Учебник_Информатика. Стандарт третьего поколениян. В. Макарова, В. Б. Волков
 Скачать 14.49 Mb.
|
|
Под организацией мы будем понимать сообщество людей, объединенных общими це лями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. Помимо слова «организация» в тексте на равных правах будет употребляться слово «фирма». 5.1.2. Этапы развития информационных систем История развития информационных систем и цели их использования в разные периоды представлены в табл. 5.1. Зарождение основ информационных систем можно отнести в концу 50-х гг. XX столетия, когда обработка счетов и расчет зарплаты производились на электро механических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к уменьшению объ ема рутинных операций и некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Теоретическое и практическое развитие информационные системы получили начиная с 70-х гг. XX столетия, когда для разных сфер деятельности, и в первую очередь для производственной сферы, стали разрабатываться и внедряться авто 5.1. Основные сведения об информационных системах 127 матизированные системы управления (АСУ). Информация, полученная с их по мощью, стала применяться для периодической отчетности. В качестве технической базы в этих системах использовались большие и малые ЭВМ, способные выполнять множество функций. Таблица 5 .1 . Изменение подхода к использованию информационных систем Период времени Концепция использования информации Вид информационных систем Цель использования 1955-1970 гг. Бумажный поток расчетных доку ментов Информационные системы обработки расчетных доку ментов на электромеханиче ских бухгалтерских машинах Повышение скорости об работки документов, а также упрощение процедур обработ ки счетов и расчета зарплаты 1970-1980 гг. Основная помощь в подготовке от четов Управленческие информаци онные системы для производ ственной сферы Ускорение процесса подготов ки отчетности 1980-2000 гг. Управленческий контроль реализа ции (продаж) Системы поддержки приня тия решений и системы для высшего звена управления Выработка наиболее рацио нального решения 2000 гг. — по настоящее время Стратегический ре сурс, обеспечиваю щий конкурентное преимущество Стратегические информаци онные системы и автоматизи рованные офисы Выживание и процветание организации С 80-х гг. XX столетия информационные системы начинают широко использо ваться в качестве средств управленческого контроля, поддерживающего и ускоря ющего процесс принятия решений. К началу 2000 гг. концепция использования информационных систем вновь изменилась. Они стали стратегическим источником информации и до настоящего времени продолжают использоваться на всех уровнях организации любого профи ля. Информационные системы, предоставляя вовремя нужную информацию, по могают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое. 5.1.3. Процессы в информационной системе Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назна чения, условно можно представить в виде схемы, состоящей из блоков (рис. 5.1): □ ввод информации из внешних или внутренних источников; □ обработка входной информации и представление ее в удобном виде; □ вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; □ обеспечение обратной связи, то есть коррекция входной информации людьми данной организации. 128 Глава 5. Информационные системы и технологии Рис. 5 .1 . Процессы в информационной системе Хотя в настоящее время об информационной системе сложилось мнение как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники, в общем случае ее можно понимать и в некомпьютерном варианте. 5.1.4. Результаты внедрения информационных систем Внедрение информационных систем может способствовать: □ получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т. д.; □ освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; □ обеспечению достоверности информации; □ замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приво дит к более рациональной организации переработки информации на компью тере и снижению объемов документов на бумаге; □ совершенствованию структуры потоков информации и системы документо оборота в фирме; □ снижению затрат на производство продуктов и услуг; □ предоставлению потребителям уникальных услуг; □ отысканию новых рыночных ниш; □ привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им раз ных скидок и услуг. 5.1.5. Роль структуры управления в информационной системе Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией. Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают достижение по 5.1. Основные сведения об информационных системах 129 ставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержа ние управленческих функций. Организационная функция заключается в разработке организационной струк туры и комплекса нормативных документов: штатного расписания с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т. п. Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по решению поставленных задач. Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы, включая бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т. п. Анализ, или аналитическая функция, связывается с изучением итогов выпол нения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т. д. Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером и касается кон троля за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использо ванием финансовых средств и т. п. Функция стимулирования, или мотивационная функция, предполагает раз работку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников: □ финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т. п.; □ психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т. п. В последние годы в сфере управления все активнее стало применяться понятие принятия решения и связанные с этим понятием системы, методы, средства под держки принятия решений. Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложно стью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где решения принимаются оперативно. На рис. 5.2 представлены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений. 130 Глава 5. Информационные системы и технологии Уровни управления Рис. 5 .2 . Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений Операционный (оперативный) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций, а также быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих реше ний. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (опера ционного) управления большой объем занимают учетные задачи. Пример. В качестве примера можно привести учет затрат времени, сырья и мате риалов при выполнении отдельных производственных операций, бухгалтерский учет и т. д. Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение за дач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них. Пример. На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план вы пуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время. Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. 5.1. Основные сведения об информационных системах 131 Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в на стоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим, или долгосрочным, планированием. Право мерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров. Пример. На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) выпуска продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении. 5.1.6. Персонал и прочие элементы организации Персонал организации — это сотрудники разной степени квалификации и уров ней управления, начиная от секретарей, выполняющих простейшие типовые опе рации обработки, и заканчивая специалистами и менеджерами, принимающими стратегические решения. На рис. 5.3 показано соответствие разных уровней ква лификации персонала уровням управления. Уровни управления □ На верхнем, стратегическом, уровне управления находятся менеджеры высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители). Основная их задача — стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и коор динация внутрифирменной тактики управления. 132 Глава 5. Информационные системы и технологии □ На среднем, функциональном, уровне находятся менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т. п.). Их основная задача — тактическое управление фирмой при выполнении основных функций в заданной сфере деятельности. □ На нижнем, операционном, уровне находятся исполнители и менеджеры низ шего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нор мировщики, техники, лаборанты и т. п.). Их основная задача — оперативное реагирование на изменение ситуации. На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие толь ко общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции. Пример. Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например, главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции уп равления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне. Стандартные процедуры (регламенты) в организации — это точно определен ные правила выполнения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и заканчивая разбором жалоб потребителей. Субкультура любой организации — совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная ее составляющая — информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе. Пример. В фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило — клиент обслуживается в порядке очередности. Значит, и информаци онная система должна обрабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступления заявки клиента. Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями инфор мационной системы. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих предпо лагаемый круг проблем, задач и функций своей предметной области. 5.1.7. Примеры информационных систем Информационные системы по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет: 5.2. Структура и классификация информационных систем 133 □ определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу; □ посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, на поминания; □ предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей. Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреж дении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов. Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оператив ные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается регулирование потока товаров, отслеживаются потребности покупателей. Информационные системы по снижению издержек производства. Эти информа ционные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и ис пользованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и предоставляемых услуг. Пример. Информационная система, установленная в фирме по сдаче автомашин внаем, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка прокатных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого прогона каждой автомашины, перераспределяя предложения согласно спросу. 5.2. Структура и классификация информационных систем 5.2.1. Структура информационной системы Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Общую структуру информационной системы можно рассматривать как со вокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть пред ставлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 5.4). 134 Глава 5. Информационные системы и технологии Рис. 5 .4 . Структура информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техни ческое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечений. Информационное обеспечение Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевремен ном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управлен ческих решений. Унифицированные системы документации создаются на государственном, ре спубликанском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Раз работаны стандарты, где устанавливаются требования: □ к унифицированным системам документации; □ к унифицированным формам документов различных уровней управления; □ к составу и структуре реквизитов и показателей; □ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. Однако несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый ком плекс типичных недостатков: □ чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; □ одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; □ работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач; □ имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др. 5.2. Структура и классификация информационных систем 135 Устранение указанных недостатков является одной из задач, требующих реше ния при создании информационного обеспечения. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной и места использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. |