Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
Тема 1. Основные понятия курса «Проектирование Электронных систем управления документооборотом». Понятие технологии управления, состав и содержание стадий управления и средств их автоматизированного исполнения. Обоснование необходимости перехода к безбумаж- ной технологии управления. Основные концепции безбумажной технологии управления. Предмет и содержание курса. Понятие экономической системы, ее структура, состав функций управления и де- ловых процессов. Понятие и виды документов, документопотока и документооборота Основные подходы к созданию электронных систем документооборота. Проблемы и ограничения на разработку этих систем. Организация проектирования ЭСУД. Тема 2. Анализ организации работ в системах документационного обеспечения управления (СДОУ) и разработка ТЗ. Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ). Со- став функций и задач, выполняемых в СДОУ. Классы и структуры СДОУ. Состав и со- держание компонент Государственной Системы Документационного Обеспечения Управ- ления (ГСДОУ). Состав процедур, выполняемых в СДОУ. Состав Унифицированной Системы Организационно-Распорядительных Документов (УСОРД). Структуры документов. Содержание процедуры составления и обработки ОРД. Содержание процедур получения и передачи входящих и исходящих потоков до- кументов. Содержание регистрационного журнала и регистрационной карточки. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов. Содержание контрольной карточки и методики ведения справочной картотеки. Понятие дела, состав признаков выделения дел. Понятие и содержание номенкла- туры дел. Содержание процедуры формирования дел и хранения дел в архиве. Способы организации хранения документов. Содержание требований к структуре и отдельным компонентам ЭСУД. Тема 3. Организация проектирования Электронной системы управления документо- оборотом. Цели и назначение Электронной Системы Управления Документооборотом (ЭСУД). Особенности проектирования и внедрения ЭСУД для корпоративных систем. Принципы построения ЭСУД состав функциональных модулей и обеспечивающих подсистем и требования, предъявляемые к их содержанию. Состав технологий, методов и средств применяемых для проектирования ЭСУД. Тема 4. Особенности проектирования систем составления электронных документов. Цель, назначение и задачи проектирования систем составления электронных доку- ментов. Понятие формы электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав элементов ЭД и методы их заполнения и контроля. Состав операций проектирования и обработки ЭД. Классификация средств составления и заполнения электронных документов. Со- став требований, предъявляемых к выбору систем составления и заполнения ЭД. Характе- ристика структуры и особенностей технологии работы систем. Тема 5. Проектирование систем ввода потоков входящих документов. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 115 Цель, назначение и задачи проектирования системы ввода бумажных докумен- тов в СЭДО. Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих до- кументов. Содержание операций подготовительной стадии. Содержание операций основной стадии обработки и ввода документов. Характери- стика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов. Состав факторов и требований, предъявляемых к системам ввода бумажных доку- ментов. Характеристика систем и их компонент для автоматизации ввода документов. Тема 6. Проектирование систем управления документами. Цель, назначение и задачи проектирования системы управления документами. Эта- пы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. По- нятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты ИПС и технология ра- боты с ИПС. Понятие системы управления электронными документами (СУД), функции, вы- полняемые СУД в процессах управления экономической системой. Структура СУД и на- значение ее компонент. Методы организации хранения документов в СУД. Классификация методов поиска и их характеристика. Характеристика адаптивного метода распознавания и поиска (APRP). Характеристика СУД различных классов, их архитектуры, методов поиска и техно- логии использования. Тема 7. Проектирование систем электронного документооборота. Содержание постановки задачи проектирования систем электронного документообо- рота (СЭДО). Основные задачи организации СЭДО. Классы СЭДО и их характеристика. Принципы и особенности проектирования Автоматизированных Систем Контроля Исполнения Документов (АСКИД). Особенности проектирования СЭДО с использованием принципов и методов сво- бодной маршрутизации документов (технологии «ad-hoc»). Особенности проектирования CЭДО на принципах технологии «groupware» с ис- пользованием средств «Lotus Notes». Особенности проектирования СЭДО, ориентированных на использование docflow- технологии на примере системы «1.С Документооборот». Методы организации маршрути- зации документопотоков. Характеристика систем. Тема 8. Проектирование систем комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов (САДП). Содержание постановки задачи проектирования систем автоматизации деловых процессов (САДП). Назначение, сферы применения технологии «workflow». Состав и содержание операций автоматизированного планирования, контроля и управления деловыми процессами. Принципы организации САДП. Характеристика систем, их назначение, сферы применения и особенности использования. Состав функций и характеристика компонент комплексных автоматизированных систем документооборота и систем управления информационным контентом. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 116 2. Планы семинарских и практических занятий Тема 1. Основные понятия курса «Проектирование Электронных систем управления документооборотом». 1. Недостатки бумажной технологии управления. Основные аспекты перехода к безбу- мажной технологии и преимущества ее использования. 2. Понятие экономической системы (ЭС), классы и структура ЭС. 3. Понятие объекта управления (ОУ), состав компонент и бизнес-процессов, протекаю- щих в ОУ. 4. Понятие системы управления (СУ), состав видов деятельности, подразделений и функций, выполняемых в СУ. 5. Понятие документа и системы документации. Классы документов. 6. Понятие документопотока, виды документопотоков и состав показателей оценки до- кументопотоков. 7. Понятие документооборота. Роль и виды документооборота в ЭС. Задача № 1 Построить схему потоков данных для операционного документооборота в Бухгал- терии, возникающего при обработке первичных документов по бизнес-процессу «Учет движения сырья и материалов» с использованием средств системы Design IDEF 3.5. Тема 2. Анализ организации работ в системах документационного обеспечения управления (СДОУ) и разработка ТЗ. 1. Понятие Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ). Состав функций и задач, выполняемых в СДОУ. 2. Классы и структуры СДОУ. 3. Состав и содержание компонент Государственной Системы Документационного Обес- печения Управления (ГСДОУ). 4. Состав процедур, выполняемых в СДОУ. 5. Состав Унифицированной Системы Организационно-Распорядительных Документов (УСОРД). 6. Структуры Организационно-Распорядительных Документов. 7. Содержание процедуры составления и обработки ОРД. 8. Содержание процедур получения и передачи входящих и исходящих потоков доку- ментов. 9. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов. 10. Понятие дела, состав признаков выделения дел. Понятие и содержание номенклатуры дел. 11. Содержание процедуры формирования дел и хранения дел в архиве. Способы органи- зации хранения документов. Задача № 1 Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возни- кающего при выполнении процедуры «Составление Приказа» с использованием средств системы Design IDEF 3.5. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 117 Задача № 2 Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возни- кающего при выполнении процедуры «Исполнения Приказа» с использованием средств системы Design IDEF 3.5. Задача № 3 Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возни- кающего при выполнении процедуры «Формирование дел и сдачи их а архив» с использо- ванием средств системы Design IDEF 3.5. Задача № 4 Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возни- кающего при выполнении процедуры «Получение Письма из Министерства» с использо- ванием средств системы Design IDEF 3.5. Задача № 5 Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возни- кающего при выполнении процедуры «Передача отчета в Министерство» с использовани- ем средств системы Design IDEF 3.5. Задача № 6 Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возни- кающего при выполнении процедуры «Контроль исполнения Письма из Министерства» с использованием средств системы Design IDEF 3.5. Задача № 7 Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возни- кающего при выполнении процедуры «Составление Номенклатуры дел» с использованием средств системы Design IDEF 3.5. Тема 3. Организация проектирования Электронной системы управления документо- оборотом. 1. Цели и назначение Электронной Системы Управления Документооборотом (ЭСУД). 2. Особенности проектирования и внедрения ЭСУД для корпоративных систем. 3. Требования и принципы создания ЭСУД. Состав модулей ЭСУД и их характеристика. 4. Методы проектирования ЭСУД. Методы и средства моделирования, оценки и анализа документооборота. Тема 4. Особенности проектирования систем составления электронных документов 1. Цель, назначение и задачи проектирования систем составления электронных документов. 2. Понятие формы электронного документа (ЭД). Виды ЭД. 3. Состав элементов ЭД и методы их заполнения и контроля. 4. Состав операций проектирования и обработки ЭД. 5. Классификация средств составления и заполнения электронных документов. Состав требований, предъявляемых к выбору систем составления и заполнения ЭД. 6. Характеристика структуры и особенностей технологии работы систем. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 118 Задача № 1 Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ – общий». Задача № 2 Построить на основе образца форму электронного документа «АКТ». Задача № 3 Построить на основе образца форму электронного документа «ПРОТОКОЛ». Задача №4 Построить на основе образца форму электронного документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА». Задача № 5 Построить на основе образца форму электронного документа «СПРАВКА 1». Задача № 6 Построить на основе образца форму электронного документа «СПРАВКА 2». Задача № 7 Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по лич- ному составу 1 (4). Задача № 8 Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по лич- ному составу 2 (5). Задача № 9 Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по лич- ному составу 3 (6). Задача № 10 Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по лич- ному составу 4 (7). Задача № 11 Построить на основе образца форму электронного документа «СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО». Задача № 12 Построить: • базу данных на три адреса; • электронный документ для серийного письма; • выполнить операцию «Слияние» и получить три экземпляра документа. Задача № 13 Составить «Отчет», включающий в себя 3 раздела, 3сноски, Предметный указатель на 5 слов, оглавление и колонтитулы. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 119 Тема 5. Проектирование систем ввода потоков входящих документов. 1. Цель, назначение и задачи проектирования системы ввода бумажных документов в СЭДО. 2. Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих доку- ментов. 3. Понятие форматированного документа (ФД). Виды ФД. Аспекты описания полей ФД. 4. Содержание операций основной стадии обработки и ввода документов. 5. Классы сканеров, характеристики сканеров и требования, предъвляемые к выбору ска- неров. 6. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов. 7. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов. Методы индексирования документов. 8. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов. Методы индексирования документов. 9. Характеристика систем, их компонент для автоматизации ввода документов. Тема 6. Проектирование систем управления документами. 1. Цель, назначение и задачи проектирования системы управления документами. 2. Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. 3. Понятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты ИПС и техноло- гия работы с ИПС. 4. Понятие системы управления электронными документами (СУД), функции, выпол- няемые СУД. Структура СУД и назначение ее компонент. 5. Методы организации хранения документов в СУД. Классификация методов поиска. 6. Характеристика архитектуры, методов поиска и технологии использования корпора- тивных СУД. 7. Характеристика адаптивного метода распознавания и поиска (APRP) и особенностей архитектуры и технологии использования системы «Excalibur». Тема 7. Проектирование систем электронного документооборота. 1. Содержание постановки задачи проектирования систем электронного документооборота. 2. Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО). Эта- пы развития СЭДО. Классы СЭДО. 3. Принципы и особенности построения Автоматизированных Систем Контроля Испол- нения Документов (АСКИД). 4. Характеристика методов и средств организации приема-передачи документов в СЭДО с технологией «ad-hoc». 5. Особенности организации CЭД коллективной обработки документов на принципах технологии «groupware». 6. Особенности организации СЭДО, ориентированных на использование «docflow»- технологии. 7. Методы организации маршрутизации документопотоков. Характеристика систем. 8. Особенности проектирования СЭДО, ориентированных на использование docflow- технологии на примере системы «1.С Документооборот». Задача № 1 ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 120 Построить дерево функций и сценарий диалога для ЭСУД класса «АСКИД». Задача № 2 Построить дерево функций и сценарий диалога для проектирования ЭСУД класса «АСКИД». Задача № 3 Разработать «Постановку задачи» для проектирования ЭСУД класса «АСКИД». Задача № 4 Построить информационную модель для проектирования ЭСУД класса «АСКИД». Задача № 5 Построить «Блок-схему технологического процесса» диалога для ЭСУД класса «АСКИД». Задача № 7 Построить инфологическую модель базы данных для проектирования ЭСУД класса «АСКИД». Задача № 8 Построить «Регистрационно-контрольную карточку» и «Аналитическую ведомость контроля исполнения документов по подразделениям и исполнителям» для проектирова- ния ЭСУД класса «АСКИД». Задача № 9 Построить информационную модель декомпозиции и взаимосвязи задач для проек- тирования ЭСУД класса «АСКИД». Тема 8. Проектирование систем комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов (САДП). 1. Содержание постановки задачи проектирования систем автоматизации деловых про- цессов (САДП). 2. Назначение, сферы применения технологии «workflow». 3. Состав и содержание операций автоматизированного планирования, контроля и управ- ления деловыми процессами. 4. Принципы организации САДП. Характеристика систем, их назначение, сферы приме- нения и особенности использования. 5. Состав функций и характеристика компонент комплексных автоматизированных сис- тем документооборота. 6. Состав функций и характеристика компонент комплексной автоматизированных сис- тем управления информационным контентом. ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 121 3. Список вопросов итогового контроля по курсу «Проектирование электронных систем управления документооборотом» 1. Понятие технологии управления, состав и содержание стадий управления и средств их автоматизированного исполнения. 2. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления. Ос- новные концепции безбумажной технологии управления. 3. Основные подходы к созданию электронных систем документооборота. Проблемы и ограничения на разработку этих систем. 4. Организация проектирования ЭСУД. Стадии и этапы разработки ЭСУД. 5. Понятие и структура экономической системы (ЭС). Классы экономических систем. 6. Понятие системы управления (СУ). Состав подразделений, входящих в систему управления. Состав и содержание функций, выполняемых в системе управления. 4. Понятие объекта управления (ОУ), структура объекта управления. Понятие бизнес- процесса, структура бизнес-процесса, классы бизнес-процессов. 5. Понятие документа, свойства документов, классификация документов экономической системы. 6. Понятие потока информации и документооборота ЭС. Основные показатели, характе- ризующие потоки информации ЭС. 7. Понятие документопотока, его структура, показатели оценки документопотоков. По- нятие документооборота и его компоненты. 8. Понятие, структура и функции системы документационного обеспечения управления (СДОУ). Типы СДОУ. 9. Понятие Государственной системы документационного обеспечения управления. Со- став компонент ГСДОУ и ГОСТов, регламентирующих документооборот в экономи- ческих системах. 10. Понятие документа, классификация документов, поступающих в офис. Понятие Уни- фицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), виды ОРД. 11. Содержание процедуры составления и обработки документов различных классов. 12. Содержание процедуры получения, регистрации и индексирования документов в эко- номической системе. 13. Содержание процедуры контроля исполнения документов. Состав и содержание полу- чаемых документов. 14. Содержание процедуры формирования дел, сдачи дел в архив и хранения документов. Содержание номенклатуры дел и классификаторов документов. 15. Свойства корпоративной экономической информационной системы (КИЭС), классы КЭИС и ее структура. 16. Цель и назначение создания Электронной системы управления документооборотом (ЭСУД) и принципы ее построения. 17. Состав и содержание функциональных, обеспечивающих и технологических подсис- тем, включаемых в ЭСУД. 18. Классы задач, решаемых в ЭСУД, и состав информационных технологий, применяе- мых для их автоматизации. 19. Структура информационного обеспечения ЭСУД. Виды информационных баз, исполь- зуемых в ЭСУД. 20. Структура программного обеспечения ЭСУД. Состав инструментальных средств, при- ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 122 меняемых в ЭСУД. 21. Структура АРМ. Виды АРМ, входящих в состав Электронной системы управления документооборотом. 22. Характеристика средств формализованного отражения и анализа документооборота и бизнес – процессов и особенности их использования. 23. Понятие электронного документа (ЭД), классы полей ЭД и способы автоматического их заполнения и контроля полей. 24. Требования, предъявляемые к программной системе создания и ведения базы элек- тронных документов. Классы программных средств и их характеристика. 25. Типы и структура неформализованных документов и особенности автоматизации про- цессов их составления с использованием средств MS Office. 26. Типы, структура и состав реквизитов формализованных ОРД. Особенности автомати- зации процессов получения форм электронных типовых документов с использованием средств MS Office. 27. Понятие и виды стандартных документов, особенности автоматизации процессов полу- чения стандартных форм электронных документов с использованием средств MS Office. 28. Виды экономико-статистических документов, структуры документов, методы и про- граммные средства автоматизации составления для них форм электронных документов и обработки. 29. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной системы управления электронными документами «Jet Form». 30. Цели и назначение модуля массового ввода документов. Состав и содержание опера- ций автоматизированного ввода потока документов на бумажном носителе. 31. Классы форм документов и методы составления описания форм документов. 32. Методы распознавания текстов, контроля правильности сканирования и распознавания текстов. 33. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной системы массового ввода документов «Cognitive Forms». 34. Назначение информационно-поисковой системы (ИПС), функции и структура ИПС, содержание ИПЯ. 35. Цели и назначение разработки системы управления электронными документами (СУД), функции, выполняемые СУД, классы СУД и их характеристика. 36. Классификация методов организации хранения и поиска документов в СУД. 37. Характеристика СУД «КЛЕРК». Особенности использования СУД «КЛЕРК» для орга- низации хранения и поиска документов. 38. Характеристика структуры и особенности использования системы управления доку- ментами «ГРАН-ДОК» и «ЕВФРАТ». 39. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной системы управления документами «Docs Open». 40. Характеристика методов хранения и поиска документов в корпоративной системе управления документами «Excalibur». 41. Цели, назначение и функции системы электронного документооборота, этапы развития систем, классы систем. 42. Характеристика функций, структуры и особенностей использования автоматизирован- ных систем контроля исполнения документов (АСКИД). 43. Характеристика функций, структуры и особенностей использования систем электрон- ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ 123 ного документооборота класса «groupware». 44. Методы организации получения, коллективной обработки и передачи информации в ЭСУД с использованием локальных сетей и средств Internet. 45. Цели и назначение создания СЭДО на принципах технологии «ad-hoc». Состав техни- ческого, программного и информационного обеспечения системы ЭП. 46. Характеристика функций, структуры и особенностей эксплуатации системы электрон- ного документооборота 1С: «ДОКУМЕНТООБОРОТ» 1.6. 47. Основные понятия технологии «workflow» и особенности ее применения. Классы ис- пользуемых систем. 48. Характеристика функций, структуры и технологии применения корпоративной систе- мы «Optima Workflow». 49. Особенности использования корпоративной системы Documentum 4i для автоматиза- ции документооборота и бизнес-процессов в офисе. 50. Характеристика структуры и особенностей использования интегрированной системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов – Power Docs. |