8г7ре. 1. VKR Iliy D.S орг 50. Совершенствование проектного управления на муниципальном уровне (на примере Администрации городского округа Красногорск Московской области)
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
Таблица 2 Достижение показателей муниципальных программ за 2019 год Наименование муниципальной программы Всего показателей Из общего числа показателей Выполнено Не выполнено «Образование» 31 28 3 «Культура» 2 2 0 «Социальная поддержка населения» 13 13 0 «Физическая культура и спорт» 6 6 0 «Дети и молодежь» 6 6 0 «Развитие потребительского рынка и услуг» 9 9 0 «Безопасность населения» 11 7 4 «Развитие малого и среднего предпринимательства» 5 5 0 «Формирование комфортной городской среды» 18 16 2 «Эффективное управление» 20 16 4 «Развитие транспортной системы» 7 7 0 «Снижение административных барьеров и развитие информационно- коммуникационных технологий» 29 24 5 «Земельно-имущественные отношения» 12 0 12 «Территориальное развитие» 1 0 1 «Содержание и развитие инженерной инфраструктуры и энергоэффективности» 8 3 5 «Жилище» 21 17 4 «Информирование населения о деятельности органов местного самоуправления городского округа Красногорск Московской области» 4 4 0 ИТОГО 203 164 39 Таким образом, мы видим, что в 2019 год было выполнено 81% запланированных показателей. Представляет интерес изучение динамики улучшения показателей за период 2015-2019. После изучения сводных отчетов по муниципальным программам были получены следующие результаты (Рис. 2). Самый высокий процент достигнутых показателей был в 2016 году – 92%. Самый низкий в 2018 и 2019 годах – 81. Неясно, с чем связаны такие результаты, однако стоит отметить, что общее количество 39 запланированных показателей стало меньше, несмотря на возросшее число муниципальных программ. 74 76 78 80 82 84 86 88 90 92 94 2015 2016 2017 2018 2019 Рис. 2. Процент достигнутых запланированных показателей по муниципальным программам за период 2015-2019 Изучив реализацию проектного управления в Администрации городского округа Красногорск Московской области можно отметить, что проектное управление активно развивается в данном муниципальном образовании. Приняты и действуют нормативные правовые акты, регулирующие эту сферу, назначены ведомственные органы, ответственные за проектную деятельность, подготавливаются и эффективно осуществляются проекты, в форме муниципальных программ. Однако существуют и определенные возможности для совершенствования проектной деятельности, которые будут подробнее рассмотрены в следующем параграфе. 40 2.3 Пути совершенствования проектного управления в Администрации городского округа Красногорск Московской области В ходе исследовательской работы было сформировано 7 рекомендаций по совершенствованию проектного управления в Администрации городского округа Красногорск. С целью апробации данных результатов был подготовлен и проведен опрос (см. Приложение 3) работающих государственных и муниципальных служащих, а также будущих служащих из числа выпускников РАНХиГС. С его помощью мы определили, знакомы ли в целом люди с термином проектное управление, считают ли они его эффективным, какие проблемы и плюсы они могут отметить. Также мы опросили их мнение, касательно предложенных рекомендаций, кажутся ли они им эффективным, и какие из них им кажутся наиболее перспективными. Результаты вы можете увидеть в диаграмме (см. Рис. 3.) Рис. 3. Оценка перспективности предложенных рекомендаций по совершенствованию проектного управления в муниципальном образовании. Проценты показывают, какая доля людей назвала данную рекомендацию в числе наиболее перспектиных. Самой популярной оказалась идея проведения обучения руководителей и сотрудников органов власти 41 принципам проектного управления. Наименьшее число людей отметило активное освещение результатов проектной деятельности в СМИ и в интернете. Но в целом все рекомендации встретили положительный отклик среди респондентов. Далее мы подробнее расскажем о каждой рекомендации, и о том, какие проблемы можно решить с их помощью. Практика показывает, что при внедрении проектного управления в деятельность органов местного самоуправления возникает ряд проблем. Например, слишком жесткая организационная структура органов власти, может препятствовать полноценной реализации проектов, для которых необходим уход от линейной структуры управления и создание специальных проектных команд, люди в которых освобождены от других задач и подобраны, исходя целей проекта. Команда проекта должна быть свободна от строгой иерархичности и формализованной работы, открыта для гибких решений. На деле же зачастую наблюдается только формальное применение идей проектного управления, когда к уже сложившейся структуре добавляют обязанности по реализации проектов, не освобождая служащих от текущей профессиональной деятельности. Существенным недостатком такого подхода является то, что в этом случае работники данных структур должны выполнять больше должностных обязанностей, или же меньше времени уделять ранее порученным задачам, т.к. количество персонала обычно не увеличивается с введением таких изменений. По итогу страдают обе сферы. Эта проблема встречается во всех уровнях государственного устройства, начиная с федерального. Многие органы исполнительной власти наделяют полномочиями в сфере проектного управления уже имеющиеся структуры. Такая же ситуация сложилась в Красногорске. В администрации городского округа нет отдельного проектного офиса, его функции, как уже было сказано выше, выполняет экономическое управление администрации городского округа Красногорск. Управление состоит из трех отделов: отдел экономического прогноза и анализа; отдел муниципальных программ и целевых показателей; 42 отдел по труду и ценообразованию. Как мы видим, вопросами проектного управления, а в частности муниципальными программами, занимается лишь один отдел. Стоит отметить, что в Постановлении «Об организации проектной деятельности в администрации городского округа Красногорск» подчеркивается, что в случае конфликта между повседневными обязанностями служащего и проектной деятельностью, предпочтение необходимо отдавать именно работой над проектом. Однако многие исследователи сходятся во мнении, что добавление функций проектного офиса уже существующему подразделению органа власти отрицательно сказывается за эффективности проектной деятельности в этом органе. Для решения этой проблемы необходимо выделить в структуре администрации отдельный проектный офис, работники которого сфокусированы именно на проектном управлении. Муниципальный проектный офис – структурное подразделение в Администрации с полной занятостью сотрудников и возложением на них задач по организации проектной деятельности, создающее условия для повышения эффективности проектной деятельности, межведомственного взаимодействия, обеспечения целесообразности и результативности компонентов проектной деятельности. В состав проектного офиса мы предлагаем включить следующие роли: руководитель Проектного офиса и его заместители; специалисты по методологии (методологи); специалисты по планированию (планировщики); специалисты по отчетности; руководители и специалисты по реализации проектов: координаторы проектов, руководители проектов, администраторы проектов; специалисты по внедрению и развитию информационной системы управления проектами; 43 специалисты по внедрению и развитию системы мотивации; специалисты по организации процесса обучения; специалисты по проведению обучения (тренеры). Организационная структура проектного офиса представлена в Приложении 4. Необходимо обратить внимание на то, что эта модель является рекомендацией, и точное количество сотрудников проектного офиса и их функциональные обязанности зависят от потребностей и возможностей администрации, при этом данные роли могут частично пересекаться. Среди участников проведенного автором опроса 60% респондентов называют выделение в структуре администрации отдельного проектного офиса как одно из наиболее перспективных направлений развития проектного управления на муниципальном уровне. Нередко успешное применение проектного управления затрудняет отсутствие в органах власти профессиональных проектных комитетов с опытными руководителями, которые бы наладили работу и дали необходимую консультацию. В некоторых случаях, из-за недостаточной проектной компетенции госслужащих, у них возникают проблемы с ведением проектной документации, составлением отчетов о проделанной работе, что затрудняет взаимодействие между участниками проектной команды, а также усложняет оценку итогов осуществления проекта. Для совершенствования проектной деятельности рекомендуем целенаправленное обучение, как руководителей, так и рядовых служащих принципам и основам проектного управления, формирование необходимых компетенций. В качестве отправной точки для определения направления действий по обучению муниципальных служащих, воспользуемся Методическими рекомендациями по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, подготовленными Министерством экономического развития РФ. Целью обучения основам проектного управления является формирование необходимых знаний и навыков в сфере проектного 44 управления у руководящего состава органа исполнительной власти и участников проектов, а также создание проектной культуры в органе исполнительной власти. Процесс обучения можно разделить на следующие стадии: определение групп обучения; определение учебных модулей; формирование плана обучения; формализация требований к обучению; проведение конкурсных процедур; проведение обучения; оценка квалификации. Определение групп обучения осуществляется как централизовано (обязательное обучение для всего руководящего состава органа исполнительной власти и участников проектов), так отдельных должностных лиц на усмотрение органа исполнительной власти. Для определения учебных модулей необходимо оценить текущий уровень знаний участников проектной деятельности. Для этого можно провести предварительное анкетирование, тестирование или интервьюирование. В одной группе на одном модуле должны находиться участники обучения со сходным уровнем подготовки. В зависимости от уровня знаний служащих, могут применяться следующие модули обучения (см. Рис.3 ). 45 Рис.4. Рекомендуемые модули обучения Распишем подробнее, что включает в себя данные модули. В модули «Основы проектного управления для руководящего состава» и «Основы проектного управления» входит знакомство с основными понятиями, стандартами, принципами, подходами и методами проектного управления в процессах инициирования, планирования, исполнения, контроля, завершения проектов, а также их координации на протяжении всего жизненного цикла. В кусре, предназначенном для руководителей, необходимо акцентировать внимание на верхнеуровневом управлении проектами, а также на принципах интеграции проектной деятельности в процессную и операционную деятельность. В «Основах проектного управления» для рядовых сотрудников необходимо уделить время детальному изучению основных элементов проектного управления. Практический (адаптированный под методологию) курс по проектному управлению предназначен для участников проектной деятельности различного уровня (от исполнителей до руководителей проектов). В нем помимо основных базовых понятий и принципов проектного управления, необходимо уделить вниманию методологии, принятой именно в Администрации. По его заврешению участники должны получить знания о Базовые модули Адаптированные модули Основы проектного управления Основы проектного управления для руководящего состава Практический (адаптированный под методологию) курс по проектному управлению Работа с информационной системой управления проектов 46 практических методах проектного управления, адаптированных к реальным задачам и проектам органа исполнительной власти Также необходимо уделить внимание обучению работе с информационной системой управления проектами, по результатам которого служащие получат знания по заведению проектов в информационной системе управления проектами, контрольных событий и показателей проектов, Паспортов проектов, Планов контрольных событий, Планов-графиков проектов, вводу информации по фактическому исполнению и прогнозу исполнения контрольных событий, рискам, достигнутым результатам, формированию отчетности по проектам. Далее на основе информации о группах и модулях обучения формируется план обучения. При этом для максимальной эффективности и охвата необходимо учитывать длительность процедур проведения конкурсов на обучение, периоды отпусков, периоды повышенной загрузки. План обучения участников проектной деятельности включается в состав плана повышения квалификации муниципальных служащих. Затем необходимо формализовать требования к обучению в рамках технического задания на обучение проектному управлению. Очень важно при проведении обучения обеспечить посещаемость участниками обучения занятий, в случае невозможности посещений производить своевременные замены. По завершению обучения проводится оценка квалификации путем анкетирования, интервьюирования или тестирование. Для тестирования могут использоваться сертификации и тесты международных и российских организаций. Проведенный автором опрос показал, что данная рекомендация поддерживается подавляющим большинством опрошенным (87%) и является наиболее популярной из приведенных рекомендаций. Именно от недостатка знаний и опыта ведения проектной деятельности, многие служащие сталкиваются с определенными трудностями 47 в определении целей проекта и чего они хотят с его помощью достичь. А без конкретных, грамотно поставленных целей, в принципе невозможна полноценная работа над проектом, достижение конкретных результатов, постановка задач и определение «контрольных точек» проекта. Проблема с постановкой целей была выявлена и в Администрации городского округа Красногорск. При изучении паспортов муниципальных программ находящихся сейчас в реализации, было обнаружено, что у некоторых программ цели являются недостаточно конкретными и четко достижимыми. Приведем несколько примеров. Программа «Здравоохранение»: «создание условий для оказания медицинской помощи населению городского округа Красногорск Московской области». Программа «Управление имуществом и муниципальными финансами»: «Обеспечение деятельности администрации городского округа Красногорск Московской области с целью решения вопросов местного значения, направленных на дальнейшее социально-экономическое развитие городского округа Красногорск Московской области и повышение уровня жизни его населения». Очевидно, что данные формулировки не дают достаточно ясного понимания насколько успешно могут быть реализованы эти цели. Причиной подобной проблемы также может быть отсутствие в локальных положениях конкретных требований, которым должны соответствовать цели муниципальных программ. Такая неопределенность может свидетельствовать о нехватке единого подхода при формулировке целей и показателей результата муниципальной программы. Как следствие возможно возникновение непонимания конечного результата реализации программы, а также возникновение трудностей при проведении оценки эффективности реализации программы. Решить проблему нечеткой постановки целей на наш взгляд можно путем внесения в Постановления «Об организации проектной деятельности в администрации городского округа Красногорск» и «О порядке разработки, реализации и оценки эффективности муниципальных 48 программ городского округа Красногорск» конкретных и подробных требований к целям проекта, на которые могли бы ориентироваться служащие, ответственные за подготовку паспорта проекта. Поддерживают внесение в местные нормативные правовые акты конкретных подробных требований к целям проекта и 60% участников проведенного в ходе исследования опроса. Как показывает проведенный анализ зарубежного опыта, для продвижения грамотного проектного управления активно применяется сертификация специалистов, участвующих в этой деятельности. В этой связи для руководителей ведомственных органов, регулирующих проектную деятельность в администрации городского округа, можно порекомендовать прохождение международной сертификации в области проектного управления. Половина опрошенных называет данную рекомендацию в числе наиболее перспективных. Одной из причин, по которой государственные и муниципальные служащие не слишком активно стремятся к использованию проектного управления, является отсутствие мотивации. Многие из них воспринимают эти нововведения как что-то навязанное, ненужное, не приносящее пользу, предпочитают старые проверенные методы. Хотя, чтобы полноценно преодолеть подобные предубеждения, наиболее эффективным является масштабное обучение сотрудников этому виду управления, для начала могут помочь различные методы материальной и нематериальной мотивации. Управление мотивацией – формирование мотивации на качественное и своевременное достижение результатов проекта участников проектов, создание основы для кадровых и административных решений, а также обеспечение обратной связи от руководителей об эффективности работы участников проектов. Целью управления мотивацией участников проектов является улучшение качества выполнения проектов за счет повышения эффективности работы участников проектов 49 В задачи управления мотивацией входит: формирование мотивации участников проектов на качественное и своевременное выполнение мероприятий проекта, эффективное взаимодействие различных подразделений, участвующих в проекте, высокий уровень дисциплины; создание основы для кадровых решений, решений о дополнительном обучении, вознаграждении и дисциплинарных взысканиях; обеспечение обратной связи от руководителей об эффективности работы участников проектов. В некоторых регионах, например, Пермский край, Белгородская область 26 и других, где служащими уже массово используется проектное управление, уже сформирована работающая мотивационная политика, успешный опыт которой возможен для использования и на других территориях. Применяются в частности стимулирующие выплаты, для чего в этих субъектах сформированы проектные премиальные фонды, из которых выделяются средства служащим, выступивших с удачной инициативой, касательно инициации нового проекта, ежеквартально премируются участники проекта, выполняющие свою работу без отклонения, а также все участники успешно реализованных проектов. Также активно применяются различные методы нематериального стимулирования. В Красногорске после реализации проекта Комиссия по проектному управлению при главе городского округа (в случае приоритетных проектов) или заместители главы (в случае ведомственных проектов) готовят предложения главе городского округа о материальном поощрении участников проектов. Для улучшения мотивации муниципальных служащих, основываясь на анализе успешного опыта других территорий, предлагаем применять такие методы нематериального стимулирования, как проведение конкурсов на определение лучшей практики организации проектной 26 Кирилова И. Ю. Опыт внедрения проектного управления на примере Белгородской области. – 2014. – 42 с; Юрпалов С.Ю. Доклад о текущем состоянии внедрения проектного управления в Пермском крае и планах на II полугодие 2014 г. – 2014. 50 деятельности, лучших профессиональных проектных менеджеров, и на лучшую реализацию народных идей в рамках проектной деятельности, а также предоставление дополнительных дней отдыха по итогам успешной реализации проекта. Конкурсы предлагается проводить среди подразделений администрации, задействованных в проектной деятельности. Они позволят совершенствовать и распространить опыт организации проектной деятельности, повысить эффективность механизма администрирования деятельности в рамках проектного управления, а также выявить лидера по применению механизмов проектного управления среди органов власти. Организовать данные конкурсы должен проектный офис администрации. Его функции при этом будут следующие: подготовить положение о проведении конкурса; обеспечить распространение информации о целях, задачах, условиях и этапах проведения конкурса; осуществить прием заявок, поданных на конкурс; организовать работу жюри Конкурса и подвести итоги конкурса по результатам его работы; объявить итоги конкурса и поощрить победителей и призеров; решать иные вопросы, связанные с проведением конкурса. При оценивании участников жюри будет рассматривать паспорта последних проектов, разработанных участником, форму и периодичность предоставления отчета о статусе и состоянии проекта. После этого можно провести презентацию опыта реализации проектной деятельности в виде выступления перед членами жюри: примеры применения инструментов проектного управления, пути решения и корректировки возникших сложностей и т.д. Далее проводится определение уровня профессионального соответствия проектных специалистов путем проведения тестирования на определение уровня знаний и навыков в области проектного управлени 51 Участник конкурса, набравший по итогам наибольшую сумму баллов в соответствии с оценочными листами членов жюри, признается победителям. Призерами признаются участники, имеющие второй и третий результат по сумме баллов. После это проводится награждение победителей и призеров, форму которого выбирает проектный офис. Половина опрошенных называет применение методов нематериальной мотивации служащих как одно из наиболее перспективных направлений развития проектного управления в муниципальных органах власти. Для успешного использования механизмов проектного подхода весьма эффективным видится применение специализированных информационных систем по управлению проектами. К сожалению, во многих случаях, создание и техническая поддержка этих систем являются слишком затратными для органа власти. Как показывает опыт Министерства экономического развития, даже при наличии подобных систем, они не всегда полноценно используются, так как многие служащие не обладают необходимыми для их полноценного использования навыками, или же не видят смысла в изменении привычных методов работы и обучения новым. В городском округе Красногорске для улучшения эффективности применения муниципальных программ, все программы в обязательном порядке регистрируются в подсистеме по формированию муниципальных программ Московской области, автоматизированной информационно- аналитической системы мониторинга социально-экономического развития Московской области с использованием типового регионального сегмента ГАС «Управление». Информационная система, предназначена для информационно-аналитической и инструментальной поддержки органов исполнительной власти Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области в части реализации ими своих полномочий и функций в сфере разработки и реализации государственных муниципальных программ. 52 Как упоминалось в первой главе, международные организации, занимающиеся вопросами проектного управления, регулярно проводят конференции, посвященные этой теме. Основываясь на данном опыте можно порекомендовать регулярную организацию конференций, посвященных вопросам проектного управления, среди представителей различных муниципальных образований Московской области, с целью обмена лучшими практиками, налаживания межмуниципальных связей, проведения дискуссий и обсуждения спорных вопросов. Данная инициатива поддерживается 60% участниками опроса. В заключение следует отметить, что в ходе проведенного исследования, при изучении результатов проектной деятельности Администрации городского округа Красногорск, возникли некоторые трудности с поиском необходимой информации на официальном сайте администрации. Учитывая, что одним из общепризнанных плюсов проектного управления является повышения открытости и видимости деятельности органов власти, предлагаем уделить больше внимания грамотному размещению информации о проектном управлении на официальном сайте. 47% участников проведенного автором опросом согласно с этой рекомендацией, выделив ее как одну из наиболее перспективных. Выводы по второй главе. Подводя итоги исследования проектного управления в Администрации городского округа Красногорск Московской области можно констатировать, что в городском округе в целом активно и достаточно успешно применяется проектное управление. Реализация проектов основывается на принятом Постановлении № 609/3 от 30.03.2017 «Об организации проектной деятельности в администрации городского округа Красногорск». Функции проектного офиса выполняет экономическое управление администрации городского округа Красногорск. Создана Комиссия по проектному управлению при главе городского округа Красногорск. Большое значение в деятельности Администрации городского 53 округа имеет подготовка и осуществление муниципальных программ. Они регулируются Постановлением Администрации городского округа Красногорск от 19.03.2019 № 524/3 «О порядке разработки, реализации и оценки эффективности муниципальных программ городского округа Красногорск». Вместе с тем при внедрении проектного подхода в деятельность органов местного самоуправления зачастую возникают определенные проблемы. В частности: отсутствие в администрации органа, специализирующегося конкретно на проектном управлении; недостаточная подготовка муниципальных служащих к работе в рамках проектного управления; невысокая мотивация персонала; сложности с постановкой целей проектов; отсутствие конкретизированных требований к целям проекта в локальных нормативных правовых актах; сложности с освещение результатов реализации проектов в СМИ и на официальном сайте. В связи с этим, выработан ряд рекомендаций по совершенствованию применения проектного управления в Администрации городского округа Красногорск. В первую очередь предлагается выделить в структуре администрации отдельный проектный офис, работники которого будут сфокусированы исключительно на проектном управлении. Кроме того следует рекомендовать проведение целенаправленного обучения, как руководителей, так и рядовых служащих принципам проектного управления. Руководителям ведомственных проектных органов рекомендуется пройти международную сертификацию в области проектного управления. Также рекомендуется составить конкретные требования к целям проекта и внести их в местные нормативные правовые акты, регулирующие проектную деятельность. В качестве методов нематериального стимулирования служащих предлагаем организовать конкурс на определение лучшей практики организации проектной деятельности, лучших профессиональных проектных менеджеров, а также на выявление лучших реализаций народных идей в 54 рамках проектной деятельности. Также можно порекомендовать организовывать конференции, посвященные проектному управлению, с целью обмена опытом проектной деятельности между муниципальными образованиями области. Кроме того хотелось бы предложить улучшить доступность материалов по результатам проектного управления на официальном сайте администрации городского округа. |