Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 3.1. Назначение экономической информационной системы (ИС). Классы и структура ИС Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управле- ния, можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специ- ально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы. Экономическая информационная система (ИС) представляет собой совокуп- ность программных, технических и информационных средств, предназначенных для авто- матизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений. ИС – это сложная кибернетическая система, объединяющая потоки информации аппарата и объекта управления экономиче- ской системы, в составе которой можно выделить две группы подсистем: функциональ- ные и обеспечивающие (см. рис. 3.1.). Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объеди- ненных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполне- ние функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических систем, напри- мер, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы: • перспективного развития или прогнозирования; • текущего планирования; • оперативного управления производством; • управления финансами; • бухгалтерского учета; • материально-технического снабжения; • маркетинга; • реализации и сбыта; • управления кадрами и др. Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков с целью реали- зации каждой функциональной подсистемы в следующем составе: • экономическое обеспечение (ЭО), включающего состав экономических показа- телей, рассчитываемых в каждой задаче и методы их расчета; • математическое обеспечения (МО), состоящее из экономико-математических моделей, методов, алгоритмов их реализации; • программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную сис- тему, операционную оболочку, СУБД, трансляторы с языков программирова- ния) и специализированное ПО (функциональных пакетов прикладных про- грамм (ППП), методо-ориентированные ППП, профессионально-ориентирован- ные ППП); ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 37 Рис. 3.1. Схема структуры ИС • информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО (докумен- ты, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода-выво- да документов, базы данных, электронные архивы); • технического обеспечения (ТО) – ЭВМ, периферийные средства, множительная техника и средства связи; • технологическое обеспечение (Техн. О), представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при решении своих задач. Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение: • организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структу- ру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз дан- ных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.); • правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работни- ков предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций. Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ – это совокупность методических программных, информационных и технических средств, предназначенных для автомати- зации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкрет- ным пользователем. Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др.), объединенных общей информационной Экономическая. система АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ ИС ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПОДСИСТЕМЫ ЭО МО ПО ИО ТО Техн.ОБ. ОО, ПрО .О ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 38 базой и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвисти- ческое и технологическое обеспечение. Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используе- мых программных, информационных и технических средств, т.е. от типов используемых информационных технологий. Например, для функций, выполняемых в отделе СДОУ, можно выделить следую- щие типы АРМ (см рис. 3.3): менеджера офиса, для составления документов, планирова- ния труда в офисе, контроля исполнения поручений, приема-передачи информации, реги- страции, распределения, формирования дел, сканирования документов и перевода их из бумажного вида в электронный, база электронных (БЭД) и бумажных документов (ББД). АРМ руководителя отдела ББД БЭД АРМ сост. неформализо- ванных документов АРМ сост. шаблонов документов АРМ регламентации маршрутов АРМ контроля исполнения поручений АРМ передачи документов АРМ регистрации документопотока АРМ контроля исполнения документов АРМ формирования дел АРМ сканирования и распознавания документов Рис. 3.3. Схема состава АРМ для СДОУ ИС можно классифицировать по нескольким признакам. Например, по уровню управления, который занимает та экономическая система, для которой она разрабатыва- ется: государственный уровень, уровень министерств и ведомств, ИС объединений и от- дельных предприятий и по отраслям народного хозяйства (машиностроение, торговля, сельское хозяйство, сфера услуг т.д.). По территориальному разнесению подразделений, входящих в состав экономиче- ской системы, а следовательно, по технической реализации ИС и формам ее организаци- онной структуры можно выделить централизованные и децентрализованные системы (с удаленной обработкой данных), локальные и распределенные системы, основными ком- понентами которой являются автоматизированные рабочие места. По степени сложности или по масштабу ИС можно разделить на несколько классов: • Однопользовательские настольные ИС (personal) – системы на одного специа- листа, объединяющие на одном автоматизированном рабочем месте несколько управленческих функций или задач и располагающие локальной базой данных или совокупностью локальных файлов. Единицей обработки в таких системах является задача, а техническим обеспечением отдельная ЭВМ. • Многопользовательские информационные системы низкого уровня (low-end multiuser) – это системы для уровня отделов или подразделений экономических систем, соответствующие функциональной подсистеме, состоящей из несколь- ких автоматизированных рабочих мест, реализующих некоторую совокупность задач имеющих общую базу данных и объединенных локальной вычислитель- ной сетью с архитектурой «файл-сервер». ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 39 Архитектура «файл-сервер» позволяет обеспечивать хранение единой базы данных для всех пользователей например, одного отдела; обеспечение доступа к этой базе новых пользователей; выдачу файлов на машину пользователей по требованию. К числу недос- татков использования данной архитектуры можно отнести: возможность использования только одного типа СУБД на клиентской машине и на «файл-сервере»; при больших объ- емах информации в базе данных наблюдается снижение производительности системы, по- скольку значительно увеличиваются объемы передаваемых данных. • Многопользовательские информационные системы среднего уровня (enterprise) – это системы масштаба предприятий, включающие в свой состав несколько функциональных подсистем, интегрированных на общей базе данных и объе- диненных локальной вычислительной сетью с архитектурой «клиент-сервер». Архитектура «клиент-сервер» позволяет осуществлять управление данными, обес- печивает разделение информации между пользователями, предоставляет единое админи- стрирование для всей системы, обеспечивает высокую производительность и высокую безопасность хранения информации. К числу преимуществ можно отнести: • высокую производительность системы, поскольку серверный компьютер не за- гружен выполнением приложений пользователей; • обслуживание большего числа клиентов; • разделение доступа к данным и высокий уровень защиты данных; • пользователь может выбрать удобную для себя платформу (тип ПЭВМ). • межрегиональные распределенные ИС (wide area distributed), охватывающие подразделения предприятия, распределенные на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенные локальной и регио- нальной вычислительной сетью. • очень большие и сверх большие межрегиональные распределенные ИС (very large и ultra large), охватывающие несколько предприятий, распределенных на нескольких континентах и на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенных глобальной вычислительной сетью со спутниковой связью. Последние три класса ИС относят к числу корпоративных экономических ин- формационных систем (КИС), имеющих следующие отличительные свойства: - использование архитектуры «клиент-сервер», которая позволяет распределить рабо- ту между клиентской и серверной частями системы и в которой единицей обработки информации является транзакция (единичное обращение к базе данных); - иерархичность организационной структуры (централизованная обработка данных и единое управление ресурсами ИС на верхнем уровне сочетается с распределенной обработкой на нижнем уровне); - модульная структура системы, в которой модулями являются функциональные под- системы; - интегрированная среда с коллективной работой пользователей в едином информаци- онном пространстве; - система представляет информацию для трех типов приложений: • оперативной обработки транзакций, характерной для всех функциональных подсистем (OLTP-приложения); • аналитической обработки информации, полученных от оперативной обработки приложений (OLAP-приложения); • DSS – приложения, связанные с подготовкой принятия управленческих решений; ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 40 - открытость системы для включения новых технических и программных средств за счет обеспечения поддержки в системе международных стандартов по обработке и передаче информации; - организация параллельных вычислений и обработки транзакций на нескольких сер- верах с использованием параллельных процессоров; - распределенная обработка транзакций; - надежность и высокая производительность работы системы; - масштабируемость системы, т.е. обеспечение возможности наращивания системы без потери показателей надежности и производительности; - интегрируемость разнообразных данных и приложений. 3.2. Принципы, методы и средства разработки электронной системы \ управления документооборотом Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повы- шение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документа- ми, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления. Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые прихо- дится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного докумен- тооборота. Рассмотрим основные из них: • Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и пере- обучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. • Фактор директора, не желающего непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. • Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация биз- нес-процессов. • Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость). • Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особен- ности если это касается параллельных структур в ассоциированных организа- циях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа. • Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходи- мо анализировать и учитывать. Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации сле- дующих целей: • интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов; • интеграции всех информационных потоков и создании единого информацион- ного ресурса, используемого для принятия управленческих решений; • коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией; • оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на ад- министрирование их совместной деятельности. В настоящее время сложились три практики разработки электронных систем управления документооборотом: ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 41 • автоматизация некоторых функций управления потоками документов на пред- приятии силами специалистов этого предприятия; • автоматизация делопроизводства и документооборота с использованием моду- лей, встроенных в состав ERP-системы; • комплексная автоматизация всех операций, связанных с получением, обработ- кой, хранением и коллективным использованием документов с использованием универсальной системы. В данном курсе рассматриваются проблемы построения универсальных систем, ко- торые должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических инфор- мационных систем (КИС): Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и спо- собность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответ- ствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспе- чено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности. Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по ско- рости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаи- модействие с удаленными пользователями. Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу вне- дрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчи- ком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрирован- ных между собой. Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна су- ществовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать сис- тему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. Рассмотрим основные принципы построения ЭСУД. Первый принцип создания ЭСУД – ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумаж- ным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в элек- тронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 42 Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций: • централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в ор- ганизации; • хранение документов в электронном виде в различных форматах; • ведение централизованного каталога документов организации, обеспечиваю- щего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием пол- нотекстового поиска и т.д.); • хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов; • надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения; • возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних уст- ройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM. Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключе- вые компоненты: • систему управления хранением документов – программное обеспечение, реали- зующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом); • систему управления документооборотом – программное обеспечение, реали- зующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за пере- движением документов, за своевременной их обработкой и т.д.; • набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками орга- низации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, пред- назначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес- приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структу- рированную информацию); • систему экспорта / импорта документов. В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД вы- ступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществ- лять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляе- мым системой. Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функ- циональных модулей ЭСУД, к числу которых можно отнести (см. рис. 3.4): • систему составления электронных документов (Система создания ЭД); • систему организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (СМВ); • система осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами – СУД); • система планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота – СЭДО). ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 43 Рис. 3.4. Схема структуры ЭСУД Второй принцип создания ЭСУД – разработка «активного» программного обес- печения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения докумен- тов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятель- ностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции: • обеспечивать возможность руководству организации планировать состав работ, распределять эти работы по исполнителям и контролировать процесс их вы- полнения; • до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять; • доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения; • выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель; • обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответст- вующей работы, «погружения» его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания); • оперативно изменять назначение исполнителей для отдельных работ, последо- вательность их исполнения и сроки исполнения. Для достижения поставленной цели электронная система управления документо- оборотом должна разрабатываться на базе использования технологии «workflow», позво- ляющей планировать и контролировать выполнение потока работ, обеспечивая подключе- ние к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных до- кументов. Модель «активного» программного обеспечения принципиально отличается от тра- диционной модели «пассивного» ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и кон- тролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения постав- ленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатывать- ся на базе использования технологии «workflow», позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необ- ходимых электронных документов. М 1 - СИСТЕМА СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ М 2 - СИСТЕМА ПРЕОБРАЗОВАНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД М 3 - СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ М 4 - СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС_ПРОЦЕССАМИ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 44 Согласно третьему принципу разработки программное обеспечениеЭСУДдолжно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда выте- кает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами: • методом компонентного проектирования; • с использованием средств CASE – технологии проектирования ИС. Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых про- граммных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных докумен- тов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе – после установки под- вергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систе- му, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором этапе осуществляется по- стоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, путем изменения значений соответствую- щих параметров. Использование CASE – технологии проектирования ИС дает возможность осуще- ствлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим ме- тодом, который основывается создании совокупности информационных моделей системы и автоматической генерации на их основе программного кода и структуры базы данных. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования пред- метной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии созда- вать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три ос- новные задачи: • Построение модели существующей в организации технологии работы, с помо- щью которой формулируются и описываются функции подразделений, решае- мые ими задачи и технологии их выполнения. • На основе анализа комплекса моделей существующей технологии определяют- ся основные направления ее совершенствования. • Разрабатывается информационные модели будущей (автоматизированной) ин- формационной системы, в которых определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и на их основе осуществляется генерация структур баз данных и программные кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информа- ционные модели, на основе которых осуществляется повторная генерация структур баз данных и кодов, что позволяет осуществлять адаптацию системы к изменениям условий эксплуатации. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 45 Контрольные вопросы проверки знаний: 1. Каково назначение экономических информационных систем? 2. Какие типы подсистем можно выделить в ЭИС? 3. Каков состав функциональных подсистем характерен для ЭИС? 4. Что такое информационное обеспечение ЭИС и его состав? 5. Что такое программное обеспечение ЭИС и его состав? 6. Что такое техническое обеспечение ЭИС и его состав? 7. Что такое технологическое обеспечение ЭИС и его состав? 8. Что такое АРМ и какова его структура? 9. Какие классы ЭИС Вы знаете? 10. Что такое корпоративная ЭИС и каковы ее свойства? 11. Каково назначение ЭСУД и ее место в ЭИС? 12. Какие принципы построения ЭСУД Вы знаете? 13. Какие функциональные модули можно выделить в ЭСУД? 14. Какими методами можно создавать и внедрять ЭСУД в ЭС? |