Ган ааа анаг АС рс. Приложение №3.1_ТЗ_внедрение. Техническое задание на Работы по внедрению информационной системы Корпоративная система электронного документооборота и делопроизводства (ксэд)

• Название: Техническое задание на Работы по внедрению информационной системы Корпоративная система электронного документооборота и делопроизводства (ксэд)
• Анкор: Ган ааа анаг АС рс
• Дата: 13.10.2021
• Размер: 0.6 Mb.
• Имя файла: Приложение №3.1_ТЗ_внедрение.docx
• Тип: Техническое задание; #246646
• страница: 7 из 8

Требования к автоматизации управленческих процессов

1. Требования к видам обрабатываемых документов

   1. 
      Система должна обеспечивать обработку по преднастроенным ЖЦ следующих типов документов:
      

• 
  Входящий документ;
  
• 
  Исходящий документ;
  
• 
  Служебная записка;
  
• 
  Распорядительный документ;
  
• 
  Локальный нормативный документ;
  
• 
  Протокол;
  
• 
  Поручение.
  

1. 
   В Системе должна быть предусмотрена возможность регистрации «свободного» документа произвольного вида без предопределенного маршрута обработки. Дальнейшие действия с документом (обсуждение, согласование и др.) инициируется и настраивается пользователем.
   

1. Требования к настройке типовых процессов обработки документов

   1. 
      Система должна предоставлять возможность настройки типовых процессов, по которым должны обрабатываться документы в Системе.
      
   2. 
      Типовой процесс обработки документа должен включать в себя параметры самой карточки документа и маршрут ее обработки.
      
   3. 
      В настройках типового процесса должна быть возможность определения следующих параметров карточки документа:
      
      1. 
         Участники обработки: подписывающие, утверждающие, регистраторы, контролеры, рассматривающие и согласующие сотрудники, а также сотрудники, имеющие право на создание документов по данному типовому маршруту и чтение созданных по данному типовому маршруту документов;
         
      2. 
         Параметры согласования (для исходящих, протоколов, распорядительных и служебных записок), рассмотрения и исполнения (для входящих) документов;
         
      3. 
         Возможность рассылки документа, а также списки сотрудников для соответствующих списков рассылки;
         
   4. 
      Система должна предоставлять возможность настраивать маршруты согласования документов и, в зависимости от типа документа или его конкретных реквизитов, выбирать необходимый маршрут согласования (движения).
      
   5. 
      Система должна уметь использовать в качестве адресатов процесса документооборота статические функциональные / процессные роли, динамически вычисляемые роли (непосредственный руководитель, руководитель подразделения). Настройка ролей должна включать в себя как минимум следующие операции:
      
      1. 
         Создание новых ролей;
         
      2. 
         Создание и определение правил динамического вычисления исполнителей ролей в зависимости от параметров этапа и/или значений реквизитов регистрационной карточки документа.
         
   6. 
      Система должна предоставлять возможность добавления файла вложения в типовой маршрут обработки, а также заполнение содержательной части.
      
   7. 
      Система должна поддерживать возможность автоматического изменения стадии ЖЦ и/или состояния версии документа по мере прохождения им маршрута.
      
   8. 
      Для распорядительных документов, служебных записок, протоколов, входящих и исходящих документов Система должна предоставлять возможность создать типовой маршрут со специальным грифом (признаком «Конфиденциальная информация»).
      
   9. 
      Для исходящих, распорядительных документов, протоколов и служебных записок и ЛНД Система должна предоставлять возможность создать типовой маршрут с признаком «Без маршрутизации». В результате, после создания документа по данному типовому маршруту, документ должен поступать на регистрацию (в случае протокола, сразу регистрироваться), минуя стадии согласования, подписания, утверждения (в зависимости от того, какие стадии обработки предусматривает тип документа).
      
   10. 
       Система должна обеспечить учет документов, не подлежащих регистрации.
       

2. Требования к настройке жизненных циклов документов

   1. 
      Система должна обеспечить возможность просмотра, создания и редактирования в визуальном конструкторе жизненных циклов документов.
      
   2. 
      Система должна реализовывать следующие функции:
      
      1. 
         Настройку состава статусов жизненного цикла документа;
         
      2. 
         Настройку ограничений по возможности перехода из одного статуса в другой;
         
      3. 
         Настройку предельного времени нахождения документа на статусе и настройка порядка действий по истечении предельного времени;
         
      4. 
         Настройку прав пользователей Системы в зависимости от статуса;
         
      5. 
         Настройку правил перехода между статусами;
         
      6. 
         Настройку действий и прав пользователей на финальном статусе документа;
         
      7. 
         Настройку действий и прав пользователей на инициальном (стартовом) статусе документа;
         
      8. 
         Настройку перечня действий, предписываемых к выполнению при изменениях в документе, находящемся на каком-либо статусе ЖЦ;
         
      9. 
         Настройку перечня действий, предписываемых к выполнению при завершении бизнес-процессов, запущенных средствами работы с документом на каком-либо статусе ЖЦ;
         
      10. 
          Настройку перечня ролей, имеющих какие-либо права на доступ к документам, находящимся на каком-либо статусе ЖЦ;
          
      11. 
          Настройку группы привилегий роли по отношению к документам, находящимся на каком-либо статусе ЖЦ;
          
      12. 
          Представление жизненного цикла документа как графа статусов, описанного в системе условных обозначений (нотации) для моделирования бизнес-процессов;
          
      13. 
          Возможность создавать версии жизненных циклов документов;
          
      14. 
          Возможность комментировать создаваемые версии жизненных циклов;
          
      15. 
          Возможность импорта в файл всех настроек жизненного цикла документа;
          
      16. 
          Возможность экспорта из файла настроек жизненного цикла документа.
          
   3. 
      Внесение изменений в жизненные циклы документов не должно требовать остановки Системы, при этом жизненные циклы экземпляров документов, созданных до внесения изменений, должны оставаться неизменными.
      

3. Требования к обработке входящих документов

   1. 
      Система должна позволять вести учет всей входящей корреспонденции, поступившей от юридических и физических лиц.
      
   2. 
      Система должна обеспечивать создание регистрационной карточки входящего документа, обладающей определенным набором реквизитов.
      
   3. 
      Система должна предоставлять возможность организации потокового сканирования и последующей автоматической/полуавтоматической обработки (регистрации) входящих документов, с возможностью предзаполнения полей атрибутов регистрационных карточек документов.
      
   4. 
      Система должна предоставлять возможность обработки входящего документа по маршруту, состоящему из следующих этапов (перечислены как обязательные, так и необязательные этапы):
      
      1. 
         Создание документа;
         
      2. 
         Регистрация документа в системе;
         
      3. 
         Предварительное рассмотрение документа;
         
      4. 
         Рассылка документа на ознакомление;
         
      5. 
         Ознакомление;
         
      6. 
         Выдача проектов поручений;
         
      7. 
         Согласование проектов поручений;
         
      8. 
         Утверждение проектов поручений;
         
      9. 
         Рассмотрение документа;
         
      10. 
          Исполнение поручений по документу;
          
      11. 
          Контроль исполнения;
          
      12. 
          Архивное хранение документа.
          
   5. 
      Система должна предоставлять возможность изменения, утверждения или отклонения проектов резолюций (поручений).
      
   6. 
      Система должна предоставлять возможность регистратору вернуть документ с этапа рассмотрения.
      
   7. 
      Система должна предоставить возможность отправки входящего документа на ознакомление.
      
   8. 
      Система должна предоставлять возможность передачи документа на оперативное хранение после исполнения всех поручений и принятия всех отчетов об их исполнении.
      
   9. 
      Система должна предоставлять возможность формирования поручений на основании входящего документа, находящегося на оперативном хранении.
      

4. Требования к обработке исходящих документов

   1. 
      Система должна позволять создавать регистрационную карточку исходящего документа с определенным набором реквизитов, в том числе создание карточки в соответствии с типовым процессом обработки документа (раздел Error: Reference source not found Error: Reference source not found) и создание вложения по шаблону (Error: Reference source not found Error: Reference source not found).
      
   2. 
      Система должна предоставлять возможность создания исходящего документа из РК входящего документа.
      
   3. 
      Система должна предоставлять возможность выбора маршрута обработки исходящего документа.
      
   4. 
      Система должна предоставлять возможность обработки исходящего документа по маршруту, состоящему в общем случае из следующих этапов (перечислены как обязательные, так и необязательные этапы для различных видов исходящих документов):
      
      1. 
         Создание документа;
         
      2. 
         Доработка документа/ устранение замечаний по документу;
         
      3. 
         Нормоконтроль;
         
      4. 
         Согласование документа;
         
      5. 
         Возврат на доработку;
         
      6. 
         Доработка документа/ устранение замечаний по документу;
         
      7. 
         Подготовка к подписанию;
         
      8. 
         Подписание документа;
         
      9. 
         Регистрация документа и присоединение электронной копии подписанного и зарегистрированного документа;
         
      10. 
          Отправка документа;
          
      11. 
          Архивное хранение документа.
          
   5. 
      Система должна предоставлять возможность регистрации исходящих документов, согласованных и подписанных вне Системы. Система должна предоставлять возможность отправки исходящего документа по списку рассылки.
      

5. Требования к обработке распорядительных документов

   1. 
      Система должна позволять вести учет распорядительных документов (приказов, распоряжений), создаваемых внутри Компании.
      
   2. 
      Система должна обеспечивать создание учетной карточки распорядительного документа с возможностью настройки обязательных полей учётной карточки документа, в том числе создание карточки в соответствии с типовым процессом обработки документа (раздел Error: Reference source not found Error: Reference source not found) и создание вложения по шаблону (Error: Reference source not found Error: Reference source not found).
      
   3. 
      Система должна предоставлять возможность обработки распорядительного документа по маршруту, состоящему из следующих этапов (перечислены как обязательные, так и необязательные этапы):
      
      1. 
         Создание документа;
         
      2. 
         Формирование пунктов РД;
         
      3. 
         Обсуждение документа;
         
      4. 
         Нормоконтроль документа;
         
      5. 
         Согласование документа;
         
      6. 
         Возврат на доработку;
         
      7. 
         Доработка документа/ устранение замечаний по документу;
         
      8. 
         Подготовка к подписанию;
         
      9. 
         Подписание документа;
         
      10. 
          Регистрация документа и присоединение электронной копии подписанного и зарегистрированного документа;
          
      11. 
          Автоматическое формирование поручений по пунктам РД;
          
      12. 
          Создание поручений;
          
      13. 
          Рассылка документа;
          
      14. 
          Контроль исполнения документа;
          
      15. 
          Исполнение поручений по документу (включая контроль исполнения поручений);
          
      16. 
          Принятие отчета по исполнению поручений;
          
      17. 
          Архивное хранение документа.
          
   4. 
      Система должна обеспечивать согласование и подписание распорядительного документа по выбранному маршруту с возможностью отслеживания времени, отведенного на согласование. Время задаётся инициатором документа и должно отслеживаться Системой в автоматическом режиме.
      
   5. 
      На этапах нормоконтроля и подготовки к подписанию документа Система должна предоставлять возможность редактировать в РК документа ряд полей, создавать связи с другими документами системы, изменять список рассылки.
      
   6. 
      Система должна обеспечивать регистрацию нового распорядительного документа и отмену старого. Система должна предоставлять возможность регистрации распорядительных документов, согласованных и подписанных вне Системы.
      
   7. 
      Система должна направлять новый зарегистрированный распорядительный документ на ознакомление согласно сформированному списку рассылки.
      
   8. 
      Система должна предоставлять возможность формирования поручений на основании распорядительного документа.
      
   9. 
      Система должна позволять обрабатывать распорядительные документы об утверждении/введении в действие ЛНД в соответствии с требованиями пп.4.4.2.10.
      

6. Требования к обработке служебных записок

   1. 
      Система должна позволять вести учет служебных записок, создаваемых внутри Компании и адресованных сотрудникам Компании.
      
   2. 
      Система должна обеспечивать создание учетной карточки служебной записки с возможностью настройки обязательных полей учётной карточки документа, в том числе создание карточки в соответствии с типовым процессом обработки документа (раздел Error: Reference source not found Error: Reference source not found) и создание вложения по шаблону (Error: Reference source not found Error: Reference source not found).
      
   3. 
      Система должна предоставлять возможность обработки служебных записок по маршруту, состоящему из следующих этапов (перечислены как обязательные, так и необязательные этапы):
      
      1. 
         Создание документа;
         
      2. 
         Обсуждение документа;
         
      3. 
         Согласование документа;
         
      4. 
         Возврат на доработку документа;
         
      5. 
         Доработка документа/ устранение замечаний по документу;
         
      6. 
         Подписание документа;
         
      7. 
         Регистрация документа;
         
      8. 
         Установление связи с другими документами;
         
      9. 
         Рассылка документа;
         
      10. 
          Предварительное рассмотрение документа;
          
      11. 
          Утверждение проектов поручений;
          
      12. 
          Рассмотрение документа;
          
      13. 
          Исполнение поручений по документу (включая контроль исполнения поручений);
          
      14. 
          Ознакомление с документом;
          
      15. 
          Архивное хранение документа.
          
   4. 
      Система должна обеспечивать согласование служебной записки по выбранному маршруту. При этом Система должна отслеживать время, отведенное на согласование и, в случае истечения срока согласования, производить автоматическое уведомление не согласовавших участников.
      
   5. 
      Система должна предоставлять возможность классификации служебных записок с целью определения сроков рассмотрения/предоставления ответа на документ; уведомления инициатора документа о статусе рассмотрения документа в СП; контроля сроков подготовки ответов на запросы топ-менеджеров и руководителей СП.
      
   6. 
      Система должна предоставлять возможность автоматического проставления визы согласования, если согласующее лицо совпадает с инициатором документа.
      
   7. 
      Система должна обеспечивать регистрацию служебных записок.
      
   8. 
      Система должна предоставлять возможность формирования поручений на основании служебной записки.
      
   9. 
      Система должна предоставлять возможность отправки служебной записки на ознакомление согласно сформированному списку рассылки.
      

7. Требования к документообороту протоколов

   1. 
      Система должна позволять вести учет протоколов, создаваемых внутри Компании.
      
   2. 
      Система должна предоставлять возможность создания регистрационной карточки протокола, обладающей определенным набором реквизитов, в том числе создание карточки в соответствии с типовым процессом обработки документа (раздел Error: Reference source not found Error: Reference source not found) и создание вложения по шаблону (Error: Reference source not found Error: Reference source not found).
      
   3. 
      Система должна предоставлять возможность обработки протокола по маршруту, состоящему из следующих этапов (перечислены как обязательные, так и необязательные этапы):
      
      1. 
         Создание документа;
         
      2. 
         Обсуждение документа;
         
      3. 
         Согласование документа;
         
      4. 
         Возврат на доработку документа;
         
      5. 
         Доработка документа/ устранение замечаний по документу;
         
      6. 
         Подготовка к утверждению;
         
      7. 
         Утверждение документа;
         
      8. 
         Регистрация документа и прикрепление электронной копии подписанного и зарегистрированного документа;
         
      9. 
         Рассылка документа на ознакомление;
         
      10. 
          Создание поручений;
          
      11. 
          Исполнение поручений по документу (включая контроль исполнения поручений);
          
      12. 
          Принятие/отклонение отчета по поручению;
          
      13. 
          Архивное хранение документа.
          
   4. 
      Система должна обеспечивать согласование протокола по выбранному маршруту с возможностью отслеживания времени, отведенного на согласование. Сроки согласования должны отслеживаться Системой в автоматическом режиме.
      
   5. 
      Система должна предоставлять возможность автоматического проставления визы согласования в том случае, если согласующее лицо является регистратором протокола.
      
   6. 
      Система должна обеспечивать регистрацию протоколов. Система должна предоставлять возможность регистрации протокола в момент его утверждения, если регистратор совпадает с утверждающим лицом. Система должна предоставлять возможность регистрации протоколов, согласованных и подписанных вне Системы.
      
   7. 
      Система должна предоставлять возможность отправки протокола на ознакомление согласно сформированному списку рассылки.
      

8. Требования к обработке поручений

   1. 
      Система должна обладать опциональной возможностью формирования регистрационных номеров для поручений.
      
   2. 
      Система должна предоставлять возможность создания поручений на основании следующих типов документов: входящий, служебная записка, распорядительный документ, протокол, исходящий документ, поручение Система должна предоставлять возможность создания одного или нескольких поручений по одному документу/поручению.
      
   3. 
      Система должна предоставлять возможность создания «свободных» поручений, не связанных с каким-либо документом в Системе.
      
   4. 
      Система должна предоставлять возможность настройки необходимости согласования/утверждения проектов поручений.
      
   5. 
      Система должна предоставлять возможность формирования поручения как одному исполнителю, так и группе исполнителей с указанием «Ответственного исполнителя».
      
   6. 
      Система должна предоставлять возможность формирования из одной формы ввода поручений для нескольких исполнителей, с возможностью указания для каждого из них индивидуального текста поручения, срока исполнения, информации о назначении его ответственным исполнителем по поручению.
      
   7. 
      Система должна предоставлять возможность создания периодических поручений - однотипных поручений, формируемых автоматически в соответствии с заданными автором поручения параметрами. У автора поручения должна быть возможность задать периодичность формирования поручений и временной интервал, в течение которого будут формироваться поручения.
      
   8. 
      Система должна предоставлять возможность создания групп исполнителей, которым могут формироваться поручения.
      
   9. 
      Система должна предоставлять возможность формирования как личных групп исполнителей (формируются пользователем), так и общих (формируются администратором системы).
      
   10. 
       Система должна предоставлять возможность указания контролера поручения и функционал, соответствующий данной роли для контроля выданных поручений.
       
   11. 
       Признак контроля должен отображаться в карточке поручения и в представлениях по поручениям.
       
   12. 
       Система должна предоставлять возможность автоматически назначать контролера по поручению при формировании ссылки на другое поручение (в рамках одного вопроса) в карточке которого контролер установлен (назначен).
       
   13. 
       Система должна предоставлять возможность фиксировать и изменять дату при снятии поручения с контроля для дальнейшей обработки и формирования отчетности.
       
   14. 
       Система должна предоставлять возможность присоединения вложений к поручению, а также связывания его с другими документами и поручениями в Системе.
       
   15. 
       Система должна предоставлять возможность перехода из карточки поручения в РК документа-основания.
       
   16. 
       Система должна предоставлять возможность ограничения списка сотрудников, которым могут быть сформированы подчиненные поручения (в соответствии с организационной субординацией, либо по уровню должности). Система должна предоставлять возможность снятия указанного ограничения для определенных групп пользователей.
       
   17. 
       Система должна обеспечивать возможность просмотра дерева связанных поручений из карточки документа/поручения.
       
   18. 
       Система должна автоматически рассылать уведомления исполнителям поручений с возможностью дублирования уведомлений на электронную почту.
       
   19. 
       Система должна предоставлять возможность отзыва поручения, отправленного на исполнение. При отзыве основного поручения Система должна предоставлять возможность либо отзывать подчиненные, либо оставить их на исполнении.
       
   20. 
       Система должна предоставлять возможность классификации поручений с целью определения сроков исполнения поручений; уведомления инициатора поручения о статусе исполнения поручения; контроля сроков исполнения поручений.
       
   21. 
       Система должна предоставлять возможность изменения срока исполнения поручения с указанием причины изменения, в том числе по запросу исполнителя. История изменения сроков должна фиксироваться в карточке поручения.
       
   22. 
       Система должна предоставлять возможность формирования промежуточного и финального отчета об исполнении поручения. При создании отчета пользователь должен иметь возможность формировать его на основании отчета подчиненного поручения и добавлять документы из отчетов подчиненных поручений. При этом у пользователя должна быть возможность копирования ответов по исполнению из подчиненных поручений (с вложениями) с возможностью последующей корректировки.
       
   23. 
       Система должна предоставлять возможность автоматического закрытия связанных подчиненных поручений при закрытии основного и/или уведомление пользователя о наличии незакрытых подчиненных поручений с предоставлением возможности их быстрого закрытия (открытия формы карточки подчиненного поручения для вынесения резолюции).
       
   24. 
       Система должна предоставлять автору поручения возможность выбора получения/неполучения уведомления об исполнении неконтрольного поручения.
       
   25. 
       Система должна предоставлять возможность на этапе регистрации поручения присваивать признак «Контрольное» и «Неконтрольное».
       
   26. 
       Система должна отслеживать срок исполнения и производить своевременное уведомление пользователей.
       
   27. 
       Система должна предоставлять Контролеру возможность принятия или отклонения отчета по поручению. При отклонении поручение должно возвращаться в работу.
       
   28. 
       Система должна предоставлять возможность печати списка выданных по документу поручений из карточки документа.
       
   29. 
       Система должна предоставлять возможность печати отчета об исполнении поручения из карточки поручения и документа.
       
   30. 
       Система должна предоставлять возможность формирования проектов поручений (на основании входящего документа и служебной записки) с их дальнейшим утверждением и отправкой на исполнение. В проекте поручения может не указываться исполнитель и предмет поручения.
       
   31. 
       Система должна предоставлять возможность фиксировать и изменять дату при снятии поручения с контроля для дальнейшей обработки и формирования отчетности.
       

9. Требования к работе с ЛНД

   1. 
      Система должна позволять вести обработку ЛНД Компании, включая согласование, сбор, систематизацию, хранение, актуализацию, публикацию, выгрузку и передачу.
      
   2. 
      Система должна обеспечивать создание учетной карточки инициативы и локального нормативного документа с возможность настройки обязательных полей учётной карточки документа, в том числе создание карточки в соответствии с типовым процессом обработки документа (раздел Error: Reference source not found Error: Reference source not found) и создание вложения по шаблону (Error: Reference source not found Error: Reference source not found).
      
   3. 
      Система должна предоставлять возможность обработки локального нормативного документа по маршруту, состоящему из следующих этапов (перечислены как обязательные, так и необязательные этапы):
      
      1. 
         Создание инициативы по разработке/актуализации ЛНД (карточка документа с описанием плановых сроков утверждения ЛНД, прохождения основных этапов согласования, описания основных требований и др. атрибутов), в т.ч. с учетом поручений по разработке/актуализации ЛНД (п. 4.4.2.9);
         
      2. 
         Создание связей инициатив с поручениями по разработке ЛНД.
         
      3. 
         Согласование инициативы с заинтересованными участниками;
         
      4. 
         Акцепт включения инициативы в план-график разработки и актуализации ЛНД;
         
      5. 
         Формирование плана-графика разработки/актуализации ЛНД (сводного перечня согласованных инициатив по разработке и актуализации ЛНД);
         
      6. 
         Автоматическое формирование напоминаний на основании плана-графика разработки/актуализации ЛНД:
         
      7. 
         Создание ЛНД (в т.ч. по шаблону в соответствии с классификацией) на основании плана-графика разработки/актуализации ЛНД;
         
      8. 
         Классификация и регистрация ЛНД;
         
      9. 
         Этапы процесса с утверждением Главным исполнительным директором или топ-менеджером:
         
         1. 
            Формирование РД из карточки ЛНД;
            
         2. 
            Формирование списка рассылки (лист-информирования), с возможностью фиксации обратной связи;
            
         3. 
            Обсуждение ЛНД рабочей группой (включая ОГ) на портале ЛНД;
            
         4. 
            Экспертиза ЛНД;
            
         5. 
            Согласование ЛНД и РД (с возможностью подтверждения ЭП);
            
         6. 
            Подписание РД (утверждение ЛНД);
            
         7. 
            Регистрация РД (в соответствии с требованиями пп. 4.4.2.6, в т.ч. присвоение номеров и др. реквизитов);
            
         8. 
            Публикация ЛНД в СЭД (с учетом доступа пользователей к различным категориям ЛНД);
            
         9. 
            Рассылка ссылок на портал ЛНД с размещенным ЛНД на ознакомление, с возможностью фиксации обратной связи;
            
         10. 
             Ознакомление с ЛНД (с возможностью подтверждения ЭП);
             
         11. 
             Архивное хранение ЛНД.
             
      10. 
          Этапы процесса с утверждением Советом директоров / Правлением:
          
          1. 
             Формирование списка рассылки, с возможностью фиксации обратной связи;
             
          2. 
             Обсуждение ЛНД (рабочей группой (включая ОГ) на портале ЛНД;
             
          3. 
             Экспертиза ЛНД;
             
          4. 
             Согласование ЛНД (с возможностью подтверждения ЭП);
             
          5. 
             Правовая экспертиза;
             
          6. 
             Публикация ЛНД в СЭД (с учетом доступа пользователей к различным категориям ЛНД);
             
          7. 
             Рассылка ЛНД на ознакомление, с возможностью фиксации обратной связи;
             
          8. 
             Ознакомление с ЛНД (с возможностью подтверждения ЭП);
             
          9. 
             Согласование РД (с возможностью подтверждения ЭП);
             
          10. 
              Подписание РД (введение в действие ЛНД);
              
          11. 
              Регистрация РД (в соответствии с требованиями п. 4.4.2.6, в т.ч. присвоение номеров и др. реквизитов);
              
          12. 
              Архивное хранение ЛНД.
              
   4. 
      Система должна обеспечивать возможность автоматического выбора состава этапов в зависимости от реквизита «Компетенция утверждения»
      
   5. 
      Система должна обеспечивать возможность задания срока реализации каждого этапа.
      
   6. 
      Система должна обеспечивать отправку документа на согласование и подписание в соответствии с выбранным маршрутом. Сроки согласования и подписания должны определяться маршрутом. Система должна автоматически отслеживать сроки согласования и направлять согласующим уведомления об их наступлении.
      
   7. 
      Система должна обеспечивать автоматическую отправку ссылок на ЛНД в контролирующее подразделение.
      
   8. 
      Система должна обеспечивать возможность связывания ЛНД с другими ЛНД (см. Error: Reference source not found Error: Reference source not found).
      
   9. 
      Система должна обеспечивать возможность отмены/изменения ЛНД другим РД с указанием соответствующей связи.
      
   10. 
       Система должна обеспечивать возможность визуального отображения структуры фонда ЛНД Компании.
       
   11. 
       Система должна предоставлять возможность редактировать в РК документа ряд полей, создавать связи с другими документами системы, изменять список рассылки.
       
   12. 
       Система должна обеспечивать возможность автоматической публикации ЛНД на портале из Сегментов СЭД и публикации в ручном режиме (для ОГ не имеющих своих Сегментов СЭД).
       
       1. 
          Публикация ЛНД на портале возможна:
          
          1. 
             До ввода в промышленную эксплуатацию – для документов с максимальной категорией конфиденциальности – «для служебного пользования».
             
          2. 
             После ввода в промышленную эксплуатацию – для документов с максимальной категорией конфиденциальности – «для служебного пользования» и «коммерческая тайна Компании».
             
   13. 
       Система должна обеспечивать возможность обсуждения проектов ЛНД (в том числе, для ОГ не имеющих своих Сегментов СЭД), т.е. возможность фиксации/загрузки на портале замечаний и предложений по проекту ЛНД.
       
   14. 
       Система должна обеспечивать возможность (опционально) ведения глоссария компании (единого перечня используемых в ЛНД и уставных документа терминов и определений).
       

10. Требования к обработке произвольных документов

    1. 
       Система должна позволять производить обработку произвольных документов.
       
    2. 
       Действия с произвольным документом инициируются и определяются пользователем и могут включать следующие этапы:
       
       1. 
          Создание документа;
          
       2. 
          Обсуждение документа;
          
       3. 
          Согласование документа;
          
       4. 
          Возврат на доработку документа;
          
       5. 
          Доработка документа/ устранение замечаний по документу;
          
       6. 
          Установление связи с другими документами;
          
       7. 
          Рассылка документа;
          
       8. 
          Рассмотрение документа;
          
       9. 
          Ознакомление с документом;
          
       10. 
           Архивное хранение документа.
           

1. Требования к подсистеме внутрикорпоративного обмена документами

   1. 
      Система должна содержать подсистему автоматического внутрикорпоративного обмена всеми видами документов.
      
   2. 
      Подсистема должна позволять обмениваться всеми видами документов (полный перечень документов зафиксирован в Техническом задании), а также информацией об их дальнейшей обработке, как между ЦАУК и ОГ, так и между разными ОГ.
      
   3. 
      Требования к подсистеме:
      
      1. 
         Поддержка передачи структурированных карточек документов (атрибутов), а также вложений произвольных форматов и объема.
         
      2. 
         Возможность независимой двунаправленной передачи, как самих документов, так и информации об изменении их данных и статусов.
         
      3. 
         Контроль принимаемых сообщений на предмет соответствия установленной структуре и полноты данных, возврат отчета о результате обработки.
         
      4. 
         Средства подтверждения получения сообщений и их последующей передачи системе-адресату.
         
      5. 
         Средства идентификации и четкого разграничения доступов для систем-абонентов.
         
      6. 
         Средства протоколирования и аудита всех событий.
         
   4. 
      Помимо непосредственной реализации подсистемы требуется выполнение полного комплекса сопутствующих задач для обеспечения возможности последующего подключения других СЭД ОГ:
      
      1. 
         Разработка и детальное техническое документирование требований к подключаемым к СЭД ОГ, включая форматы и структуры обменных сообщений для всех видов документов, предусмотренных объемом работ по созданию и внедрению ИС в ОГ, а также технических сообщений (обновления, подтверждения и т.п.).
         
      2. 
         Детальное техническое документирование интерфейсов взаимодействия с подсистемой.