Современное делопроизводство - Кирсанова М.В. Современное делопроизводство - Кирсанова М. Современное делопроизводство
 Скачать 2.34 Mb.
|
|
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________________году в профессиональном училище (лицее) №_____
Секретарь профессионального училища (лицея) №_______ СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии От «___» ______________№ _______ Приложение 7.11 УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива От 19.01.1995 № 2 ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии организации 1. Общие положения 1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе экспертная комиссия (ЭК) организации. 1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, который утверждает принятые комиссией решения. 1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской архивной службы, перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением. 1.4. Председателем экспертной комиссии является один из заместителей руководителя организации, секретарем – заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений организации, включая представителя делопроизводственной службы (канцелярия, секретариат, общий отдел и т.п.). 2. Основные задачи ЭК Основными задачами ЭК являются: 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел. 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению. 2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы. 2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях организации. 3. Основные функции ЭК В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции: 3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации. 3.2. Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение. 3.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении): - проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразделениям организации); - описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие передаче в архив организации; - описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения); - актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению; - предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной архивной службы). 3.4. Совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации. 3.5. Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п. 4. Права ЭК Экспертная комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов. 4.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве. 4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственной архивной службы и других организаций. 4.4. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 4.5. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии. Приложение 7.12 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ15 Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.); Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.); Инструкции (правила) – (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.); Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.); Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.); Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.); Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.); Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.); Расценки на производство работ; Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.); Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия); Структура и штатная численность; Тарифные ставки; Уставы организаций; Формы унифицированных документов; Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 7.13 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ16 Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); Архивные справки; Архивные копии; Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.); Заключения и отзывы; Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); Исполнительные листы; Командировочные удостоверения; Нормы расхода; Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.); Положения об организациях; Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.); Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); Соглашения; Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Спецификации (изделий, продукции и т.д.); Титульные списки; Удостоверения; Уставы организаций; Штатные расписания. Приложение 7.14 Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЕНИЕ 27 декабря 1995 г. № 1268 г. Москва ОБ УПОРЯДОЧЕНИИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050 «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, № 49, ст. 4761) Правительство Российской Федерации постановляет: 1. Установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050 и утвержденным этим Указом Положением о Государственном гербе Российской Федерации. 2. Комитету Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации совместно с Комитетом Российской Федерации по печати обеспечить в установленном порядке разработку и принятие государственного стандарта на печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 3. Комитету Российской Федерации по печати: Совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти разработать и утвердить положение о порядке сертификации полиграфических и штемпельно-граверных предприятий, осуществляющих изготовление продукции с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; обеспечить составление и ведение единого перечня полиграфических и штемпельно-граверных предприятий, осуществляющих изготовление продукции с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти ускорить разработку и представить в Правительство Российской Федерации предложения о порядке и условиях хранения, использования и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти разработать и утвердить порядок и условия хранения, использования и уничтожения оснастки (форм, матриц, клише и т.п.) для изготовления печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Председатель Правительства Российской Федерации В. Черномырдин Тема 8. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПРИ ПЕЧАТАНИИ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. Особенности официально-делового стиля 2. Употребление прописных и строчных букв 3. Наиболее употребляемые сокращения слов 4. Оформление дат и чисел в документах 1. Особенности официально-делового стиля Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это: • краткость и компактность изложения официального материала; • точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; • последовательность использования технических приемов правотворчества. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка. Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»). Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка». Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить – 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо («представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»); 6) изобразить, показать («представить в смешном виде»). Предоставить – 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»). Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель – именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях...» Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» – постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в .значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д. 2. Употребление прописных и строчных букв В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации. Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство Российской Федерации; Коллегия/ Правительства Российской Федерации; Совет Министров Республики Башкортостан и т.п. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты». Названия органов судебной власти принято писать так: Конституционный Суд Российской Федерации; Верховный Суд Российской Федерации; Высший Арбитражный Суд Российской Федерации. Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики. Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы. В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: Конституция Российской Федерации; Конституция (но: конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор; Основы законодательства Российской Федерации; Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы); Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации); распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации; Распоряжение Правительства Российской Федерации. С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: Президент Российской Федерации; Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; Советник Президента Российской Федерации; Председатель Правительства Российской Федерации; Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Председатель Конституционного Суда Российской Федерации; Председатель Верховного Суда Российской Федерации; Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Министр финансов Российской Федерации; Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства; Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации. Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации. Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации; заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом; председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр; генеральный директор Российского космического агентства; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы; председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной прокуратуры. Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы: председатель Федерации независимых профессиональных союзов России; президент Союза арендаторов и предпринимателей России. С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"», «присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»). Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии (но: Главный маршал авиации); генерал армии; адмирал; академик; действительный член Российской академии наук; доктор технических наук; , член-корреспондент Российской академии наук; лауреат Государственной премии. Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др. Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях: государственная граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации. Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации; Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа... 3. Наиболее употребляемые сокращения слов Все сокращения слов и наименований должны быть обще-принятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах): ампер - А метр - м атмосфера – атм миллиметр - мм гектар – га секунда - с грамм – г тонна - т килограмм – кг центнер – ц Существуют и другие общепринятые сокращения: год, годы – г. , гг. (при цифрах) область – обл. город – г. поселок – пос. дом – д. прочее – пр. другие – др. пункт – п. и так далее – и т.д. район – р-н (при названии) и тому подобное – и т.п. рубль – р., руб. железнодорожный – ж.д. село – с. (при названии) копейка – к., коп. смотри – см. миллиард – млрд то есть – т.е. миллион – млн тысяча – тыс. Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются. Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» – буксир, «бух.» – бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа. Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы. В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В.Иванов», она и в дальнейшем Должна писаться так же. 4. Оформление дат и чисел в документах Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992 – 1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН». Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб. Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях – сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный. Необходимо помнить, что округление числовых значений величий до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр. Задания 1. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других стилей. 2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов. Приложения ______________________________________________________ Приложение 8.1 Краткий словарь терминов из области делопроизводства Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках Адресат – получатель. Адресант – отправитель. Акт–документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акцепт – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении. Анкета–документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них. Аннотация – краткое изложение первоисточника. Архивная выписка – дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке. Архивная справка – справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке. Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений. Бланк – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.). Ведомость – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.). Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. Внутренний адрес письма – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо. Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Выписка – копия части текстового документа. График–текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения. Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»). Дата – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами. Дело-– единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку. Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Делопроизводство – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них. Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договоренность – документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон. Докладная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Документооборот – 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени. Досье – документы, относящиеся к какому-либо делу. Дубликат–экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.). Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие. Индекс – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения. Индексация – проставление индекса. Индекс дела – порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела. Инициативный документ–документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. Исходящий документ–- документ, отправленный из учреждения. Классификационный индекс – условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах. Консервация документа – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды. Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Контрольный лист – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма. Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка. Кредит – включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность. Лимит – документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов. Лицевой счет – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним. Личное дело – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности). Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств. Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы. Наряд-заказ – плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы. Номенклатура – перечень наименований. Номенклатура дел – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения. Номер входящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом. Номер исходящего дела – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем. Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы. Нормативы – документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.). Нормы – документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо). Объяснительная записка– 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Опись – юридически оформленный перечень документов. Оригинал документа – 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования. Особые отметки – отметки о степени секретности и срочности исполнения документов. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу. Оферта – см. Предложение. Официальные документы –документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке. Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Повестка – официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению – выслать своего представителя. Подлинник документа – 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись. Подпись на документе – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа. Положение– 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни. Предложение – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта. Предметный каталог – каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке. Предметный указатель–указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке. Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Прейскурант – перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок. Претензионное письмо – письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств. Приказ – 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения. Программа – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний. Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Распорядительные документы – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов. Расписание – объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения. Регистрационный номер документа – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его. Регистрационный штамп – штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ. Регистрация документов – запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации. Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей). Резолюция – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу. Резолюция на документе – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа. Реквизиты – обязательные элементы служебного документа. Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа. Рекламационное письмо – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе. Реферат – краткое письменное изложение первоисточника. Решение – 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые 'несколькими неоднородными органами – коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д. Свободное предложение – предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной. Сдаточная опись (разг.) – опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив. Система документирования – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Состав удостоверения – подпись и печать. Спецификация – документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа. Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справочно-информационный фонд – совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания. Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ. Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии. Счет – документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма. Табель – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости). Таблица–документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам. Табуляграмма – таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д. Талон обратной связи – документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов). Твердое предложение – предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением. Тезаурус – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка. Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления. Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу. Телекс – телеграмма, посланная по телетайпу. Телетайп – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки. Текстовой документ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма. Техническая документация – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства. Технологическая документация – обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов. Типовые документы (тексты-аналоги) – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание. Указание – 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства. Указатель – систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них. Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе. Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей). Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.). Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов. Экспедиция – специальный аппарат учреждения для приема документов. Юридическое лицо – учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей. Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка»; сопроводительного – «Направляю...», «Высылаю...» и т.д. | ||||||||||||||||||||||||||