Руководство 2
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
Оптимизатор PDF PDF-документ можно оптимизировать для определенных сфер применения. В меню «Сервис» выберите пункт > «Оптимизировать PDF» и укажите параметры для оптимизации: веб-представление для быстрого просмотра, сжатие объектов и изображений, параметры отсканированной страницы, встраивание шрифтов и т. д. Также в файлы PDF можно добавить теги, позволяющие идентифицировать и регистрировать их логическую структуру (параграфы, заголовки, рисунки, таблицы, ячейки и т. д.). Печать документов PDF В дополнение к стандартным настройкам печати можно выбрать печать PDF с комментариями или без них. Также можно выполнить печать только полей формы (т. е. печать незаполненной формы) или заполнить форму в электронном виде и напечатать свои ответы в пустую форму. Средство «Схема спуска полос» позволяет подготовить страницы PDF для физической печати. Содержание На основе закладок в документе можно создать оглавление. Откройте панель закладок, задайте закладки и рейтинг, затем в контекстном меню панели закладок выберите пункт «Оглавление». Содержание может оказаться полезным при физической печати PDF, когда закладки недоступны. Сравнение документов PDF Эта функция позволяет выполнять сравнение двух файлов PDF со сходным содержимым, например двух версий документа: более ранней и более поздней. Доступ к функции открывается из меню «Документ». Можно просмотреть изменения текста или графики в комбинированном или параллельном представлении. В комбинированном представлении отображается только один документ, в котором отмечены изменения текста или объектов: новый текст выделяется подчеркиванием, а удаленный текст отображается в подсказке выделения. 33 Сравнение PDF с документом Word Приложение PDF Professional может сравнить PDF-файл с определенной версии файла Word. Обычно это PDF-файл, из которого было создан документ. Приложение может показать изменения, которые были сделаны после создания PDF-файла. Сравнение выполняется в Word, а результаты выводятся во временный файл, который при желании можно сохранить. Разделение PDF Крупные файлы PDF можно разделить и преобразовать в набор файлов меньшего размера для упрощения их распространения. Доступ к этой функции открывается из меню «Документ». Можно выбрать разные критерии разделения: по пустым страницам, по количеству страниц, по закладкам, по структуре документа и т. д. Также можно извлечь страницы по критериями, заданным пользователем. Портфели PDF Набор документов, относящихся к определенной теме, можно объединить в портфель, чтобы упростить их распространение. В PDF Professional эта возможность представлена как расширение поддержки пакетов PDF Create. Портфель представляет собой усовершенствованный пакет, поскольку он может содержать документы различных типов (все документы в пакете должны быть PDF-файлами), а также папки и структуры папок. Была также добавлена поддержка отображения страниц не в формате PDF. 34 Создание пакета файлов PDF В программе PDF Create можно выбрать набор файлов и сгруппировать их копии в один файл пакета PDF. Файлы любых типов, выбранные для включения в пакет, преобразуются в файлы PDF. Чтобы включить в пакет файлы других форматов помимо PDF, не изменяя их исходный формат, откройте пакет, откройте файл PDF в пакете и добавьте эти файлы в виде вложений. В пакет также можно добавить титульный лист. Справка содержит описание способов, используемых различными средствами работы с PDF-файлами для обработки и распаковки полученных пакетов. Помещение файлов в конверт Эта процедура напоминает помещение файлов в пакет, но в этом случае файлы становятся вложениями файла PDF и сохраняют исходный формат. Файл-конверт выполняет функцию обложки. Создание архивов электронной почты В программе PDF Professional можно помещать в архив выбранные сообщения электронной почты и папку сообщений электронной почты. Можно создать один отдельный файл PDF для каждого сообщения, объединить все выбранные для архивирования элементы в один файл PDF (для каждого сообщения создается закладка) или поместить выбранные элементы в пакет. Вложения сообщений сохраняют исходный формат. Пакетная обработка С помощью этой функции можно объединить набор команд и их параметров в последовательность, дав ей название и сохранив ее, что позволяет многократно применять предварительно настроенную обработку к наборам PDF-файлов простым запуском последовательности. Имена входных и выходных файлов и расположения можно предварительно настроить или указывать 3 4 35 во время выполнения, а выходные файлы могут быть не в формате PDF. Кроме того, последовательность пакетной обработки можно запустить для всех PDF-файлов, открытых в настоящее время в PDF Professional. В этом случае результатом всегда будет PDF-файл, который заменит входные файлы в программе. Другие новые возможности Реализована поддержка слоев PDF. Они полезны при работе с архитектурными планами и при подготовке PDF-файлов для отправки в типографию. Функция выравнивания документа позволяет удалить аннотации или преобразовать их в объекты документа. Расширена интеграция программы с веб-браузерами, включая Google Chrome и Apple Safari. Указанные ниже функции доступны только в версии Enterprise наряду с документацией к данной версии для администраторов сетей. Поддержка оформления юридических документов Доступны штампы для оформления юридических документов, наряду с нумерацией Bates и поддержкой CaseMap для юридических организаций. Выберите в меню «Документ» пункт «Проверить документ», чтобы выбрать элементы, которые подлежат удалению из файла, например комментарии, закладки, скрытый текст, встроенные индексы или конфиденциальные метаданные, такие как имя автора или журнал файла. Поддерживаются следующие системы управления документами: Microsoft SharePoint, Interwoven WorkSite, Hummingbird Enterprise и LiveLink. См. раздел требований к системе в справке. Возможность создавать PDF-файлы из систем управления документами или внутри этих систем описана в конце 36 раздела «Создание PDF» данного руководства. Возможность разблокирования PDF- или XPS-файлов аналогичным образом описана в конце раздела «PDF Converter». Для каждой обнаруженной системы управления документами в PDF Professional добавляется пункт меню и панель инструментов, что позволяет открывать PDF-файлы из этой системы, сохранять в ней PDF-файлы, работать со свойствами документов, извлекать страницы из системы управления документами и вставлять их обратно, а также выбирать файл любого типа из системы, чтобы вложить его в текущий PDF-документ. Команды из PDF Professional также доступны в системах SharePoint, Hummingbird Enterprise и Interwoven Worksite. Редакция Сохранение конфиденциальности текста документа достигается с помощью функции редакции — вымарывания (закрашивания черным цветом) частей текста или изображений. Выбранный текст или изображения необходимо пометить для последующего редактирования с помощью средства «Редактировать» меню «Документ» панели инструментов «Безопасность». Это меню также позволяет выполнить пометку элементов для редактирования с помощью функции поиска. Программа выполняет поиск всех повторений заданной текстовой строки в документе, позволяя просмотреть их и выбрать те элементы, которые необходимо пометить для редактирования. Чтобы вычеркнуть все помеченные элементы (найденные с помощью функции поиска или самостоятельно) без возможности восстановления, воспользуйтесь меню «Применить редактирование». При сохранении такого документа программа предлагает вариант сохранения «Сохранить как», так как отредактированный документ необходимо сохранять под другим именем. В исходном файле вымаранные элементы остаются выделенными, но пригодными для чтения. 37 Предупреждения • Учтите, что после сохранения файла, содержащего отредактированные элементы, восстановить удаленное содержимое невозможно: его нельзя ни просмотреть, ни найти с помощью функции поиска. • Если текст, предназначенный для редактирования, содержит орфографические ошибки или опечатки, при выполнении поиска некоторые конфиденциальные сведения могут быть пропущены. Рекомендуется вручную проверять документ, редактирование которого выполнялось с помощью функции поиска, перед его выпуском. 38 Экспорт PDF-файлов Расположение'>Запуск программы Чтобы облегчить вызов программы PDF Converter, был реализован ее запуск из различных приложений (подробное описание см. в таблице ниже). Расположение Исходный PDF/ XPS Способ преобразования Конечный файл Меню или кнопка «Файл» > «Сохранить как» или «Сервис» > «Запустить PDF Converter» в PDF Professional Текущий PDF-файл в PDF Professional PDF Converter Assistant или прямое преобразование с выбранным режимом и конечным расположением Определяется пользователем Меню «Пуск» Windows Файлы, доступные локально или в системе управления документами PDF Converter Assistant Определяется пользователем Microsoft Word (кнопка «Открыть PDF/XPS») Один локальный файл PDF Converter Assistant Microsoft Word Microsoft Word («Файл» > «Открыть») Локальные файлы PDF Converter Assistant Прямое преобразование Microsoft Word Microsoft Word Corel WordPerfect Один локальный файл PDF Converter Assistant WordPerfect Microsoft Excel Один локальный файл PDF Converter Assistant Excel Microsoft PowerPoint 2007 Один локальный файл PDF Converter Assistant PowerPoint 2007 39 Проводник Один локальный файл PDF Converter Assistant Прямое преобразование Определяется пользователем Последний настроенный Microsoft Outlook Одно или несколько почтовых вложений PDF Converter Assistant Прямое преобразование Определяется пользователем Последний настроенный Lotus Notes Одно или несколько почтовых вложений PDF Converter Assistant Прямое преобразование Определяется пользователем Последний настроенный Microsoft Internet Explorer Одна веб-ссылка PDF Converter Assistant Определяется пользователем Mozilla FireFox Одна веб-ссылка PDF Converter Assistant Определяется пользователем Расположение Исходный PDF/ XPS Способ преобразования Конечный файл 40 Экспорт файлов PDF из программы PDF Converter Professional Также можно выполнить прямое преобразование, выбрав в меню «Файл» команду «Сохранить как». Можно извлечь и сохранить только текст, содержащийся в документе, или сохранить файл как изображение. Документ XPS Документ Word Форма Word Таблица Excel Презентация PowerPoint Документ WordPerfect MRC PDF PDF с возможностью поиска Текст в кодировке Unicode Преобразовать область Запустить PDF Converter Программный компонент, позволяющий экспортировать содержимое PDF-файлов в форматы с возможностью редактирования, называется PDF Converter. Доступ к нему открывается с помощью кнопки «Преобразовать PDF» панели инструментов «Файл». Можно выполнить прямое преобразование с текущими параметрами для выбранного режима или выбрать последний пункт меню, чтобы открыть PDF Converter Assistant для настройки всех параметров. 41 С помощью инструментов преобразования области можно выделить нужную область на странице, чтобы программа PDF Professional преобразовала ее содержимое в формат с возможностью редактирования. Это позволяет, например, выбрать таблицу и отправить ее в Excel без остальной части страницы или точно выделить содержимое, чтобы создать из него один слайд PowerPoint. Также поддерживается преобразование формата PDF в формат XPS и обратно. PDF Converter Assistant PDF Converter Assistant запускается из меню «Пуск» Windows. Эта программа служит для подготовки преобразования и управления им. В полноэкранном представлении можно предварительно просматривать файлы PDF и XPS, предназначенные для преобразования, а также задавать диапазоны страниц. Панель в правой части экрана содержит список всех файлов, выбранных для преобразования, значки служат для отображения состояния загрузки или преобразования. Описание значков см. в справке. В PDF Converter доступны четыре режима просмотра. Быстрый просмотр В этом режиме выполняется быстрое преобразование с использованием текущих настроек всех параметров, за исключением четырех основных. Полный просмотр В этом режиме отображаются те же четыре кнопки, что и в режиме быстрого просмотра, однако, помимо этого, он включает окно предварительного просмотра страницы и доступ ко всем параметрам, задействованным в преобразовании. Для просмотра 42 параметров нужно выбрать режим. Выберите конечный файл (или нажмите кнопку «Вывод», если нет файлов для выбора), чтобы задать варианты сохранения. В режиме полного просмотра отображается список всех файлов текущего сеанса преобразования, а также сведения о состоянии для каждого файла. Сжатый просмотр Он используеся, когда программа PDF Converter вызывается из целевого приложения. В таком случае можно преобразовать только один файл, поэтому требуется только левая панель предварительного просмотра и ее элементы управления. Чтобы изменить содержимое левой панели, нажмите кнопку или воспользуйтесь меню «Вид». Без Assistant Если при запуске преобразования исходный и конечный файл предварительно заданы, можно обойти вывод окна PDF Converter Assistant на экран и выполнить прямое преобразование с использованием текущих параметров. См. раздел «Запуск программы из других приложений». 43 Выполнение преобразования в режиме быстрого просмотра В меню «Вид» выберите пункт Быстрый просмотр. При этом преобразование будет выполнено в четыре этапа с использованием текущих настроек остальных параметров. При выполнении преобразования кнопки неактивны. При выборе команды Просмотреть результат на панели «Параметры вывода» преобразованный файл будет выведен на экран в соответствующей программе. 1. Выберите открываемый файл: выберите один или несколько файлов PDF или XPS либо перетащите их в окно быстрого просмотра. 2. Выберите режим обработки: «Стандартный документ», «Юридический документ», «Электронная таблица» или «Форма». 3. Выберите формат конечного файла: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Corel WordPerfect или RTF. 4. Запустите преобразование. Режим Инструмент Выходной файл Инструмент Преобразовать все Инструмент 44 Нажмите переключатель «Быстрый просмотр» в меню «Вид», чтобы вернуться к режиму полного просмотра и просмотреть сводные данные об обработке, проверить и изменить параметры или открыть изображения в режиме предварительного просмотра. Если закрыть программу, оставив активным режим быстрого просмотра, при следующем запуске программы будет использоваться этот режим. Выполнение преобразования в режиме полного просмотра Ниже приведен пример окна PDF Converter Assistant в режиме полного просмотра. Загружены три файла-образца, пример формы выведен на экран в окне предварительного просмотра слева. 45 Выбор режима преобразования и конечного файла и вывод на экран их параметров Преобразование выбранных файлов Восстановление окна предварительного просмотра Просмотр исходного или получившегося файла для выбранного элемента Перемещение файлов в списке вверх и вниз Панель предварительного просмотра, содержащая текущую страницу выбранного файла Преобразование всех файлов в списке Список загруженных или преобразованных файлов. Значки отображают состояние файла. Добавить файлы можно, перетащив их в список Этот значок показывает, что страница содержит текстовый слой Этот значок показывает, что страница не содержит текста Просмотреть все страницы документа PDF или XPS можно с помощью этих кнопок перемещения Здесь указывается диапазон страниц. По умолчанию выполняется преобразование всех страниц Открытие файлов Удаление файлов из списка 46 Запуск программы из других приложений Чтобы облегчить вызов программы PDF Converter, была реализована возможность ее запуска из разных приложений (подробное описание см. ниже). Меню «Пуск» операционной системы Windows В меню «Все программы» в группе Nuance PDF Professional 7 выберите пункт «PDF Converter Assistant». Все преобразования, запущенные через меню «Пуск», выполняются в PDF Converter Assistant. С его помощью можно задать имя исходных PDF- или XPS-файлов, доступных локально или в системе управления документами, и способ обработки выходных файлов. Отображение созданных файлов доступно по выбору пользователя. Microsoft Word с помощью кнопки «Открыть PDF/XPS», расположенной на панели инструментов 1. Нажмите кнопку «Открыть PDF/XPS» на панели инструментов Microsoft Word или выберите в меню «Файл» пункт Открыть PDF/XPS…, чтобы вызвать диалоговое окно открытия файла, в котором выбран тип файла PDF. В программе Word 2007 перейдите на вкладку Nuance PDF или откройте меню «Файл» с помощью кнопки Office. 2. Выберите один файл PDF или XPS (при необходимости нажмите кнопку «Обзор»). Нажмите кнопку «Открыть». 3. На панели предварительного просмотра окна PDF Converter Assistant отобразится первая страница исходного файла. Просмотрите остальные страницы и при необходимости укажите диапазон страниц. 4. Выберите режим обработки, нажав кнопку «Режим» или указав его в меню «Параметры». При этом на экран выводится панель настроек для выбранного режима. При необходимости измените настройки. 47 5. Нажмите кнопку «Вывод» или выберите «Документ Word» (единственный вариант) в меню «Параметры», чтобы настроить вариант сохранения, включая сохранение документа в формате Office 2007 или предыдущих версий. 6. Нажмите кнопку , чтобы запустить преобразование (при этом на экран выводится индикатор выполнения операции). Получившийся файл отображается в окне Microsoft Word в режиме редактирования. |