Обеспечение сохранности документов Загривач. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3
 Скачать 195.86 Kb.
|
|
Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3 Выполнил: Обучающийся Загривач Роман Владимирович Преподаватель: Хомякова Наталья Викторовна Задание 1. (максимальное количество баллов – 4 балла). Классификация видов угроз, которым может подвергаться архив. Изучите статью: Егоров С.Е. Современные угрозы архивным документам. // Отечественные архивы. 2009. № 6. С. 19-28 (файл со статьей прилагается или по ссылке https://polit.ru/article/2010/01/22/egorov/ ) (скопируйте ссылку и вставьте в поисковую или командную строку браузера) Перечислите основные виды угроз, которым может подвергаться архив. Опишите кратко меры по противодействию данным угрозам. Оформите ответ в таблице.
Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла). Разработка алгоритма действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива. Разработайте алгоритм действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива на всех стадиях работы с ними. Оформите алгоритм в виде схемы или памятки. Угроза хищений документов, в том числе с целью вывоза их за рубеж, усилилась в последние десятилетия из-за высокой стоимости архивных раритетов на антикварно-букинистическом рынке. Объектами хищений стали как целостные единицы хранения (дела, альбомы, книги и т.д.), так и обособленные документы, марки, печати, автографы и др. Правда, хищения в архивах страны отмечались и прежде. К сожалению, действующая система нормативного регулирования вопросов утрат и хищений по-прежнему не в полной мере обеспечивает защиту архивных документов из-за несовершенства правоприменительной практики наказаний за хищения документов и иные противоправные действия, повлекшие утрату документов.7 В защите от хищений важную роль играет система контроля доступа к документам (СКД), т.е. продуманное выделение в помещениях архива зон разной степени доступности (не менее трех): зона А – открытая публике (включая приемные и справочные помещения; читальные, выставочные, конференц-залы); зона Б – закрытая доступу публики (хранилища, лаборатории, мастерские; помещения для проведения работ по приему, описанию, учету, экспертизе документов); зона В – с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения, являющиеся связующим звеном между зонами А и Б). Желательно выделять отдельную зону Г для хранения особо ценных архивных комплексов. Технические средства защиты, строго ограниченное число сотрудников, вход через пост охраны без сумок и верхней одежды позволяют обеспечить в этой зоне наиболее высокую степень защиты от угроз архивным документам. Основными элементами подобных систем являются считыватели, установленные на входах в зоны безопасности, и магнитные карточки, которые точно идентифицируют своих владельцев и уровень доступа в охраняемые зоны. СКД ведет централизованный сбор информации о входивших в зоны лицах. Принцип деления на зоны безопасности является классическим в теории защиты информации и доказал свою эффективность на многих секретных военных объектах страны. Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла). Составление инструкции по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта. Составьте инструкцию по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта. Террористический акт - совершение взрыва, поджога или иных действий, устрашающих население и создающих опасность гибели человека, причинения значительного имущественного ущерба, либо поступления иных тяжких последствий, в целях воздействия на принятие решения органами власти или международными организациями, а также угроза совершения указанных действий в тех же целях. При возникновении угрозы разрушения (взрыва) здания, общее руководство мероприятиями осуществляет руководитель объекта с массовым пребыванием людей, т.е. директор федерального государственного архива, который обеспечивает максимальную безопасность работников и самого объекта, создает условия, способствующие расследованию факта разрушения правоохранительными органами. Архив оборудуется средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации Антитеррористическая защищенность мест массового пребывания людей должна соответствовать характеру угроз, оперативной обстановке, обеспечивать наиболее эффективное и экономное использование сил и средств, задействованных в обеспечении безопасности мест массового пребывания людей. Антитеррористическая защищенность объектов (территорий) обеспечивается путем: а) проведения организационных мероприятий по обеспечению антитеррористической защищенности объектов (территорий); б) инженерно-технического оборудования объектов (территорий) и обеспечения контроля за наличием и работоспособностью инженерно-технических средств охраны объектов (территорий), а также технического обслуживания инженерно-технических средств охраны объектов (территорий); в) обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах (территориях); г) проведения комплекса мероприятий, направленных на минимизацию возможных последствий совершения террористических актов на объектах (территориях) и ликвидацию угрозы совершения террористических актов на объектах (территориях); д) осуществления следующих мероприятий по защите служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в паспорте безопасности объекта (территории) и иных документах, в том числе служебной информации ограниченного распространения о принимаемых мерах по антитеррористической защищенности объекта (территории): - установление порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения; - организация допуска лиц к служебной информации ограниченного распространения; - определение обязанностей лиц, допущенных к служебной информации ограниченного распространения, в том числе лиц, ответственных за хранение паспорта безопасности объекта (территории) и иных документов ограниченного распространения, содержащих сведения о состоянии антитеррористической защищенности объекта (территории) и принимаемых мерах по ее усилению; - организация и осуществление контроля за обеспечением установленного порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения и ее хранения; е) проведения следующих мероприятий по выявлению и предотвращению несанкционированного проноса (провоза) и применения на объектах (территориях) токсичных химикатов, отравляющих веществ и патогенных биологических агентов (в том числе при их получении посредством почтовых отправлений): - организация контроля за допуском на объекты (территории) посетителей и автотранспортных средств; - организация контроля за допуском к системе вентиляции помещений объектов (территорий); - организация контроля за поступающей на объекты (территории) почтовой корреспонденцией; - оперативное оповещение и эвакуация сотрудников (работников) и посетителей объектов (территорий) в случае угрозы применения (применения) на объектах (территориях) токсичных химикатов, отравляющих веществ и патогенных биологических агентов. Организационные мероприятия по обеспечению антитеррористической защищенности объектов (территорий) включают в себя: а) разработку организационно-распорядительных документов по организации охраны, пропускного и внутриобъектового режимов на объектах (территориях); б) разработку паспорта безопасности объекта (см. раздел 3); в) определение должностных лиц, ответственных за проведение мероприятий по антитеррористической защищенности объектов (территорий) и организацию взаимодействия с территориальными органами ФСБ России, МВД России, МЧС России, Росгвардией, подразделением вневедомственной охраны Росгвардии по месту нахождения объекта; г) проведение учений и (или) тренировок с сотрудниками (работниками) объектов (территорий) по подготовке к действиям при угрозе совершения и при совершении террористических актов на объектах (территориях); д) информирование сотрудников (работников) объектов (территорий) о требованиях к антитеррористической защищенности объектов (территорий) и об организационно-распорядительных документах по пропускному и внутриобъектовому режимам на объектах (территориях); е) исключение фактов бесконтрольного нахождения на потенциально опасных участках (критических элементах) объектов (территорий) посетителей, работников обслуживающих, ремонтных и иных сторонних организаций. Все места массового пребывания людей независимо от установленной категории оборудуются: а) системой видеонаблюдения; б) системой оповещения и управления эвакуацией; в) системой освещения; г) инженерными и техническими средствами (ограждения, двери, окна, противотаранные устройства, шлагбаум, колючая проволока и др.). В целях поддержания правопорядка в местах массового пребывания людей организуется их физическая охрана. Система видеонаблюдения с учетом количества устанавливаемых видеокамер и мест их размещения должна обеспечивать непрерывное видеонаблюдение за состоянием обстановки на всей территории места массового пребывания людей, архивирование и хранение данных в течение 30 дней, а также информационное взаимодействие с региональными подсистемами видеонаблюдения сегментов аппаратно-программного комплекса "Безопасный город" (передачу видеоизображения в реальном времени, видеоизображения в архиве, результатов работы средств видеоизображения и видеоидентификации). Система оповещения в месте массового пребывания людей должна обеспечивать оперативное информирование людей об угрозе совершения или о совершении террористического акта. Система оповещения в месте массового пребывания людей является автономной, не совмещенной с ретрансляционными технологическими системами. Количество оповещателей и их мощность должны обеспечивать необходимую слышимость на всей территории места массового пребывания людей. При поступлении в исполнительный орган государственной власти субъекта Российской Федерации, администрацию муниципального образования или правообладателю места массового пребывания людей информации (в том числе анонимного характера) об угрозе совершения или о совершении террористического акта в месте массового пребывания людей должностные лица исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, администрации муниципального образования или правообладатель места массового пребывания людей незамедлительно информируют об этом территориальные органы ФСБ России, МВД России, Росгвардии и МЧС России посредством имеющихся в их распоряжении средств связи. При представлении информации с помощью средств телефонной связи или радиосвязи лицо, передающее информацию, называет свои фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, наименование места массового пребывания людей и сообщает имеющуюся информацию об угрозе совершения или о совершении террористического акта. Лицо, передавшее информацию с помощью средств электронной или факсимильной связи, телефонной связи или радиосвязи, фиксирует факт передачи, дату и время передачи информации имеющимися в его распоряжении средствами аудио- и (или) видеозаписи, программными и (или) техническими средствами. Срок хранения носителей информации, подтверждающих факт ее передачи, дату и время, составляет не менее 30 дней. Задание 4. (максимальное количество баллов – 3 балла). Определение нормативных режимов режима хранения документов в архиве. Определите нормативные режимы хранения документов в архиве. Чем обеспечиваются оптимальные условия хранения документов? Письменно ответьте на поставленный вопрос. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Световой режим Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс). Температурно-влажностный режим В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности). Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале. Санитарно-гигиенический режим Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.). Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы. Охранный режим Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке. Противопожарный режим Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством РФ, регулирующим вопросы пожарной безопасности. Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в т.ч. организационно-техническими мероприятиями. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.) Задание 5. (максимальное количество баллов – 4 балла). Выполнение кейс-задания о подготовке к списанию архивных документов, по которым истек срок хранения. Выполните кейс-задание. Вас приняли на работу архивистом в ООО "ХХХ" и поручили подготовить к списанию архивные документы, по которым истек срок хранения. Составьте пошаговый алгоритм своих действий с учетом использования типового перечня (указать какого). В любой компании с течением времени накапливается невероятное количество документов: из бухгалтерии, первичного списка документации, из отдела кадров и, конечно, в архивах. Часть этих документов продолжает использоваться в работе, часть — просто хранится в архивах. При этом с годами сроки хранения многих документов просто истекают. Их необходимо списывать и уничтожать для того, чтобы со временем избежать путаницы в бумагах.  Списание документов — необходимый этап в работе Далеко не в каждой организации имеется штатный архивариус, который бы мог провести всю работу по документации, подготовить акт списания документов, реализовать работу по их уничтожению. Отслеживание сроков хранения документов Именно по этой причине следить за сроками хранения документации приходится другим сотрудникам компании. Эта обязанность нередко ложится на плечи бухгалтеров, руководителей отделов и т.д., то есть тех сотрудников, которые занимаются профильной работой и, конечно, не в состоянии обеспечивать порядок в архиве — на это просто не хватает времени. Проверка ценности документации с истекшими сроками При проведении экспертизы ценности документации — обязательного этапа в процессе списания документов, формируется список документов, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению, составляется акт списания документов и т.д. Кроме того, создается отдельный архив для тех документов, которые должны храниться на протяжении длительного времени. Состав акта списания документов с истекшими сроками В акт списания документов с истекшими сроками, как правило, включаются документы первичной бухгалтерии (они хранятся в архиве на протяжении 5 лет). Вся бухгалтерская документация списывается перед шредированием. Списание документов как метод оптимизации работы архива Списание документов — это один из наиболее простых и действенных методов оптимизации работы архива, работы компании в целом, снижения расходов на хранение документов, которые перестают быть важными и нужными. Процедура уничтожения Документы, направленные на уничтожение, передаются для утилизации. Все подлежащие уничтожению документы будут упакованы для удобства транспортировки, погружены и вывезены. На уничтожение документы передаются по накладной, где четко указаны список документации и дата их передачи. Все документы будут списаны в строгом соответствии с нормами действующего законодательства Российской Федерации. Вовремя списывать документов крайне важно. Офисная площадь не будет заниматься масштабными архивами, если вовремя «наводить порядок» в документации. С годами количество документов не будет возрастать, если будет соблюдаться порядок списания документов. Документы после списания в обязательном порядке будут уничтожаться — вы сможете избежать риска «утечки» информации. Задание 6. (максимальное количество баллов – 4 балла). Установление сроков хранения документов по Перечню. Заполните таблицу примерами документов с указанными сроками хранения (по 2-3 примера на каждый пункт) с указанием соответствующей статьи типового перечня. Для выполнения задания используйте Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» URL: https://docs.cntd.ru/document/564112333 (скопируйте ссылку и вставьте в поисковую или командную строку браузера)
Задание 7. (максимальное количество баллов – 4 балла). Разработка должностной инструкции. Разработайте должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Ответственность». 4.Ответственность заведующего архивомЗаведующий архивом несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. |