Совершенствование информационного обеспечения городской администрации. Дипломная работа. Совершенствование информационного обеспечения городской администрации Содержание
 Скачать 209.32 Kb.
|
|
Глава города Павловский Посад Московской области [32]: Формирует городскую администрацию в порядке, установленном действующим законодательством, Уставом города и Положением об Администрации города Павловский Посад; утверждает Регламент городской администрации; определяет порядок осуществления функций и полномочий структурных подразделений городской администрации, не являющихся юридическими лицами; назначает и освобождает от должности руководителей структурных подразделений городской администрации; утверждает должностные инструкции муниципальных служащих, назначает на должности муниципальной службы в городской администрации и увольняет их; организует работу с кадрами администрации, их аттестацию, принимает меры по повышению квалификации работников; принимает меры поощрения, привлекает к дисциплинарной ответственности работников городской администрации в соответствии с действующим законодательством; отменяет акты руководителей структурных подразделений городской администрации; открывает счета в банках и иных кредитных учреждениях, распоряжается средствами бюджета городского округа в пределах его компетенции; представляет администрацию во взаимоотношениях с органами и должностными лицами муниципальных образований, трудовыми коллективами, органами территориального общественного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, общественными организациями; заключает договоры и соглашения от имени городской администрации; подписывает нормативно-правовые акты администрации; организует и контролирует в пределах своей компетенции выполнение правовых актов городского Совета, собственных правовых актов; формирует и уточняет сведения об избирателях и участниках референдума и направляет данные сведения в соответствующую избирательную комиссию; осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации, Московской области, нормативными актами органов местного самоуправления. В настоящее время в городской администрации нормативно закреплена деятельность 24 структурных подразделений. Их совокупность, состав взаимосвязей (вертикальных и горизонтальных) образуют организационную структуру администрации, в которой сочетаются положительные качества функциональной и линейной форм организации управления. Так, например, для функциональной системы положительным является наличие специализированных служб и специалистов по определенным видам деятельности. Для линейной системы управления характерно построение на принципе иерархичности, четкого разделения на вышестоящие и нижестоящие уровни. Данные признаки ярко выражены в структуре городской администрации (рисунок 4).  Рисунок 4 – Структура Администрации городского поселения Павловский Посад Для определения обеспеченности городской администрации рабочей силой мы проведем сравнительный анализ фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью (таблица 3). Таблица 3 – Анализ обеспечения городской администрации рабочей силой
По данным таблицы 3 видно, что в 2011 году произошло сокращение штата по категориям «вспомогательные рабочие» на 4,9% и «специалисты» на 12,3%. Кроме того, в 2011 году наблюдается нехватка работников в категории «специалисты» на 2,1%. В таблице 4 проводится половозрастной анализ городской администрации. Таблица 4 – Половозрастная характеристика на 01.01.2012 г.
Из таблицы 4 видно, что боьшая часть работников администрации города Павловский Посад мужчины – 60%, женщины составляют 40%. Основным элементом анализа в данном случае является рассмотрение возрастных характеристик работников, показанных на рисунке 5. Р  исунок 5 – Половозрастная характеристика на 01.01.2012 г.Как показывает таблица 4 и рисунок 5 большая часть работающих находится в диапозоне 50 – 60 лет (31%). Следующими по численности являются две группы 30 – 40 лет и 40 – 50 лет (по 22% в каждой). Затем идет группа работников до 30 лет (17%) и наконец работники старше 60 лет – 8%. Сложившуюся ситуацию можно оценить двояко: с одной стороны, 92 % работников организации находятся в активном возрасте, имеют силы и опыт для эффективной работы; в то же время, число работников пенсионного и предпенсионного возраста, имеющих большой опыт, составляет 39%. С одной стороны это хорошо – есть кому научить молодежь и передать ей свой опыт, но в тоже время данные анализа позволяют нам сделать вывод о том, что молодежь не очень охотно идет работать в городскую администрацию Чтобы оценить уровень текучести кадров в администрации города Павловский Посад мы проведем анализ показателей движения и постоянства кадров за 2010 – 2011 годы представленный в таблице 5. Таблица 5 – Движение рабочей силы за период 2010 – 2011 гг.
Из таблицы 5 видно, что в 2010 году большая часть сотрудников была уволена по сокращению численности штата, а в 2011 году – по собственному желанию, причем в 2011 году уволилось на 8 человек меньше, чем в 2010 году. Уволенных сотрудников за нарушение трудовой дисциплины (прогулы, опоздания и др.) не было. Снизилось количество работников, проработавших городской администрации весь год. Коэффициент текучести кадров по сравнению с 2010 годом в 2011 году не изменился, он составил 10%, что выше рекомендуемой нормы на 5%. Но если в 2010 году увольнения были связаны с сокращением численности штатов, то в 2011 году увольнялись уже по собственному желанию. Такую ситуацию мы можем объяснить не очень высоким уровнем заработной платы и не достаточно большим престижем работы в городской администрации. 2.3 Анализ информационного обеспечения городской администрации с выявлением недостатков и их причин Информационное обеспечение администрации города Павловский Посад представляет собой организацию поиска, сбора, хранения, обработки и передачи информации с целью ее использования для постановки и решения задач управления. Организация информационного обеспечения в городской администрации связана с решением следующих взаимосвязанных задач: определение состава информации, в т.ч. по целевым и функциональным подсистемам; определение источников и потребителей информации, регламентация связей между ними; подготовка информации о желаемом и фактическом состоянии системы и ее элементов, определение отклонений; формализация представления информации; выбор и обоснование носителей информации; разработка методов поиска, сбора, обработки, хранения и обновления информации; выбор и обоснование технических средств информационного обеспечения; определение периодичности циркуляции информации и форм ее представления; разработка классификаторов, словарей, инструкций и других средств и методов технологической регламентации информационного обеспечения. Все виды информации, необходимой для управления образуют информационную систему городской администрации – организационно оформленную совокупность видов информации, каналов связи и технических средств, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы управления в целях ее эффективного функционирования и развития. Информационное обеспечение оперативной деятельности администрации города Павловский Посад делится на внешние и внутренние информационные потоки: 1). Информация, циркулирующая между населением, сторонними организациями и администрацией относится к внешним информационным потокам. 2). Документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и др. относится к внутренним информационным потокам. На рисунке 6 показаны основные информационные потоки администрации города Павловский Посад.  … Рисунок 6 – Основные информационные потоки администрации города Павловский Посад Как правило, поступает информация двух видов – необработанная и обработанная. Информация, поступающая от населения, является первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая информация – чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. Таким образом, информация поступает в городскую администрацию: От сторонних организаций и предприятий – поступает в профильные отделы администрации, откуда затем после обработки отправляется в соответствующий профильный департамент администрации города: социальная – информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних); экономическая – информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий, статистическая; юридическая, правовая – законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры; организационная – письма, обращения и т.д.; справочная – реестры, справочники, перечни. Используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Налоговая инспекция Павловского Посада, Управление внутренних дел Павловского Посада, Комитет государственной статистики Павловского Посада. Эти организации в рамках соглашений предоставляют необходимую информацию о населении и предприятиях, расположенных на территории города. От населения – поступает в первичные отделы городской администрации: письма; жалобы; заявления; обращения. Информация, поступая в те или иные отделы, подразделения городской администрации, накапливается там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя информационные ресурсы. В силу естественных объективных причин ресурсы являются распределенными, формируясь в различных подразделениях администрации. При обработке часть информации остается на бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной информации существует в обоих видах. В администрации Павловского Посада автоматизацию обработки, хранения и передачи данных начали внедрять около 20 лет назад. Первоначально задача сводилась к печати и хранению распорядительных документов. Сегодня это большие массивы данных по различным направлениям. Структуры, хранящие и обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и корректировать – это источники информационных ресурсов. В администрации города Павловский Посад имеются такие базы данных как: «Население города», «Пенсии», «Пособия», «Социальная помощь», «Кадры», «Реестр муниципальных служащих», БД ГАС «Выборы», «Защита прав потребителей», «Мониторинг рынка», «Региональная статистика» и т.д. Для хранения, обработки, передачи и более быстрого поиска информации в администрации города Павловский Посад используют электронно-вычислительные устройства. В настоящее время в зданиях городской администрации и районных администраций компьютеры соединены в локальные вычислительные сети (ЛВС), а основная масса информации хранится на выделенных серверах – специальных компьютерах, предназначенных для этих целей. Доступ к информационным ресурсам осуществляется через ЛВС, что заметно уменьшает время доступа к данным и экономит ресурсы персональных компьютеров. На нынешнем этапе развития телекоммуникационных систем администрации только некоторые удаленные подразделения (т.е. находящиеся в разных зданиях, такие, например, как администрации районов, департаменты транспорта, социальной защиты, образования некоторые другие) соединены высокоскоростными информационными линиями. Остальные осуществляют передачу и прием информации через Интернет по коммутируемым каналам. Большой объем накопленной в городской администрации информации и быстрый рост внедряемых технологий в информационное обеспечение муниципального управления Павловского Посада привел к возникновению принципиально новых задач – задач по планированию и координации дальнейшего развития информационного обеспечения. Для решения этих задач в городской администрации Павловского Посада распоряжением Главы администрации г. Павловский Посад в 2005 году была принята Концепция информатизации, в которой заложены основные шаги по дальнейшему развитию. Ее цель – это разработка программы построения интегрированной системы информационного обеспечения города. Интегрированная система информационного обеспечения города строится в соответствии с требованиями Устава города и законов Российской Федерации. В тоже время, она представлена как системообразующая часть единого информационного поля города и создает инфраструктурные и другие предпосылки для формирования подсистем информационного пространства. Задачи программы построения интегрированной системы информационного обеспечения органов местного самоуправления Павловского Посада определяются ее конечной целью и заключаются в следующем: создание телекоммуникационной и информационной среды, обеспечивающей взаимодействие городской администрации с населением. Первым шагом в этом направлении было создание информационного портала администрации Павловский Посад, обеспечивающего высокую степень открытости и актуальности информации для населения, организаций района и города; совершенствование механизма сбора и обработки информационных массивов и данных, используемых в деятельности городской администрации, для повышения качества и оперативности принимаемых управленческих решений; внедрение информационных технологий в деятельность городской администрации в сфере взаимодействия с органами государственного управления. В Павловском Посаде функционируют службы, которые заняты исключительно сбором и обработкой информации: аналитические службы, центр статистики, органы, осуществляющие регистрацию прав собственности на объекты недвижимости. Создают свои информационные системы практически все управленческие и функциональные структуры органов власти и управления. Однако недостаточная координация на городском уровне деятельности по созданию таких систем приводит к тому, что ведомственные подразделения органов городского управления и органы местного самоуправления зачастую формируют информационные ресурсы независимо друг от друга, действуя либо в инициативном порядке, либо в рамках федеральных программ ведомственного характера. Существенной методологической причиной нерационального построения системы информационного обеспечения городской администрации Павловского Посада является преобладание ведомственного функционально-ориентированного подхода к построению баз данных, когда каждый отраслевой орган управления для обеспечения решения своих функциональных задач самостоятельно осуществляет создание собственных баз данных, в которых нередко содержится информация, порождаемая и ведущаяся в автоматизированном режиме в информационных системах других органов управления. Эта ситуация связана со следующими объективными факторами: 1. Функционально-отраслевой и административно-территориальный принцип построения структуры управления городом; 2. Недостаточное развитие отдела информационных ресурсов городской администрации, основной функцией которого является индустриальная обработка информации и создание информационных ресурсов, необходимых пользователям; 3. Отсутствие эффективного управления процессами создания и использования информационных ресурсов. В результате уже на этапе сбора возникает дублирование информации, которое на последующих этапах технологического цикла приводит к многократному вводу одних и тех же данных в базах данных различных ведомств и организаций и дублированию их при хранении. В то же время такая технология не гарантирует полноту необходимых данных для каждого конкретного ведомства. В случаях, когда для принятия решения требуется привлечение информации, собираемой другим ведомством, ее получение, как правило, бывает затруднено. Кроме того, несогласованность форматов хранимых в разных системах данных, сроков и технологий их обновления, использование различных лингвистических средств приводят к неоднозначности и противоречивости содержащейся в информационных системах разных ведомств информации и невозможности ее совместного использования при решении комплексных задач ведомственными органами и администрацией города. Таким образом, сложившаяся ситуация имеет негативные последствия: 1. Неактуальность и недостоверность информации вследствие создания баз первичных данных в организациях, не являющихся источником (местом возникновения) информации; 2. Дублирование ввода и хранения одних и тех же данных в различных системах; 3. Отсутствие комплексной многоаспектной информации для принятия решений межотраслевого, межведомственного, территориального характера; 4. Несопоставимость и несогласованность данных, хранящихся в информационных системах отдельных органов управления, не имеющих прямого доступа к первичной информации; 5. Несовместимость создаваемых информационных ресурсов вследствие использования различных информационно-лингвистических средств (классификаторов, словарей, форматов описания данных), как правило, независимо разработанных в рамках конкретных АИС; 6. Невозможность отрегулировать коммерческое использование информации с направлением части доходов на развитие территориальных информационных систем. Результатом этих, в значительной степени, объективно обусловленных недостатков в информационном обеспечении городской администрации является неоправданное увеличение затрат на сбор, первоначальный ввод и хранение данных. Кроме того, существующий подход порождает жесткую зависимость структуры информационных ресурсов от организационной структуры управления на городском уровне. Это означает, что изменение организационной структуры управления влечет за собой неизбежные изменения в структуре информационных ресурсов города, при этом не исключены случаи разрушения отдельных видов ресурсов (отдельных баз данных), их утраты. Указанные тенденции в формировании информационных ресурсов для администрации города порождаются также недостаточно развитой программно-технической и телекоммуникационной базой информатизации Павловского Посада, что затрудняет организацию технологически необходимого и экономически оправданного обмена данными между АИС. Разработка изолированных ведомственных и территориальных информационных систем ведет к отсутствию должного эффекта от информатизации, неэффективному расходованию средств и, следовательно, к общей неудовлетворенности результатами информатизации. Базовыми информационными ресурсами являются данные о природных ресурсах, объектах недвижимости, субъектах (физические и юридические лица), правах собственности и иных вещных правах на недвижимость. В состав базовых информационных ресурсов входят: картографический банк данных, кадастр природных ресурсов (земельный, лесной, водный и др.), кадастр зданий и сооружений, реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним, единая система и база адресов недвижимости, регистры физических и юридических лиц. Базовые информационные ресурсы не удовлетворяют информационные потребности органов управления, но являются необходимой первичной основой. Функциональные информационные ресурсы образуются в результате добавления необходимых функциональных признаков объектов или субъектов к их описанию в соответствующих базовых информационных ресурсах. Так, при добавлении к множеству физических лиц признака «пенсионер» можно выделить подмножество физических лиц, которых обслуживают представители органов социального обеспечения, при добавлении к объекту недвижимости характеристики «источника выбросов в атмосферу вредных веществ» - опасные объекты которые контролируют органы экологического надзора и т. д. Кроме того в условиях отсутствия кадастров, регистров, реестров отраслевые органы управления городским хозяйством создают свои функциональные базы данных не дожидаясь пока появится базовая информация (например, БД по: временному жилью, объектам благоустройства, временному жилью, зеленым насаждениям, и др.) Таким образом, наряду с кадастровыми системами, регистрами, реестрами существует и создается большое количество баз данных, содержащих более широкую информацию о рассматриваемых объектах и субъектах. Эти базы формируются в рамках ведомственных структур, однако, с системных позиций они являются частью общей системы информации о данном объекте или субъекте. Информация, содержащаяся в каждой объектно-ориентированной базе данных, необходима для решения задач как конкретного функционального органа управления, ведущего эту базу, так и для решения комплексных задач, требующих многоцелевой информации. С этой целью объектно-ориентированные базы данных должны быть интегрированы в системы баз данных (СБД) по предметным областям. Системообразующим элементом (ядром) СБД является кадастр, регистр или реестр соответствующей предметной области, который информационно связан со входящими в СБД базами данных и выполняет по отношению к ним интеграционные функции. Основной объем информации базовых кадастров и регистров разме-щается на муниципальном уровне, где в процессе регистрации объектов и субъектов возникает первичная информация о них. В отличие от базовых информационных ресурсов, которые инвариантны к организационной структуре управления, состав функциональных информационных ресурсов зависит от потребностей и функций органов городского управления. Важное значение для городских органов управления имеют базы данных, содержащие информацию первичного учета деятельности хозяйствующих субъектов, включающую бюджетно-финансовые и социально-экономические показатели состояния и развития предприятий (паспорта предприятий), большая часть которых собирается органами статистики. Устранение вышеуказанных негативных тенденций в формировании информационных ресурсов является крайне важным как с целью оптимизации затрат на информатизацию, так и с целью повышения эффективности городского управления на основе использования комплексной и достоверной информации, содержащейся в рационально организованной системе информационного обеспечения городской администрации Павловского Посада. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||