сотруд- ников в данный момент, над чем из запланированных работ они будут задействованы. Это система поддержки управления, которая содержит встроенный и настраивае- мый по желанию пользователя Генератор Отчетов, способный разобрать ход выполнения конкретной работы, позволяя делать всевозможные информационные срезы по работам, отдельным этапам, Исполнителям и группам Исполнителей, устанавливая при этом вре- менные рамки. Являясь объектно-ориентированной системой, «WorkRoute II» позволяет опреде- лять для пользователей и групп различные права доступа – просмотр, редактирование, удаление и т.п. – к разным объектам системы: карте, этапу, переменной, документу, исто- рии выполнения работы или этапа, генератору отчетов и т.д. При этом, часть пользователей могут иметь доступ к Редактору Карт, Редактору Форм, глобальному (по всем площадкам) или же локальному (текущая площадка) списку пользователей системы. Все операции доступа к системе фиксируются в системном журнале, к которому имеет доступ Администратор системы. Также имеется возможность определения субор- динации между отдельными пользователями и группами. Все действия в системе протоколируются в журнале, наряду с историей выполне- ния работы по каждому маршруту, что дает возможность с точностью до сотрудника оп- ределить виновного в том или ином происшествии. Система обладает открытым программным интерфейсом – API и OLE Automation, что позволяет помимо прямого использования для создания систем документооборота легко встраивать ядро системы в уже существующие пользовательские приложения или же применять его в качестве интегрирующего звена для приложений. В настоящее время наиболее популярной среди систем этого типа является система «OPTIMA-WorkFlow» является интегрированным решением, созданным на базе про- граммных продуктов фирмы Microsoft – офисных приложений MS Office и серверных приложений MS Windows NT / 2000, MS SQL Server и MS Exchange Server. Использование системы в деятельности любой организации позволяет значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 102 обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит орга- низации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как: • Организация единого централизованного хранилища документов, его опти- мальная систематизация. • Формализация технологических процессов формирования, согласования и об- работки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки. • Улучшение средств контроля надходом выполнения процессовформирования и обработки документов, регулирование и управление системой документообо- рота. • Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицирован- ных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования. • Достижение высокой степени независимости работы над документами от лич- ных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий. • Возможность для адаптации учетных и аналитических систем, функциони- рующих в организации, к процессам движения документов по их технологиче- ским маршрутам. • Возможность получения статистических и аналитических сводок, характери- зующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выпол- нения работ по обработке документов. • Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений. В отличие от многих других систем автоматизации управления документами, сис- тема «OPTIMA-WorkFlow» представляет собой решение для автоматизации технологиче- ской последовательности выполнения работ по созданию (получению извне), редактиро- ванию, согласованию, формированию на базе других составляющих документов, утвер- ждению и, наконец, архивированию и рассылке документов. Это означает, что кроме штатных средств регистрации документов, добавления к их описанию некоторой совокупности учетных полей, формирования запросов на выбор- ку, выполнения на их основании поиска документов и других функций учетных систем, система «OPTIMA-WorkFlow» обладает целым комплексом функциональных возможно- стей, которым не обладают другие системы: • Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движе- ния документов. В первую очередь – это графический редактор, СASE-подобный инструмент, для формирования маршрутных схем-описаний процессов движения документов и технологи- ческих операций на этапах работы с ними (см. рис. 7.3). Речь идет не просто о задании схемы рассылки документа, а именно о разработке, оптимизации и стандартизации техно- логии всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. • Сертифицированные средства шифрования и электронно-цифровой подписи. Система «OPTIMA – WorkFlow» обеспечивает шифрование / расшифровку до- кументов, формирование и верификацию электронно-цифровой подписи с ис- пользованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защи- ты информации. • Контроль соблюдения требований технологии работы с документами. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 103 Рис. 7.3. Схема – описание делового процесса Система обладает развитыми возможностями для сопоставления нормативных и фактических характеристик выполнения работ на конкретном технологическом этапе. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль над ходом выпол- нения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих воздейст- вий информация. • Контроль выполнения работ и контроль исполнения поручений. Кроме механизма «контроля выполнения» работ над документом на базе сопостав- ления нормативной и фактической длительности работ, приведенных в маршрутной тех- нологической схеме, система имеет мощные функции по обеспечению «контроля испол- нения поручений» по нормативно-распорядительным и плановым документам. Эта функция реализована на базе создания специализированного вида документа – «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений» (папку – контроли- руемые документы). Эти механизмы интегрированы с почтовым клиентом MS Outlook. • Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процеду- ры регистрации. Система, в отличие от других, не предлагает какой-либо стандартной процедуры обработки документа или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользо- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 104 вателям механизмы настройки формы и содержания регистрационных данных используе- мой при этом нормативно-справочной информации, сценариев деловых процедур по об- работке документа. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовле- ченных в документооборот. • Полноценный механизм контроля версий документа. • Создание любых форм отчетности. • Работа в распределенных корпоративных сетях, распределение объемов хра- нения между серверами. Поскольку хранение объектов обработки организова- но в системе на базе серверов баз данных, процесс обработки документов явля- ется единым и «прозрачным» для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их уда- ленности и используемых видов связи. • Масштабируемость и управляемость. Реорганизация документооборота, по- требность в которой может возникнуть в связи с изменениями структуры, раз- меров предприятия или в ходе совершенствования управленческих процессов, не требует повторной переналадки работающей системы «OPTIMA-WorkFlow» и проводится без ее остановки. • Открытая архитектура «клиент-сервер». Принципы открытой архитектуры обеспечивают возможность взаимодействия системы «OPTIMA-WorkFlow» с любыми другими средствами обработки данных – например, с системами бух- галтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты, фак- симильной связи и т.д. • Надежность и контроль. Благодаря использованию единого централизован- ного хранилища документов обеспечивается высокая надежность и управляе- мость, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информа- ции. Единая, базирующаяся на ресурсах операционной системы, служба копи- рования-восстановления, в сочетании со средствами отказоустойчивости сер- веров обеспечивает гарантированную сохранность всех документов и данных, избавляет пользователей от необходимости создавать и хранить собственные (зачастую неофициальные) копии секретных или ценных данных. В системе «OPTIMA-WorkFlow» поддерживается прямое оперативное управление процессом документооборота, это означает, что изменения в порядок обработки докумен- тов, вносимые уполномоченными пользователями, вступают в действие быстро и согласо- ванно. Весь процесс движения документов, с точностью до минуты и имени исполнителя, система отслеживает и фиксирует в журналах. • Динамичное развитие и непрерывное совершенствование. Произведена интеграция системы «OPTIMA-WorkFlow» c технологиями компании ABBYY, обеспечивающими сканирование и распознавание текстов документов FineReader 6.0 script edition и полнотекстовое индексирование и нечеткий контекстный поиск по содержанию документов Retrieval & Morphology Engine. Теперь непосредственно из приложений «OPTIMA-WorkFlow» можно выполнить сканирование документов, распо- знать содержащийся в них текст и ввести электронный аналог документа и / или его текст в электронный документооборот. За счет интеграции с Retrieval & Morphology Engine стало возможным осуществлять полнотекстовую индексацию и контекстный поиск, который позволяет искать документы ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 105 по Простому запросу, состоящему из одного или нескольких слов и логических операторов «И, ИЛИ, НЕ», так и по Расширенному запросу, включающему поиск по индексу и по реги- страционным атрибутам, что позволяет более точно задавать параметры поиска. В настоящее время система OPTIMA-WorkFlow внедрена во многих предприятиях и организациях России и стран СНГ из них: • государственные организации, например, Фонд Государственного Имущества Украины, Кабинет Министров Украины, Администрация Президента Украины, Верховный суд Украины, МЧС Беларуси и Украины; • промышленные предприятия, например, ЛУКОЙЛ-Астраханьморнефть, Камский Литейный Завод, и др.; • коммерческие компании, например, Промышленно-страховая компания, «Эль- дорадо», УкрТелеком, ЗАО «Комбеллга»; банки, например, Нацбанк Украины, Гута-Банк (Москва), Московский кредитный банк, и др. 7.7. Комплексные системы автоматизации документооборота и деловых процессов Основными тенденциями в области совершенствования разработок Систем Элек- тронного Документооборота является: • объединение в одной системе всех функций, связанных с получением элек- тронных документов; • интеграция с Internet- технологиями; • интеграция с системами управления контентом предприятия и хранилищами данных. Первое направление основано на объединении в одной системе всех функций, свя- занных с получением электронных документов, преобразованием бумажных документов в электронный вид, загрузкой их в электронный архив, хранением и поиском электронных документов, маршрутизацией передвижения документов и контролем исполнения доку- ментов и деловых процессов. Типичным представителем, отражающем первую тенденцию является комплексная система «Power DOCS™», разработанная фирмой ВЕСТЬ АО, котораяпозволяет органи- зации плавно переходить от сложившегося процесса работы к передовым технологиям ра- боты с документами. Данный комплекс может быть использован как платформа для раз- работки систем нескольких типов: • Система управления организационно-распорядительной документаци- ей(ОРД). Система управления централизованным документооборотом ОРД обеспечивает разработку соответствующих документов и их рассылку по всем структурным подразделениям организации с отметками о получении. • Система автоматизации документооборота организации. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, роспись документов на исполнение и отслеживание выполнения документов. Обеспечивается подго- товка исходящих документов на рабочих местах сотрудников предприятия. Обеспечивается связь с архивом предприятия и системой управления ОРД. • Корпоративный архив документов. Информация организована в стандартном виде для архивов – с подразделением на дела, тома и связью с бумажным архи- вом организации. Архив документов позволяет проводить поиск по содержа- нию и атрибутам документов. Возможность хранения документов на носителях различного типа с автоматической минимизацией стоимости хранения доку- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 106 мента позволяет сэкономить ваши затраты на эксплуатацию системы докумен- тооборота предприятия. Для архивов предприятия полезна возможность рабо- ты используемой СУД со съемными носителями данных, что позволяет обраба- тывать практически неограниченные объемы данных. Встроенные в систему модули аннотирования документов и автоматического руб- рицирования новых документов не только облегчают работу обслуживающего персонала, но и улучшают качество архивов организации. • Промышленный ввод бумажных документов. Система промышленного ввода бумажных документов позволяет организовать высокоскоростной ввод доку- ментов в архивы или в системы документооборота. Существует две линии мас- сового ввода документов – для неструктурированных документов и для форм. Средства обработки образов документов позволяют произвести обработку до- кументов непосредственно в графической форме и организовать групповую обработку одного документа, что позволяет построить архив факсимильных копий документов или организовать сверхоперативную обработку документов в системе безбумажного делопроизводства. Система поддерживает любые промышленные OCR с открытым API. Организационно система представляет собой совокупность рабочих мест разного назначения: • Рабочее место делопроизводителя, которое служит для регистрации входя- щих, исходящих и внутренних документов. Позволяет осуществлять оператив- ный контроль за выполнением поручений руководства. Позволяет формировать отчеты, обеспечивающие контроль за исполнительской дисциплиной. • Рабочее место архивариуса, необходимое для работы с корпоративным архи- вом документов. Поддерживает работу с делами, документами. Позволяет учи- тывать местоположение бумажных документов. Рабочее место обеспечивает работника архива богатыми поисковыми возможностями по работе с докумен- тами и делами. • Рабочее место пользователя, позволяющее просматривать список поручений и документов на обработку, выбирать задание. Предусматривает прозрачный доступ к архивам организации и архиву оперативных документов в соответст- вии с правами доступа. • Рабочее место руководителя, позволяющее осуществлять контроль за испол- нением поручений и документов, определять загрузку сотрудников и структур- ных подразделений. Обеспечивает доступ к информационным ресурсам орга- низации. • Рабочее место администратора системы управления ОРД, которое служит для ведения классификаторов системы, списка пользователей системы и их полномочий по работе с документами. Администратор системы может коррек- тировать отчеты и создавать новые по мере необходимости. • Рабочее место оператора сканирования документов для обеспечения пото- ковый ввод документов. Основное назначение данного рабочего места – обес- печить максимальную загрузку дорогостоящего сканерного оборудования. Компонентами комплекса является: • «DOCS Open» (PC DOCS) – система управления документами, обеспечиваю- щая хранение документов на различных носителях информации, таких как дис- ковые массивы, магнитооптические библиотеки, стримеры и роботизирован- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 107 ные стриммерные библиотеки, поиск документов по реквизитным и полнотек- стовым индексам, интеграцию с более чем 240 приложениями, поддержку жиз- ненного цикла документов, а именно возврат / выдачу документов, контроль версий документов, автоматическую миграцию документов между устройства- ми хранения (HSM), контроль доступа к документу и аудит работы в системе. Поддерживает создание распределенных хранилищ документов, осуществляет поддержку мобильных пользователей. • «WorkRoute I» (ВЕСТЬ АО) – интегрированная с «DOCS OPEN» подсистема маршрутизации, контроля исполнения и управления проектом, позволяющая создавать задания для сотрудников с назначением временных интервалов, от- слеживать состояния заданий, управлять заданиями на этапе их выполнения. Поддерживает последовательные и параллельные типы рассылки. • «WorkRoute II» (ВЕСТЬ АО) – мощная система управления деловыми процес- сами в организации. Поддерживает распределенную обработку документов и поручений по типовым маршрутам. Уникальное сочетание жесткой и свобод- ной маршрутизации поручений и документов. Поддерживает работу с элек- тронными формами. Позволяет осуществлять анализ загрузки сотрудников и полный контроль за производственными процессами в организации. • Магнитооптические библиотеки, которые обеспечивают хранение от 52 Гб и до 670 Гб данных при достаточно низкой цене хранения. Для управления этими библиотеками кроме штатного программного обеспечения ВЕСТЬ АО предла- гает управляющую программу Disk Extender, которая обладает уникальными возможностями по управлению магнитооптическими библиотеками, отдель- ными магнитооптическими дисками и стриммерными библиотеками. • Сканерное оборудование Fujitsu и BancTec, которые обеспечивают сканирование документов со скоростью от 10 и до 180 листов в минут (двусторонние докумен- ты) формата А4. Для специальной обработки изображений и подключения ска- неров используются специализированные платы обработки изображений. Другое решение в этом направлении предлагает корпорация Compaq, которая разра- ботала новый продукт системной интеграции, обеспечивающий дополнительные программ- ные функции, необходимые для создания, внедрения и разработки критичных к отказам приложений, ориентированных на обработку документов. Этот продукт называется «Com- paq Work Expeditor». Он одновременно сочетает в себе возможности системы управления документами (Document Management), системы автоматизации деловых процессов (Work- flow), системы обработки электронных форм (Data / Forms Management), и мощной стандар- тизованной среды разработки приложений. Благодаря этой системе становится возможным эффективное создание решений, соответствующих конкретным нуждам пользователей. «Work Expeditor» использует возможности продуктов Microsoft в качестве элемен- тарных строительных блоков и имеет почти неограниченный потенциал развития. Важно отметить, что при использовании документов MS Office, система управления докумен- тами «Work Expeditor» представляет собой высокоинтегрированное информационное поле, в котором возможно управление не только самими документами и папками, содержащими разные типы объектов, а также содержанием и реквизитами документов MS Office. «Work Expeditor» применим для широкого круга задач: от поддержки конкретных (ориентированных на группу) решений до высокоструктурированных и предварительно определенных решений (деловые процессы). Примеры решений включают «управление делами» для органов государственного и административного управления, «управление ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 108 коллективными исследованиями, программами» и «управление документацией» для производственных отраслей, «утверждение сделок» для финансовых приложений. Второе направление совершенствования в области разработок СЭДО связано с переходом на использование Internet и Web – технологий. Предприятия, имеющие территориально удаленные филиалы, для организации коллективной работы своих сотрудников над документами и их оперативного оповещения могли выбирать программный пакет Lotus Notes корпорации IBM. Однако в настоящее время у него появился мощный конкурент – значительно более дешевое программное обеспечение Internet, используемое в пределах одной корпорации. Если Notes (основан- ный на передовых технологиях конца 80-х годов) создал технологию и программное обес- печение коллективной обработки документов – «groupware», то новый класс конкури- рующих с ним программных продуктов назвали «webware». Одновременно возник и но- вый термин для обозначения корпоративных сетей на базе Internet – «intranet». Хотя мож- но сказать, что первая intranet была создана фирмой Lotus Notes. В intranet используются такие технологии, как протокол TCP / I P, но только с эк- ранами форм документов на рабочих местах. При этом в реальном проекте intranet должна объединять и другие электронные коммуникации, которые уже есть на фирме: сегменты локальных сетей под управлением Novell NetWare, выходы на выделенные телефонные линии и т.д. Intranet является средством системной интеграции: решения, предлагаемые на базе intranet, оказываются в пять-десять раз дешевле, чем стандартные. Например, без учета сетевого оборудования, сопровождения и внедрения автоматизированное рабочее место на базе Lotus Notes обойдется в $150, а на базе «webware» – всего в $20. На стороне по- следнего и преимущество использования открытых стандартов. К возможностям, реализуемым в intranet, могут быть отнесены: • ведение корпоративного календаря событий; • планирование; • предоставление доступа к корпоративным базам данных; • обмен административной информацией; • внутренний обмен новостями; • проведение телеконференций для обмена мнениями между сотрудниками кор- порации; • создание документов, включающих графику. Большую часть из них могла бы реализовать и электронная почта, но обеспечивае- мая в WWW оперативность доступа к информации (невозможная в наиболее распростра- ненных системах e-mail) значительно облегчает связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах. Сервис WWW является более привлекательным для корпораций из-за того, что предоставляет возможность работы практически с любыми видами информации. Тогда как в электронной почте можно работать лишь с ограниченным числом типов данных, а для файлов документов, переданных по сети, приходится вызывать соответствующие при- ложения. Второе практическое преимущество WWW для крупных корпораций – организация доступа многих сотен пользователей к информации, поступающей из различных источни- ков. Географическое местоположение источников информации в Internet скрыто от поль- зователя во всем, начиная с иерархии доменов и субдоменов. Предназначение Web – рас- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 109 пространять разнородные данные, включая аудио, видео и любые другие типы информа- ции, что позволяет работать с корпоративными данными на новом уровне, недоступном пользователям обычной электронной почты. То есть организация запросов от Web-сервера к различным СУБД дает возможность использовать программу просмотра WWW в каче- стве клиента корпоративных баз данных. Обобщая вышесказанное, можно сказать, что применение технологий intranet об- легчает решение задачи электронного распространения корпоративной информации. При этом собственные Web-страницы создаются коллективным трудом многих сотрудников. Обеспечиваемый в intranet оперативный доступ к информации дает возможность упро- стить связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах. Используемые в Web-серверах средства создания форм являются идеальным реше- нием для обмена информацией между пользователями в корпоративной сети. Сбор дан- ных может осуществляться оперативно, при этом возможно даже автоматическое выпол- нение некоторых действий, в зависимости от вида поступающей информации. Для того чтобы воспользоваться всеми перечисленными возможностями, необхо- димо установить в сети Web-сервер и программы просмотра WWW на компьютерах кли- ентов. С технической точки зрения, привлекательной стороной использования технологии «webware» – ее соответствие стандартам (описывающим протокол НТТР), а также просто- та доступа к программному обеспечению, которое существует уже практически для лю- бых платформ: от Unix до Windows. Основа технологий «webware» – язык HTML, который допускает достаточно лег- кую конвертацию практически любой информации в гипертекстовый вид. Преобразование имеющейся в корпорации информации в вид, пригодный для WWW-сервера, может осу- ществляться с помощью существующих программ, конвертирующих формат RTF в HTML, WWW Tools и программ, преобразующих в формат HTML документы MS Word или PageMaker. Третье направление развития систем электронного документооборота связано с интеграцией этих систем с системами управления информационным содержание пред- приятия. В настоящее время, когда информационные технологии так значительно влияют на способы ведения бизнеса, что именно информационное содержание (контент) становится основной движущей силой взаимодействия предприятия с его заказчиками, сотрудниками и партнерами. Современный уровень развития информационных технологий управления содержанием (Enterprise Content Management) позволяет предприятиям извлекать макси- мально возможную выгоду из имеющихся интеллектуальных активов и превратить ин- формационное содержание в новое конкурентное преимущество. Руководители предприятий хорошо понимают, какую роль играет информацион- ный контент, поэтому стремятся максимально эффективно управлять всеми информаци- онными потоками предприятия. Для этого необходимо иметь решение, которое позволяло бы управлять созданием и распространением всей совокупности важной для бизнеса ин- формации, независимо от источника этой информации и места ее назначения, как внутри предприятия, так и при его взаимодействии с внешними организациями. Таким решением служит система «Documentum 4i» (Documentum, Inc.), основан- ная на применении технологии управления содержанием (Enterprise Content Management), с помощью которой возможно объединение всей неструктурированной информации, включая электронные документы различных форматов, в том числе текстовых, графиче- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 110 ских, табличных, веб-страницы, XML – файлы и цифровые медиаданные и, на протяжении всего жизненного цикла этой информации, управлять процессами ее создания, хранения, доступа и персонализированного распространения. «Documentum 4i» – это платформа, предназначенная для разработки копоративных систем класса ЕСМ, позволяющих управлять информационными активами предприятия. Основными преимуществами «Documentum 4i» яаляются следующие: Масштабируемость, обеспечивающая возможность одновременного доступа не- ограниченного числа пользователей и поддержку большого числа распределенных храни- лищ неограниченного объема. Безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к докумен- там, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи. Открытость, обеспечивающая интеграцию с приложениями электронного бизне- са, функционирующими на предприятии информационными системами, а также с различ- ными приложениями и средствами разработки. Автоматизация бизнес-процессов управления контентом на протяжении его жиз- ненного цикла, включая его создание, редактирование, утверждение, распространение и архивацию. Проектирование жизненного цикла контента и шаблонов бизнес-процессов средствами визуальных графических редакторов. Персонализация контента при доставке пользователю на основе автоматической категоризации по атрибутам и ключевым словам. Глобализация или поддержка распределенных многоязычных веб-сайтов и обеспе- чение связи оригинальной версии содержания документа и его переводов на другие языки. Многоканальное распространение контента, включая публикацию на веб-сайтах, вывод на печать,CD и WAP – совместимые устройства, такие как мобильные телефоны и карманные компьютеры. Поддержка более 200 форматов файлов, включая форматы офисных приложений, почтовые, графические, звуковые, видео и другие форматы. Возможность одновременной поддержки нескольких представлений (внешних видов, форматов) одного и того же доку- мента. Интеграция с лучшими продуктами мировых производителей программного обес- печения: офисных приложений (MS Office, Lotus Notes, ABBYY Fine Reader), серверов приложений и электронной коммерции, порталов, средств поиска, ERP-систем, средств персонализации, средств разработки, средств криптографической защиты информации и электронно-цифровой подписи. Возможность быстрой настройки, развертывания и тиражирования приложений на базе «Documentum 4i» с помощью специальных интерфейсов «без программирования». Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окру- жении – поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Linux, AIX) и СУБД (MS SQL, Oracle, DB2, Sybase). Большой набор средств разработки приложений и большие административные возможности для централизованного управления распределенной системой. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 111 Контрольные вопросы итоговой проверки знаний: 1. Назначение и функции, выполняемые системой электронного документооборота (СЭДО)? 2. Какие этапы в развитии концепции СЭДО можно выделить? 3. Какие классы СЭДО применяются в настоящее время? 4. Какие особенности в функционировании СЭДО на основе использования технологии ЭП можно выделить приведите примеры? 5. Каковы особенности организации функционирования АСКИД, приведите примеры. 6. На чем основывается работа СЭДО, использующая технологию «docflow», приведи- те примеры. 7. В чем заключается необходимость применения технологии «workflow», каковы ос- новные понятия, используемые в этой технологии? 8. Какие примеры программных средств Вы можете назвать, поддерживающие техно- логию «workflow»? 9. Что такое комплексные ЭСУД, в чем их особенности, приведите примеры и сопос- тавьте их функционал. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 112 Список литературы 1. ГОСТ 6.10.5.-87. Требования к построению формуляра-образца. – М.:ИПК Изд-во стандартов, 1987. – 12 с. 2. ГОСТ Р 6. 30-97. Унифицированные системы организационно-распорядительной до- кументации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 1998. 3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные по- ложения. Общие требования к документам и службам документационного обеспече- ния. М.: ВНИИДАТ, 1991. 4. Гаврилов О.А. Компьютерные технологии в правотворческой деятельности. Учебное пособие. – М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА-М, 1999. – 101 с. 5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. – М.: ИНФРА – М., 2001. – 184 с. 6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспе- чение управления. Учебное пособие. 2-е издание. Москва-Новосибирск. 1997. – 269 с. 7. Клименко С.В. и др. Электронные документы в корпоративных сетях. – М.: Анкей- ЭКОТРЕНДЗ. 1999. – 271 с. 8. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное по- собие. – М.: ИМПЭ, 1998. – 200 с. 9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. – 4-ое изд., перераб. И доп. – М.:ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999. – 256 с. 10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в дело- производстве) Издание 2-е, перераб. и доп. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – 200 с. 11. Комышев А.П. Основы документационного обеспечения управления. Учебное посо- бие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. М.: «Дело и Сервис». 2000. – 223 с. 12. Красавин А.С. Делопроизводство в банке. Практическое пособие. М.: ИНФРА-М, 2001. – 191 с. 13. Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. М.: «БХВ-Санкт – Петербург», 1999. – 248 с. 14. Павлюк Л.В. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Изд.-е перераб. и доп. – СПб.: «Издательский дом Герда». 2001. –304 с. 15. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. – М.: Издательство РДЛ, 2000. – 400 с. 16. «1C: Документооборот». Версия 1.6. Руководство администратора. Фирма «1С», 1996 г. 17. «1С: Электронная почта». Версия 7.50. Руководство администратора. Фирма «1С», 1996 г. 18. www.OPIMA-WorkFlow.ru 19. www.1С.ru 20. www.mdi.ru 113 Практикум по курсу |