Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
4. Перечень лабораторных работ по курсу «Электронные системы управления документооборотом» Лабораторная работа № 1. Анализ документооборота и бизнес-процессов предприятия. Требуется, используя средства Design IDEF 3.5: 1. Определить цель работы некоторого предприятия (вид деятельности), информацион- ные связи его с другими организациями и построить макромодель информационных потоков для данного предприятия. 2. Построить организационную структуру предприятия (фирмы, АО, ТОО или др.), вы- делить подразделения, которые входят в состав аппарата управления, и основные ин- формационные потоки их соединяющие. 3. Разработать структуру какого-либо подразделения офиса (бухгалтерия, финансовый отдел, юридический отдел и т.д.), выявить состав функций управления и бизнес- процессов, выполняемых в них, и построить таблицу распределения функций и биз- нес-процессов, выполняемых специалистами выделенного подразделения (см. таб. 1). Таблица 1. № п/п Наименование функций и б-проц Подр. 1 Подр. 2. СДОУ 1. + 2. + … + 4. Разработать структуру СДОУ, выявить состав функций, выполняемых в ней, и постро- ить таблицу распределения функций и бизнес-процессов, выполняемых специалиста- ми выделенного подразделения СДОУ. Построить модель документооборота для этого подразделения. 5. Определить состав этапов выполнения функций в выделенном подразделении и в СДОУ при получении «Письма» из вышестоящего органа (Министерства) и оформле- нии материальных потоков, состав получаемых и передаваемых документов и постро- ить для них модели общего и специализированного документооборотом. 6. Используя метод АВС системы Design IDEF 3.5, провести оценку стоимости и трудо- емкости обработки документопотоков или бизнес-процессов, выполняемых в этих подразделениях аппарата управления. Лабораторная работа № 2. Составление электронных документов. А. Составление форм электронных документов для типовых ОРД средствами MS Office. Требуется: 1. Разработать электронный формуляр-образец типового организационно-распорядитель- ного документа (ОРД) на экране. 2. Записать его в файл и распечатать. 3. Выбрать образцы трех управленческих документов согласно своему варианту, прове- рить правильность заполнения реквизитов, ориентируясь на разработанный электрон- ный макет формуляра – образца ОРД и ввести исправления в них. 4. Создать библиотеку форм электронных документов для ОРД, используя образцы, при- веденные в исходных условиях и распечатать эти формы. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 125 5. Заполнить формы переменной информацией и распечатать полученные документы. Б. Составление формы электронного документа для серийных писем. Требуется: 1. Создать и распечатать базу данных со значениями переменных полей на три адреса. 2. Создать и распечатать форму электронного документа для серийного письма с реквизи- тами предприятия – отправителя писем, со стандартным текстом (текст письма разрабо- тать самостоятельно) и указанием мест расположения для переменных реквизитов. 3. Выполнить операцию автоматического заполнения полей формы, распечатать полу- ченные письма по трем адресам. В. Автоматизация составления неформализованных документов средствами MS Windows. Требуется: 1. Составить текст Годового отчета о работе фирмы, например, «О продаже информаци- онных и программных продуктов по кварталам 200_ года», набрать заголовки разде- лов и подразделов, проставить страницы и создать оглавление отчета. 2. На второй странице необходимо разбить на колонки и произвести вставку иллюстра- ций, таблиц и графиков с использованием рамки и без нее. 3. На третьей странице создать и вставить в отчет таблицу «Сводка продаж продукции фирмой по кварталам 200_ года», в которую необходимо ввести формулы расчета сумм продаж, исходя из объема продаж и цены, и итоговых сумм за несколько кварталов. 4. Создать предметный указатель на десять слов. 5. Вставить в текст полученного отчета верхний и нижний колонтитул с названием отче- та и распечатать. Лабораторная работа № 3. Автоматизация хранения, поиска документов с использо- ванием ИПС и СУД. А. Технология работы с ИПС. Требуется: 1. Определить состав баз хранимых документов в ИПС «Кодекс» и «Гарант» или «Кон- сультант». 2. Определить состав выполняемых функций системы и построить дерево функций. 3. Определить классы методов поиска. 4. Построить поисковые запросы по каждому методу и распечатать. 5. Выполнит поиск и распечатать ответы на запросы. Б. Технология работы с СУД. Требуется: 1. Ввести новый класс (папку) хранимых документов и задать значения параметров до- кументов этого класса, включая ссылки на списки. 2. Ввести форму электронного документа этого класса, используя один из режимов рабо- ты с документами, используя средства MS. 3. Используя электронную форму, заполнить значения параметров документа, скопиро- вать их в форму и получить новый экземпляр этого документа. 4. Провести связь между документами по ссылке и обновить значения параметров с по- мощью списков, вызываемых по ссылке. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 126 5. Осуществить поиск документов по списку, по атрибутам и по содержанию. 6. Полученные документы распечатать. Лабораторная работа № 4. Автоматизация документооборота с использованием «1.С ДОКУМЕНТООБОРОТ». Требуется: 1. Составить или отредактировать «Адресную книгу». 2. Составить и выпустить форму электронного документа для одного из ОРД, разрабо- танного во второй работе, используя программу «Дизайнер форм», провести проверку и выпуск формы. 3. Используя программное средство «Рабочее место» открыть новую папку, вызвать фор- му электронного документа, заполнить ее и отослать по маршруту. 4. Получить документ согласно запланированному маршруту по сети, выполнить его об- работку и отослать его для дальнейшей работы. Лабораторная работа № 5. Настройка системы электронная почта с использова- нием MS Outlook. Требуется: 1. Определить перечень режимов и состав параметров настройки системы. 2. Выполнить настройку и провести обмен фрагментами отчета о работе фирмы. 3. Представить результаты работы руководителю. Лабораторная работа № 6. Разработка АРМ управления документооборотом. Требуется: 1. Разработать ТЗ и Постановку задачи для проектирования АСКИД. 2. Спроектировать электронные формы «Регистрационно-контрольной карточки», «Свод- ки поступивших в организацию документов за месяц», «Сводки распределения доку- ментов по подразделениям организации», «Аналитического отчета об исполнении до- кументов в разрезе подразделений и исполнителей». 3. Классификаторы. 4. Инфологическую и даталогическую модели базы данных для АСКИД. 5. Дерево функций, сценарий диалога, дерево программных модулей. 6. Блок-схему технологического процесса обработки данных в диалоговом режиме. Лабораторная работа № 7. Автоматизация планирования и управления деловыми процессами с использованием технологии «WorkFlow». Требуется с использованием системы Optima Workflow: 1. Выбрать деловой процесс (процедуру) выполняемую в СДОУ или в каком-либо дру- гом подразделении предприятия. 2. Определить состав работ, выявить исполнителей работ, сроки их выполнения. 3. Составить карту делового процесса и сгенерировать приложение. 4. Составить форму, отражающую содержание делового процесса. 5. Запустить процесс на исполнение и контроль. 5. Литература ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 127 Основная 1. Андреева В.И. Делопроизводство. (Требования к документообороту фирмы на основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. 2. О. Ефимова. Средства workflow в рамках общей концепции управления предприя- тием. – М.: Ж «Электронный офис». Март / Апрель 1997. 3. Козлов М. Технология промышленного ввода в компьютер стандартных форм доку- ментов. – М.: Ж.Электронный офис. Ноябрь / Декабрь 1997. 4. Крутицкий Б. Организация делопроизводства и управления в офисе. – BHV – Санкт- Петербург, 1997. 5. Мазо Б. Обработка форматированных документов. – М.: Ж.Электронный офис. Ноябрь / Декабрь 1997. 6. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по курсу «Электронные системы управления доку- ментооборотом». – М.: МЭСИ, 2002. 7. Смирнова Г.Н. Компьютерное делопроизводство. – Москва, Троицк, ММУБИиТ, 1993. Дополнительная 1. Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Серова Г.А. Делопроизводство в бухгалтерии (практи- ческое пособие на основе ГОСТов РФ на документы). – М.: Ж. «Бухгалтерский бюлле- тень». 1996. 2. Евфрат. Versions 97. Руководство пользователя. – М.:Cognitive Technologies Ltd. 1997. 3. 1С: Документооборот. Версия 1.6. Руководство администратора. – М.: Фирма «1С». 1998. 4. www.abbyy.ru 5. www.lotus.com 6. www.terralink.ru 7. www.vest.ru 8. www.garant.spb.ru 9. www.granit.ru 10. www.lanit.ru 11. www.mdi.ru |