Рабочая тетрадь Менеджмент и маркетинг 2014. Ранхигс направление Экономика менеджмент и маркетинг
 Скачать 6.61 Mb.
|
|
Тема 3. Проектирование организаций Учебные вопросы: 3.1. Делегирование, полномочия и ответственность. 3.2. Типы организационных структур. 3.3. Проектирование организаций. 3.1. Делегирование, полномочия и ответственность Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду. Пределы полномочий определяются должностными инструкциями. Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Делегирование, как понятие, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее 36 подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы. Например, руководитель хирургической бригады делегирует многие важные обязанности медицинским сестрам. Но, если пациент умрет из-за того, что сестра выбрала неправильную группу крови для переливания, ответственным за это будет оперирующий хирург и его привлекут к суду за преступную небрежность. Аналогичным образом, если торговый агент не выполнит своих плановых заданий на год и в результате отдел сбыта также не выполнит свой план, руководитель отдела сбыта, а не торговый агент, должен держать ответ перед коммерческим директором. Понятие функциональная область относится к работе, которую выполняет подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производство, обучение персонала или планирование финансов. Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Специализированное разделение труда. На данный момент давайте просто отметим, что во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Объем управления. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Например, руководитель производства может иметь в своем подчинении до 10 начальников, включая руководителей смен и различных функциональных зон. 37 Рисунок 3.1 – Виды полномочий Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Рекомендательные полномочия предполагают, что линейное руководство будет обращаться за консультациями к консультативному аппарату, когда потребуются его знания. Но линейные руководители не обязаны так поступать. Они могут, по своему выбору, решить проблему, даже не ставя аппарат в известность. Поскольку аппарат может испытывать трудности в общении с линейным руководством, фирма иногда расширяет полномочия аппарата до обязательных согласований с ним каких-либо решений. Параллельные полномочия. Высшее руководство может расширить объем полномочий аппарата, давая ему право отклонять решения линейного руководства. Целью параллельных полномочий является установление системы контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок. Во многих компаниях применяются параллельные полномочия для контроля финансовых расходов, для чего требуются две подписи в случае Полномочия Линейные Внутриаппара тные Штабные Рекомендател ьные Параллельные Функциональ ные 38 всех крупных покупок. Аппарат, обладающий функциональными полномочиями, может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей компетенции. Линейные полномочия внутри аппарата. В крупных организациях административный аппарат может состоять из множества людей. В таких ситуациях аппарат представляет собой подразделение с более чем одним уровнем управления. Таким образом, сам штабной аппарат имеет линейную организацию и обычную цепь команд внутри себя. Естественно, менеджеры в аппаратной иерархии обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным, независимо от характера полномочий аппарата по отношению к организации в целом. К трем типам аппарата относятся консультативный, обслуживающий и личный аппарат. 3.2. Типы организационных структур Под организационной структурой управления понимается совокупность устойчивых, упорядоченных связей по управлению между различными звеньями управления, обусловленных разделением труда в системе организации и обеспечивающих ее целостность. Конкретное выражение структура управления находит в: схеме структуры управления; штатах и составах работников управления; организационном регламентировании. Структура управления по вертикали расчленяется на ступени управления, по горизонтали – на звенья управления. Звено управления – это самостоятельное структурное подразделение, включающее определенную функцию или несколько функций управления. В качестве звеньев управления в организациях выступают все организационно обособленные подразделения. Под ступенью управления понимается совокупность звеньев 39 управления, находящихся на определенном уровне иерархии, отражающей последовательность их подчинения сверху вниз. Число ступеней в структуре управления соответствует числу ступеней в организационной структуре. Рисунок 3.2 – Типы организационных структур Линейная организационная структура - самая простая бюрократическая иерархическая структура управления. В простейшем виде она состоит из руководителя предприятия и нескольких подчиненных работников, крупные же предприятия могут иметь до 3-4-х и даже более уровней иерархии (рис. 3.3). Типы оргструктур Линейный Функцинал ьный Линейно- функциона льный Дивизиона льный По продуктово му признаку По региональ ному признаку По клиентском у признаку Проектный Матричны й 40 Рисунок 3.3 – Пример линейной структуры аудиторской компании «Международный консалтинг и аудит»1 Простейшими здесь являются линейные и функциональные организации, на практике в настоящее время используются в основном линейно – функциональные структуры (рис. 3.4.) Линейно-функциональная структура организации - форма управления организацией, в которой комбинируется линейное и функциональное управление, что позволяет сочетать централизацию и децентрализацию в управлении. 1 http://www.ak-mka.ru/struct.html 41 Рисунок 3.4 – Линейно-функциональная организация Дивизиональные структуры — структуры, основанные на выделении крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений (отделений, дивизионов) и соответствующих им уровней управления с предоставлением этим подразделениям оперативно-производственной самостоятельности и с перенесением на этот уровень ответственности за получение прибыли. Впервые дивизиональные структуры управления появились в конце 20-х годов на предприятиях «Дженерал Моторс», а наибольшее распространение они получили в 60—70-е годы ХХ века. Под отделением (дивизионом) подразумевается организационная товарно-рыночная единица, имеющая внутри необходимые собственные функциональные подразделения. Структуризация компании по отделениям (дивизионам) производится, как правило, по одному из трех принципов: по продуктовому — с учетом особенностей выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, ДИРЕКТОР Заместитель директора по производству Заместитель директора по коммерции Заместитель директора по экономике Производственно -диспетчерский отдел Коммерческий отдел Планово- экономический отдел Начальник участка №1 Начальник участка №2 Начальник участка №3 42 в зависимости от ориентации на конкретного потребителя по региональному — в зависимости от обслуживаемых территорий. В связи с этим выделяется три типа дивизиональных структур: дивизионально-продуктивные структуры; организационные структуры. ориентированные на потребителя; дивизионально-региональные структуры. При дивизионально-продуктовой структуре полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или услуги передаются одному руководителю, который является ответственным за данный вид продукции (см. рис. 3.5). Рисунок 3.5 – Пример продуктовой дивизиональной структуры ОАО «Концерн Авиаприборостроения» При создании организационных структур, ориентированных на потребителя, подразделения группируются вокруг определенных групп 43 потребителей (например, армия и гражданские отрасли, продукция производственно-технического и культурно-бытового назначения) (рис. 3.6). Рисунок 3.6 – Дивизиональная структура, ориентированная на потребителей Если деятельность компании распространена на несколько регионов, в которых требуется использование различных стратегий, то целесообразно формировать дивизиональную структуру управления по территориальному принципу, т. е. применять дивизионально-региональную структуру (рис. 3.7). Рисунок 3.7 – Пример дивизионально-региональной структуры управления ОАО «АвтоВАЗ» Под проектной структурой управления понимается временная структура, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации). Смысл проектной структуры 44 управления состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Проектная структура управления предполагает обеспечение централизованного управления всем ходом работ по каждому крупному проекту. Существует несколько типов проектных структур. В качестве одной из их разновидностей можно привести так называемые чистые или сводные проектные структуры управления, подразумевающие формирование специального подразделения — проектной команды, работающей на временной основе. Временная группа специалистов в сущности представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной компании (см. рис. 3.8). Правда, на практике эти проектные команды редко находят отражение на формальных схемах организационных структур управления. В состав временных групп включают необходимых специалистов: инженеров, бухгалтеров, руководителей производства, исследователей, а также специалистов по управлению. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями (полной властью и правами контроля в рамках конкретного проекта). Руководитель отвечает за все виды деятельности от начала до полного завершения проекта или какой-либо его части. В его функции входит определение концепции и целей проектного управления, формирование проектной структуры, распределение задач между специалистами, планирование и организация выполнения работ, координация действий исполнителей. Ему полностью подчинены все члены команды и все выделенные для этой цели ресурсы. В число проектных полномочий руководителя проекта входит ответственность за планирование проекта, за составление графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное 45 поощрение работающих. После завершения работ по проекту структура распадается, а персонал переходит в новую проектную структуру или возвращается на свою постоянную должность (при контрактной работе — увольняется). Рисунок 3.8 – Пример проектной структуры управления Матричная структура отражает закрепление в организационном построении фирмы двух направлений руководства, двух организационных альтернатив (рис. 3.9). Рисунок 3.9 – Матричная структура управления организацией Вертикальное направление — управление функциональными и линейными структурными подразделениями компании. Горизонтальное — управление отдельными проектами, программами, продуктами, для реализации которых привлекаются человеческие и иные ресурсы различных 46 подразделений компании. При такой структуре устанавливается разделение прав менеджеров, осуществляющих управление подразделениями, и менеджеров, руководящих выполнением проекта, и важнейшей задачей высшего руководящего состава компании в этих условиях становится поддержание баланса между двумя организационными альтернативами. В связи с вышесказанным, отличительной чертой организационной структуры управления матричного типа является наличие у работников одновременно двух руководителей, обладающих равными правами. С одной стороны, исполнитель подчиняется непосредственному руководителю функциональной службы, которая наделен необходимыми проектными полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, выделенными ресурсами и требуемым качеством. Возникает система двойного подчинения, базирующаяся на сочетании двух принципов — функционального и проектного ( продуктового). Матричная структура чаще всего представляет собой наложение проектной структуры на постоянную для данной компании линейно- функциональную структуру управления. Порой такого вида структура образуется в результате постепенной модификации дивизиональной структуры, она может быть результатом наложения функциональной структуры на дивизиональную. Ее подход с продуктовым или функциональным. Образуется как бы двойная структура (матрица), представляющая собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей. Матричные структуры управления могут быть двух видов. В первом случае руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных подразделений, которые подчиняются ему на временной основе и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется подчиненность этих исполнителей непосредственным руководителям 47 подразделений, отделов, служб. Во втором случае руководителю проекта могут подчиняться временно только исполнители из соответствующих функциональных подразделений. Руководители проектов в матричных структурах, также как и в рассмотренных выше проектных, обладают так называемыми проектными полномочиями. Причем эти полномочия могут выражаться в прямых противоположностях: от всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чисто консультационных полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права делегирует ему высшее руководство компании. Руководители проектов в матричной структуре отвечают в челом за интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к данному проекту. Для того. чтобы они смогли добиться этого, все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их полное распоряжение. Руководители проектов сохраняют за собой право определять приоритетность и сроки решения той или иной задачи, в то время как руководители структурных подразделений могут лишь выбирать конкретного исполнителя и методику решения. 3.3. Проектирование организации При проектировании организаций учитывают следующие ситуационные факторы: внешняя среда, технология работ, стратегический выбор, поведение персонала. Внешняя среда имеет два уровня: общее и непосредственное окружение. Под технологией работы понимают не только действия работников, но и материалы, оборудование, которое они используют. Основными 48 переменными технологии будут: неопределенность в поступлении работы и месте ее выполнения, неопределенность в задании относительно того, как делать работу – взаимозависимость работ в организации. Стратегический выборпредполагает учет трех областей: 1. Идеология управления (ценности, принципы, приверженность). 2. Потребители, определяющие стратегии или продукта, или потребностей клиентов. 3. Рынки сбыта и территории размещения производства. Поведение персонала определяется его структурой, квалификационно- профессиональной характеристикой и т.д. Элементами проектирования являются: 1) разделение труда и специализация, 2) департаментация и кооперация, 3) связи и координация, 4) масштаб управления и контроля, 5) иерархия и звенность, 6) распределение прав и ответственности, 7) централизация и децентрализация, 8) дифференциация и интеграция. Разделение труда в организации производится по направлениям: постадийное (горизонтальная специализация), по уровням иерархии (вертикальная специализация). Специализация ведет к эффективности за счет роста квалификации, упрощения коммуникаций и решений, упрощения формализации. Одновременно могут проясняться и негативы специализации: уход от общей цели, усложнение координационной деятельности, развитие внутриличностной ориентации. При проектировании необходимо добиться баланса позитивных и негативных аспектов разделения труда. Департаментизация предусматривает организационную обособленность. При проектировании стоит задача группировки работ либо 49 вокруг ресурсов, либо вокруг результатов. Вариантами будут: линейная, функциональная, матричная и продуктовая департаментизация. Связи в организациях являются выражением отношений. Выделяют вертикальные связи (соединение иерархических уровней) и горизонтальные связи (равные в иерархии уровни). Они отражают линейные и функциональные связи. Масштаб управляемости и контроля определяет сколько людей (работ) необходимо объединить под единым руководством. Каждый руководитель контролирует три типа контактов: руководитель – подчиненный, руководитель – два и более подчиненных, между подчиненными. Общее количество возможных связей рассчитывается по формуле Грейкунаса. ) 1 2 ( 1 n n R n , где n – количество подчиненных. Для выбора оптимального масштаба используется ситуационный подход, учитывающий факторы: работа, кто кем руководит, отношения к руководителям и организации. Иерархияопределяет количество уровней управления. Проблема количества уровней связана с проблемой ограничения числа подчиненных. При этом под уровнем управления понимается часть системы, в рамках которой могут приниматься самостоятельные решения без обязательного согласования. Распределение прав и ответственностиосуществляется по двум принципам: принцип единства («елочка») – работник получает распоряжение только от одного начальника; принцип множественного подчинения («матрешка») – права и ответственность вышестоящего руководителя 50 полностью поглощают права и ответственность нижестоящих руководителей. Степень централизации и децентрализации измеряется переменными: число решений по уровням, важность решений для организации, степень контроля за исполнением принятого решения. На выбор этой степени влияет: капиталоемкость решений, единообразие политик, размеры предприятия, организационная культура, философия управления, стремление частей к самостоятельности, наличие соответствующих кадров и др. Дифференциация и интеграция призваны решать проблемы отношений между подразделениями. Дифференциация предполагает деление работ между подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках подразделения. Интеграция определяет уровень сотрудничества между частями, вытекающие из разделения и взаимозависимости работ. Проектирование организаций может осуществляться следующими методами: 1. Аналогии. Как правило, здесь используют либо типовые проекты, либо организации – аналогии свою эффективность. 2. Экспертно-аналитические. Предполагают выявление проблем, узких мест и выработку стратегий их разрешения. 3. Структуризация целей. В основе – построения дерева целей и увязка его с подразделениями. При этом устанавливаются карты прав и ответственности за достижение целей. 4. Организационное моделирование. Предполагает математико- кибернетическое, аналитически-матричное моделирование, использование натуральных экспериментов, построение математико-статистических зависимостей и др. 51 Рисунок 3.10 – Этапы организационного проектирования Учебные задания: Задание 1. Ознакомиться с теоретическими сведениями главы 3. Задание 2. Составить таблицу 1 и представить ее в виде презентации. Таблица 1 – Структура и функции подразделений Подразделение (название) Функция (и) Количество человек По полученным табличным данным разработать организационную структуру организации, предварительно выбрав ее тип. Представить схему организационной структуры организации в виде презентации. Обосновать выбор типа организационной структуры организации. Сформулировать достоинства и недостатки выбранной организационной структуры в виде таблицы 2, представить данную таблицу в виде презентации. Деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующиеважнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии Установление соотношения полномочий различных должностей Определение должностных обязанностей Департаментализация 52 Таблица 2 – Сравнительная характеристика выбранного типа организационной структуры Достоинства Недостатки |