Тест 76 баллов АКт измерения. Протокол нэмс краевого государственного казенного учреждения Государственный архив Хабаровского края от 14. 11. 2014 13
 Скачать 113.84 Kb.
|
|
Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края Краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Хабаровского края» Методические рекомендации «Организация работы по экспертизе ценности, переводу на постоянное хранение или отбору на уничтожение документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек»
Содержание
Введение В деятельности органов государственной власти, организаций, учреждений различных форм собственности образуется большой комплекс документов по личному составу (приказы, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников, документы по начислению и выдаче заработной платы, личные дела, списки номенклатурных работников и др.), отражающих социально-правовые отношения органов государственной власти, организаций, учреждений с гражданами. Названные документы являются ценным источником для изучения различных проявлений общественной, политической, экономической, культурной жизни, так как они отражают конкретную деятельность лиц в конкретных исторических условиях. В течение ряда лет работу по отбору на постоянное хранение документов по личному составу проводили государственный архив Хабаровского края и учреждения, являющиеся источниками его комплектования: Управление Дальневосточной железной дороги, Дальневосточный НИИ лесного хозяйства и др. Так при усовершенствовании фонда Института усовершенствования учителей на постоянное хранение отобраны документы по личному составу за 1932-1943 гг. в количестве 35 дел. Это приказы и распоряжения директора института, характеристики слушателей областных курсов повышения квалификации учителей, сведения о научных сотрудниках института, включающие личные листки по учету кадров, автобиографии, заявления и другие документы. В фонде исполкома Хабаровского краевого Совета народных депутатов оставлены на постоянное хранение личные дела председателей крайисполкома, облисполкома Еврейской автономной области, горисполкомов, заместителя председателя Корякского крайисполкома. Всего 39 дел за 1937-1946 годы. В фонде отдела социального обеспечения крайисполкома на постоянное хранение отобраны 39 дел персональных пенсионеров за 1920-1940 годы. В отобранных делах имеются заявления, учетные карточки членов Всесоюзного общества политкаторжан и ссыльно-поселенцев, анкеты с подробными сведениями о Керченских рудниках, свидетельства тюремной инспекции об амнистии 1920 г. и другие документы, имеющие историческую ценность. В результате проведения экспертизы ценности документов по личному составу Управления Дальневосточной железной дороги отобраны для передачи на постоянное хранение 28 личных дел работников Управления и служб за 1925-1956 годы. Упорядочены и подготовлены к передаче в государственный архив Хабаровского края документы по личному составу Дальневосточного НИИ лесного хозяйства (личные дела докторов и кандидатов наук). Информационные потребности настоящего времени отводят документам по личному составу роль исторического источника, являющегося носителем сведений генеалогического, историко-биографического, социально-демографического характера. Однако основное значение данной группы документов в течение установленного долговременного срока их хранения заключается в обеспечении социальных прав граждан. Вместе с тем, в настоящее время существует проблема сохранности документов по личному составу, связанная с изменением форм собственности организаций, предприятий, с их ликвидацией, а также в связи с истечением сроков ведомственного хранения значительных по объему комплексов документов по личному составу. В этой ситуации работа по экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение документов по личному составу, приобретает особую актуальность в связи с необходимостью пополнения и обогащения архивных фондов массовыми документальными источниками, содержащими социально ценную информацию. В настоящих методических рекомендациях отражены состав видов документов по личному составу; принципы и критерии экспертизы ценности документов по личному составу; особенности проведения отбора документов по личному составу на постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, а также были использованы и другие нормативно-методические документы по архивному делу, указанные в списке использованной литературы. Методические рекомендации подготовлены на основании изучения состава и содержания документов, образовавшихся в деятельности органов государственной власти, организаций, учреждений различных форм собственности, опыта работы федерального казенного учреждения «Российского Государственного Архива Экономики», государственного казенного учреждения «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики», государственного бюджетного учреждения Самарской области «Центральный государственный архив Самарской области» в данном направлении. Целью данных методических рекомендаций является установление единого подхода к проведению работ по экспертизе ценности документов с целью отбора их в состав Архивного фонда Российской Федерации или к уничтожению документов по личному составу, срок временного хранения которых истек. Методические рекомендации предназначены для сотрудников государственных и муниципальных архивов, архивных учреждений, хранящих документы по личному составу, и могут быть использованы сотрудниками учреждений, организаций, предприятий, работниками ведомственных архивов, осуществляющих отбор документов по личному составу на постоянное хранение или уничтожение. 1. Общие положения организации работ по отбору документов по личному составу на постоянное хранение Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем1. Документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности органов государственной власти, организаций, учреждений, хранятся в организациях временно в течение срока2, установленного Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», затем, по истечении этого срока, документы по личному составу, утратившие справочное значение, но прошедшие экспертизу ценности и имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственные, муниципальные архивы. Экспертиза ценности документов по личному составу органов государственной власти, организаций, учреждений проводится экспертной комиссией организации при участии сотрудников соответствующего архива, источниками комплектования которых является организация. В государственных, муниципальных архивах, где наряду с документами постоянного срока хранения хранятся и документы по личному составу экспертиза проводится экспертной комиссией или специально созданной рабочей группой. Общий контроль за проведением работы по отбору документов осуществляет главный хранитель фондов3. Документы по личному составу ликвидированных организаций в основном хранятся в архивохранилищах документов по личному составу архивных учреждений (далее – архивохранилища документов по личному составу). По документам ликвидированных организаций экспертизу ценности проводит экспертная комиссия архивного учреждения или специально созданная рабочая группа. Общий контроль за проведением работы по отбору документов осуществляет главный хранитель. По документам действующих организаций, сдавших документы по личному составу в архивохранилища документов по личному составу, экспертиза ценности проводится экспертной комиссией организации при участии сотрудников соответствующего архивохранилища. В организациях, учреждениях, предприятиях, хранящих документы по личному составу на месте, экспертизу ценности проводит экспертная комиссия данного учреждения. Возможно включение в состав комиссии сотрудников архивного учреждения источником комплектования которого является данное учреждение1. Все работы по проведению экспертизы ценности документов по личному составу должны планироваться. Планируя работу по отбору и приему документов по личному составу на постоянное хранение необходимо предусмотреть следующие мероприятия: В архивохранилищах документов по личному составу: - составить план работы, в котором указываются виды работ, сроки проведения, ответственные исполнители. План работы может составляться не только на очередной год, но и на перспективу (3 года, 5 лет и т.д.). При необходимости в архиве создается рабочая группа2, в состав которой включаются специалисты по различным направлениям деятельности, например сотрудники отделов обеспечения и сохранности фондов, комплектования и экспертизы ценности документов, сектора исполнения социально-правовых запросов; - составить список фондов учреждений, организаций, предприятий, в фондах которых имеются документы по личному составу, срок которых превышает 75-летний срок хранения, например, в 2014 г. истекает срок хранения дел по личному составу по 1939 г. включительно, а в 2015 году будет проводиться анализ дел за 1940 гг.; - провести анализ имеющихся описей дел по личному составу. По описям дел выявленных фондов определяются конкретные дела по личному составу, срок хранения которых истек; - составить список дел (по результатам анализа по каждому фонду), подлежащих экспертизе ценности; - определить сроки проведения экспертизы ценности; - провести полистный просмотр архивных документов с целью определения их научной и исторической ценности, подготовить по результатам просмотра заключение (приложение № 1) по документам, подлежащих постоянному хранению. В заключениях отразить сведения о просмотренных документах с выводами о целесообразности их перевода на постоянное хранение; - на документы, отобранные к уничтожению, подготовить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (см. раздел 5 настоящих рекомендаций); - по окончании просмотра документов (заключений) членами экспертной комиссии (рабочей группы) проводится заседание, на котором выносится решение; - установить сроки предоставления описей дел на экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края; - провести техническое оформление дел (при разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов или об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов); - организовать передачу документов на постоянное хранение по описям дел в государственные архивы, архивохранилища документов постоянного хранения архивного учреждения; - внести изменения в учетные документы архивохранилища документов по личному составу. В случае, если документы по основной деятельности фондообразователя хранятся в одном государственном архиве, а документы по личному составу в другом государственном архиве, в состав рабочей группы включаются представители обоих архивов, при этом необходимо провести выявление документов с повторяющейся информацией1. В архивах организаций, учреждений, предприятий: - составить план (годовой, перспективный) работы, в котором указываются виды работ, сроки проведения, ответственные исполнители. При необходимости в организации создается рабочая группа2 по отбору документов по личному составу на постоянное хранение, в состав которой включаются наиболее квалифицированные сотрудники и представитель архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования; - изучить описи дел по личному составу (и личных дел уволенных), хранящиеся в архиве организации с целью установления дел, срок хранения которых истек; - предусмотреть проведение экспертизы ценности документов выявленных в ходе изучения описей дел; - провести полистный просмотр архивных документов с целью определения их научной и исторической ценности; - подготовить по результатам просмотра заключение по каждой группе документов: подлежащих постоянному хранению и выделяемых к уничтожению (Приложения № 1, 2). В заключениях отражаются сведения о просмотренных документах с выводами о целесообразности оставления их на постоянном хранении или выделении к уничтожению (полностью или частично), указывается основание выделения документов к уничтожению; - по окончании просмотра документов (заключений) членами экспертной комиссии (рабочей группы) проводится заседание, на котором выносится решение по каждой группе документов; - установить сроки предоставления описей дел на ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, предварительно согласовав их с архивным учреждением, источником комплектования которого является организация; - организовать подготовку дел (включив, при необходимости их реставрацию и переоформление) для передачи на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив; - согласовать сроки передачи документов на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив. При планировании должны быть учтены затраты времени на проведение экспертизы ценности дел, описания документов, восстановления поврежденных документов, отобранных для перевода на постоянное хранение по результатам экспертизы, учета и другие необходимые виды работ. По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, на документы, отобранные к передаче на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив, составляется отдельная опись дел, а на документы по личному составу, не подлежащие к передаче на постоянное хранение составляется «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»1 и в установленном порядке вносятся изменения в учетные документы соответствующего архива. В архивохранилищах документов по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение и утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края. В архивах организаций, учреждений, предприятий акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласовывается с экспертной комиссией организации и представляется на утверждение руководителю. Уничтожение документов по личному составу, срок хранения которых истек, должно проводиться только после проведения экспертизы ценности документов за соответствующие годы и после утверждения описей дел. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||