Тест 76 баллов АКт измерения. Протокол нэмс краевого государственного казенного учреждения Государственный архив Хабаровского края от 14. 11. 2014 13
 Скачать 113.84 Kb.
|
|
2. Состав и разновидности документов по личному составу Документы по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых. Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан. Примерная классификации документов по личному составу: 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека; 2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека; 3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности; 4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий. 5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека; 6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи; 7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы: - личные дела работников; - личные (наградные) дела; - личные дела по аттестации (аттестационные дела); - личные дела учащихся, студентов, аспирантов; - личные дела усыновленных (удочеренных) детей; - личные (учетные) дела, граждан подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС; - регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице; - личные дела пенсионеров (пенсионные дела); - персональные дела членов партии; - выездные дела; - судебно-следственные дела; - истории болезней. Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов, например: - организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления, указания; записки, заменяющие приказы по личному составу) по личному составу; - протоколы заседаний квалификационных и экзаменационных комиссий, комиссий по установлению трудового стажа; - лицевые счета и ведомости начисления заработной платы (в т.ч. табуляграммы); - индивидуальные должностные инструкции; - списки работников организации (личного состава, членов руководящих и исполнительных органов организации, ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий, награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий); - книги (журналы, карточки) учета приказов по личному составу (прием, перемещение и увольнение работников), личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним, личного состава педагогических работников; - документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок - журналы учета движения детей; - алфавиты приказов по личному составу; - личные карточки (ф. Т-2, 2 ГС (МС)); - учетные карточки и листки по учету кадров; - личные дела (штатные формуляры, в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-начальствующего и политического состава, персональные дела, личные дела депутатов высших и местных органов государственной власти, учащихся, студентов, слушателей, аспирантов); - документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, - акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, - списки работающих на производстве с вредными условиями труда, - перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, - табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, - характеристики работников, не имеющих личных дел; - трудовые договора (контракты) о найме на работу и соглашения, заменяющие личные дела; - тарификационные ведомости (списки); - протоколы заседаний комиссий для назначения выплаты надбавки за выслугу лет; - индивидуальные сведения застрахованного лица о трудовом стаже, заработной плате и уплате страховых взносов; - документы о проведении аттестации и установлении квалификации (протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, экзаменационных, конкурсных комиссий, комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность); - наградная документация (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др. о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению ученых степеней, званий, присуждению государственных премий); - списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, - документы (выписки из протоколов, отчеты и др.) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел; - документы о несчастных случаях, связанных с производством (акты, протоколы, докладные записки); - книги регистрации несчастных случаев, аварий; - невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, дипломы, аттестаты и др.); - уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел; - документы по выполнению государственных программ по вопросам пенсионного обеспечения граждан, например по конвертации трудового стажа работников; - документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных; - акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу. Кроме того, к документам по личному составу относятся: - в представительных органах власти и местного самоуправления – персональные карточки учета депутатов; - на предприятиях сельского хозяйства – книги учета труда и расчетов с работниками; - в негосударственных организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивных учреждений – протоколы общих собраний учредителей, акционеров, работников, решавших кадровые вопросы; - в комитетах, управлениях (отделах) образований администраций городов, районов по образованию – документы по патронированию и опеке (лицевые счета опекунов); - в центрах занятости населения и миграционных службах – личные дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев; - в учреждениях образования – основные сведения из классных журналов. Отчетные документы по кадровому составу не относятся к документам по личному составу. Однако, в них содержится информация, позволяющая уточнить сведения общего характера и конкретно о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия): - отчеты по наличию, учету, текучести и распределению кадров; - документы о состоянии и проверке работы с кадрами; - тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки; - отчеты по заработной плате по профессиям; - утвержденные размеры оплаты труда по должностям работников. - сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию и стажу работы. В связи с вступлением в действие Налогового кодекса от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, Федеральных законов «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» от 15 декабря 2001 г. № 166-ФЗ, «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 31 декабря 2002 г. № 198-ФЗ и в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 комплекс этих документов значительно пополнился: - реестры сведений о доходах физических лиц; - индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (СЗВ- 4-1, СЗВ- 4-2); - индивидуальные карточки учета начисленных сумм выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) (при отсутствии лицевых счетов); - налоговые карточки по учету дохода и налога на доходы физических лиц (при отсутствии лицевых счетов). 3. Экспертиза ценности документов по личному составу Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. При проведении экспертизы ценности документов каждое дело просматривается полистно. Определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описях дел и на обложках дел не допускается. Необходимо отметить, что за 75 лет с момента создания документа его физическое состояние могло ухудшиться настолько, что документ не подлежит дальнейшему хранению, поэтому одновременно с проведением экспертизы ценности на соответствие критериям содержания проводится оценка физического и физико-химического состояния документов. Состояние документа оценивается с точки зрения сохранности носителя информации. Документ признается находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, если степень разрушения материальных носителей угрожает физической целостности документа. При непосредственном просмотре документа в первую очередь, обращается внимание на следующие дефекты: - механические повреждения (разрывы, утрата частей документа и др.); - следы плесневых грибов (черный или цветной порошок спор, и др.); - физико-химические повреждения (хрупкость, ветхость, желтизна, частичное или полное выцветание текста, коррозия текста и т.д.); - повреждения водой и огнем (выцветание, расплывание, смывание текста, обугливание, загрязнение бумаги, изменение её цвета и т.п.). Документы, поврежденные до такой степени, что большая часть текста документа недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, экспертизе ценности не подлежат и отбираются к уничтожению. В тех случаях, когда восстановление текста возможно, документ подвергается дальнейшей экспертизе ценности. 3.1. Принципы и критерии экспертизы ценности документов по личному составу Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов, содержания документов, внешних особенностей документов1. Основными критериями оценки и отбора документов по личному составу на постоянное хранение, учитывая их использование в качестве научно-исторического, социально-демографического, генеалогического, историко-биографического, историко-политического источника информации. Для ряда документов, отнесенных к группе личных дел, существуют специфические критерии экспертизы ценности, в частности, для историй болезней, судебно-следственных дел. Существуют различные методы экспертной оценки документов. Отбор документов по личному составу предполагает выявление и прием на постоянное хранение тех видов и разновидностей документов, которые содержат наиболее насыщенную информацию и в форме, наиболее пригодной для ее всестороннего использования, а также отказ от приема или ограничение приема в государственные архивы тех категорий документов, которые содержат повторяющуюся или несущественную информацию. Различные аспекты использования документов по личному составу в научных, социально-правовых и иных целях определяют применение в работе по отбору документов по личному составу того или иного критерия или группы критериев оценки документов. Отбор документов по личному составу осуществляется путем применения, как общих, так и дополнительных (специфических) критериев экспертизы ценности документов. Таким образом, в процессе изучения документов учитываются следующие общие критерии: - критерий содержания, в рамках которого рассматривается вид документа и его содержание, значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, подлинность документа; - критерий происхождения, к которому относятся: роль и значение организации на конкретной территории (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера), в которой это лицо работало, время образования документов, а также хронологический период (время и место создания документов), значимый для конкретной организации и значимый для всех организаций; - критерий внешних особенностей, к которому относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа, физическое состояние носителя документов (бумажных, электронных), форма удостоверения и оформления документа. К дополнительным критериям экспертизы ценности документов по личному составу относятся: - роль и значение деятельности лица (работника) в конкретной организации (руководящие должности, награды, степени, звания); - значение информации документов (сведений о работнике, сведений об организации); - повторение информации документов по личному составу в других документах (учетных, отчетных, распорядительных и др.); - сохранность комплекса документов организации и степень сохранности фонда. - профессиональная (трудовая) династия работников; - работники творческих профессий; - работники редких профессий; - репрессированные, реабилитированные работники; - стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее, периоды); - роль и заслуги лица в общественной и других сферах деятельности вне организации; - постоянная, временная регистрация на конкретной территории; - значение имеющихся сведений общего характера; - полнота документов (формуляр), количество документов; - дублетность документов (внутри организации, вне организации); - поглощенность и другие особенности документов. 3.1.1. Применение критерия содержания Оценивается значимость информации (наличие особо ценной информации, в том числе ее уникальность) с точки зрения зафиксированных сведений о конкретном событии или лице. Необходимо учитывать, что в документах по личному составу содержится информация не только о трудовой деятельности работников, их возрасте, социальном и материальном положении, образовании, семейном положении, но и о состоянии, развитии производства, кадровой политике и роли исторических событий в жизни рядового человека, т.е. документы по личному составу являются ценным источником информации как для социальной истории, так и для истории развития страны в целом. Например: ведомости начисления заработной платы отчасти характеризуют уровень материального состояния работников, личные заявления граждан - уровень образования, книги учета трудодней и расчетов с членами колхоза - процесс становления колхозного строительства. Оценка документа на соответствие критерию уникальности проводится с точки зрения уникальности информации, содержащейся в документе. Например: в фонде завода Дальдизель имеются трудовые списки, в которых содержится информация о работе в дореволюционное время, в которых указано наименование профессии, организации, занимаемой должности. Если в документах постоянного хранения информация такого рода отсутствует, то для документов по личному составу такая информация рассматривается как уникальная и подлежит переводу на постоянное хранение. Особое внимание при проведении экспертизы ценности по данному признаку необходимо уделять личным делам, анкетам, послужным спискам, характеристикам алфавитным книгам учета личного состава, личным карточкам, которые являются ценным источником генеалогической и биографической информации. Отбору на постоянное хранение подлежат документы, которые содержат наиболее полные сведения о самом лице (год рождения, место жительства, профессия, должность и т.д.) и членах его семьи родителях, супругах, детях (имя, отчество, год рождения и т.д.). Критерий – вид документа, его подлинность. Вид документа, его наименование несут информацию о назначении документа (приказ, распоряжение, ведомости начисления заработной платы, заявление и т.д.), характере её изложения. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинность документа оценивается наличием на документе подлинной подписи руководителя и подлинной печати организации. На постоянное хранение могут быть оставлены, кроме подлинников, копии документов при наличии на них виз, резолюций, помет, а также, если в них содержится ценная, с точки зрения социальной истории, информация. В ходе отбора по данному критерию проводится анализ документа на предмет пополнения состава Архивного фонда новыми видами документов. Например: в фондах сельскохозяйственных артелей имеются книги учета трудодней колхозников – документ, который типичен только для определенного периода времени и для сельскохозяйственной отрасли; или: в 2001 г. появилась новая категория документов - индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица. Частично такие документы могут быть переведены на постоянное хранение после истечения 75-летнего срока хранения. В соответствии с критерием типичности или повторяемости (или периодичности) на постоянное хранение может отбираться не весь комплекс документов по личному составу, типичных для каждой организации, а только их часть за определенный период времени, например, 10-15 лет, характеризующийся какими-либо событиями (введение районного коэффициента оплаты труда, денежная реформа и др.) Например: в документах фонда Хабаровского городского производственного объединения жилищно-коммунального хозяйства имеются ведомости начисления заработной платы работникам и лицевые счета за 1941, 1953, 1955-1959, 1961-1964, 1969-1988 годы. Целесообразно отобрать по данному критерию ведомости начисления заработной платы в полном объеме только за 1959-1965 гг., чтобы отразить изменение уровня заработной платы после денежной реформы 1961 г. 3.1.2. Применение критерия происхождения К критериям происхождения относятся функционально-целевое назначение организации с учетом ее особой роли или типового характера и время и место создания документа. С целью определения функционально-целевого назначения организации изучаются предисловия к фондам, определяется роль организации в данной отрасли, системе в соответствующий период времени. Если на хранении в архиве имеется несколько незначительных по своему функционально-целевому назначению организаций, то проводить отбор на постоянное хранение документов всех этих организаций нецелесообразно. Критерий времени и места создания документа призван обеспечить, прежде всего, сохранность документов определенных периодов истории, ознаменованных событиями большого исторического значения. При применении данного критерия необходимо использовать исторический подход и учитывать социально-экономическую особенность развития республики в рассматриваемый период. Например: тридцатые-сороковые годы прошлого века характеризовались такими вехами в жизни страны и Хабаровского края как коллективизация, начало великих строек – строительство города Комсомольска-на-Амуре, Байкало-Амурской магистрали, репрессии, Великая Отечественная война 1941-1945 гг., послевоенное восстановление народного хозяйства, изменения в системе административно-территориального устройства края и др. Кроме того, управленческие документы этого периода в большинстве своем недостаточно сохранены, поэтому документы по личному составу являются источником дополнительной информации для более полного представления событий тех лет. Оценивается степень участия организации или конкретного лица в событиях, отраженных в документах. 3.1.3. Применение критерия внешних особенностей К критерию внешних особенностей относятся форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа. Согласно данному критерию документы оцениваются с точки зрения способа фиксирования информации, носителя, формы и размера документа, элементов его правового, делопроизводственного, художественного оформления и начертания письменных знаков, а так же для отражения истории развития делопроизводства и документоведения (изменение формы бланков, реквизитов документов и др.). Например: Документ, оформленный машинописным способом с использованием лент различного цвета представляет определенный интерес ввиду того, что подобный способ фиксирования информации существовал в определенный период времени. или: в соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» произошли изменения в оформлении приказов по личному составу: текстовая форма изменена на табличную, поэтому для отражения истории развития делопроизводства целесообразно отобрать несколько дел с приказами за этот период на постоянное хранение. С середины 60-х гг. XX века началось внедрение в производство машиносчетных станций для автоматизации процесса начисления заработной платы. В организациях ведомости начисления заработной платы стали формироваться в виде табуляграмм, часто без расшифровки кодов выплат и удержаний, по порядку табельных номеров. Осуществлять отбор таких документов на постоянное хранение в полном объеме нецелесообразно. Достаточно отобрать несколько дел, чтобы по изменению вида табуляграмм проследить усовершенствование процесса автоматизации начисления заработной платы. К невостребованным личным документам (трудовым спискам, трудовым книжкам, удостоверениям о награждении, свидетельствам (аттестатам) об образовании, рождении, анкетам, удостоверениям и т.д.) критерий внешних особенностей применяется с целью отбора наиболее интересных документов для дальнейшего использования при создании документальных выставок. 3.1.4. Применение дополнительных критериев Использование документов по личному составу в научно-исторических целях обусловливает первостепенное, наряду с общими критериями, применение дополнительного критерия роли и значения деятельности лица, на которое заведены документы. Этот критерий включает в себя учет значения той отрасли государственной и общественной деятельности, народного хозяйства, науки, культуры, где работал человек; государственной и общественной оценки его деятельности. При определении роли и значения лица следует учитывать стаж его работы, наличие почетных званий, наград, поощрений, должностную номенклатуру, уровень квалификации, воинское звание, наличие изобретений, научных работ и другие биографические данные, что в известной степени освобождает от субъективного подхода в оценке документов. При подходе к документам по личному составу в качестве источников социально-демографических (историко-демографических) и других социологических исследований основными выступают иные оценочные моменты: отраженность в них сведений о производственном стаже работников, стаже работы на данном предприятии, профессии и т.д. Существенную роль при этом может играть форма документа1, позволяющая учитывать сопоставимость документов и возможность их последующей машинной обработки. При использовании документов по личному составу в социально-правовых целях особое значение приобретает их юридическая достоверность. Независимо от возможных направлений в использовании документов по личному составу действует общее правило применения критериев в их совокупности. Особо следует оговорить необходимость исторического подхода в применении критериев, что обусловлено неустойчивостью, сравнительно частым изменением, как форм документирования, так и объема информации, заложенной в эти формы. Эти изменения вызывались практическими потребностями создания тех или иных видов и разновидностей документов, которые могли быть различными для исторических периодов и территорий. С учетом этих изменений должно быть также различное решение вопросов о приеме или об отказе от приема на постоянное хранение документов одного вида или разновидностей в зависимости от принадлежности их к тому или иному периоду времени. Метод комплексного применения критериев экспертизы и информационный подход исключает также изолированное рассмотрение вопросов отбора документов по личному составу вне учета связи с организационно-распорядительной и учетно-отчетной документацией и между отдельными группами документов по личному составу. Так, например, от сохранности личных дел зависит решение вопроса о целесообразности приема приказов по личному составу, учетных карточек, лицевых счетов, а также различных категорий пенсионной и наградной документации. В ряде случаев возможен и целесообразен выборочный прием документов той или иной категории. Возможен целевой отбор документов по личному составу: определенных организаций; определенных категорий работников или отдельных видов документов по личному составу во всех организациях. Выборочный прием документов по личному составу позволяет расширить источниковую базу исследований и раскрыть сведения о рядовых (среднестатистических) работников. Факторы, влияющие на отбор документов по личному составу: - система документирования, полнота комплекса документов; - сохранность комплекса документов; - наличие упорядочения документов, подготовленных и согласованных описей дел; - соответствие времени создания документов по личному составу запретным датам на их уничтожение. Возможно проведение внутренней экспертизы некоторых категорий документов по личному составу, в частности, наиболее сложных из них - личных дел, наградных дел, пенсионных дел. Выборка и проведение внутренней экспертизы названных документов направлены на ограничение приема в архивы документов с повторяющейся и несущественной информацией. На основании указанных критериев отбора документов по личному составу осуществляется прием в состав Архивного фонда Российской Федерации. |