ва. ЭДО и ОТ_заочники_Тема 1. Системы электронного документооборота

Название	Системы электронного документооборота
Дата	06.03.2023
Размер	3.11 Mb.
Формат файла
Имя файла	ЭДО и ОТ_заочники_Тема 1.ppt
Тип	Лекция #972663

Системы электронного документооборота

Преподаватель: Ботов Сергей Геннадьевич

Структура курса

Эволюция делопроизводства и офисных технологий.
Современные офисные технологии.
Управление документами в организации
Принципы организации документооборота
Автоматизация основных процедур работы с документами
Автоматизация процедуры создания или исполнения документа
Современные технологии автоматизации бизнес – процессов делопроизводства.
Системы электронного документооборота.
Критерии выбора СЭД.
Порядок внедрения СЭД. Трудности и проблемы внедрения.
Обзор рынка современных систем электронного документооборота.
Современные тенденции развития СЭД и ECM (обзор новостей).
Демонстрация: система электронного документооборота Евфрат- Документооборот.
Пример внедрения СЭД на факультете университета.

Информационные материалы

Лекция 1 Документооборот и офисные технологии

Преподаватель: Ботов Сергей Геннадьевич

Структура курса

Эволюция делопроизводства и офисных технологий

Структура курса

Принципы организации документооборота

Структура курса

Автоматизация основных процедур работы с документами

Структура курса

Автоматизация процедуры создания или исполнения документа

Структура курса

Современные технологии автоматизации бизнес – процессов делопроизводства.

Структура курса

Подходы к внедрению систем электронного документооборота

Практическое изучения работы в системе ЕВФРАТ-Документооборот

Структура курса

Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности.
История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.
Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство.

На Руси деловые документы появились в Х веке.
XI век - свод законов Киевской Руси «Русская правда».
XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.
Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Вид документа – свиток. Тип документов – грамоты, наказы, приговоры, челобитные, отписки.
При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу.

В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.
Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.
В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний", согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.
В начале XIX века появились министерства.
В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.

С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.
Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.
К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных документов.
В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

В 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.
В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы.
В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами.

В развитии ИТ-инфраструктуры выделяют следующие этапы:
централизованная ИТ-инфраструктура;
архитектура "автономные ПК";
клиент-серверная архитектура;
Интернет-компьютинг;
Эра «Мобильных» технологий и SaaS.

2008-2013-….. Комплексное решение для совместной работы с информацией – Share Point.
Software-as-a-Service.

SaaS

Эра «Мобилизации»

Схема эволюции компьютеризации и делового программного обеспечения

Схема ВЦ с централизованной вычислительной архитектурой

Персональные компьютеры позволили автоматизировать рабочее место любого сотрудника предприятия

Пример одноранговой сети

Сеть с выделенным сервером

Клиентские и серверные приложения могут быть установлены на одном компьютере, а могут и на разных машинах, объединенных по сети

Современные предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью глобальной сети Интернет

Локальные(LAN), городские (MAN) и глобальные(WAN) сети

Эволюция офисного ПО

2007-2010

Еще более мощная система приложений с принципиально новым интерфейсом

2012-2013

Облачный офис - SaaS

2012-2013

Новые функциональности + работа на мобильных устройствах

2012-2013

Комплексное решение для совместной работы с информацией

Классификация ПО

Системное ПО Операционные системы — общего назначения, реального времени, сетевые ОС, встраиваемые Загрузчик операционной системы Драйверы устройств Программные кодеки Утилиты
Программные средства защиты Криптошлюзы Средства аутентификации Средства мониторинга и аудита Сканеры защищённости Средства разграничения доступа Системы криптографической защиты, шифрования и ЭЦП Антивирусные программы Антиспамовые программы Межсетевые экраны
Инструментальное ПО Средства разработки программного обеспечения — среды разработки
(в том числе RAD), SDK Системы управления базами данных (СУБД) — реляционные (например, DB2, Informix, Interbase, Firebird, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle Database PostgreSQL), обьектно-ориентированные, иерархические, сетевые.

Классификация ПО

Офисное и управленческое ПО
Офисные приложения Текстовые редакторы Текстовые процессоры Табличные процессоры Редакторы презентаций Корпоративные информационные системы (MRP, MRP II, ERP, CSRP) Бухгалтерские программы Системы CRM Системы SCM
Системы управления бизнес-процессами (BPM) Системы Управления проектами (Project Management) Системы автоматизации документооборота (EDM-системы) Системы управления архивами документов (DWM-системы) Системы (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.
Корпоративный портал

Классификация ПО

Производственное и информационное ПО
Системы проектирования и производства Системы автоматизированного проектирования (САПР, CAD-системы) CAE-системы CAM-системы PDM-системы PLM-системы
АСУТП (Системы SCADA) АСТПП (Системы MES) Системы логистической поддержки изделий Системы анализа логистической поддержки (LSA-системы) Системы создания ИЭТР (IETM)
Системы обработки и хранения медицинской информации Система передачи, обработки, хранения и архивации изображений Радиологическая информационная сеть (РИС) Госпитальная информационная сеть (ГИС) Научное ПО Системы математического и статистического расчёта и анализа Системы компьютерного моделирования Прочие системы Геоинформационные системы (ГИС) Системы поддержки принятия решений (СППР)

Классификация ПО

Интернет и прочее ПО
Клиенты для доступа к интернет-сервисам: электронная почта веб мгновенная передача сообщений чат-каналы IP-телефония P2P обмен файлами потоковое вещание Банк-клиент Мультимедиа Компьютерные игры Музыкальные редакторы Графические редакторы Видео редакторы Мультимедиа проигрыватели

Современные офисные технологии

Типовая схема предприятия

Структура современного коммерческого предприятия

Основные определения
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.
Информация - совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.).
Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Основные определения (продолжение)
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом.
Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Документы выполняют ряд важных функций:
информационную: являются носителем и источником информации;
управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
социальную, культурную и историческую

Основные определения (продолжение)
Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов.
Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Основные определения (продолжение)
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Схема документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются

Основные определения (продолжение)
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства (организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Основные определения (продолжение)
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота- число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.
Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла - архивное хранение.
Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Основные определения (продолжение)
Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело.
Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление.
Формирование дел — отнесение документов к определенному делу и их систематизация.
Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

Стандарты бумажного документооборота
ГОСТ Р 6.30-2003 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”.
Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании”.
ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.