Тест 76 баллов АКт измерения. Протокол нэмс краевого государственного казенного учреждения Государственный архив Хабаровского края от 14. 11. 2014 13

• Название: Протокол нэмс краевого государственного казенного учреждения Государственный архив Хабаровского края от 14. 11. 2014 13
• Дата: 09.08.2022
• Размер: 113.84 Kb.
• Имя файла: Тест 76 баллов АКт измерения.docx
• Тип: Протокол; #642954
• страница: 4 из 6

4. Оформление результатов

экспертизы ценности документов по личному составу
Документы по личному составу, отобранные на постоянное хранение, вносятся в опись дел по личному составу постоянного хранения. Заголовки дел личного состава в описи дел систематизируются по годам, а внутри годовых разделов - по значимости. На все отобранные на постоянное хранение дела (по всем описям дел одного фонда) составляется одна сводная опись дел.

К описи дел составляется предисловие, в котором излагается цель отбора документов, принципы, критерии отбора и другие необходимые сведения, поясняющие полученный результат (общее количество дел, подвергнутых экспертизе, годы и т.д.).

Подготовленная опись дел представляется на рассмотрение ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Если все дела, включенные в опись дел по личному составу, по результатам экспертизы ценности были отобраны на постоянное хранение, и состояние описи дел (форма, информативность заголовков, систематизация дел) соответствует нормативно-методическим требованиям, то изменяется только наименование описи дел.

Если на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности переведена только часть дел существующей описи дел, то описанию подлежат только те дела, которые переведены на постоянное хранение. Описи дел присваивается новый номер по реестру описей дел.
Например: если в описи дел по личному составу за 1933-1958 гг. по результатам экспертизы ценности на постоянное хранение отобрано только несколько дел за 1933-1935 гг., то на эти дела составляется новая опись дел по личному составу постоянного хранения за 1933-1935 гг., которая может пополняться после проведения очередной экспертизы ценности дел за последующие годы.
В зависимости от объемов работы описание дел включает в себя элементы усовершенствования или переработки описи¹ дел: составление новой (при необходимости) описательной статьи единицы хранения, итоговой записи, листа заверителя и справочного аппарата к описи дел.

Для сохранения особенностей делопроизводства в описываемый период переформирование дел, как правило, не производится. Однако, может потребоваться разъединение или объединение дел. Расшивку и переформирование дел рекомендуется осуществлять при наличии в них:

- больше половины документов, информация в которых повторяется в документах по основной деятельности фондообразователя;

- документов, не подлежащих восстановлению из-за плохого физического состояния.

После проведения работ по разъединению или объединению дел составляются акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов (Приложение № 3), и об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Приложение № 4).
5. Учет поступления и выбытия документов по личному составу отобранных на постоянное хранение в архивных учреждениях
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утв. приказом Росархива от 11 марта 1997 № 11 и зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 8 июля 1997 г. № 1344 после проведения отбора на постоянное хранение документов по личному составу, 75 –летний срок хранения которых истек, вносятся изменения в учетные документы государственных, муниципальных архивов и архивохранилищ документов поличному составу на основании актов:

- о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;

- описания архивных документов, переработки описей дел.

В государственных архивах работа по учету документов, прошедших экспертизу ценности, начинается после утверждения директором акта о переводе документов на постоянное хранение который составляется для повышения качества учета документов в пределах фонда, т.к. количество дел, включенных в акт описания архивных документов, переработки описей дел не всегда равно количеству дел, переведенных на постоянное хранение. Акт о переводе документов на постоянное хранение является вспомогательным учетным документом.

После проведения работ по учету, акты, послужившие основанием для внесения изменений о поступлении и выбытии, вместе с актом о переводе документов на постоянное хранение помещаются в дело фонда.

Учет поступления документов фиксируется в книге учета поступлений, листе фонда, карточке фонда.

В книгу учета поступлений отдельно по каждому фонду вносятся сведения об увеличении количества единиц хранения.

В случае, если в государственном архиве хранились только документы по личному составу, то после перевода части документов на постоянное хранение новой описи дел по личному составу постоянного хранения присваивается очередной номер по реестру описей дел.

В лист фонда и карточку фонда вносятся сведения о новой описи дел по личному составу постоянного хранения и об изменениях в количественном составе документов.

Дела, не вошедшие в состав описи дел, включаются в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов проводится в установленном порядке после утверждения описей дел на ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Учет выбытия документов из архива фиксируется в книге учета выбытия, списке фондов, листе фондов, карточке фонда и в описи дел. При выделении к уничтожению всех архивных документов фонда, как не соответствующих критериям экспертизы ценности, один экземпляр описей дел по личному составу и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда, выбывшего из списка фондов архива, включается в архивный фонд государственного архива.

Если все документы фонда выделены к уничтожению, в списке фондов в графе «Отметка о выбытии» указывается дата и номер акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

В листе фонда делается запись о выбытии из описи дел по личному составу количества дел, переведенных на постоянное хранение, и делается новая запись о поступлении описи дел по личному составу постоянного хранения. В графе «по фонду в целом» указывается общее количество дел в фонде.

В случае, если в описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения переведена на постоянное хранение или выделена к уничтожению только часть дел, то в конце описи дел делается запись о количестве выбывших дел с указанием соответствующего акта (о переводе на постоянное хранение или акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению). Составляется новая итоговаязапись.

Документы по личному составу с истекшими сроками временного хранения, которые по результатам экспертизы ценности не переведены на постоянное хранение и включены в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, уничтожаются после утверждения акта в установленном порядке.

Список использованной литературы:

	Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40 (часть II), ст. 5320.
	Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006, № 31 (ч.1), Ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; № 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328; 2013, № 14, ст. 1658; № 23, ст. 2870; № 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, № 19 ст. 2302.
	Федеральный закон от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ «Гражданский кодекс Российской Федерации» Ч. 2. (с изменениями на 26.11.2001) // Собрание законодательства Российской Федерации. –1996. – № 5. – Ст. 410, 411 (Ст. 772); Ч. 4 от 18.12.2006. № 230-ФЗ (с изменениями на 01.12.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации, № 52 (ч. I). 25.12.2006. Ст. 5496. (Ст. 1304).
	Федеральный закон от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ «Налоговый кодекс Российской Федерации» Ч. 1 (с изменениями и дополнениями от 29 ноября 2014 г.) // Собрание законодательства Россий­ской Федерации. – 2014 г. – № 48 – Ст. 6660, 6661.
	Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 04 июня 2014 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2001, № 52 (Часть I), Ст. 4920, ст. 4920; 2002, № 30, ст. 3033; 2008, № 30, ст. 3602; 2009, № 30, ст. 3739; 2011, № 49, ст. 7039.
	Федеральный закон «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» от 15 декабря 2001 г. № 166-ФЗ ФЗ (с изменениями и дополнениями от 21 июля 2014 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2001. – № 51. – Ст. 4831.
	Федеральный закон «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 31 декабря 2002 г. № 198-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 01 декабря 2014 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2003. – № 1. – Ст. 13.
	Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 / М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, – М., 2007. – 187 с.
	Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 /Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011. – 272 с.
	Составление архивных описей. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2003. – 144 с.
	Основные правила работы ведомственных архивов / Главное архивное управление при Совете Министров СССР. – М., 1986. – 173 с.
	Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. – М.: ВНИИДАД, 1976. – 87 с.
	Информационно-методическое письмо «Об опыте работы архивных учреждений России по отбору в состав архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». – М.: Росархив,1994.
	Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение. – М.: ВНИИДАД, 1976.
	Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в фондах РГАЭ, одобр. совместным заседанием ЭПК и методической комиссией ЦГАНХ СССР 12 декабря 1991 г.
	Порядок отбора документов постоянного хранения и выделения к уничтожению архивных документов по личному составу с истекшим сроком хранения, хранящихся в КГКУ «Государственный архив Красноярского края», утв. приказом КГКУ «ГАКК» 11 ноября 2011 г.
	Гапонова А.В., Татиевская Л.Е. О ценности личных дел и перспективах их использования // Советские архивы. – № 6. – 1991. – С. 3-8.

Приложение № 1

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы Архивного фонда Российской Федерации, имеющего в своем составе

документы по личному составу с истекшим сроком хранения

Просмотрены документы архивного фонда №

(название фонда)

Номер описи дел

Числится на хранении

дел за

годы

Всего просмотрено

ед.хр.

(количество)

В результате проведения экспертизы ценности документов и на основании:

отобраны на постоянное хранение:

полностью дела №№

итого

ед. хр.;

частично дела №№ (с указанием номеров листов)

итого

ед.хр.

Всего отобрано на постоянное хранение:

ед.хр.;

(количество)

из них:

ед.хр. полностью

(количество)

ед.хр. частично

(количество)

в том числе листов в частично отобранных делах

(количество)

Эксперт Дата

Подпись

Расшифровка подписи