Учебник Информатика. Базовый курс. Симонович С.В.. С. В. Симоновичаинформатикабазовый курс2е издание
 Скачать 17.96 Mb.
|
|
Работа с СУБД Microsoft Access 2002 Общие замечания Ниже мы рассмотрим, как в Microsoft Access 2002 реализованы средства разработки основных объектов базы данных, и в упражнениях познакомимся с конкретными приемами работы. Однако прежде чем приступать к освоению сис- темы, следует учесть ряд важных замечаний, связанных с особенностями ее автома- тизации. СУБД Microsoft Access 2002 предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. средства можно классифицировать как: • ручные (разработка объектов в режиме Конструктора); • автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров); • автоматические — средства ускоренной разработки простейших объектов. Соотношения между этими средствами понятны: ручные средства являются наи- более трудоемкими, но обеспечивают максимальную гибкость; автоматизирован- ные и автоматические средства являются наиболее производительными, но и наи- менее гибкими. Методической особенностью изучения программы Microsoft Access является тот факт, что в учебных целях для создания разных объектов целесооб- разно пользоваться разными средствами. При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуется использовать руч- ные средства — работать в режиме Конструктора. Использование мастеров уско- ряет работу, но не способствует освоению понятий и методов. 2. При разработке учебных форм, отчетов и страниц доступа, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид. Дизайн этих объектов весьма трудоемок, поэтому его лучше поручить про- грамме, а учащемуся сосредоточиться на содержательной части работы. 3. Разработку макросов и модулей в данном пособии мы не рассматриваем. Эти средства ориентированы на профессиональных разработчиков баз данных, поэтому в рамках общетехнического курса «Информатики» для них недоста- точно места. 354 Глава Работа с базами данных Работа с таблицами Создание таблиц. Работа с любыми объектами начинается с окна База данных (рис. 13.9). На левой панели данного окна сосредоточены элементы управления для вызова всех семи типов объектов программы. Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы. 13.9. Окно База данных является исходным элементом управления программы Microsoft Access На правой панели представлен список таблиц, уже имеющихся в составе базы, и приведены элементы управления для создания новой таблицы. Чтобы создать таб- лицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме конструк- тора. Окно Конструктора таблиц представлено на рис. 13.10. То, что мы видим в этом режиме, фактически является графическим бланком для создания и редактирова- ния структуры таблиц. В первом столбце вводят имена полей. Если свойство Под- пись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца буду- щей таблицы. Тип для каждого поля выбирают из списка, открываемого кнопкой выбора типа данных (см. рис. 13.10). Эта кнопка — скры- тый элемент управления. Она отображается только после щелчка на поле бланка. Это надо иметь в виду — в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов управления, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении приемов работы с программой Microsoft Access целесообразно специ- ально пустые поля ее бланков левой кнопкой мыши в поисках «скры- тых» элементов управления. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию, можно и не трогать. При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для Работа с СУБД Microsoft Access 2002 355 полей. Кнопка Панель редактирования Рис. 13.10. Проектирование структуры таблицы задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле. Выше мы говорили о том, что если первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более полей). Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню, надо только уметь выделить сразу несколько полей. Груп- повое выделение выполняют при нажатой клавише SHIFT щелчками на квадрат- ных маркерах слева от имен полей. Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных. Оттуда ее и можно открыть в случае необходимости. Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей — только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы (рис. Заполнение таблицы данными производится обыч- ным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Заголовок Микропроцессор Модель Цена Поставщик Строка заголовков ! Запись; \\ Г 1 Панель кнопок Рис. Пример новой таблицы 3 5 6 Глава Работа с базами данных Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TAB. Переход к очеред- ной записи выполняется после заполнения последней ячейки. В нижней части таблицы расположена Панель кнопок перехода. Ее элементами управления удобно пользоваться при навигации по таблице, имеющей большое число записей. Начинающим пользователям Microsoft A ccess доставляет неудобство тот факт, что данные не всегда умещаются в ячейках таблицы. Шириной столбцов можно управ- лять методом перетаскивания их границ. Удобно использовать автоматическое форматирование столбцов «по содержимому». Для этого надо установить указатель мыши на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), дождаться, когда указатель сменит форму, и выполнить двойной щелчок. Это общесистемный прием Windows, и им можно пользоваться в данной программе, как и во многих других. После наполнения таблицы данными сохранять их не надо — все сохраняется авто- матически. Однако если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), СУБД подтвердить сохранение этих изменений. Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого ее следует выделить в База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор. Если на этапе проектирования базы данных была четко разработана структура таб- лиц, то создание таблиц с помощью Конструктора происходит очень быстро и эффек- тивно. Даже без использования автоматизированных средств создание основы для достаточно крупных проектов происходит в считанные минуты — это ценное свой- ство СУБД Microsoft Access, но оно реализуется при непременном условии тща- тельной предварительной подготовки. Создание межтабличных связей. Если структура базы данных продумана зара- нее, а связи между намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется очень просто. Вся необходимая работа происходит в специальном окне Схема данных и выполняется с помощью мыши. Окно Схема данных открывают кнопкой на панели инструментов или командой Серви- с • Схема данных (если в меню Сервис не видно соответствующего пункта, следует раскрыть расширенную часть меню). Порядок создания межтабличных связей рассмотрен подробно в упражнении 13.2. Образовавшаяся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а другая — связанной. Главная — это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полу- жирным шрифтом). Здесь мы подходим к важному вопросу: «А зачем вообще нужна связь между таб- лицами?» У связи два основных назначения. Первое — обеспечение целостности данных, а второе — автоматизация задач обслуживания базы. Представим себе, что в таблице Клиенты, где каждый клиент уникален, кто-то удалит запись для одного Работа с СУБД Microsoft Access 2002 357 из клиентов, но не сделает этого в таблице Заказы. Получится, что согласно таблице некто, не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный код, заказы. Узнать по коду, кто же это был на самом деле, будет невозможно — про- изошло нарушение целостности данных. В данном случае владелец базы может применить три подхода: либо вообще ничего не делать для защиты целостности данных, либо запретить удаление данных из ключевых полей главных таблиц, либо разрешить но при этом адекватно обра- ботать и связанные таблицы. Вручную сделать это чрезвычайно трудно, поэтому и нужны средства автоматизации. Связь между таблицами позволяет: • либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц; • либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удале- ние или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц. Для настройки свойств связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединя- ющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть кон- текстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт Изменить связь — откроется диалоговое окно Изменение связей. В нем показаны названия связанных таблиц и имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а также приве- дены элементы управления для обеспечения условий целостности данных. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять дан- ные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в клю- чевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице. Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в данных, а с другой стороны — в автоматизации внесе- ния изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице. Рис. 13.12. Средство настройки межтабличной связи 358 Глава Работа с базами данных Работа с запросами Если структура базы данных предприятия хорошо продумана, то исполнители, работающие с базой, должны навсегда забыть о том, что в базе есть таблицы, а еще лучше, если они об этом вообще ничего не знают. Таблицы — ценные объекты базы, чтобы с ними имел дело кто-либо, кроме разработчика базы. Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специ- альные объекты — запросы. Все необходимые запросы разработчик базы должен подготовить заранее. Если запрос подготовлен, надо открыть панель Запросы в окне База данных, выбрать его и открыть двойным щелчком на значке — резуль- тирующая таблица, в которой исполнитель найдет то, что его интересует. В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основе которых формировался запрос. Лишь в тех случаях, когда испол- нитель не находит нужных данных в результирующей таблице, возникает необхо- димость готовить новый запрос — это задача разработчика базы. В учебных целях запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Как и в случае с таблицами, для этого есть специальный значок в окне База данных. Он называется Создание запроса в режиме конструктора и открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. За этим длинным названием скры- вается тот приятный факт, что, хотя запросы к таблицам баз данных пишутся на специальном языке программирования — SQL, пользователям Microsoft Access изу- чать его не обязательно, а большинство операций можно выполнить щелчками кнопок мыши и приемом перетаскивания в бланке. Бланк запроса по образцу представлен на рис. 13.13. Как видно, он состоит из двух областей. В верхней отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы — по одному столбцу на каждое поле буду- щей результирующей Структура таблиц Поля результирующей таблицы Рис. 13.13. Бланк запроса по образцу Работа с СУБД Microsoft Access 2002 3 5 9 Идея формирования запроса по образцу чрезвычайно проста. С помощью контекст- ного меню на верхней половине бланка открывают те таблицы, к которым обращен запрос. Затем в них щелкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка. Сформировав структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне База данных. Порядок действий, рассмотренный выше, позволяет создать простейший запрос, называемый запросом на выборку. Он позволяет выбрать данные из полей таблиц, на основе которых запрос сформирован. Упорядочение записей в результирующей таблице. Если необходимо, чтобы дан- ные, отобранные в результате работы запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка имеется специ- альная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскры- вающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка — сразу по нескольким полям. В этом случае данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса по образцу находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Соответственно, при формировании запроса надо распо- лагать поля результирующей таблицы не как попало, с учетом будущей сортировки. В крайнем случае, если запрос уже сформирован и надо изменить порядок следо- вания столбцов, пользуются следующим приемом: • выделяют столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпускают); • еще раз щелкают на заголовке уже выделенного столбца (но кнопку не отпускают); • перетаскивают столбец в другое место. Управление отображением данных в результирующей таблице. В нижней части бланка запроса по образцу имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предпо- лагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. Например, бывают случаи, когда некое поле необходимо включить в запрос, например потому, что оно является полем сортировки, но в то же время, нежелательно, чтобы пользователь базы видел его содержание. В таких случаях отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран. Примером может быть запрос на вывод списка сотрудников предприятия, отсортированный по количеству дней, пропущенных по болезни. Он позволит каж- дому оценить свое положение в этом списке, но не позволит точно узнать, кто сколько дней болел. Использование условия отбора. Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является так называемое Условие отбора. Соответствующая строка имеется в нижней части бланка запроса по образцу. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие. На рис. 13.14 представлен пример, в котором мы хотим отобрать из прейскуранта торговой фир- 360 Глава Работа с базами данных Базовая таблица Запрос на выборку Рис. 13.14. Работа Условия отбора мы микропроцессоры, имеющие тактовую частоту не менее 2 ГГц, но при этом сто- ящие менее 200 условных единиц. Другие виды запросов. Мы рассмотрели запросы на выборку. Это самые простые и в то же время наиболее распространенные виды запросов. Однако существуют и другие виды запросов, некоторые их которых выполняются базе предварительно созданного запроса на выборку. К ним относятся прежде всего: • запросы с параметром (интересны тем, что критерий отбора может задать сам пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса); • итоговые запросы, назначение которых отдаленно напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по заданному полю и выдают результат); • запросы на изменение — позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц; перекрестные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц; специфические запросы SQL — запросы к серверу базы данных, написанные на языке запросов SQL. С некоторыми видами запросов мы познакомимся в упражнениях. Работа с СУБД Microsoft Access 2002 Работа с формами С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирую- щих таблиц, а в виде красивых форм. В связи с таким разделением существует два вида организации структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход, — это вопрос творчества. Автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автомати- ческими являются средства, называемые автоформами. Существует три вида авто- форм: «в столбец», ленточные и табличные (рис. 13.15). Рис. Три вида автоформ Как видно из рисунков, автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи — она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отобра- жает одновременно группу записей — ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана. Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и вос- пользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основы- вается. После щелчка на кнопке К автоформа формируется автоматически и немед- ленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных. Обратите на то, что автоформа основывается только на одном объекте. Иные средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы 362 Глава Работа с базами данных поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм. |