Информатика и ИКТ лекция. Протокол умс от 201 г. Проректор по умр с. П. Ермишин
 Скачать 5.78 Mb.
|
|
Создание таблицы в режиме Конструктор При создании таблиц в режиме Конструктор в бланке конструктора заполнить столбцы Имя поля, Тип данных, Описание (при необходимости), а в области Свойства поля ввести необходимые свойства для каждого поля с использованием вкладок Общие и Подстановка. При определении имени поля необходимо придерживаться следующих правил:
Эти же правила действительны и для именования таблиц. При выборе типа данных, используемого в поле, необходимо учитывать следующее:
В табл. 7.2 указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры. После ввода имен полей, их типов данных и описаний можно задать более точные свойства для каждого поля таблицы, используя вкладки Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц. Свойства отличаются у данных различных типов, но есть общие, такие как, размер поля, формат поля (способ отображение данных на экране), число десятичных знаков, маска ввода (шаблон для облегчения ввода данных в поле) и другие. Таблица 7.2. Типы данных MicrosoftAccess
Перед сохранением таблицы необходимо определить в ней первичный ключ. В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Поле счетчика создаётся в том случае, если нельзя однозначно определить первичный ключ. Такому полю присваивается стандартное имя «Номер записи» или «Код записи». Для определения ключевого поля таблицы необходимо:
С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс (индексированное поле) является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких полей. Индекс представляет собой упорядоченный список значений со ссылкой на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают простые (по одному полю) и составные (по нескольким полям). Для определения индекса необходимо в разделе Свойства поля открыть вкладку Общие и установить в строке Индексированное поле значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются). Составной индекс создаётся в специальном окне диалога: кнопка Индексы панели инструментов Конструктор таблиц. Ключевое поле автоматически индексируется по свойству «Индексированное поле» значением Совпадения не допускаются. Созданные таблицы, в которых определены ключевые и индексированные поля, связываются в схему данных с помощью графического окна «Схема данных» (команда Схема данных в меню Сервис). Создание форм Формы - это настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы в Access используются для поддержки следующих задач:
В табл. 7.3 описаны способы создания форм. Таблица 7.3. Способы создания форм в MSAccess
Наиболее широкие возможности по созданию форм предлагает окно конструктора форм, перейти в которое можно и для форм, созданных другими способами (выделить имя формы и выбрать режим Конструктор). Структура формы в режиме конструктора Макет формы состоит из разделов: заголовок формы, область данных, область примечаний - и двух дополнительных разделов только для печати - верхний и нижний колонтитулы. Заголовок формы - определяет верхнюю часть формы. В область заголовка можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице. Верхний колонтитул - сведения, которые необходимо размещать на каждой странице при печати. Отображается только в режиме предварительного просмотра. Область данных - содержит основные данные таблиц. Нижний колонтитул - дата, номера страниц, сведения, которые должны быть внизу страницы. Отображается только в режиме предварительного просмотра. Область примечаний - кнопки и инструкции по использованию формы. Отображается в нижней части экрана, а при печати внизу последней страницы. Для оформления формы можно разместить на ней рисунок или фотографию, используя для этого панель элементов управления. Обработка данных средствами СУБД Access Обработка данных средствами Access включает в себя следующие направления:
Сортировка и фильтрация данных реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы и производятся с таблицами или запросами, открытыми в режиме таблицы. Сортировка записей Сортировка производится по выделенному полю с помощью команды Сортировка в меню Записи. Виды сортировки - по убыванию или по возрастанию. Для отмены сортировки выполнить команду Записи-Удалить фильтр Фильтрация записей Фильтр по выделенному фрагменту - критерием отбора является значение (или части значения) поля таблицы: Записи-Фильтр-Фильтр по выделенному. Обычный фильтр - отбор записей по значению нескольких полей. Для задания критерия отбора заполняется специальная форма (бланк):
Расширенный фильтр - для отбора записей используется графический бланк (конструктор), в котором необходимо указать имена полей для отбора и критерий отбора с использованием операций НЕ (о), И, ИЛИ. Используется только одна таблица для отбора.
Создание запросов Запрос - это динамический (виртуальный) набор данных, которые существуют только во время выполнения запроса. Запросы позволяют осуществить выборку данных по некоторому критерию или выполнить определённые действия с данными. Одновременно выборка может производиться из 16 таблиц. В запрос можно включать до 255 полей. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. В Access предусмотрено создание запросов в двух режимах:
Основные типы запросов:
Режимы создания запросов Для создания запросов выбрать объект Запросы и команду Создать. В диалоговом окне Новый запрос выбрать режим создания запроса: Конструктор - самостоятельное создание запроса в графическом бланке QBE; Простой запрос- создание запроса с помощью мастера выбором соответствующих полей одной или нескольких таблиц; Перекрёстный запрос- создание запроса с помощью мастера, результаты которого представлены в виде двумерной таблицы; Повторяющиеся записи - создание запроса с помощью мастера на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе; Записи без подчинений - создание запроса с помощью мастера на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Создание запросов в режиме Конструктор Для перехода к работе с конструктором надо:
строка Поле - выбрать поля, участвующие в запросе; строка Имя таблицы — выбрать имя таблицы, из которой извлекаются соответствующие поля; строка Сортировка — выбрать порядок сортировки (по возрастанию, по убыванию); строка Вывод на экран - признак вывода данного поля на экран при выполнении запроса; строка Условие отбора - формируется условие отбора. Для того чтобы не создавать одинаковые запросы для различных значений параметров, в Access используют запросы с параметрами. При выполнении такого запроса выдаётся окно диалога «Введите значение параметра», в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат. Выражения в MS Access |