Руководство 2
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
Профили..., чтобы изменить параметры профилей или создать новый профиль на основе существующего. Дополнительные сведения о создании PDF-файлов с тегами и функцией поиска, а также о преимуществах применения сжатия MRC см. в справке. Нажмите кнопку «ОК», чтобы применить выбранный профиль с указанными параметрами. 2. Выберите параметры в этом поле. Выберите профиль, нажмите эту кнопку, чтобы создать новое имя профиля, основанного на текущем, затем измените параметры и сохраните их, нажав кнопку «ОК». Нажмите эту кнопку, чтобы удалить выбранный профиль (на экран будет выведено предупреждение). 1. Выберите профиль в этом поле. 3. Задайте значения для каждого выбранного параметра. Нажмите эту кнопку, чтобы восстановить стандартные параметры выбранного профиля. Доступ к параметрам сжатия MRC и создания файлов PDF с возможностью поиска. Затем в окне PDF Create Assistant нажмите кнопку «Создать» . Откроется диалоговое окно «Печать сведений» со списком исходных и итоговых файлов, а также отображением состояния преобразования. Для просмотра созданного PDF дважды щелкните имя файла. Создание PDF из проводника Windows Правой кнопкой мыши щелкните отдельный файл. Отобразится следующее контекстное меню: Выберите профиль из подменю первого пункта. Текущие настройки этого профиля будут использоваться для создания PDF. Выберите пункт «Изменить…», чтобы изменить параметры профиля или создать новый профиль до создания PDF. Во втором пункте отображается текущая команда сохранения. Выберите эту команду для задания другой команды. При выборе группы файлов и нажатии правой кнопки мыши отображается следующее контекстное меню: 18 19 Выберите первый пункт, а затем профиль для создания отдельного PDF из каждого выбранного файла. Чтобы создать единый файл PDF, выберите, помимо профиля, команду объединения, совмещения или создания пакета файлов. В последнем пункте отображается текущая команда сохранения. Щелкните ее, чтобы внести изменения. Создание PDF из Microsoft Word 1. Откройте документ Word. 2. В меню Nuance PDF выберите команду «Создать PDF» или нажмите кнопку . В Word 2007 или 2010 эти команды находятся на вкладке Nuance PDF. 3. В диалоговом окне «Сохранить как» примите или измените папку назначения и имя файла по умолчанию. 4. При желании можно добавить сведения о документе (ключевые слова и т. д.) или встроить метаданные (см. ниже). 5. Чтобы создать PDF-файл и вложить его копию в сообщение электронной почты, нажмите кнопку Параметры Nuance PDF в диалоговом окне Word К этому диалоговому окну можно перейти с помощью кнопки на панели инструментов или пункта меню Nuance PDF. В Word 2007 эти команды находятся на вкладке Nuance PDF. Это окно позволяет задать параметры, которые применяются только при создании PDF из документа Word. Укажите, какие стили абзацев в документе Word должны быть преобразованы в закладки PDF, какие комментарии должны быть переданы, как должны выглядеть гиперссылки и какие элементы нужно пометить тегами (если таковые есть). С помощью команды Встроить метаданные можно перенести из документа Word в PDF-файл сведения о документе (такие как тема, автор, ключевые слова и т. д.). Полный набор параметров создания PDF-файлов доступен на панели «Дополнительно». 20 Создание PDF-файлов из Microsoft Excel и PowerPoint 1. Откройте файл Excel или презентацию PowerPoint. 2. В меню Nuance PDF выберите команду «Создать PDF» или нажмите кнопку 3. В диалоговом окне «Сохранить как» примите или измените папку назначения и имя файла по умолчанию. 4. Для создания PDF-файла и вложения его копии в сообщение электронной почты нажмите кнопку 5. Для изменения свойств создания нажмите кнопку Можно включить передачу комментариев и гиперссылок в PDF-файл и создание закладок. В Excel закладкой становится каждый лист, а в PowerPoint — каждый слайд. С помощью команды Встроить метаданные можно перенести сведения о документе из исходного документа в PDF-файл. Создание PDF-файлов в почтовых клиентах В Microsoft Outlook и Lotus Notes (версий 7.0 и 8.5) добавлена новая панель инструментов. 1. Чтобы преобразовать вложения из текущего сообщения в PDF-файл и сохранить его в определенной папке, нажмите кнопку 2. Кнопка предоставляет доступ к параметрам. Можно настроить преобразование всех вложений в фоновом режиме и их отправку в последнюю использованную папку. Можно также указать тип вложений, которые нужно преобразовать, и изменить папку для их сохранения. 21 3. С помощью кнопки на панели инструментов Nuance в окне нового сообщения или составления ответа можно выбрать один или несколько файлов на компьютере для преобразования в формат PDF с последующим вложением в сообщение. ПРИМЕЧАНИЕ. При отсутствии кнопок в Word, Excel или PowerPoint выберите в меню > «Вид» пункт «Панели инструментов», а затем — «Nuance PDF». Создание PDF-файлов из Internet Explorer 1. Откройте веб- страницу, которую нужно сохранить как PDF-файл. 2. Нажмите кнопку «Создать PDF» и выберите нужный вариант для создания PDF-файла из веб-страницы, добавления ее содержимого в существующий PDF-файл или создания PDF-файла и вложения его в новое пустое сообщение в почтовом клиенте по умолчанию (Outlook или Lotus Notes). Различные варианты создания файла также доступны в контекстном меню кнопки. Чтобы создать PDF-файл из веб-страницы, связанной с текущей страницей, щелкните правой кнопкой мыши ссылку и выберите команду Создать PDF-файл из содержимого ссылки. Диалоговое окно «Свойства» программы ScanSoft PDF Create! Это окно служит для управления процессом преобразования без использования программы PDF Create Assistant. На панели «Общие» можно задать размер, ориентацию, разрешение страницы для PDF-файла, а также настроить возможность просмотра PDF-файлов после создания и выбрать цветовой режим (черно-белый или 22 цветной). Панель «Параметры PDF» позволяет задать версию PDF, управлять внедрением шрифтов, устанавливать типы и плотность сжатия, задавать пароли и добавлять водяные знаки. Панель предоставляет варианты именования созданных файлов PDF и настройки таких свойств, как заголовок, автор, тема и ключевые слова. Созданные файлы также можно отправлять в качестве вложений в сообщения электронной почты. К диалоговому окну «Свойства ScanSoft PDF Create!» в приложениях можно перейти из диалогового окна «Печать». При работе с программой PDF Create Assistant или проводником Windows эти параметры задаются в профилях. Если необходимо обратиться к этим параметрам из Microsoft Word, выберите в меню «Файл» пункт «Печать», а не нажимайте кнопку «Создать PDF». Совмещение PDF-файлов Возможность совмещения позволяет размещать рисунок только на первых страницах файлов PDF, а также размещать элементы, которые меняются от файла к файлу. Пример совмещения для титульной страницы: Чтобы получить такой результат, отключите параметр «Повторить последнюю страницу более короткого документа для наложения страниц». Страница 1 многостраничного документа Титульная страница итогового PDF-файла = + Одностраничный файл с повторяющимися элементами 23 Совмещение также можно использовать для добавления логотипа компании или другого фиксированного элемента на каждую страницу создаваемых файлов PDF. Для этого следует отключить указанный выше параметр. Дополнительные сведения о вариантах совмещения см. в справке. Создание пакета файлов Пакет — это отдельный файл PDF, содержащий набор файлов PDF. Пакеты позволяют группировать связанные файлы, что упрощает их отправку по электронной почте. Чтобы поместить набор файлов (в том числе разного типа) в пакет, их нужно выбрать в окне программы PDF Create Assistant. Затем выберите «Создание пакета» в качестве команды компоновки. Нажмите кнопку «Параметры», чтобы выбрать титульный лист: шаблон PDF Create Assistant или первый файл в списке. Нажмите кнопку «Создать» , чтобы создать PDF-файлы и передать их в пакет. Чтобы можно было открыть пакет PDF, необходимо средство просмотра или редактирования PDF последних версий, например Nuance PDF Converter Professional 5 или 6. При его использовании отображается список всех файлов в пакете, в котором можно выбрать файлы, чтобы открыть их или сохранить по отдельности. В Nuance PDF Converter Professional 4 и других средствах просмотра и редактирования PDF более ранних версий файлы определяются в качестве вложений. управления документами Поддержка Microsoft SharePoint реализована в программе PDF Create в PDF Converter Enterprise 7 в виде диалоговых окон, которые вызываются командой «Открыть из системы управления документами» из меню кнопки «Добавить». Другие системы управления документами (Hummingbird, Worksite, 24 LiveLink) доступны непосредственно через свои интерфейсы. Подробные сведения см. в справке, а полный список систем управления документами — в разделе системных требований. Созданные PDF-файлы можно сохранить в SharePoint или других системах с помощью команды «Сохранить в системе управления документами» в диалоговом окне «Параметры назначения». В системах SharePoint, Hummingbird Enterprise и Interwoven Worksite можно выделить файл не в формате PDF, открыть его контекстное меню для вызова приложения PDF Create, чтобы создать из файла PDF-документ, и сохранить его в том же месте с тем же именем. Кроме того, можно выбрать файл не в формате PDF из файловой системы компьютера, преобразовать его в PDF и сохранить в системе управления документами в текущем или указанном расположении. 25 Редактирование PDF-файлов Области основного окна приложения PDF Converter Professional приведены на рисунке ниже: Просмотр и редактирование PDF-файлов Выберите в меню «Вид» команду «Сборка документа» для редактирования и просмотра многостраничных документов. Панели навигации «Вложения» «Избранное» «Комментарии» «Назначения» «Элементы управления форм» «Дерево модели» «Страницы» «Подписи» «Теги Панели организатора «Рисунок» «Конверт» «Безопасность» «Подпись/ сертификат» «Штампы» «Водяные знаки» 26 Элементы управления PDF Converter Professional сгруппированы в нескольких панелях инструментов. Их можно откреплять и перетаскивать на рабочую область. В данном руководстве приведено описание основных панелей инструментов (в некоторых случаях описаны отдельные инструменты в порядке слева направо). Панели инструментов также допускают настройку отображения или скрытия кнопок. Контекстное меню PDF Converter используется для снятия блокировки с текущего PDF-документа с указанием целевого формата и режима обработки. Подробные сведения см. в разделе Экспорт PDF-файлов далее. Эта панель инструментов предоставляет доступ к основным операциям, таким как создание, открытие, сохранение, печать, отправка по электронной почте и поиск PDF-файлов, а также их добавление в папку «Избранное». Кнопки сканирования обеспечивают расширенные возможности сканирования в PDF, включая сканирование папки «Входящие» в PDF Converter Enterprise 7. Панель инструментов «Файл» 27 Рука. Этот инструмент служит для просмотра и прокрутки PDF-документа. Инструменты выбора позволяют выбрать участки текста и документа. Выделить текст. Выделите блок текста для изменения его свойств, экспорта и т. д. Выбрать изображение. Выделите изображение для изменения его свойств, экспорта и т. д. Выделить область. Выделите область для копирования или преобразования ее содержимого в формат с возможностью редактирования. Выделить объект. Эта кнопка используется для изменения свойств объекта и его выравнивания. Ссылка. Эта кнопка используется для задания прямоугольной области, которая будет преобразована в гиперссылку. Обрезка. Очерчивается прямоугольная область для задания области, которая останется поле обрезки; для настройки команд обрезки дважды щелкните мышью внутри границ области. Коррекция текста. Используйте этот инструмент для внесения небольших изменений в текст, даже состоящий из нескольких строк. Коррекция объекта. Выберите объекты, чтобы переместить, повернуть, сгруппировать их, а также изменить их размер или приоритет. Чтобы изменить теги объекта, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню и выберите пункт «Свойства», а затем — «Теги». Стандартная панель инструментов 28 Примечание. Добавляет примечания в PDF-документ. При открытии общего доступа к PDF-файлам можно преобразовать примечания. Примечания можно сортировать по автору, типу, дате и т. п. Текстовое поле. Эта кнопка служит для добавления текстовых полей поверх другого содержимого страницы PDF. Выноска. Эта кнопка служит для добавления в документ настраиваемых выносок. Форматирование текста. Кнопка открывает доступ к различным средствам форматирования выделенного текста. Выделить. Кнопка открывает доступ к приведенным на рисунке средствам выделения. Вложить. Кнопка служит для вложения файла, в том числе звукового, в документ PDF. Файл отображается в виде значка в указанном месте. Рисование. Рисование различных фигур на странице. При создании многоугольников используйте контекстное меню, чтобы подтвердить завершение создания. Эта панель инструментов используется при работе с формами. Она позволяет добавлять отображаемые элементы управления форм в форму PDF. Другие инструменты позволяют выделять или сбрасывать поля формы и задавать порядок отображения вкладок. FormTyper. Эта кнопка (крайняя справа) используется для обнаружения и автоматической активации элементов формы, чтобы можно было преобразовать статический PDF-файл в заполняемую форму. Панель инструментов «Инструменты форм» Панель инструментов «Комментарии» 29 Панель безопасности. Используйте эту панель, чтобы установить пароли и другие средства защиты PDF. Цифровые подписи. Цифровые подписи служат для подписывания и сертификации документов; доступны функции настраиваемых схем подписей и установки штампа времени подписи. Редактирование. Кнопка позволяет замаскировать конфиденциальную информацию, содержащуюся в тексте (функция доступна только в версии Enterprise, см. ниже). Панель инструментов «Безопасность» Эта панель инструментов используется для добавления мультимедийных файлов (фильмов, звуков и трехмерных изображений) или контента Silverlight в PDF-файлы. Файлы трехмерных изображений можно просматривать и редактировать. Расположение (крайняя справа кнопка). Подготовка файла PDF для физической печати в настольной издательской системе. Дополнительная панель инструментов Используйте эту панель инструментов для задания размеров внутри элементов документа PDF, масштабы которых требуется определить. Панель инструментов «Измерение» 30 Сборка документа Чтобы отредактировать содержимое страницы или выполнить действия над страницей при просмотре нескольких страниц, включите представление «Сборка документа» в меню «Вид» или нажмите кнопку «Сборка документа» в нижней части экрана. Панель инструментов «Сборка документа» позволяет вставлять, извлекать, удалять и изменять нумерацию страниц, разделять текущий документ, а также работать с верхними и нижними колонтитулами (создавать, обновлять или удалять их). В этом представлении отображаются страницы небольшого размера (не статические эскизы), чтобы можно было добавить комментарии и скопировать выделенный текст на другие страницы даже в других документах. Крайняя справа кнопка является новой, она называется «Сборка документа». С ее помощью можно вставлять страницы из набора документов без открытия нескольких экземпляров программы. Каждый документ отображается на вкладке с использованием эскизов страниц. Это позволяет просматривать документы и перетаскивать нужные страницы в целевой документ. Поддерживается широкий набор типов файлов. При необходимости можно выполнить преобразование в формат PDF. 31 Безопасность документа Чтобы внести изменения в параметры безопасности документа, в меню > «Документ» выберите пункт «Свойства документа» и перейдите на вкладку «Безопасность». В этом окне всегда отображаются текущие параметры. Можно выбрать защиту документа паролем или сертификатом на различных уровнях. Поиск и индексирование документов Текстовый поиск можно выполнять в текущем документе PDF, во всех документах PDF в заданной папке или в предварительно созданном файле алфавитного указателя. Поисковые запросы можно выполнять с использованием одной строки, нескольких поисковых строк, шаблонов или масок. Чтобы задать критерии поиска, воспользуйтесь средством «Организатор». Файл указателя PDF (ZPI) является архивом документов PDF с возможностью поиска. В меню «Документ» выберите пункт > «Индексирование» для создания нового алфавитного указателя, изменения текущего или работы со встроенными указателями. Панель поиска Windows Продукты Microsoft включают панель поиска Windows, которая позволяет выполнять поиск файлов различных типов в указанных папках. Приложение PDF Converter Professional включает панель поиска Windows с дополнительной функцией поиска PDF-файлов, в том числе содержащих только изображения. Озвучивание текста Воспользуйтесь командой «Озвучить PDF» в меню «Сервис», чтобы озвучить текст документа. Можно выбрать текущий, следующий или предыдущий параграф или страницу либо весь оставшийся документ. Для настройки скорости и громкости нажмите кнопку «Свойства». Также можно сохранить текст PDF как звуковой файл в формате WAV. Эта функция обеспечивается технологией преобразования текста в речь Nuance RealSpeak Solo Text-to-Speech. |