Тест 76 баллов АКт измерения. Протокол нэмс краевого государственного казенного учреждения Государственный архив Хабаровского края от 14. 11. 2014 13
 Скачать 113.84 Kb.
|
|
3.2. Особенности отбора на постоянное хранение документов по личному составу 3.2.1. Особенности отбора на постоянное хранение организационно-распорядительных документов по личному составу Организационно-распорядительные документы по личному составу – это наиболее многочисленная документация, сопровождающая процессы движения кадров. Приказы и распоряжения по личному составу являются важнейшими документами кадрового делопроизводства, основными распорядительными документами по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу – это документы, фиксирующие в установленных формах все аспекты трудовых отношений работника с работодателем. Приказами (распоряжениями) оформляются прием, перевод и увольнение сотрудников, предоставление им отпусков и командирование, изменение условий и оплаты труда, поощрение и наложение взысканий, присвоение разрядов и изменение биографических данных и др. аспекты трудовых отношений. Подобная информация имеется в анкетах, автобиографиях, в карточках по учету личного состава и других документах, из которых большей частью состоят личные дела. В то же время в личных делах приказы и распоряжения (копии и выписки из них) могут отсутствовать. Поэтому приказы и распоряжения по личному составу могут передаваться на постоянное хранение: - если личные дела не сохранились; - если состав документов личных дел не поглощает информации приказов и распоряжений; - если полный прием сохранившихся личных дел признан нецелесообразным (см. критерии отбора личных дел), и могут быть не приняты на постоянное хранение при хорошей сохранности личных дел и полноте содержащейся в них информации, а также при полном приеме личных дел. Вместе с приказами и распоряжениями по личному составу целесообразно принимать на постоянное хранение и алфавиты к ним или журналы регистрации приказов (распоряжений). 3.2.2. Особенности отбора на постоянное хранение личных дел Достаточно полная информация о приеме, перемещении и увольнении работников сконцентрирована в документах личных дел. В личные дела входят документы, содержащие сведения о поступлении, работе и увольнении работников, а также их биографические данные. Это такие документы, как копии приказов и распоряжений (выписки из распорядительных документов), автобиографии, служебные характеристики, заявления о приеме на работу или увольнении, аттестационные листы и другие виды документов. В личных делах содержатся характеристики, где в первые годы установления советской власти важное значение придавалось политическим убеждениям, общественной работе, справки о членах семьи, о заработной плате, фотографии служащих и др. Особенность документов, входящих с состав личных дел, состоит в том, что они позволяют проводить изучение сведений не только биографического характера, но и истории учреждений, организаций. Одновременно документы личных дел могут содержать информацию, характеризующую особенности различных периодов в истории страны, имеющую значение для проведения социальных, историко-демографических исследований. Дополнительными критериями отбора личных дел являются: - характер личных заслуг; - служебное положение лица; - полнота информации о лице в составе документов личного дела. К категории личных дел, отвечающих данным критериям оценки и подлежащих постоянному хранению, отнесены дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания. Однако с точки зрения социально-демографических, историко-биографических исследований могут представлять интерес личные дела работников массовых профессий, дела безработных, учащихся, студентов, аспирантов; дела членов общественно-политических организаций; личные дела усыновленных детей. При проведении отбора личных дел работников массовых профессий целесообразно использовать метод выборки, опираясь на хронологический критерий, то есть прием дел осуществлять через каждые 5-10 лет. Хронологический критерий и метод видового выборочного приема целесообразно также использовать для отбора на государственное хранение регистрационных дел безработных и личных дел пострадавших, формирование которых осуществляется в Фонде занятости населения и Фонде социального страхования соответственно. Экспертиза ценности личных дел студентов и учащихся, а также личных дел усыновленных детей заключается в отборе на постоянное хранение дел лиц, получивших впоследствии известность и признание в тех или иных областях общественной, политической, научной, культурной деятельности. Отбор личных дел руководителей и членов общественно-политических организаций производится в зависимости от масштаба и характера деятельности организации. Специфические критерии оценки и отбора документов на постоянное хранение, имеет медицинская документация, которую можно отнести к категории личных дел, например, истории болезней и судебно-следственные дела. Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения1, действующим до настоящего времени, и решением ЦЭПК Главархива и ЦЭК Минздрава РСФСР «Об улучшении отбора на госхранение карт стационарных больных (историй болезней)» на постоянное хранение рекомендуется отбирать карты и истории болезней, в которых содержится: - описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями; - описание новых эффективных методов лечения; - сведения о лечении больных особо опасными инфекциями; - медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно-политических деятелей, героев труда, деятелей науки и культуры; - медицинские записи, произведенные выдающимися деятелями медицины. Порядок и методика отбора на постоянное хранение судебных дел установлены Инструкцией «О порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157. Особенность проведения экспертизы ценности личных дел также связана с особенностями их описания, которые могут быть описаны по отдельной описи дел или по хронологии вместе с делами по личному составу. Если личные дела граждан описаны по хронологии (например, по году увольнения), то экспертиза их ценности проводится вместе с другими документами по личному составу за этот же временной период по истечении срока хранения. Если личные дела описаны по отдельной описи дел за весь период деятельности организации без учета хронологии по алфавиту фамилий, то они подлежат экспертизе ценности по истечении 75 лет от конечной даты описи дел. Например: Если имеется опись дел личных дел с крайними датами 1936-1953 г., то экспертиза ценности этих дел будет проводиться не ранее 2028 года. 3.2.3. Особенности отбора на постоянное хранение документов по личному составу об оплате труда Учет трудового стажа работающих, соответствующие расчеты и выдача денежного довольствия отражаются в бухгалтерской документации. Бухгалтерские документы этого рода могут быть подразделены на три группы. Первую из них составляют так называемые первичные бухгалтерские документы, формы которых определяются характером производства, системой организации труда и т.д. Первичными бухгалтерскими документами являются, например, рабочие наряды, рапорта о выработке и приеме работ, маршрутные, доплатные и простойные листы, акты приема работ, табели, ведомости удержаний, отчеты о производственной загрузке и т.д. - для рабочих и служащих государственных учреждений, организаций и предприятий. Ведомости, книги и справки учета трудодней колхозников, табели сдельных работ, расписки и другие документы для работников производственной кооперации. Расчетные листы, рапортички и т.п. документы являются первичными бухгалтерскими документами для выплаты авторского гонорара лицам творческих профессий. Вторую группу составляют бухгалтерские документы, образующиеся в результате обработки первичной документации с точки зрения проверки правильности оформления операции, полноты и качества заполненных учетных реквизитов и показателей. Среди них ресконтро1, лицевые счета, карточки-справки. К третьей группе бухгалтерской документации, относятся расчетно-платежные ведомости, расчетные и платежные ведомости, специальные листки – «расчет зарплаты», расчетные ведомости и т.д. Расчетно-платежные ведомости содержат сведения о фамилиях и инициалах лиц, их должностях и расчетах зарплаты. В связи с тем, что лицевые счета представляют собой наиболее полный и компактный комплекс источников о реальной зарплате сотрудников и специфике оплаты труда в различных учреждениях, их целесообразно отбирать на постоянное хранение, остальные документы об оплате труда могут быть выделены к уничтожению. Все названные категории бухгалтерских документов, в основном, имеют лишь справочное значение и поэтому не подлежат приему на постоянное хранение. Срок их хранения четко дифференцирован с учетом возможности обращения к ним как к документам, подтверждающим трудовой стаж и являющимся основанием для начисления пенсий. Решение об отказе от приема на постоянное хранение бухгалтерской документации в значительной степени обусловлено отраженностью вопросов оплаты труда в документах, фиксирующих вопросы приема, перемещения и увольнения рабочих и служащих; учета военнослужащих и членов общественных организаций. Указанные документы дают возможность составить довольно четкое представление о размере и формах оплаты труда, применительно к тем категориям лиц, от которых материалы будут приняты на государственное хранение. Кроме того, общие нормативы по оплате труда в различные исторические периоды отражены в тарифно-квалификационных справочниках, справочниках работ и профессий, тарифных сетках, тарифных ставках и окладах, в районных коэффициентах. По этим нормативным документам возможно установить средний заработок лица, исходя из его должностного положения и квалификации. Из общего правила об отказе от приема на хранение бухгалтерской документации может быть сделано исключение для лицевых счетов и заменяющих их документов для отдельных категорий работников (например, членов творческих союзов). Эти документы могут быть приняты на постоянное хранение в случае, если архивным органом принято решение о приеме документов этих лиц на постоянное хранение, а сохранность и полнота личных дел и других основных документов, не обеспечивает их всестороннего использования для историко-биографических и социально-демографических исследований. 3.2.4. Особенности отбора на постоянное хранение учетных документов Книги, журналы, списки по учету личного состава (алфавитные, штатно-должностные и т.п.) заводились не во всех организациях и предприятиях. Иногда велись подробные книги (журналы) по учету личного состава. В них отражались: фамилия, имя и отчество рабочего (служащего), дата и место его рождения, социальное происхождение, образование, профессия, партийность, трудовой стаж, должность и дата назначения на эту должность. Подобного рода книги (журналы) могут быть использованы в социально-демографических исследованиях, а также для изучения биографии того или иного лица. То же относится и к спискам по учету личного состава. Поэтому названные виды документов подлежат приему на государственное хранение. Многочисленные виды карточек по учету личного состава могут быть разделены на две группы: карточки по учету личного состава данного учреждения и карточки: по учету номенклатурных работников, то есть лиц, работавших в подведомственных организациях, но назначение, перемещение и увольнение которых зависело от данного учреждения, организации. Карточки по учету личного состава до 1940-1950-х гг., содержащие ограниченную, неполную информацию, нецелесообразно принимать на постоянное хранение за исключением тех случаев, когда они являются единственным сохранившимся источником о личном составе учреждения. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Эта карточка содержит полную информацию о научном работнике. Картотеки, состоящие из этих учетных карточек, подлежат обязательному приему на постоянное хранение. Личная карточка, предназначенная для учета сведений о работнике; заполняется на работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним профессиональным образованием и на молодых рабочих, окончивших учебные заведения начального среднего профессионального образования и т.д. Личная карточка заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов, а также на основании опроса работника. Вопрос о приеме этих личных карточек на хранение должен решаться в зависимости от наличия или отсутствия личных дел работников. Их не следует принимать при наличии личных дел; они должны быть приняты при полном отсутствии личных дел в соответствии с критериями по отбору последних. 3.2.5. Особенности отбора на постоянное хранение документов об образовании 3.2.5.1. Обучение в общеобразовательной школе отражается в личных делах учащихся (с 1917 г.), книгах регистрации выдачи аттестатов (с 1933 г.), протоколах экзаменационных комиссий на аттестат зрелости (с 1935 г.), книгах регистрации выдачи золотых и серебряных медалей (1945-1968 гг.), приказах о зачислении, выбытии и выпуске учащихся. Вопросы приема, перевода учащихся в следующий класс (группу), выпуска учащихся и выдачи им свидетельств (аттестатов) об окончании школы в числе других вопросов учебной работы школ отражаются также в протоколах педагогических советов школ (с 1917 г.), которые подлежат приему на постоянное хранение. Помимо протоколов педагогических советов рекомендуется отбирать на постоянное хранение личные дела учащихся до 1942 г. Это обусловлено не только тем, что для указанного периода личные дела учащихся (наряду с протоколами педсоветов) являются основными документами, отражающими получение учащимися общего среднего образования. В документах личного дела могут содержаться сведения, важные для изучения процесса становления общеобразовательной школы и, в частности, для изучения контингента учащихся и уровня их общеобразовательной подготовки в различные периоды школьного строительства. При этом должно учитываться также значение документов для историко-биографических исследований. Если личное дело учащегося школы содержит лишь самые общие сведения о нем: фамилия, имя, отчество, место рождения, фамилия, имя, отчество родителей учащегося и в нем не отражается в полной мере учебная и общественная деятельность ученика, то такое личное дело не рекомендуется отбирать на постоянное хранение. Исключение может быть сделано для личных дел учащихся, впоследствии получивших известность своими боевыми подвигами или трудовыми достижениями, проявивших себя в тех или иных областях общественной, политической, научной и культурной деятельности (стипендиатов именных стипендий), но выявление этих лиц и сохранение их документов сопряжено с дополнительными розысками. 3.2.5.2. При отборе на постоянное хранение документов по личному составу средних специальных учебных заведений (техникумов, училища и др.) помимо протоколов советов (1920-1944 гг.) и педагогических советов (с 1944 г.) средних специальных учебных заведений, в которых находит отражение их основная деятельность, необходимо учитывать, что вопросы обучения также фиксировались в личных делах учащихся (с 1917 г.), протоколах комиссий по проверке социального и материального положения учащихся (1920-1923 гг.); протоколах заседаний квалификационных комиссий (с 1927 г.) и государственных квалификационных комиссий (ГКК, с 1944 г.); приказах руководителей средних учебных заведений о зачислении, отчислении и выпуске учащихся (с 1944 г.); книгах регистрации выдачи дипломов (с 1946 г.); списках учащихся. Наиболее полную информацию о процессе обучения дают личные дела учащихся и протоколы советов и педагогических советов техникумов и других средних специальных учебных заведений. В полном объеме на постоянное хранение следует принимать личные дела учащихся за период с 1917 г. по 1937 г. (в 1937 г. техникумы и другие средние специальные учебные заведения оканчивали лица, поступившие в 1932-1933 гг.). Для этого времени личные дела учащихся наряду с протоколами совета учебного заведения, протоколами комиссий по проверке социального и материального положения и протоколами квалификационных комиссий являются ценным историческим источником для изучения процесса обеспечения народного хозяйства кадрами специалистов со средним техническим и другим специальным образование. Из документов о получении образования, присвоении ученых званий и степеней отбираются протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы комиссий по защите дипломных проектов и работ, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждений ученых степеней и т.п. Например, протоколы квалификационных комиссий и ГКК (ГЭК) важны не только как документы, содержащие сведения об уровне квалификации выпускников того или иного учебного заведения. Они могут быть использованы также для изучения постановки исследовательской работы. С этой точки зрения, например, интересны сведения о темах дипломных работ, имеющиеся в протоколах. Или, протоколы комиссий по проверке материального и социального положения обучающихся представляют интерес для исследований социально-демографического характера. 3.2.5.3. К основным документам, в которых находит свое отражение процесс получения учащимися высшего образования, относятся личные дела студентов (с 1917 г.); приказы ректора вуза о приеме, переводе, отчислении студентов (с 1917 г., с 1938 г. приказом ректора оформляется решение ГЭК); протоколы государственных квалификационных комиссий (ГКК) (1925-1929 гг.; 1932-1937 гг.); протоколы государственных экзаменационных комиссий (ГЭК) (с 1937 г.); книги регистрации выдачи дипломов (с 1933 г.); списки учащихся и слушателей высших учебных заведений и списки лиц, окончивших высшие учебные заведения. Сведения о пребывании студентов в вузе отражаются также в протоколах правлений высших учебных заведений (1918-1929 гг.), на которые возлагалось руководство всей учебно-учетной и административно-хозяйственной деятельностью вуза. Особый интерес для исследований историко-биографического и социально-демографического характера представляют личные дела студентов, а также протоколы государственных квалификационных и экзаменационных комиссий. В личном деле по существу концентрируются все документы, содержащие сведения о пребывании студента в вузе, хотя некоторые из них, - этот момент следует оговорить особо, - являются копийными (выписки из приказов ректора, протоколов ГЭК, копии диплома и вкладыша к нему). Вопрос об отборе на постоянное хранение личных дел студентов вузов, о степени полноты отбора решается по-разному применительно к различным периодам истории высшей школы. В полном объеме принимаются на хранение личные дела студентов за период становления высшей школы, когда происходил процесс перестройки, реорганизации высших учебных заведений, отразившийся, в частности, в изменении контингента студентов. Документы личных дел за период 1917-1937 гг. (к 1937 г. вузы заканчивали лица, зачисленные в них в 1932-1933 гг.) могут содержать информацию о социально-классовом составе студенчества, об уровне подготовки студентов, об источниках комплектования вузов (рабфаки, парттысячники, профтысячники и т.д.). Многообразное содержание, сравнительно небольшой объем названной категории документов, а также разнообразие форм и порядка ведения общей документации обусловливает решение о приеме на постоянное хранение личных дел студентов, окончивших высшее учебное заведение в период 1917-1937 гг. в полном объеме. Отбор на постоянное хранение названных категорий документов не исключает приема в государственные архивы части личных дел студентов. Это относится к личным делам лиц, проявивших себя в тех или иных областях общественной, политической, научной и культурной деятельности (стипендиатов именных стипендий, активных членов научных студенческих обществ, рекомендованных в аспирантуру, активных общественников). Но отбор таких дел затруднен тем, что в вузах не всегда имеются сведения о дальнейшей деятельности выпускников. В качестве объективных массовых источников для социологических исследований историков, социологов и источниковедов в первую очередь интересуют анкеты, личные листки по учету кадров, автобиографии. Поэтому целесообразно выделение из личных дел студентов за 1938-1956 гг. анкет и автобиографий, а с 1957 г. - личных и учебных карточек студентов и отбор их на постоянное хранение в виде дел, сформированных по алфавиту фамилий. 3.2.6. Особенности отбора на постоянное хранение документов о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий Приему на постоянное хранение подлежат протоколы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и личные аттестационные дела лиц, утвержденных в ученых степенях и званиях, так как в них содержится наиболее емкая информация о процессе подготовки научных кадров для научно-исследовательских институтов и вузов, о качественных изменениях контингента научных работников. Эти же документы являются источником для исследований историко-биографического характера. Остальные категории материалов, фиксирующие факт присуждения лицу ученой степени или присвоения ученого звания (книги учета лиц, защитивших диссертации; списки лиц, утвержденных в ученых степенях и званиях), дублируют информацию протоколов и аттестационных личных дел, имеют лишь справочное значение и приему на постоянное хранение не подлежат. 3.2.7. Особенности отбора на постоянное хранение документов о представлении к награждению правительственными и ведомственными наградами В состав документов к награждению высшими правительственными наградами (орденами, медалями, Почетными грамотами президиума Верховного Совета СССР и союзными почетными званиями) входят представления, ходатайства, характеристики, анкеты, автобиографии, личные листки по учету кадров, справки-объективки, (выписки из протоколов комиссии по установлению трудового стажа), копии Указов Президиума Верховного Совета СССР о награждении. Наиболее полным видом документов этого комплекса является наградной лист, введенный во второй половине 40-х годов. В нем отражены социально-демографические данные о лице, его характеристика с указанием конкретных заслуг, за которые присваивается награда, а также вид награды. Оригинальными являются сведения о характере особых заслуг, за которые лицо выдвигается на представление к правительственной награде. Эта информация в комплексе с другими данными о награждаемых лицах может послужить основой для самостоятельного исследования. В связи с тем, что наградная документация о высших правительственных наградах и присвоении союзных почетных званий откладывалась в фонде Верховного Совета СССР (ГАРФ РФ) только с 1961 г., в фондах архивных учреждений на постоянное хранение следует оставлять документы, образованные до этого времени. До второй половины 1940-х годов отбираются документы о присвоении высших правительственных наград, за период со второй половины 1940-х годов до 1961 г. целесообразно отбирать на хранение только наградные листы. В состав документации о награждении медалями от имени Президиума Верховного Совета СССР другими организациями (юбилейные медали, медаль за доблестный труд в Великой Отечественной войне и др.) входят в основном списки лиц, представляемых к награждению, протоколы вручения некоторых наград и др. На хранение отбираются списки лиц, представленных к награждению медалями. В состав «наградной» документации, образующейся при присвоении краевых почетных званий, входят списки, ходатайства, характеристики, справки-объективки, автобиографии, личные листки по учету кадров, копии Указов, постановления профсоюзного органа, партийной организации. Из состава «наградной» документации регионального и муниципального уровней на постоянное хранение также рекомендуется отбирать только списки (картотеки) лиц, которым присвоено почетное звание. При награждении лиц администрацией и общественными организациями учреждений, в которых они работали, также могут откладываться комплексы наградной документации. Как правило, награждения осуществлялись при подведении итогов соцсоревнования (звание «Лучший по профессии», знаки «Отличник отрасли», «Отличник соцсоревнования», «Ударник пятилетки»). Сведения о ведомственных наградах отражаются в представлениях, характеристиках, анкетах, автобиографиях, выписках из решений профсоюзных органов, совместных постановлений ведомственных и профсоюзных органов, списках, журналах, картотеках учета награжденных лиц, справках, приказах, переписке. В этих документах имеются сведения о людях, отличившихся на трудовом поприще. Списки лиц, удостоенных ведомственных наград, подлежат постоянному хранению в фондах организаций, представляющих к награждению. При отсутствии этих документов на постоянное хранении остаются комплексы документов о представлении к награждению ведомственными наградами. 3.2.8. Особенности отбора документов с повторяющейся информацией Для документов по личному составу целесообразен метод выборочного отбора документов. Особо необходимо отметить важность исторического подхода в применении критериев: это обусловлено постоянным изменением форм документирования, объемом информационной насыщенности документов. Проведение внутренней экспертизы дел направлено на ограничение приема в государственные архивы документов с повторяющейся и несущественной информацией. Повторяемость может носить внутрифондовый, межфондовый, внутриотраслевой и межотраслевой характер. Наиболее часто встречающийся характер – внутрифондовый и внутриотраслевой. Повторяемость информации выявляется путем сравнительного анализа текстов первичных документов и вторичных документах. Первичный документ служит основой для создания вторичного документа. Важно установить роль одного документа при создании другого. При анализе документов по личному составу на предмет повторяемости информации применяются следующие виды повторяемости и их формы: 1. формальный вид – копирование документной информации. Формы: - дублетность – несколько экземпляров одного и того же документа; 2. аналитико-синтетический вид – преобразование документной информации. Формы: - обобщение – обработка данных первичных документов во вторичном документе путем их различной группировки, анализа и синтеза. Данная форма повторяемости используется при обнаружении в делах по личному составу управленческих документов за этот же временной период. При анализе документа на повторяемость информации необходимо обращать внимание на физическое состояние документов, наличие и полноту реквизитов. При полной идентичности информации документ, содержащийся в делах по личному составу, отбирается на постоянное хранение, если, в отличие от управленческого документа с аналогичной информацией, лучше его физическое состояние или подтверждена его подлинность. Самостоятельной формой повторяемости является вариантность. Если в ходе проверки на предмет повторяемости информации установлено совпадение информации по виду, форме и содержанию, то документ с истекшим сроком хранения не подлежит дальнейшему хранению и выделяется к уничтожению. При неудовлетворительном физическом или физико-химическом состоянии документа постоянного хранения, дублетный документ с повторяющейся информацией, содержащийся в делах по личному составу, в обязательном порядке переводится на постоянное хранение с целью сохранения информации. |