курсовая работа тема акимат. Акимат. Разработка информационной системы контроля исполнения поручений для сотрудников акимата
 Скачать 1.29 Mb.
|
 ВВЕДЕНИЕ Концепция осуществления государственного управления, характерная для информационного общества. Базируется на возможностях информационно-телекоммуникационных технологий и ценностях открытого гражданского общества. Характеризуется направленностью на потребности граждан, экономической эффективностью, открытостью для общественного контроля и инициативы. Один из наиболее действенных способов борьбы с коррупцией и бюрократией, а также обеспечения прозрачности официальных структур. Предусматривает бизнес-реинжиниринг правительственных структур: эффективный для граждан как клиентов, выгодный для граждан как собственников. Следует отличать от правительства он-лайн – правительства, которое, кроме традиционных форм трансакций с населением, имеет электронный интерфейс и является одним из функциональных элементов электронного правительства. Начнем с определения самого термина «электронное правительство», а также других понятий, описывающих эту сферу применения информационно-телекоммуникационных технологий. Этот этап чрезвычайно важен, поскольку от полноты определения зависит степень понимания, а следовательно – то, насколько полноценно могут быть использованы возможности идеи в целом. Определения электронного правительства строятся специалистами по разным принципам. Одни авторы предпочитают определения описательные – какие именно преобразования происходят в обществе и отдельных его структурах благодаря внедрению электронного правительства. Другие избирают прикладной аспект электронного правительства, и просто перечисляют разные применения отдельных его инструментов. Есть технические определения, которые акцентируют внимание сугубо на используемых технологических решениях и специфических программных продуктах. А также определения экономические, ориентированные на максимальную эффективность управления государством. Каждый принцип верен, поскольку отображает определенный аспект функционирования электронного правительства. Тем не менее, ошибочным будет не принимать во внимание, опускать их частность. Рассмотрим с этой точки зрения лишь некоторые из толкований этого термина. Итак, электронное правительство определяется следующим образом: О  рганизация государственного управления на основе электронных средств обработки, передачи и распространения информации, предоставления услуг государственных органов всех ветвей власти всем категориям граждан (пенсионерам, рабочим, бизнесменам, государственным служащим и т.п.) электронными средствами, информирования теми же средствами граждан о работе государственных органов. Информационные технологии в государственном управлении. Государство в Сети. Метафора, которая означает информационное взаимодействие органов государственной власти и общества с использованием информационно-телекоммуникационных технологий. Трансформированные для правительственных и государственных организаций идеи электронного бизнеса, в которых правительство выступает как разновидность корпоративного пользователя информационных технологий. Автоматизированные государственные службы, основными функциями которых являются: обеспечение свободного доступа граждан ко всей необходимой государственной информации, сбор налогов, регистрация транспортных средств и патентов, выдача необходимой информации, заключение соглашений и оформление поставок необходимых государственному аппарату материалов и оснащения. Это может привести к снижению затрат и экономии средств налогоплательщиков на содержание и финансирование деятельности государственного аппарата, увеличение открытости и прозрачности деятельности органов управления. Использование в органах государственного управления новых, в том числе и интернет-технологий. Однако каждое из этих определений представляет электронное правительство скорее как очередное прикладное решение, способ модернизации уже существующих структур и отношений, а не как самостоятельную идею комплексной трансформации самих принципов организации управления государством. Способ оценки электронного правительства, его возможностей, избранный специалистами в сфере информационных технологий, государственного управления, социальных процессов, экономического развития, распространяется и среди непосредственных исполнителей – государственных чиновников. Таким образом, электронное правительство – концепция осуществления государственного управления, присущая информационному обществу. Основывается на возможностях информационно-телекоммуникационных технологий и ценностях открытого гражданского общества. Характеризуется направленностью на потребности граждан, экономической эффективностью, открытостью для общественного контроля и инициативы. Состоит из трех основных модулей: G2G, government to government, правительство правительству; G2B, government to business, правительство бизнесу; G2C, government to citizens, правительство гражданам. Включает он-лайновые сервисы для граждан и бизнесов на едином портале, электронный документооборот в правительственных и парламентских структурах, общую для разных правительственных структур базу данных для предотвращения дублирования информации и повторных затрат, часто – закрытую специализированную информационную сеть (интранет) для внутриправительственных трансакций (напр. Govnet), разветвленную информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, системы криптографии и прочие способы защиты информации, в том числе и персональных данных, цифровую подпись, электронный ключ, смарт-карты, другие средства санкционирования доступа к информации и операций с ней. Электронное правительство тесно связано с такими компонентами информационного общества как электронная коммерция, электронный бизнес, электронный банкинг, универсальный доступ, пожизненное образование, компьютеризация, компьютерная грамотность и т.п. Проблема эффективной работы таких систем во многом определяется анализом, изучением, проектированием, отладкой задач обеспечения совместной работы различных приложений, что традиционно строится на основе объектно-ориентированного программирования. Его методы обеспечивают универсальность подходов к управлению и обработкой данными. Рассматриваемая тема предполагает применение вышеприведенных методов в информационных системах управленческих организаций типа акиматы, что требует анализа и описания основных функций таких организаций в свете современного этапа социально – экономического развития Казахстана и Карагандинского региона. Однако многоплатформенность предложения и проектов, требующих технического, и экономического контроля приводят к тому, что в информационных системах акимата должны быть отраженны элементы информационных систем и СБД предприятий различного характера, например горного, строительного, машиностроительного, финансово-экономического профиля. Информационная система «Акимат» предназначена для ведения контроля исполнения поручений в электронном виде. Информационная система «Акимат» создается как информационно-аналитическая. Информационная система «Акимат» является многопользовательской системой. Информационная система «Акимат» должна обеспечить полноту и комплексность функций процесса документооборота в акиматах и его структурных подразделениях. Программная среда ориентирована на конечного пользователя - не программиста. Таким образом, целью работы является построение рекомендаций создания информационной системы, отвечающей современному состоянию социально экономической структуры области. С учетом фактора ее сложности и многоплатформенности, отраженной в определении предметной области задачи. При этом на основе анализа функций таких организаций и состояния ее электронно-вычислительных и коммуникационных ресурсов будут сформированы конкретные задачи формирования баз данных, учитывающие интеллектуальный характер задач с возможностью принятия взвешенных решений с применением компьютеризированной системы СМОТ анализа. Таким образом, предполагается, устранить недостатки информационных систем управленческого типа в направлении неразвитости в них функций анализа конкретных производственных ситуаций, обеспечения активизации мотивационных предпосылок в решаемых проблемах региона. Подчеркнем, что эффективность информационной системы и ее успех будут достигнуты тогда и только тогда когда ее исходные принципы опираются на правильно сформированные цели и миссию общества, которому она предоставлена служить. Для создания совместимой платформы выберем язык программирования Delphi. Наше предпочтение объясняется тем, что Delphi принято считать более приспособленным к работе с базами данных, из-за наличия большого количества серверов (программ обеспечивающих взаимосогласованный диалог между языком и базой), а значит и соединений с большим количеством разнообразных баз и таблиц. 1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 1.1 Описание предметной области Анализируя возможности и функции электронного правительства как новой модели государственного управления, особое внимание следует уделить следующей его характеристике. Электронное правительство трансформирует не только отношения граждан и властных структур, но и отношения внутри правительства – между отдельными его ветвями, уровнями, подразделениями. Причем изменению подвергается не только сетевая инфраструктура исполнительной власти, но в целом вся инфраструктура государственной власти и управления. То есть, с этой точки зрения электронное правительство точнее будет назвать электронным государством, электронным государственным аппаратом, электронной инфраструктурой государства, государством Информационного общества. Говоря об электронном правительстве и в частности о внедрении сектора G2G, следует понимать, что прежде всего речь идет об информатизации всех управленческих процессов в органах государственной власти всех уровней, об информатизации межведомственных взаимоотношений, о создании компьютерных систем, способных поддерживать все функции взаимодействия этих органов с населением и бизнес-структурами. Нельзя вести речь о том, что внутриправительственная трансакция реализована в электронном, безбумажном режиме, если в ведомствах не автоматизирован соответствующий процесс или нет электронного документооборота. Отдельные же операции, скажем, пересылка по электронной почте документа, который адресатом снова распечатывается для подачи на подпись другому чиновнику, ни коим образом не характеризуют правительство как электронное. Итак, кроме использования ИТ и создания информационных ресурсов, электронное правительство требует принятия соответствующей нормативно-правовой базы. Так, следует законодательно закрепить норму, согласно которой электронный документ не является просто электронной копией бумажного, а что это первичный, т.е. главный документ, с которым можно работать так же в электронном виде. Это означает, в свою очередь, потребность в законе об электронной цифровой подписи, об электронном документообороте, о защите данных, об обучении и аттестации служащих, о формах сотрудничества правительственных структур с ИТ-компаниями и т.д. На центральном уровне это не слишком большая проблема, и она, как показывает практика, вполне решаема. На среднем, районном уровне, где работают непосредственные исполнители, выполняющие 75% работы государства с гражданами, вероятно, будут большие проблемы с переходом на новые схемы работы. Но, в основном, по причине отсутствия времени. Хотя, конечно, есть проблема и собственно с перестройкой схемы работы. Сейчас три четверти времени на этом уровне идет на то, чтобы человеку объяснить, куда ему направляться, что делать, какие документы подготовить, как написать, когда сдать и т.п. Конечно, меняться что-либо там будет не очень быстро, и не всех это устроит. То есть, правительство определило ближайшие перспективы продвижения ИТ на всех уровнях государственного управления, однако снова ни коим образом речь не идет об улучшении возможностей контроля или предотвращения коррупции на том же районном и местном уровне. Электронное правительство снова воспринимается как инструмент, а не как целостная концепция, отражающая абсолютно новые подходы к каждому звену правительственной структуры, к каждому элементу процесса управления государством. Еще одним подтверждением этого является применение проверенных методов поощрения при внедрении электронного правительства на местах: «главным стимулирующим фактором будущего активного процесса на местах при переходе на новые схемы работы является то, что правительство взяло выполнение этого постановления под особый контроль. Ежемесячно будут требоваться из мест отчеты для анализа, как идёт выполнение на местах и на уровне центральных органов исполнительной власти». Это заявление означает, что новые схемы, присущие собственно электронному правительству – элементарное общее администрирование местных ресурсов, мониторинг обновления контента, статистика посещаемости, форумы для пользователей и специалистов – не планируется использовать в качестве контрольного механизма. Таким образом, под грифом инновационных процессов фактически вводятся дорогие инструменты, которые требуют дополнительных затрат не только денег, но и времени. Да, большинство правительств зарубежных стран идут именно путем, избранным Казахстаном и определённым в качестве ориентира для дальнейшего развития Правительством РК. По информации Europe Know-how center for Local & Central Government, рынок проектов по информатизации деятельности правительств разнообразного уровня заполняется преимущественно наибольшими мировыми производителями решений – Microsoft, SAP, Oracle и т.п. Как правило, генеральным подрядчиком выступает крупная и хорошо известная консалтинговая фирма. Так, например, компании Arthur Andersen и Microsoft сформировали альянс по работе с госорганами Эстонии, Латвии и Литвы. В Болгарии создан совет из местных представительств международных компаний Hewlett-Packard, IBM, Microsoft и Cisco Systems. правда, болгарская ассоциация местных компаний ИТ-отрасли – BAIT (Bulgarian Association of IT Companies) – высказала свое неудовольствие, считая, что их интересы тоже надо учитывать при распределении заказов. Систему eProcurement для департаментов и агентств правительства Шотландии (http://www.scotland.gov.uk) будут налаживать совместно английские офисы компаний Cap Gemini Ernst&Young и Elcom International, Inc. По контракту, работы растянутся на 7 лет. Cap Gemini Ernst&Young в качестве генерального подрядчика спланирует и внедрит систему. А Elcom предоставит технологические платформы, в частности PECOS Internet Procurement Manager и eCommerce Network's Dynamic Trading System. То есть, можно сказать, что это – традиционный путь. 1.2 Анализ объекта исследования Организационная структура – документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности, сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков, и с учётом его организационных и материальных возможностей. По сути дела, организационная структура определяет распределение и полномочий нутрии организации, в соответствии с рисунком 1,2.  Рисунок 1. Структура Акима Костанайской области  Рисунок 2. Структура аппарата акимата г. Костанай Аппарат акима города Костаная (далее – Аппарат) и его структурные подразделения осуществляют информационно- аналитическое, организационно-правовое и материально-техническое обеспечение деятельности акимата и акима города. Деятельность Аппарата регламентируется Конституцией Республики Казахстан, Законами Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», «Об административных процедурах», иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, адресованной акимату, акиму города, заместителям акима города, руководителю аппарата, в том числе сообщений, поступивших по различным каналам связи и передачи данных, осуществляется отделом документационного обеспечения в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом. Представление и защита интересов акимата, акима и аппарата акима города в судах по поручению акима города осуществляет отдел административных органов и юридического обеспечения аппарата акима города. Официальное толкование нормативных правовых актов акимата города и акима по поручению акима города осуществляет отдел административных органов и юридического обеспечения аппарата акима города. Заместители акима города и руководитель аппарата выполняют функции согласно распределению обязанностей, установленному акимом города. В случае длительного отсутствия акима или невозможности выполнения им своих обязанностей, его полномочия осуществляет заместитель, назначенный акимом. Корреспонденция, в том числе письма и обращения юридических и физических лиц, адресованные в Аппарат, акимату, акиму, его заместителям или руководителям структурных подразделений акимата, регистрируется, предварительно рассматривается в отделе документационного обеспечения и передается руководителю аппарата для распределения в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей руководству для рассмотрения и определения конкретных поручений (резолюции) с указанием исполнителей и сроков исполнения. Акты Президента, Правительства, Премьер-Министра, акимата и акима области, а также документы с поручениями Президента, Премьер-Министра, руководителей Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра, акима области передаются акиму города для рассмотрения и резолюции. Письма и обращения юридических и физических лиц, адресованные заместителям акима города, руководителю аппарата, ответственным работникам Аппарата, направляются отделом документационного обеспечения для рассмотрения соответствующему должностному лицу. В случае, если вопрос выходит за пределы установленной компетенции, то уполномоченное должностное лицо поручает отделу документационного обеспечения направить обращение компетентному государственному органу или должностному лицу с обязательным уведомлением заявителя в срок не более трех дней. Если документ требует возврата в Аппарат, то на нем делается отметка о необходимости его возврата. Ответственность за сохранность документов возлагается на исполнителей в соответствии с резолюцией. Служебные документы снимаются с контроля акимом, его заместителями и руководителем Аппарата в соответствии с распределением обязанностей. Начальники отделов Аппарата в соответствии с их полномочиями вправе рассматривать документы по курируемым отраслям, давать поручения руководителям нижестоящих организаций и получать от них необходимую информацию. Документы от имени акимата, акима города подписываются акимом, в его отсутствии заместителем акима либо иным уполномоченным акимом лицом, от имени Аппарата – руководителем аппарата. Отправка всей корреспонденции Аппарата производится отделом документационного обеспечения. Вся исходящая корреспонденция отправляется в день ее регистрации отделом документационного обеспечения, телеграммы и срочная корреспонденция принимаются и отправляются немедленно. Начальник отдела документационного обеспечения систематически следит за установленным порядком прохождения служебных документов, анализирует состояние работы, информирует об этом руководителя аппарата акима города. Разрешение на размножение и копирование документов Аппарата дается руководителем аппарата и заведующим отделом документационного обеспечения. Все исполнители несут личную ответственность за целевое использование полученных официальных бланков Аппарата. Аппарат акима города строит свою работу по годовым, квартальным и месячным планам основных мероприятий и годовому перечню вопросов, выносимых на рассмотрение акимата. Проекты планов разрабатываются в следующем порядке: 1) городские отделы и управления, отделы Аппарата вносят свои предложения в письменной форме заместителям акима и после их согласования передают в отдел организационно-контрольной и кадровой работы за 10 дней до начала планируемого периода; 2) отдел организационной работы на основании поступивших предложений готовит проекты планов и передает их руководителю аппарата для утверждения. Контроль за выполнением плана работы Аппарата осуществляют отдел организационно-контрольной и кадровой работы и руководитель аппарата. План работы Аппарата направляется заместителям акима города, руководителям отделов акимата и Аппарата, иных организаций по указанию руководителя аппарата. Порядок подготовки и проведения заседаний акимата определяется регламентом акимата города Костаная, утвержденным постановлением акимата города Костаная № 56 от 4 июня 2001 года. Основной формой деятельности акимата являются заседания, которые проводятся не реже одного раза в месяц и созываются акимом. Подготовка вопросов, выносимых на заседания акимата, иные организационные мероприятия по проведению заседания осуществляются руководителем аппарата и соответствующими отделами Аппарата. Решение о снятии с рассмотрения на заседании акимата запланированного вопроса или переносе его рассмотрения на другой срок принимается акимом города, либо по согласованию с ним руководителем аппарата на основании письменного обращения, подписанного должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса. Подготовка проектов постановлений акимата, решений и распоряжений акима города осуществляется в соответствии с Законами Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», «О нормативных правовых актах», «Об административных процедурах», постановлений Правительства по вопросам регистрации и опубликования нормативных правовых актов, а также регламентами и инструкцией по делопроизводству. Первые руководители городских отделов, начальники отделов Аппарата, осуществляющие разработку проекта, персонально отвечают за его своевременную, качественную разработку, согласование с заинтересованными местными исполнительными органами, другими организациями и представление проекта в установленные сроки на рассмотрение акимата или акима. В случаях, если проект документа подготовлен с нарушением требований настоящего регламента, руководитель аппарата или начальник отдела документационного обеспечения возвращает его для доработки. Проект постановления акимата, решения (распоряжения) акима города, подготовленный подведомственными организациями, представляется заместителю акима или в соответствующий отдел Аппарата вместе с сопроводительным письмом, подписанным первым руководителем, справкой с изложением обоснования принятия документа и списком, приглашенных для обсуждения. Проект постановления акимата обсуждается на заседании акимата и оформляется протоколом. Подлинник решения, распоряжения и постановления, подписанный акимом, с указателем рассылки передается в отдел документационного обеспечения. Внесение исправлений в подлиннике после его подписания исключается. Ответственность за своевременный выпуск и рассылку документов адресата несет отдел документационного обеспечения. В отделе документационного обеспечения поступившие на выпуск решения и распоряжения акима, постановления акимата регистрируются отдельно в журналах установленной формы. Зарегистрированные в журналах установленной формы постановления акимата и решения акима нормативно-правового характера передаются отделом документационного обеспечения начальнику отдела административных органов и юридического обеспечения для направления на государственную регистрацию в департамент юстиции со справкой-обоснованием, подписанной начальников отдела административных органов и юридического обеспечения и сопроводительным письмом за подписью руководителя аппарата. Контроль за прохождением государственной регистрации нормативно-правовых актов в органах юстиции осуществляется отделом административных органов и юридического обеспечения Аппарата. Постановления акимата и решения акима города, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, подлежат обязательному опубликованию в средствах массовой информации, получивших в установленном законодательством порядке право на осуществление официального опубликования, могут быть обнародованы по телевидению и радио, а также на сайте акимата. Ответственность за принятые решения, распоряжения, постановления, проекты которых были внесены с нарушением требований настоящего регламента, несет исполнитель (разработчик проекта). Замена ранее разосланных решений, распоряжений и постановлений при технических ошибках может быть произведена только с разрешения руководителя аппарата, в этом случае первоначально разосланные документы должны быть отозваны в отдел документационного обеспечения. Порядок организации контроля за исполнением входящих документов: 1) На контроль принимаются акты Президента и Правительства, распоряжения Премьер-министра, Парламента Республики Казахстан, в которых содержатся мероприятия, подлежащие исполнению, документы с поручениями Президента Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-министра, акима области, руководящих должностных лиц вышестоящих государственных органов, вытекающие из иных документов служебного характера. 2) Входящие документы, требующие принятия конкретных мер по исполнению, после их регистрации и рассмотрения руководством и ответственными работниками ставятся на контроль в отделе организационно-контрольной и кадровой работы Аппарата. 3) На документ, требующий принятия конкретных мер по исполнению, заводится контрольно-регистрационная карточка в программе «Контроль», один экземпляр которой направляется исполнителю. 4) При исполнении поручений несколькими лицами, одинаково ответственными за исполнение контрольного документа являются все перечисленные в поручении государственные органы и лица. Ответственным за подготовку информации или проекта ответа по исполнению поручений является лицо, чья фамилия указана первой. 5) Контроль за сроками исполнения документов, поступающих к заместителям акима города, руководителю аппарата, начальникам отделов, осуществляют уполномоченные ими согласно распределению обязанностей и должностным инструкциям лица, далее «ответственные за контроль». 6) Ответственный за контроль в структурном подразделении или начальник отдела аппарата акима города в трехдневный срок после получения поставленного на контроль документа информирует отдел организационно-контрольной и кадровой работы о намеченных мерах по его исполнению. 7) Срок издания собственного акта по реализации поставленного на контроль входящего документа не может быть более одного месяца со дня его поступления в Аппарат, если другого не оговорено в самом документе или резолюции акима города. 8) Сроки исполнения контрольных документов регламентируются Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах, утвержденной Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168, согласно которой: – личные поручения Главы государства подлежат исполнению всеми государственными органами и должностными лицами не более, чем в двухнедельный срок, если иное не установлено Главой государства или Администрацией Президента Республики Казахстан; – контрольные поручения Главы государства и Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан исполняются в 25-дневный срок со дня принятия решения Главой государства и/или Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан; – ответы на запросы депутатов Парламента с резолюцией к ним Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей и руководителя Канцелярии Премьер-Министра представляются в Канцелярию в 25-дневный срок от даты регистрации запроса в Канцелярии; – остальные документы исполняются в срок указанный в них, либо в поручениях к ним, а в отсутствии контрольных сроков в месячный срок со дня поступления документа. Поручения, имеющие в тексте пометку «срочно» или „ускорить“, исполняются в течение 10 дней. Порядок организации контроля и проверки исполнения исходящих документов: 1) На контроль ставятся постановления акимата, решения, распоряжения и поручения акима города, содержащие конкретные мероприятия и задания. В отделе организационно-контрольной и кадровой работы на контролируемый документ заводится контрольно-регистрационная карточка в программе «Контроль», один экземпляр которой направляется исполнителю. 2) Если срок исполнения контрольного документа или задания не указан, они должны быть исполнены не позднее одного месяца со дня подписания документа или со дня регистрации его в органах юстиции. Координацию контрольной работы в отношении правовых актов Президента и Правительства, распоряжений Премьер-Министра, Парламента, в которых содержатся мероприятия, подлежащие исполнению, личных поручений и поручений Президента, Руководителя Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, вытекающих из иных документов служебного характера, а также правовых актов акимата, акима, поручений акима области осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы с помощью компьютерной программы «Контроль». Отдел заблаговременно, до истечения установленного в правовом акте сроки исполнения, направляет исполнителю соответствующее напоминание. Контроль за сроками исполнения по служебным документам осуществляется отделом документационного обеспечения. 3) Ответственные за контроль ведут учет (картотеку) стоящих на контроле документов. 4) В случае отсутствия возможности выполнения задания в установленный срок исполнитель, не позднее, чем за 3 дня, должен обратиться в вышестоящую инстанцию с просьбой о продлении сроков исполнения и ответственный за контроль письменно сообщить об этом в отдел организационно-контрольной и кадровой работы. 5) На каждый взятый на контроль акт Президента, Правительства, Премьер-Министра, другие документы долгосрочного действия исполнителей заводится накопительная папка (дело). Документы в накопительных папках группируются в следующем порядке: копия контролируемого документа; информации, справки, протоколы совещаний, материалы проверок, поручения руководства по данным вопросам и другие документы о ходе выполнения контролируемого документа и его отдельных пунктов (располагаются в хронологическом порядке); справка о снятии с контроля. 6) Работники аппарата акима города, руководители городских отделов представляют в отдел организационно-контрольной и кадровой работы (при получении запроса) справку-информацию о ходе выполнения стоящего на контроле документа. 7) Исполнитель представляет в отдел организационно-контрольной и кадровой работы копии информации, направленных Акиму области или областные управления, департаменты о ходе выполнения контролируемого документа. 8) Отдел организационно-контрольной и кадровой работы ежемесячно представляет по контролируемым документам: акиму города, его заместителям, руководителю аппарата сводные данные об отклонениях в сроках исполнения контролируемого документа; отделам аппарата акима города перечень контрольных документов, о ходе исполнения которых необходимо представить информацию и заданий, данных акимом города. 9) Документы снимаются с контроля резолюцией акима города, его заместителей, руководителя аппарата на справке-информации об исполнении или контрольно-регистрационной карточке. Постановления акимата, решения и распоряжения акима города снимаются с контроля: – при утрате своей силы на основе принятого нового документа; – истечение установленного срока действия; – после полного разрешения поставленных вопросов и уведомлении об этом выпустившего документ государственного органа или должностного лица. 10) После снятия документа с контроля исполнитель в тот же день сообщает об этом заинтересованным лицам. Срыв установленных сроков исполнения контрольных документов или их некачественное исполнение является дисциплинарным проступком. По фактам срыва сроков и/или некачественного исполнения контрольных документов в порядке, установленном Указом Президента Республики Казахстан от 31 декабря 1999 года № 321 «Об утверждении Правил наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих Республики Казахстан», назначаются служебные расследования, по результатам которых виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности. Работу с кадрами обеспечивает отдел организационно-контрольной и кадровой работы в соответствии с Законом Республики Казахстан «О государственной службе», Трудовым кодексом Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами: – ведет учет категорий должностей сотрудников аппарата акима города, руководящих работников отделов акимата, предприятий, организаций и учреждений, назначаемых и согласовываемых с акимом города; – формирует личные дела на государственных служащих, вносит необходимые записи в их послужные списки и трудовые книжки; – готовит проекты решений и распоряжений акима, приказов руководителя аппарата на назначение или освобождение от соответствующих должностей государственных служащих; – готовит проекты представлений акима города в аппарат акима области на вновь назначаемых заместителей акима. Обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных должностей государственной службы, аттестации, принятие присяги, прохождение государственными служащими спецпроверки при занятии должностей государственной службы. Консультирует государственных служащих по вопросам их правового положения, контролирует соблюдение ограничений, связанных с государственной службой. Анализирует уровень профессиональной подготовки государственных служащих, организует переподготовку и повышение квалификации государственных служащих путем организации семинаров на месте и направления на учебу в Центр подготовки государственных служащих. Ответственный ПЗГС ведет секретное делопроизводство и соответствующую отчетность. Работу с обращениями физических и юридических лиц и организацию личного приема граждан обеспечивает отдел документационного обеспечения аппарата акима города в соответствии с Законом РК от 12 января 2007 года № 2221» О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107-11 «Об административных процедурах», Законом РК от 18.06.07 г. № 262 «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты РК по вопросам совершенствования административных процедур», постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема граждан в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан» и приказом генеральной прокуратуры от 30.05.07 № 20 «Правила учета обращения физических и юридических лиц», а также инструкцией о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроле за их исполнением в государственном учреждении «Аппарат акима города Костаная». Ответственность за правильную организацию работы с обращениями граждан в Аппарате несут руководитель аппарата, начальник отдела документационного обеспечения, главные специалисты по вопросам обращения граждан. Обращения физических и юридических лиц передаются на рассмотрение акиму, заместителям, руководителю аппарата в зависимости от содержания обращения в соответствии с распределением обязанностей. Указания об исполнении обращений граждан, как правило, даются в форме резолюции акима, его заместителей или руководителя аппарата и направляются для исполнения в отделы Аппарата, руководителям отделов акимата. Ответ на обращения физических и юридических лиц дают аким, его заместители и руководитель аппарата или по их поручению руководители структурных подразделений аппарата, руководители отделов акимата и другие уполномоченные на это должностные лица. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы. Обращения физических и юридических лиц вместе с ответом подлежат возврату в отдел документационного обеспечения. Решение о прекращении производства по обращению физических и юридических лиц и снятии его с контроля принимает аким, его заместители и руководитель аппарата. Основанием для снятия с контроля поступившего обращения является документ установленной формы (служебная записка, справка или ответ заявителю). Обращение снимается с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось. Прием физических и юридических лиц осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан «Об организации приема граждан в центральных и местных исполнительных органов». Личный прием граждан акимом, заместителями и руководителем аппарата проводится согласно графику в установленные дни и часы. График приема вывешивается в здании Аппарата, публикуется в средствах массовой информации и размещается на сайте акима города. Запись на личный прием физических и юридических лиц к руководству производится главными специалистами отдела документационного обеспечения. В случае отсутствия заместителя акима или по его поручению личный прием граждан могут проводить руководители отделов. В соответствии с планами работы Аппарата проводятся проверки по состоянию работы и оказывается методическая помощь в работе с обращениями физических и юридических лиц в отделах аппарата, городских отделах, подведомственных акимату города. Совещания при акиме города, его заместителях и руководителе аппарата с приглашением руководителей отделов и управлений, других заинтересованных лиц проводятся в соответствии с планами работы или по согласованию с акимом города, его заместителями и руководителем аппарата. Подготовка совещаний возлагается на отраслевые отделы аппарата в зависимости от рассматриваемого вопроса. По результатам проведения совещаний отделом, ответственным за подготовку вопроса, оформляется протокол. Протоколы совещаний при акиме города и руководителе аппарата оформляется главным специалистом отдела организационно-контрольной и кадровой работы. Рабочий день аппарата акима города начинается в 9.00 часов и продолжается до 18.00 часов. Обеденный перерыв – с 13.00 до 14.00 часов. Для ответственных и технических работников Аппарата устанавливается ненормированный рабочий день. На работников с ненормированным рабочим днем полностью распространяются основные положения трудового законодательства. Объем функциональных обязанностей работников Аппарата определяется должностными инструкциями. Дни проведения заседаний акимата, рабочих совещаний и других мероприятий определяются акимом города, его заместителями, руководителем аппарата. Аппарат акима Костанайской области оснащен 115 компьютерами, технические характеристики которых таковы: - процессор: Intel® Pentium® 4 2.66 GHz, i5; - оперативная память: 2 Gb DDR; - видеокарта: Geforce FX; - жесткий диск: Seagate 120 Gb 7200 rpm; - монитор: Samsung 793Mb 17". Операционная система: - MS Windows XP Professional RUS Windows server 2008. Прикладное программное обеспечение состоит из следующих программ: - MS Office. - Acrobat Reader. - AVP for Workstation. - Winrar. - Opera. - 1 С-Бухгалтерия и др. А так же аппарат оснащен 52 принтерами и 10 сканерами марки Canon и HP. 1.3 Пути совершенствования действующей системы обработки данных На сегодняшний день автоматизация документооборота в рамках э-правительства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом, не исключение к сожалению и государственные органы управления: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени. Внедрение системы электронного документооборота в государственных муниципальных органах позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности, в том числе и для государственных муниципальных органов. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ. Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так – заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса. В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будет останавливаться на математических выкладках и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений. Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий. Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы государственных муниципальных органов являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий. 2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 2.1 Информационное обеспечение Основу деятельности любой организации составляют ее деловые процессы или бизнес-процессы, которые определяются целями и задачами организации. Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом. Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ. Описание деятельности организации с помощью бизнес-процессов позволяет определить где, когда и кем выполняется каждая функция, какие данные, информационные или функциональные взаимосвязи для этого нужны и откуда эти данные поступают. В данной выпускной работе рассматривается работа Управления Информатизации и ее подразделений. Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом, внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес - процессами внутри организации, либо описывают выход во внешнее окружение, последовательностью выполняемых работ и правилами их выполнения (бизнес-правилами). Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ, условия инициализации и время выполнения. Создаваемая модель бизнесс-процессов организации строится на базе построенных бизнесс-процессов по результатам обследования деятельности организации, проводимого на уровне подразделений. На этом этапе проводится обследование подразделений, в результате которого выявляются выполняемые в них основные функции, их вход и выход. Эти функции распределяются по бизнесс-процессам, проходящим через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием. В процессе отображения бизнес-процессов по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общий список бизнес-процессов, и могут появиться новые бизнес-процессы. Главной целью создания модели бизнесс-процессов предприятия является детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнесс-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель данных. Выявленные в процессе обследования подразделения функции распределяются по бизнесс-процессам этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнесс-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики. Модель бизнес-процессовУправления Информатизации описывается в Приложении А. Созданные в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы. ERP – модель ИС «Акимат» рассмотрена на рисунке 3. |