Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
ТЕМА 4. ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Понятие электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав операций проектирования ЭД В соответствии с данными консалтинговых агентств, более 80% из всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм включает затраты на проектирование форм документов, печать, хранение данных, а также на рутинную обработку каждой созданной формы. По данным аналитиков Gartner Group, только на печать всех форм документов требуется 6 млрд долл., стоимость хране- ния, распространения и обработки достигает совокупно 40 млрд долл. Борьба со все воз- растающим потоком бумажных форм ведется в двух направлениях: • применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумаж- ных форм; • переход от бумажных форм к электронным. Все больше организаций признают важность включения электронных форм в гло- бальную инфраструктуру движения оборота электронной информации. Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимается не изображение бумаж- ного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появ- ляется только по требованию в качестве твердой копии электронной. Технология обработ- ки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением. Электронные формы могут допускать различный тип входной информации и со- держать: командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы вы можете отправить ее. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен. Можно выделить следующие преимущества использования электронных документов: • сокращается время обслуживания клиентов за счет сокращения времени на по- иск документов и на реакцию на запрос; • повышается эффективность управления информацией за счет получения более быстрого доступа к документам, выбора более оптимального способа хранения документов, получения возможности собирать и обрабатывать документы в большем количестве, чем раньше; • принимаются быстрее более точные и обоснованные управленческие решения; • повышается степень защищенности документа при хранении за счет компакт- ности документа, быстроты и дешевизны копирования электронного документа в стольких копиях, сколько нужно; • обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа с по- мощью выполнения более быстрой и дешевой операции шифрования и дешиф- рования информации в электронном документе; • увеличивается производительность труда за счет сокращения подготовитель- ных операций над документами и увеличения времени на выполнение основ- ных операций; • введение доступа к документу одновременно нескольких пользователей из рабо- чей группы и обеспечение взаимодействия сотрудников всех подразделений пред- приятия, что позволяет избежать дублирования выполняемых функций и задач; ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 47 • уменьшение затрат на обработку документа (снижение расходов по распро- странению и сбору форм, а также по перемещению между исполнителями); • полный контроль над формой в момент ее движения между исполнителями, возможность определять сроки каждого этапа обработки формы и контроля ис- полнения. К числу недостатков использования ЭД можно отнести: • неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»; • сравнительную «молодость» технологий подписи формы и отсутствие абсо- лютно надежных технологий. Можно выделить три типа форм электронных документов и технологий их при- менения: 1. Формы, предназначенные для сбора данных и последующей статистической обра- ботки. При обработке бумажных форм из них извлекаются необходимые, заранее оп- ределенные данные для последующей обработки. При электронной технологии опрос осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web- серверах в Internet. В качестве преимущества последнего подхода нужно отметить от- сутствие дорогостоящего оборудования для обработки, расходов по распространению форм, включая почтовые. 2. Формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения. К такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах и т. п. Отличительная особенность технологии их обработки – кроме извлечения собственно данных приходится маршрутизировать форму между сотрудниками, которые ответст- венны за принятие решения по этому документу. Так, например, счет может быть не утвержден финансовым директором, следовательно, бухгалтерия не будет его обраба- тывать, и данные из этого счета (платежные реквизиты и сумма платежа) не поступят в бухгалтерскую систему. Электронная технология подразумевает не заполнение бу- мажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). 3. Создание форм, доступных удаленным пользователям Web, расширяет возможно- сти групповой работы с партнерами, клиентами и заказчиками. Простой электронный доступ к общим формам, таким как кредитные приложения, заказ продуктов и регист- рация лицензий, удерживает громадный потенциал для оптимизации объемных рабо- чих процессов, особенно если общие сетевые формы интеллектуальные. Форма электронного документа состоит из полей, среди которых можно выделить поля нескольких типов: • Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров до- кумента одного типа (например, наименование предприятия, эмблема предпри- ятия, наименование документа и места его составления). Особенностью таких полей является необходимость занесения их в форму ЭД в процессе проекти- рования его структуры. • Поля с наименованием переменных реквизитов, изменяющих свои значения при переходе от одного экземпляра документа к другому, и также требующие предварительного занесения в форму ЭД. • Поля со значениями переменных реквизитов, которые могут быть двух типов: заполняемые вручную и автоматически. Автоматически заполняемые поля мо- гут быть двух классов: вычисляемые поля с помощью подключения стандарт- ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 48 ных статистических, математических, финансовых функций или макросов, и автоматически заполняемые поля из базы данных и из справочников. Для сокращения числа вводимых ошибок применяют методы автоматического кон- троля правильности и целостности заполнения вводимой информации к числу которых, к примеру, относится проверка по шаблону поля, по списку значений из базы данных и др. • Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования каких-либо более сложных вычислений или отсылки в базу данных, по сети другому специали- сту, по электронной почте или факсу. • Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. • Поля с электронными подписями. Создание и обработка формы электронного документа обычно включает в себя вы- полнение нескольких операций (см. рис. 4.1): Рис. 4.1. Схема составления и обработки ЭД Первая операция – проектирование структуры формы ЭД заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида ЭД с помощью графических средств. Поскольку переменные поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какой-либо базы данных (в последнем случае должна быть установ- лена связь формы с базой данных), то второй операцией будет — проектирование со- держания формы ЭД. Содержанием этой операции является привязка переменных полей формы, которые будут заполняться, к инструментальным средствам заполнения, или вычисления, или ав- томатического контроля, т.е. на этой операции проектирования осуществляется придание форме свойства интеллектуальности. Почти все продукты обеспечивают удобные сред- ства установления простых связей с соответствующими средствами, часть из них предос- тавляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Дизайнер форм также может ука- зать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие как, напри- мер, вычисление суммы, проверка типов и т.д. На третьей операции с целью повышения достоверности информации при запол- нении форм ЭД устанавливаются связи между формами, что позволяет автоматизировать процессы актуализации сведений, заключенных в связанных формах. На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой, путем ее заполнения из различных источников, автоматической проверки правильности заполнения перемен- ных полей, в которые информация вводится вручную, проставления отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей пересылки его на рабочий стол другого специалиста или передачи его по электронной почте или факсу. Наиболее проблематичным моментом при работе с ЭД является проставление электронной подписи. Очень часто при внедрении систем электронного документооборота 1. Проекти- рование структуры формы ЭД 2. Проекти- рование со- держания формы ЭД 3. Установ- ление свя- зей между формами 4. Заполне- ние форм ЭД ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 49 встает вопрос о том, чем заменить обычную подпись на бумажном документе в его элек- тронном аналоге. Существует несколько способов реализации технологии электронной подписи: • криптографическая методика открытых ключей защиты форм от последующих изменений; • использование биометрических характеристик специалистов; • применение отпечатков пальцев и изображений лиц и др. Наиболее часто используется криптографическая методика открытых ключей за- щиты форм от последующих изменений, основным недостатком которой является недос- таточная степень защищенности от взлома или подделки. 4.2. Классификация средств автоматизации составления ЭД. Требования к системам составления ЭД. Характеристика систем Использование формализованных документов является необходимым практически для любого бизнеса. Осуществление большинства деловых процедур (прием и выполне- ние заказов, подготовка счетов, учет кадров и т.д.) сопровождается генерацией бумажных документов, движением и последовательным заполнением различных бланков. С появле- нием и развитием персональных компьютеров многие компании пытаются сократить тру- доемкость и расходы, связанные с распространением, хранением и обработкой формали- зованной информации, внедряя различные компьютерные системы в первую очередь за- меняя бумажные документы на электронные. Базовые функциональные возможности современного ПО разработки электронных форм должны включать следующие компоненты: • гибкие средства создания и переналадки структуры форм; • средства поддержки процесса заполнения форм и контроля вводимых данных; • связь полей электронных форм с полями баз данных; • средства автоматизации вычислений значений полей с переменной информацией; • средства маршрутизации и администрирования прохождения форм как внутри организации, так и между компаниями. Первые программные системы поддержки работы с электронными формами появи- лись в конце 80-х годов и представляли собой инструмент для разработки шаблонов до- кументов. Данный класс ПО быстро развивался, наращивая новые возможности по созда- нию форматов электронных документов, заполнению, маршрутизации и хранению дан- ных. К первым средствам автоматизации создания документов можно отнести средства MS Office, с помощью которых выполняются следующие операции: • подготовка и хранение в базах шаблонов текстовых и табличных документов; • поиск шаблонов для заполнения; • автоматизация процессов заполнения полей с переменной информацией из ба- зы данных; • автоматизация вычисления значений полей ЭД с переменной информацией; • отсылку документов по электронной почте или по сети. Вторую группу средств составляют программные средства проектирования функ- циональных приложений ЭИС: • процедурно-ориентированные языки программирования; • объектно-ориентированные языки программирования; • объектно-ориентированные средства проектирования. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 50 Эти программные средства позволяют выполнять следующие операции: • разрабатывать структуру и содержание формы ЭД; • производить заполнение запрограммированных экранных форм документов при вводе информации с бумажных носителей; • производить автоматический контроль правильности заполнения на основе информации баз данных, по шаблонам заполняемых полей и с использованием других методов контроля; • автоматически выполнять вычисления в документах на основе информации, хранящейся в базах данных и алгоритмов расчета. Помимо них, в настоящее время используют специализированные программные продукты, которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документообо- рота, включаемую как одну из функциональных подсистем проекта ЭИС для предприятия. Эти программы составляют третью группу средств разработки ЭД и отличаются следую- щими свойствами: • продукты, предназначены для проектирования ЭД и помогают быстро имити- ровать бумажные формы; • большинство из них предоставляют таблицы, кнопки, просматриваемые спи- ски, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных; • вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кно- пок, но базовые формы не могут быть изменены; • для основных вычислений в электронных формах доступны как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции (приме- нение таких средств напоминает построение формул для электронных таблиц). На следующем уровне программы работы с формами ЭД могут использовать сред- ства для установления связи между формами, макросы или языки высокого уровня, что позволяет опытным пользователям собирать сложные системы, такие как, например, про- цедуры последовательной обработки «Страховых требований». Так как формы связаны с файлами данных, то эти программные средства позво- ляют включать операции обработки данных и функции запросов, например, создать кноп- ку для вывода на экран всех «Накладных», просроченных больше чем на 30 дней. Кроме того, необходимо отметить, что практически все основные разработчики программного обеспечения обработки форм ЭД включают в такие системы возможность заполнения форм через Web-сервер, что повышает их доступность со стороны удален- ных клиентов. Для маршрутизации электронных форм в системах данного класса используются электронная почта и сетевой сервер, что делает программное обеспечение обработки форм необходимым приложением для коллективной обработки данных. Данные приложения как минимум имеют доступ к службе электронной почты, так что можно вручную выби- рать адреса в момент отправки корреспонденции. Все продукты предлагают один из способов маршрутизации форм. После создания формы можно назначать ее рассылку, а также указывать правила и условия, позволяющие миновать определенные почтовые маршруты. Благодаря наличию таких простых инструментальных средств, дополненных мо- дифицируемыми примерами, для разработки разнообразных приложений обработки форм ЭД практически не требуются навыки программирования. Например, интеллектуальный маршрутизатор компании «Jet Form» дает возможность посылать все заказы на обычные ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 51 покупки к ответственному за них менеджеру на подпись, в то время как все запросы на расходы из бюджета организации будут поступать на рассмотрение вице-президенту. Мо- дули слежения позволяют пользователям получать информацию о том, что форма приня- та, и определять ее текущее состояние. Кроме заполнения и маршрутизации форм в системах данного класса обеспечива- ется хранение форм (не только данных из них, но собственно форм с результатами их прохождения между исполнителями), контроль доступа к ним и историю их обработки. Для этого программное обеспечение обработки форм должно быть сопряжено с система- ми управления документами. Эти специализированные средства можно классифицировать по масштабу разра- ботки на программное обеспечение, разрабатываемое для ЭИС средних предприятий (на- пример, «1С:Документооборот»), и средства, создаваемые для корпоративных ЭИС круп- ных предприятий. Использование входящих в состав системы «1С: Документооборот» компонент «Дизайнер форм» и «Отладчик форм» имеет ряд преимуществ при выполнении автомати- зации документопотоков предприятия перед системами вышеприведенных групп». Основным преимуществом компоненты «Дизайнер форм» является то, что она слу- жит средством разработчика и позволяет произвести настройку системы «1С: Документо- оборот» на автоматизацию конкретных технологических процессов управления на пред- приятии. Под автоматизацией технологического (бизнес) процесса в данной системе под- разумевается составление формы ЭД, описывающей правила ее заполнения различными пользователями и регламент их обхода подразделений и исполнителей, т.е. его маршрут. С помощью «Дизайнера форм» можно осуществить весь цикл операций подготов- ки автоматизации конкретного технологического (бизнес) процесса управления для каж- дого ЭД: • создание формы ЭД, описывающей технологический процесс работы с ним; • размещение на страницах формы информационных и вспомогательных полей, задающих регламентные действия исполнителей данного технологического (бизнес) процесса; • установка маршрутных характеристик будущих электронных документов (про- цессов) – порядок – регламент обхода участников, сроки работы для каждого участника, права и обязанности на внесение изменений в документ и пр.; • программирование задач любой сложности, связанных как с какими-либо рас- четами, так и с сложным управлением документом на маршруте; • тестирование формы с помощью внешней компоненты «отладчик форм». Помимо этой системы в настоящее время разработан большой класс систем разра- ботки и ведения форм ЭД, проектируемых для крупных компаний и фирм. К их числу от- носятся программные системы «Lotus», «Jet Form» и другие. «Jet Form», созданная американской компанией «Jet Form», которая предоставляет пользователю корпоративной информационной системы следующие возможности: • хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД; • средства заполнения форм ЭД пользователем; • клиент-серверную обработку; • мощные средства централизованного управления выдачей информации из кор- поративных баз данных и прикладных приложений в готовые формы на печать; • отправку по электронной почте и по факсу и др. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 52 Система «Jet Form» состоит из трех модулей, отражающих технологию разработки форм ЭД: Создание электронных форм . «Jet Form Design» позволяет создавать электрон- ные формы, которые точно отображают существующие бумажные аналоги. «Jet Form Design» для Microsoft Windows включает все средства, которые необходимы для создания наиболее сложных форм. Это обеспечивает графические, сложные, легкие в программиро- вании средства для моделирования бизнес-процессов и связи данных, которые плюс ко всему могут быть интегрированы с существующими системами документооборота. Вывод форм.Для многих организаций первый шаг на пути использования элек- тронных форм заключается в получении контроля над выводом: твердых бумажных ко- пий, факсов, сообщений e-mail. «Jet Form» отличается использованием серверных прило- жений для управления выводом. Центральным компонентом в выводе форм служит «Jet Form Central». Применяя «Jet Form Central», можно воспроизводить профессиональную и качественную лазерную печать данных, содержащихся в клиент-серверных базах и информационных системах. Большинство организаций уже обладают значительным количеством компьютери- зованной информации и ищут способы интегрировать эту информацию в системы элек- тронных форм. Используя возможности «Jet Form» по встраиванию данных в печатные формы, компании могут усилить отдачу от инвестиций в информационные системы за счет добавления возможностей вывода форм в основные приложения. Программы, встраивающие данные в печатаемые формы, берут информацию из ор- ганизационных приложений, таких как системы автоматизации производства (SAP), пере- форматируют их для существующих форм и выводят на печать по требованию. Без функций встраивания данных в печатаемые формы централизованные данные трудно извлечь и расположить – требуется работа программистов для правильного форма- тирования. Формы с функциями встраивания данных, с другой стороны, чрезвычайно гиб- кие – интеллектуальная разбивка по страницам и автоматически выравнивающиеся поля приспосабливают данные из других приложений без участия пользователя. Функции встраивания данных при печати – только один пример технологии печати по требованию, использующей внутренние, заранее сконструированные, формы для большей эффективности. Аналогично производству в момент необходимости, печать по требованию уменьшает расходы, связанные с хранением форм.. Печать по требованию, выводящая формы столько раз, сколько потребуется, для множества разных пользовате- лей в различных местах одновременно, избавляет от необходимости в формах, состоящих из многих частей и их твердых копий, кроме того, исключает возможность существования разных версий формы в организации. Когда какие-либо данные заполняются на компьютере, форма становится естест- венно гибкой, так как данные в заполняемой форме могут быть теперь напечатаны с ис- пользованием различных представлений. Информация в форме о платежах, например, на- правляется для вывода в различные документы, такие как «Чек поставщика», форма обра- ботки транзакций банка, «Накладная», содержащая обработанную запись. Кроме того, па- кетная печать может отсортировать различные выходные представления для более быст- рого управления, в частности размещение документов в последовательном порядке и ре- гистрация копий по имени поставщика. Подход «Jet Form» к выводу форм позволяет определить различные средства выво- да, включая распределенную печать, инициацию факса, генерацию сообщений e-mail че- рез программы совместной работы или Internet. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 53 Заполнение и связь с базами данных с помощью «Jet Form Filler». «Jet Form Filler» позволяет заполнять, подписывать, печатать и перенаправлять формы внутри органи- зации. Возможность использования справочников баз данных гарантирует автоматический поиск информации в базе данных и в то же время заполнение формы. Правила проверки данных могут быть заранее установлены для поддержки правильности новых данных. Встроенное вычисление данных сохраняет время и предотвращает ошибки, кото- рые могут быть сделаны вручную, автоматически вычисляя числовые значения в полях при заполнении формы. Средства примечаний дают возможность присоединять заметки, которые будут сопровождать форму в процессе маршрутизации. Связь полей форм с базами данных осуществляется либо через стандарт ODBC, ли- бо через свои драйверы. На сегодняшний день реализована поддержка практически всех ведущих форматов баз данных. Можно выделить следующие возможности при работе электронных форм с базами данных: • поддержку многих баз данных в одной форме; • чтение / запись / модификацию баз данных; • полную гибкость, встроенные SQL-выражения; • модификацию процессов для целой формы или выбранных полей; • блокировку записей; • списки выбора баз данных (которые могут проверять данные на соответствие корпоративным стандартам); • модификацию индексных файлов баз данных. Контрольные вопросы проверки итоговых знаний: 1. Что такое электронный документ и какие классы полей в нем выделяют? 1. Какие преимущества использования ЭД Вы знаете? 2. Каковы способы автоматического заполнения полей и каковы методы автоматическо- го контроля правильности ручного заполнения полей в ЭД Вы знаете? 3. Каковы этапы разработки ЭД и их содержание? 4. Какие типы ЭД Вы знаете? 5. Какие требования предъявляются к программному обеспечению составления ЭД? 6. Какие классы ПО составления ЭД знаете, их отличия, приведите примеры. |