Учебник_Информатика. Стандарт третьего поколениян. В. Макарова, В. Б. Волков
 Скачать 14.49 Mb.
|
|
Пример. Информационная технология работы в среде текстового процессора Microsoft Word, который не является информационной системой. 152 Глава 5. Информационные системы и технологии Информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникаци онной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука. Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. Обобщая все сказанное, предлагаем несколько более узкие, нежели введенные ранее, определения информационной системы и техно логии, реализованных средствами компьютерной техники. 5.3.4. Составляющие информационной технологии Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как «норма», «норматив», технологический процесс, технологическая операция и т. п., могут применяться и в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем нужно попытаться провести структурирова ние всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий. На рис. 5.11 технологический процесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры по уровням. с Информационная технология э Этап 1 Этап 2 Этап М (&пера^ ifonepa^ 1^ция 1J 1^ция 2 (Ъпера^ (С ) I ция S J ^ t)nepa^ |t)nepa^ (С ция 2 J I ция 8 ) yL Опера-\ ция 2Ъ) “ I Л Г I Действие 1 Действие 2 Действие 15 Действие 2 Действие 3 Действие 1 Действие 5 Действие 5 Действие 4 Действие 10 Действие 15 Действие 1 (t)nepa^ у^ция КJ Действие 1 \ г - Элементарная операция 5 | Действие N|— | - Элементарная операция 4 - Элементарная операция 2 - Элементарная операция 5 - Элементарная операция 1 - Элементарная операция 8 Элементарная операция 7 Элементарная операция 1 Рис. 5 .1 1 . Представление информационной технологии в виде иерархической структуры, состоящей из этапов, действий, операций 5.3. Основные сведения об информационных технологиях 153 1-й уровень — этапы, на которых реализуются сравнительно длительные техно логические процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней. 2-й уровень — операции, в результате выполнения которых будет создан кон кретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде. 3-й уровень — действия — совокупность стандартных для каждой программной среды приемов работы, приводящих к достижению поставленной в соответствую щей операции цели. Каждое действие изменяет содержание экрана. 4-й уровень — элементарные операции по взаимодействию с устройствами ввода и вывода информации. Пример. Технология создания шаблона формы документа в среде текстового про цессора Microsoft Word состоит из нескольких этапов, в том числе этапа создания постоянной части формы в виде кадра, куда затем помещается рисунок. В свою очередь, этап создания кадра разбивается на несколько операций: создание кадра, настройка кадра, внедрение в кадр рисунка. Операция внедрения в кадр рисунка состоит из следующих действий: установка курсора в кадре, выполнение команды вставки, задание параметров. Элементарная операция подразумевает ввод коман ды, щелчок правой кнопки мыши, выбор пункта меню и т. п. Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям: □ обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки инфор мации на этапы (фазы), операции, действия; □ включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели; □ иметь регулярный характер, то есть этапы, действия, операции технологического процесса должны быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информаци онными процессами. 5.3.5. Использование информационных технологий Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вы числительные центры (ВЦ) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране — ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабаты вать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вы числительной техникой предприятий и организаций в 60-70-х гг. Достоинства методологии централизованной технологии: □ возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры; □ сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизован ному их принятию. 154 Глава 5. Информационные системы и технологии Недостатки такой методологии очевидны: □ ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений; □ ограничение возможностей пользователя в процессе получения и применения информации. Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весь ма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользо вателю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив. Достоинствами такой методологии являются: □ гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя; □ усиление ответственности низшего звена сотрудников; □ уменьшение потребности в центральном компьютере и, соответственно, кон троле со стороны вычислительного центра; □ более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря при менению средств компьютерной связи. Однако эта методология имеет свои недостатки: □ сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок; □ психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным центром стандартов и готовых программных продуктов; □ неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника. О писанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализо ванной информационных технологий привели к необходимости придерживаться линии разумного применения обоих подходов. Такой подход назовем рациональ ной методологией. Покажем, как в этом случае должны распределяться обязан ности: □ вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии исполь зования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств; □ персонал, использующий информационную технологию, должен придержи ваться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих ло кальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации. Рациональная методология использования информационной технологии по зволяет достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, обеспечить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др. 5.4. Виды информационных технологий 155 5.4. Виды информационных технологий 5.4.1. Информационная технология обработки данных Характеристика и назначение Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) дея тельности (см. рис. 5.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматиза ции некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже ведет к необходимости сокращения числен ности работников. На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи: □ обработка данных об операциях, производимых фирмой; □ создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме; □ получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов. Пример. Примеры рутинных операций: • операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе (при уменьшении уровня запаса выдается заказ поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки); • операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется вы ходной документ для покупателя в виде чека или квитанции. Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах налич ных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств. Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволяет получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности. Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отлича ющих данную технологию от всех прочих: □ решение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология; □ решение только хорошо структурированных задач, для которых можно раз работать алгоритм; 156 Глава 5. Информационные системы и технологии □ □ □ □ выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты опре деляют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациям всех видов; выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека; использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процес се ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу; акцент на хронологию событий; требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней. Основные компоненты Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных и приведем их характеристики (рис. 5.12). □ Сбор данных. Каждое действие фирмы фиксируется в виде соответствующих записей. □ Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, от ражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции: О классификация или группировка; О сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность за писей; О вычисления, включающие в себя арифметические и логические операции; О укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества дан ных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений. □ Хранение данных. Для хранения данных создаются базы данных. □ Создание отчетов (документов). Отчеты предназначены для эффективного использования хранимых данных. с База данных Сбор — данных j Обработка данных Группи ровка Сорти ровка Агреги рование Вычис ление Создание отчетов Периоди ческих По запросу 1Г Данные из внешней среды Информация для внутреннего и внешнего пользования Рис. 5 .1 2 . Основные компоненты информационной технологии обработки данных 5.4. Виды информационных технологий 157 5.4.2. Информационная технология управления Характеристика и назначение Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, име ющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной техно логии обработки данных. ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информацион ных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделе ний) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные ре шения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных: □ оценка планируемого состояния объекта управления; □ оценка отклонений от планируемого состояния; □ выявление причин отклонений; □ анализ возможных решений и действий. Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании. Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или при возникнове нии в компании каких-то незапланированных ситуаций. Те и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов. В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортирова ны и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям. Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам, и используются для срав нения. Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) ха рактера. Использование отчетов с целью управления оказывается особенно эффектив ным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием полу чаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйствен ной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, 158 Глава 5. Информационные системы и технологии от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования: □ отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло; □ сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя; □ все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить су ществующую между ними связь; □ в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы. Основные компоненты Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 5.13. Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Информация из информационной системы операционного управления База данных Данные по проведенным операциям Нормативные документы Формирование управленческих отчетов (регулярных или специальных) Сумми рующих Сравни тельных Чрезвы чайных Информация для менеджера, принимающего решения Рис. 5 .1 3 . Основные компоненты информационной технологии управления Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обе спечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов: □ данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой; □ планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определя ющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы). 5.4. Виды информационных технологий 159 5.4.3. Автоматизация офиса Характеристика и назначение Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространи лась на офис, причем первоначально целью была лишь автоматизация рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые уви дели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную си стему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и при казами), а лишь дополнить ее (рис. 5.14). При совместном использовании, обе эти системы должны быть нацелены на рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управ ления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персо нала, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением. Информационная технология автоматизированного офиса — организация и под держка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и об работки информации. Информация из внешней среды и других информационных систем База данных j Компьютерные офисные технологии Текстовый процессор Электронная почта Мультимедийная почта Табличный процессор Электронный календарь Компьютерные конференции Телеконференции Хранение изображений Видеотекст Управленческие программы Некомпьютерные офисные технологии Конференции: Аудио Видео Факс Ксерокс Другие средства оргтехники Информация для менеджеров, принимающих решения, и для передачи во внешнюю среду Рис. 5 .1 4 . Основные компоненты автоматизации офиса 160 Глава 5. Информационные системы и технологии Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специ алистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второсте пенным по сравнению с возможностью решения многих проблем благодаря авто матизации офиса. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и теле конференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности для ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконфе ренции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники. Основные компоненты Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В авто матизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производствен ной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционной уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. |