Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
7.4. Особенности проектирования автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД) Российские государственные учреждения и коммерческие организации все в боль- шей степени ощущают потребность в эффективном управлении, что это спрос на системы электронного управления документооборота. На этом участке управления стандартные процедуры делопроизводства (регистрация документов, визирование, ознакомление и т.п.) доводят до исполнителей управляющие воздействия (принятые решения, задания и т.п.) и контролируют исполнительскую дисциплину. К началу восьмидесятых годов практически все союзные министерства, крупные заводы и организации имели Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Доку- ментов (АСКИД). То есть все крупные организации и предприятия пытались автоматизи- ровать контрольные функции делопроизводства. Наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должно говорить о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненного Руко- водству аппарата, его компетентность и дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет: • Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, системати- зировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в докумен- тообороте и работе персонала. • При переходе на работу с электронными копиями документов полностью ис- ключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выпол- няемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. • Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи до- кументов по локальной сети или средствами электронной почты. Таким образом, автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мо- бильности руководства предприятием и работы самого предприятия. Что касается функ- циональных возможностей системы, то они должны поддерживать полный жизненный цикл документа в организации – от его первичной регистрации до списания в дело. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 89 Исходя из этого, система класса АСКИД должна как минимум обеспечивать: • единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотре- ние руководству организации или в ее структурные подразделения; • единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних доку- ментов организации; • регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) доку- ментов; • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенк- латурой дел; • контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, органи- заций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевре- менности исполнения документов; • поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; • формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты. Определим тот необходимый минимальный уровень технологических и функцио- нальных возможностей, которому должна соответствовать современная система автомати- зации делопроизводства типа «АСКИД». Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документо- оборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделе- ний, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть. Именно в сети вся информация о продвижении регист- рационных карточек документов, электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер – сервер, что и позволяет достичь того централизованного контроля, о котором уже говорилось. Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работни- ков подразделений, должна работать под управлением операционной системы Windows. Это следует хотя бы из того, что большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора WinWord, и данное требование обеспечит программную совместимость системы автоматизации делопроизводства и редактора. В настоящее время разработано большое количество систем типа «АСКИД», кото- рые отличаются масштабом применения, аппаратной платформой, используемым типом операционной системы и СУБД для хранения «Регистрационных карточек». Рассмотрим некоторые из них. «Система электронного документооборота для органов государственного управления, предприятий и организаций» (ГУПТИ «Салют», г. Новосибирск) предна- значена для автоматизации делопроизводства и документооборота в аппарате Админист- рации района (района города) и охватывает все стадии прохождения документов, их учет и контроль за их исполнением, а также содержит ряд дополнительных рабочих мест. Мо- жет быть использована и в других организациях, имеющих обширный документооборот. Разработка реализована в среде Lotus Notes. Система реализована как ряд автоматизированных рабочих мест (АРМ), связанных в локальную вычислительную сеть по технологии «клиент-сервер», либо имеющих уда- ленный доступ через модем. Предусмотрена возможность использования АРМов в авто- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 90 номном режиме. Типовые рабочие места: АРМ работника канцелярии, АРМ руководите- ля, АРМ исполнителя, АРМ специалиста по контролю, АРМ администратора системы. К числу дополнительных рабочих мест относятся АРМы по учету личного приема граждан; учету обращений граждан; учету кадров; АРМ работника отдела жи- лищно-коммунального хозяйства; АРМ работника управления экономики; ведения хо- зяйственной книги. Дополнительные возможности системы включают просмотр документов с помо- щью какого-либо из интернет-броузеров с рабочего места, на котором не установлено программное обеспечение системы, в соответствии с установленными правами доступа; отправку исходящего документа по e-mail; подключение одной из информационно- правовых систем («Кодекс», «Гарант», «Консультатн-плюс»). Фирма ЗАО «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» разработала несколько программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства и доку- ментооборота различных организаций. Рассмотрим основные особенности функциониро- вания системы ДЕЛО-96. Настраиваемость системы. Система настраивается на организационную струк- туру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии. Система ДЕЛО-96 дает возможность закрепить правила до- кументооборота, в дальнейшем отслеживая и регламентируя их в автоматизированном режиме. Если же в организационной структуре предприятия, в его штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко пере- настраивается на новые реалии. Настройка системы происходит следующим образом. На первом этапе создается ряд картотек, которые являются прямым электронным аналогом шкафа с выдвигающими- ся ящичками, заполненными регистрационно-контрольными карточками. Карточки кабинета могут сортироваться по папкам, в одной из которых будут хра- ниться карточки поступивших, но еще не принятых к работе документов, в другой – кар- точки находящихся на исполнении документов, в третьей – карточки документов, испол- нение которых контролируется владельцем кабинета, в четвертой – карточки документов, которые пора списывать в дело и т.д. Это сделано для достижения полной идентичности обработки документопотока, если подобные папки использовались в делопроизводстве предприятия до начала эксплуатации системы ДЕЛО-96. Если же таких папок не было, то, несомненно, их стоит завести. На втором этапе настройки устанавливаются правила доступа должностных лиц к тем или иным документам. На третьем этапе систему настраивают на ту номенклатуру дел, правила деления документов на группы и присвоения им регистрационных номеров, которые уже сложи- лись на предприятии. Такая гибкость в настройке системы ДЕЛО-96позволяет утверждать, что с ее по- мощьюможно автоматизировать делопроизводство любого отечественного предприятия без изменения сложившихся на нем правил документооборота. Система ДЕЛО-96 может настраиваться на различные схемы организации делопро- изводства – это может быть и централизованная, и распределенная, и децентрализованная схемы. Если предприятие оперирует с небольшим количеством документов, то более есте- ственна их централизованная обработка (в принципе, система может быть установлена и на одном компьютере, а не в сети). Если организационная структура предприятия подра- зумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то система ДЕЛО-96 поддерживает и такую схему. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 91 Кроме того, система ДЕЛО-96 поддерживает и корпоративную модель делопроиз- водства, когда предприятия территориально разнесены, но руководствуются общей схе- мой документооборота. В этом случае для обмена регистрационными карточками, самими документами могут быть использованы любые системы электронной почты. Установка ссылок между документами. Система ДЕЛО-96 позволяет устанавли- вать между различными документами ссылки друг на друга, что. Позволяет отслеживать весь жизненный путь документов, все связи между основополагающим документом и до- кументами, порожденными основным документом, и т.д. Мультимедийность и открытость системы. Систему ДЕЛО-96 можно смело причислить к семье мультимедийных программных продуктов. Ее мультимедийность за- ключается в том, что с любой регистрационной карточкой документа можно связать лю- бую мультимедиа информацию, поддерживаемую форматами операционной системой Windows: текстовую, графическую, звуковую, видео. При работе с мультимедиа, система использует стандартные программы Windows, что делает ее открытой по отношению к следующим версиям этой операционной системы с большими мультимедиа возможностями. Эта же открытость позволяет системе ДЕЛО-96 работать вместе с текстовым редактором MS Word, с программой для сканирования вхо- дящих документов с получением на выходе электронных копий документов в текстовом формате FineReader 3.0, редактором электронных таблиц MS Excel, графическими редак- торами и т.п. Система ДЕЛО-96 эксплуатируется в Центробанке России, Администрации РАО «Газпром», Госкомимуществе РФ, Администрации Московской области, Генеральной ди- рекции АО «Мосэнерго». могли быть установлены экземпляры системы ДЕЛО-96, но они работали авто- номно, независимо друг от друга. Эта же фирма ЗАО «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» разработала систе- му НАДЗОР-95, представляющую собой единую информационную систему для ком- плексной автоматизации деятельности прокуратуры республиканского, областного и районного уровня. Система НАДЗОР-95 отличается следующими особенностями: • является интегрированной системой, которая использует единую информаци- онную технологию, обеспечивающую автоматизацию полного набора функций в прокуратуре – от регистрации приходящих документов и надзора за соблю- дением законов до ведения бухгалтерии и пенсионных дел. Эта технология не имеет аналогов в России и странах СНГ • обеспечивает коллективную работу сотрудников прокуратуры, эффективный контроль за ходом делопроизводства, сокращение сроков поиска, формирова- ния и прохождения документов, снижение непроизводительных трудозатрат предусматривает обмен информацией по линиям связи с ниже и вышестоящи- ми прокуратурами. На основе НАДЗОРа может быть создана прокурорская ин- формационная система любого масштаба • пригодна для установки в любую прокуратуру России «под ключ». Предвидя повышение спроса на системы электронного документооборота, компа- ния «ИнтерТраст» разработала семейство систем электронного документооборота и дело- производства, информационной поддержки организационно-распорядительной и произ- водственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера – от небольших офисов до холдингов национального масштаба. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 92 В это семейство входят два программных продукта: «OfficeMedia» и «CompanyMe- dia». Оба решения базируются на технологии Lotus Notes и в полной мере используют ее уникальные особенности. Система «OfficeMedia» ориентирована на небольшие предприятия и учитывает особенности внедрения и эксплуатации программного обеспечения у этой категории за- казчиков. В настоящее время она внедрена более чем в восьмистах организациях. Это не- дорогое типовое – «коробочное» решение, рассчитанное на локальные рабочие группы численностью до 50-70 пользователей. Система имеет модульную структуру, позволяю- щую свободно комбинировать компоненты, добиваясь необходимой функциональности. Некоторое представление о возможностях OfficeMedia дает неполный перечень ее модулей (всего их 19): делопроизводство, договоры, электронный архив документов, управление и планирование, управление персоналом, деловые контакты предприятия, внешние контакты, обращения граждан. Взаимная увязка модулей OfficeMedia сводится к совместному использованию ими общих справочников, например, описания структуры организации. Открытый дизайн сис- темы позволяет разработчикам и опытным пользователям модифицировать приложения, приспосабливая их к своим нуждам. Система «CompanyMedia» предназначена для крупных и средних государствен- ных учреждений и коммерческих организаций со значительной территориальной удален- ностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для не- больших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление. Систе- ма CompanyMedia внедрена в компаниях: «БурГаз», «Лукойл», «Коми ТЭК», «Альфа- банк», «Газпромбанк», «Инкомбанк», «НАУФОР» и ряде других. 7.5. Проектирование СЭДО, ориентированных на использование технологии «docflow» Системы электронного документооборотакласса «docflow» – предназначены пре- жде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масшта- бах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс кол- лективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки. Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкрет- ного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования. Рассмотрим работу таких систем на примере системы «1С: Документооборот». Система «1С: Документооборот» является дальнейшим развитием «1С: Электронной почты» и может применятся в средних и крупных организациях, в простых и сложных ло- кальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. К числу преимуществ данной системы можно отнести следующие ее возможности: • Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде. • С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электрон- ных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (опи- сать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 93 • Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной ра- боты, поскольку большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически. • Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной пе- редачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому. • Получить возможность повторного использования документов с целью состав- ления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр. • При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям. Запросы создаются на встроен- ном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой информации на сервере с отправкой результатов пользователям. • Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах. • Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем ин- формацию. Средства аутентификации абонентов электронной почты дополни- тельно запрещают несанкционированное использование личных почтовых ящиков. • Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также до- пустимо использование отсканированных и распознанных документов. • Вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать хранящуюся в нем информацию посредством программируемых на встроенном языке Бейсик запросов. В основе функционирования всей системы лежит понятие электронного документа, как объекта работы сотрудников предприятия. Электронные документы создаются конеч- ными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно соз- давать с помощью средств разработчика («Дизайнер форм»). Кратко работу системы мож- но описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям. Между филиалами существует модемная связь, по которой осуществляется пере- нос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Уда- ленные (мобильные) пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших). Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автома- тизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам. Система разделена на следующие компоненты: • рабочее место пользователя (клиент); • иерархический справочник предприятия; • дизайнер электронных форм; • отладчик электронных форм; • сервер документов. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 94 Компонента системы «1С: Документооборот» «Рабочее место (клиент)» предна- значена для конечных пользователей системы и имеет простой и понятный интерфейс в сочетании с широкими возможностями: 1. Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов. 2. Отправка документов и писем. После редактирования документа, т.е. внесения изме- нений в разрешенные поля, можно отправить документ дальше по маршруту (если он имеется). В этом случае документ «знает» своего следующего получателя и отправ- ляется автоматически. 3. Приемка документов и писем. Рабочее место может также использоваться для прием- ки и отправки обычных почтовых сообщений системы «1С: Электронная почта». 4. Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использо- вания. На локальном рабочем месте каждый пользователь может организовать удоб- ную ему структуру папок и разместить в них хранящиеся у него документы. 5. Печать документов для получения твердых копий. Любой документ системы «1С: Документооборот» может быть распечатан на стандартных устройствах печати (прин- терах). При этом внешний вид напечатанного документа будет в точности соответст- вовать его виду на экране компьютера. 6. Поиск документов. 7. Формирование и отправка запросов на сервер документов. 8. Защита программы и информации паролем. Компонента «Справочник предприятия» предназначена для описания структуры организации, ее отделов, сотрудников и отношений подчиненности. В карточке на каждо- го сотрудника можно сохранять самую различную информацию – от почтовых адресов и номеров телефонов до фотографии. Компонента «Дизайнер форм» является средством разработчика и позволяет про- извести настройку системы «1С: Документооборот» на автоматизацию конкретных техно- логических процессов предприятия путем составления формы документа, описывающей правила ее заполнения различными пользователями и порядок их обхода (маршрут). Отладчик форм. При помощи этой компоненты разработчик может протестировать спроектированную им форму в двух режимах – простом и сетевом. Сервер документов добавляет к системе «1С:Документооборот» следующие воз- можности: • возможность ведения центрального архива всех документов предприятия, структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный цикл) и по документам в работе; • отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользовате- лю в отдельности и по всем вместе; • возможность повторного использования документов или их копий посредством административной рассылки; • централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям • обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям; • ведение расписания дел и процессов, позволяющих автоматически запускать документы и запросы. Администратор сервера может просматривать документы, возвращать документы сотрудникам в случае потери или сбоя, удалять и архивировать документы, делать выбор- ки документов с использованием механизмов нечеткого поиска и многое другое. Технические возможности сервера документов позволяют хранить не более 2 Гб информации, что равносильно в среднем 400-500 тысячам документов. |