Ган ааа анаг АС рс. Приложение №3.1_ТЗ_внедрение. Техническое задание на Работы по внедрению информационной системы Корпоративная система электронного документооборота и делопроизводства (ксэд)

Название	Техническое задание на Работы по внедрению информационной системы Корпоративная система электронного документооборота и делопроизводства (ксэд)
Анкор	Ган ааа анаг АС рс
Дата	13.10.2021
Размер	0.6 Mb.
Формат файла
Имя файла	Приложение №3.1_ТЗ_внедрение.docx
Тип	Техническое задание #246646
страница	6 из 8

1 2 3 4 5 6 7 8

Требования к созданию ответных документов

Система должна предоставлять возможность формирования ответного документа для входящих и исходящих документов, служебных записок, протоколов, РД и ЛНД. Для входящего документа ответом на запрос должен служить исходящий документ, для служебных записок, протоколов, РД и ЛНД ответом на запрос должны служить служебная записка, протокол, РД или ЛНД, для исходящего документа ответом на запрос должен служить входящий документ.
При создании ответного документа Система должна автоматически заполнять ряд полей в его РК.

Требования к копированию ссылки на документ

Документ в Системе должен иметь постоянную веб-ссылку, не зависящую от его состояния.
Должна быть возможность копирования и вставки ссылки.
По ссылке должен происходить переход к карточке документа в Системе с соблюдением прав доступа к документу.

Требования к предоставлению прав на чтение документа

Система должна предоставлять пользователю возможность предоставления и последующего изъятия доступа на чтение документа на всех этапах для всех типов документов (для входящего документа – после регистрации).
Доступ на чтение документа должен быть настраиваемым Информация о предоставленном доступе должна фиксироваться в карточке документа.

Требования к запросу на выдачу прав на документ

Система должна предоставлять возможность отправки пользователю, обладающему соответствующими правами, обоснованного запроса на выдачу прав доступа на чтение документа.
Информация о результатах рассмотрения запроса на выдачу прав доступа к документу должна сохраняться в истории документа. Пользователю, создавшему запрос, должно формироваться уведомление о результатах рассмотрения запроса.

Требования к подписке на документ, сотрудника, бизнес-процесс, рабочую группу

Система должна предоставлять возможность оформления/отказа от подписки на документ, сотрудника, бизнес-процесс, рабочую группу. Функция подписки на документ должна включать опцию получения уведомлений о любых изменениях с документом, а также связанных событиях (согласование, обсуждение и т.п.)
Документы, на которые оформлена подписка, должны отображаться в отдельном представлении.

Требования к печати и электронному выводу документа

В Системе должен быть предусмотрен механизм вывода на экран и передачи на печать регистрационной карточки и листа согласования документа в не редактируемом формате pdf.
В Системе должна быть предусмотрена возможность выгрузки и отправки на печать вложений документа.
В отношении печати и вывода вложений документов, помеченных специальным грифом, Система должна соответствовать требованиям, приведенным в п. 4.4.1.30 Работа с вложениями в документы, содержащие конфиденциальную информацию.
В Системе должна быть реализована возможность использования преднастроенных печатных форм (шаблонов) документов. Должна быть предусмотрена возможность адаптации печатной формы в зависимости от вида документа и объема текста к форматам А6, А5, А4.

Требования к проставлению штампа

Для вложений формата pdf в Системе должна быть реализована возможность нанесения при выгрузке/выводе на печать дополнительных элементов (штампов с регистрационными данными и статусом, данных печатного экземпляра, отметок ЭП).
В Системе должна быть реализована возможность проставления графического штампа с регистрационной информацией на электронную копию документа.
Система должна предоставлять пользователю Системы, обладающему соответствующими правами, возможность редактирования данных, содержащихся на шаблоне штампа, перечня видов входящих документов, для которых предусмотрено проставление штампа на электронную копию, а также правил размещения и ориентирования штампа на странице.
Система должна автоматически проставлять штамп после регистрации входящего документа до поступления документа на этап рассмотрения.

Требования к проставлению штрих-кода

Система должна выполнять штрих-кодирование документов для последующего поточного сканирования и автоматической идентификации печатных копий:
1. Для выпускаемых из Системы – посредством нанесения непосредственно на печатную форму;
2. Для внешних документов – посредством печати стикеров (должна поддерживаться работа со специализированными принтерами).
В Системе должны поддерживаться линейные штрих коды.

Требования к предварительному рассмотрению документов, утверждению и подписанию проектов поручений

Система должна предоставлять возможность отправки входящего документа и служебной записки на рассмотрение и обсуждение.
В зависимости от роли/должности подписанта (автора) поручения, Система должна предоставлять возможность создания и отправки проектов поручений по документам на обсуждение, утверждение, подписание или сразу на исполнение.

Требования к согласованию документа

Система должна предоставлять возможность проведения процедуры согласования в рамках общего жизненного цикла документов следующих типов: исходящие документы, служебные записки, распорядительные документы, локальные нормативные документы, протоколы.
Система должна предоставлять возможность инициатору согласования как самому определять параметры согласования документа, так и использовать маршруты с заданными параметрами согласования.
Система должна предоставлять возможность сотруднику, обладающему соответствующими правами, настраивать список обязательных согласующих в типовых маршрутах обработки документов.
Система должна предоставлять возможность указания в качестве согласующих функциональной группы сотрудников.
При этом если один из сотрудников функциональной группы взял документ в работу, то должна сформироваться индивидуальная задача по согласованию для него (сотрудника) и закрыты/отозваны задачи согласования документа у других сотрудников функциональной группы.
Помимо стандартных возможностей вынесения резолюции по данному документу, у сотрудника функциональной группы, взявшего в работу документ на согласование, должна быть возможность вернуть документ обратно в группу, для того, чтобы другой сотрудник функциональной группы мог взять данный документ в работу для рассмотрения и вынести по нему решение.
Система должна предоставлять возможность автоматического определения маршрута согласования в зависимости от значений реквизитов документа (т.е. должна содержать преднастроенный набор правил для автоматического вычисления маршрута).
Система должна предоставлять возможность создавать и использовать преднастроенные маршруты для согласования документов.
Система должна предоставлять возможность создания поэтапного согласования с возможностью задания параметров согласования как на весь маршрут согласования в целом, так и на каждый из этапов.
К общим параметрам согласования должны быть отнесены следующие параметры:
1. Правила автоматического формирования темы задания/уведомления (в том числе в зависимости от вложений);
2. Контроль прикрепления вложений;
3. Контроль заполнения определенных реквизитов регистрационной учетной карточки документа;
4. Контроль внесения комментариев.
5. Возможность редактирования параметров согласования маршрута в целом.
К параметрам согласования, которые могут быть указаны для каждого из этапов, должны быть отнесены следующие параметры:
1. Тип согласования (последовательное/параллельное);
2. Контроль необходимости использования ЭП;
3. Возможность удаления согласующих перед отправкой по маршруту;
4. Возможность добавления согласующих перед отправкой по маршруту;
5. Возможность редактирования параметров согласования этапа.
6. Сроки согласования, автосогласование/перенаправление задач руководителю (ответственному лицу) по истечению срока согласования.
Система должна позволять Инициатору согласования после отправки документа на согласование добавлять/удалять согласующих в любых этапах согласования (если это не запрещено настройками маршрута согласования).
Система должна позволять Инициатору согласования дополнять / пропускать / удалять согласующих перед повторной отправкой документа на согласование или во время согласования документа, если это не запрещено настройками маршрута согласования.
Система должна предоставлять Инициатору документа возможность самостоятельно формировать маршрут из последовательного и/или параллельного многоэтапного согласования.
Система должна отображать признак, по какому маршруту согласуется/согласован документ – стандартному или индивидуальному.
Система должна отображать в карточке документа и автоматически актуализировать при изменениях информацию о каждой из итераций согласования документа (сведения о согласующих в соответствии с маршрутом согласования, вынесенные согласующими решения, комментарии).
Система должна предоставлять возможность формирования печатной формы, содержащей информацию о каждой итерации согласования.
Система должна отображать всю историю согласования с учетом всех итераций согласования в текстовом структурированном виде и/или графическом виде (по типу блок‑схемы, с отображением упрощенной схемы маршрута согласования). В качестве обязательной информации для вывода является указание ФИО и должности согласующих, последовательность согласующих, текущий статус согласования, дата/время поступления документа на согласование, дата/время принятия решения.
Система должна предоставлять возможность просмотра результатов согласования любым участникам, имеющим доступ к документу.
Система должна позволять распечатать лист согласования:
1. Полный лист согласования (все итерации, все согласующие с разбивкой по итерации);
2. Лист согласования текущей итерации.
При выводе на печать листа согласования Система должна иметь возможность выводить следующие реквизиты: должность и ФИО согласующего, дату и время поступления документа на согласование, срок согласования, дату и время принятия решения согласующим, решение согласующего.
Для различных ролей пользователей в Системе должны быть разработаны различные печатные формы листов согласования
Система должна уведомлять участников согласования о событиях, происходящих при согласовании документа: поступлении документа на согласование, приближении срока окончания согласования, окончании срока согласования, просрочке согласования (периодические уведомления), отзыве с согласования.
Система должна предоставлять возможность осуществления контроля за соблюдением процедур согласования (порядок, сроки согласования и т.п.) с путем изменения маршрутов и/или настроек параметров каждого из этапов согласования документов.
Система должна предоставлять согласующим лицам возможность просмотра атрибутов карточки (без права внесения правок) и вложения документа.
Согласующие должны иметь возможность выбора одного из следующих решений:
1. «Согласовать» – в случае если замечаний по документу нет.
2. «Согласовать с замечаниями» – в случае если замечания по документу некритичные.
3. «Ошибочно направлено» - в случае если документ не находится в компетенции сотрудника, указанного в качестве согласующего.
4. «Отклонить» – в случае если замечания по документу критичные.
При выборе решения «Отклонить», Система должна обеспечивать ввод обязательного комментария согласующим лицом.
Согласующие лица должны иметь возможность прикрепления вложений со своими правками к карточке документа.
В Системе должна быть предусмотрена возможность гибкой настройки перехода на различные этапы жизненного цикла документа в зависимости от вынесенного согласующим решения.
Система должна предоставлять Инициатору документа возможность отзыва проекта документа на доработку с этапов согласования.
Система должна предоставлять возможность принудительного завершения согласования.

Требования к служебному согласованию документа

В Системе должна быть предусмотрена возможность служебного согласования документов – отправки запроса какому-либо сотруднику с целью получения его мнения либо дополнительной информации по документу.
Данная функциональность должна быть доступна любому пользователю, имеющему доступ к документу на текущем этапе.
При проведении служебного согласования срок служебного согласования устанавливается пользователем, направившим документ на служебное согласование.
Система не должна накладывать ограничения на совершение действий с отправленными на дополнительное согласование документами (для пользователей, имеющих доступ к документу в соответствии с их правами).

Требования к электронному подписанию документа

Система должна предоставлять возможность проведения процедуры электронного подписания следующих типов документов: исходящий документ, служебная записка, протокол, распорядительный документ, ЛНД.
Система должна предоставлять возможность принятия следующих решений подписывающим лицом при подписании:
1. «Отклонить»: у подписывающего лица есть замечания к документу, которые должны быть учтены в документе. При этом подписывающее лицо обязано внести свой комментарий.
2. «Подписать»: документ подписан, замечаний нет. При необходимости внесения комментария Система должна предоставлять такую возможность.
Система должна предоставлять возможность администратору настраивать список обязательных подписантов в типовых маршрутах обработки документов.
Система должна предоставлять возможность изменения списка подписантов при подготовке документа инициатором, если это не запрещено настройками.
Система должна предоставлять возможность последовательного подписания документов (в случае, если подписантов больше, чем один).
Система должна предусматривать возможность настройки необходимости использования ЭП при подписании документа.

Требования к утверждению документа

Система должна предоставлять возможность проведения процедуры утверждения следующих типов документов: протокол, распорядительный документ, ЛНД.
Система должна предоставлять возможность принятия следующих решений утверждающим лицом:
1. «Отклонить»: у утверждающего лица есть замечания к документу, которые должны быть учтены в документе. При этом утверждающее лицо обязано оставить свой комментарий.
2. «Утвердить»: документ утвержден, замечаний нет. При необходимости внесения комментария, Система должна предоставлять такую возможность.

Требования к доработке документа

Система должна предоставлять возможность доработки документа его инициатором после получения отрицательных виз согласующих, подписантов, или при отзыве документа инициатором.
При отзыве (поступлении на доработку) документа Система должна автоматически сохранять информацию о предыдущих итерациях согласования и все версии вложений.
Система должна предоставлять инициатору возможность внесения всех необходимых изменений в карточку документа, создания новых версий вложений и повторной отправки документа по маршруту.
Перед отправкой на согласование после доработки документа Система должна позволять изменять маршрут согласования в соответствии с заданными настройками.
Система должна предоставлять возможность просмотра и вывода на печать всех предыдущих итераций согласования документа.

Требования к рассылке документа

Система должна предоставлять возможность формирования листа рассылки. Лист рассылки документа должен определяться:
1. Обязательным списком рассылки – списком пользователей, которые должны быть ознакомлены с документом в обязательном порядке (настраивается в процессе подготовки типового процесса обработки документа (раздел Error: Reference source not found Error: Reference source not found)).
2. Дополнительным списком рассылки – списком пользователей, которых включил в лист рассылки инициатор документа.
Должна быть возможность настройки запрета/разрешения редактирования обязательного списка рассылки при создании документа на основе типового процесса обработки документа.
У пользователей Системы должна быть возможность использования существующих групп рассылок документов (справочник «Группы рассылки») и/или создания/изменений/удаления своих, индивидуальных групп рассылок пользователей.
Система должна контролировать в распорядительных документах обязательность заполнения листа рассылки на этапе создания документа.
Если в РК документа значение полей «Инициатор» и «Исполнитель» (или их смысловых аналогов) различны, то после успешного прохождения этапа подписания документа Система должна автоматически добавить исполнителя в лист рассылки. Если исполнитель является подписантом, то задача на ознакомление для него не формируется.
Система должна позволять дополнять лист рассылки на любом этапе жизненного цикла документа сотрудникам, обладающим соответствующими правами.
Система должна позволять пользователю из листа рассылки при получении документа проставить отметку о получении (ознакомлении) документа.
В зависимости от заданных настроек Система должна запрещать/разрешать без простановки данной отметки пользователем, дальнейшие операции с данным документом для данного пользователя (выдача поручений и пр.).

Требования к работе с вложениями

Система должна предоставлять возможность вложения файлов в РК документа посредством загрузки с локального диска пользователя, потокового сканирования или на основании писем, поступивших на электронный адрес.
Система должна предоставлять возможность ограничения размера размещаемых файлов.
Система должна позволять добавлять вложение, используя метод Drag-and-Drop.
Система (в случае, если позволяют настройки безопасности браузера) должна предоставлять возможность присоединения скан-образа документа напрямую со сканера (без использования механизма потокового сканирования). Система должна предоставлять возможность открытия интерфейса работы со сканером (с выбором параметров сканирования) непосредственно из документа Системы, а после завершения сканирования полученный файл должен помещаться в качестве вложения в карточку документа.
Система должна предоставлять возможность настроить потоковый ввод документов, маркированных штрих-кодами, распознавания штрих-кодов и привязки скан-образов к соответствующим карточкам документов.
Система должна предоставлять возможность поддержки версионности вложений в РК документа, с возможностью добавления новых версий документов. При этом необходимо обеспечить разграничение прав доступа пользователей на операции, связанные с добавлением, изменением (замены) и удалением версий вложений.
Система должна предоставлять возможность внесения изменений во вложение в соответствии с правами доступа пользователя на документ.
Система должна предоставлять возможность удаления вложений пользователю, обладающему соответствующими правами, на любом этапе ЖЦ документа.
Система должна предоставлять возможность конвертирования вложений формата doc, docx, ppt, pptx, odt, odp, vsd в формат pdf.

Требования к управлению шаблонами

Система должна предоставлять возможность создания и хранения шаблонов типовых документов и резолюций/поручений, а также шаблоны различных печатных форм.
Система должна позволять использовать сформированные шаблоны для формирования типовых вложений в карточки документов, создания типовых резолюций/поручений, вывода на печать конвертов, листов согласования, листов подписания, листов ознакомления, резолюций/поручений, уведомлений, реестров.

Шаблоны нумераторов, документов должны быть описаны в Техническом задании на Систему.

Требования к поиску документов и поручений
1. В Системе должно быть реализовано средство индексирования и поиска документов и поручений, обеспечивающее механизмы атрибутивного и полнотекстового поиска.
2. Атрибутивный поиск должен позволять осуществление поисковых запросов на базе указания полного или неполного соответствия атрибутов карточки документа/поручения соответствующим атрибутам поискового запроса.
3. Поисковые запросы по атрибутам должны позволять включать требования прямого совпадения, численного соотношения (больше/меньше) для численных значений и дат, вхождения в интервал дат, неполного совпадения текстовых значений (поиск по левой/правой части, вхождению), а также логических комбинаций для различных условий.
4. Параметры для поиска (интерфейс задания входных параметров) должны варьироваться в зависимости от типа искомого документа/поручения.
5. Система должна предоставлять пользователю возможность сохранения условий поиска в виде персонального шаблона Пользователя и в дальнейшем использовать данные шаблоны при формировании новых условий поиска Пользователем.
6. Полнотекстовый поиск должен позволять подбирать документы/поручения на базе вхождения строки запроса в содержимое вложений распространенных офисных форматов (pdf, txt, rtf, doc, docx, odt, xls, xlsx, ods, ppt, pptx, odp).
7. При использовании полнотекстового поиска Система должна предоставлять пользователям следующие возможности:
  1. Полнотекстовый поиск по ключевым словам и фразам по поисковому индексу;
  2. Поиск с использованием морфологии русского и английского языка (в Системе должна быть предусмотрена возможность расширения базового функционала – дополнительной настройки морфологии других языков);
  3. Кеширование результатов поиска;
  4. Предоставление результатов поиска с учетом прав доступа;
  5. Приблизительный поиск (неточные совпадения).
8. Система должна обеспечивать возможность отбора документов/поручений, как с помощью атрибутивного поиска, так и с помощью полнотекстового поиска. У пользователя должна быть возможность выбора варианта поиска документов/поручений.
9. В случае если у пользователя нет прав на чтение документа/поручения, отвечающего заданным параметрам поиска, то документ/поручение не должен отображаться в результатах поискового запроса.
10. Система должна предоставлять пользователям, обладающим соответствующими правами, возможность вывода всех документов/поручений, отвечающих параметрам поиска, вне зависимости от прав доступа к искомым документам/поручениям. По документам, к которым пользователь не имеет доступа, должны отображаться основные сведения без возможности перехода к документу/поручению.
11. Дополнительной возможностью поиска документов в Системе должна являться возможность сканирования ручным сканером штрих-кода на бумажном документе и автоматическом поиске его в системе.
12. Система должна предоставлять возможность сортировки результатов поиска по любому столбцу. Система должна предоставлять возможность сортировки по убыванию и по возрастанию.
13. Система должна позволять выгрузку перечня найденных документов/поручений в отчетные формы в формате MS Office, в том числе в виде интерактивных ссылок с возможностью последующего перехода к документу/поручению.
Интеллектуальный поиск
1. В Системе должно предоставляться автоматизированное рабочее место для осуществления интеллектуального (семантико-синтаксического) поиска.
2. Интеллектуальный поиск информации, с учетом формы слов, их значений, смысловых связей между словами, общего смысла и контекста электронной копии документа должен предоставлять возможности:
  1. Выбора в поисковом запросе значений для многозначных слов;
  2. Поиска по смысловому значению слов, включая синонимы и подходящие по смыслу фразы;
  3. Поиска искомых слов в другом падеже, числе и любых других формах;
  4. Автоматического индексирования сущностей документов, для возможностей дополнительной фильтрации по ним результатов поиска;
  5. Нахождение релевантных запросу результатов, содержащих искомые слова в другом падеже, числе и любых других формах;
  6. Интеллектуального ранжирование результатов поиска с предоставлением наиболее релевантных результатов в первых строках поисковой выдачи в результате анализа значений слов, связей между словами и контекста.
Требования к уведомлению пользователей о событиях в системе
1. В Системе должна быть предусмотрена возможность уведомления пользователя о событиях Системы, имеющих непосредственное отношение к данному пользователю, с доставкой двумя способами: в Систему и в корпоративный почтовый ящик пользователя.
2. Дублирование уведомлений в почту должно настраиваться индивидуально для каждого пользователя.
3. В тексте уведомлений пользователей, отправляемых посредством электронной почты, должна быть возможность указания в тексте письма ссылки на документ или иной объект, по которому происходит информирование, с возможностью последующего перехода к нему посредством клиента СЭД.
4. Система должна позволять создавать и использовать шаблоны почтовых сообщений и предоставлять возможность настройки текста уведомлений, их дополнительных атрибутов.
5. Для отправки почтовых сообщений должна использоваться корпоративная система электронной почты.
Требования к созданию отчетов
1. Система должна предоставлять возможность формирования отчетов по информации, содержащейся в Системе.
2. Обязательным требованием к Системе является наличие редактора отчетов, доступного как разработчикам, так и прикладным администраторам Системы.
3. Редактор должен поддерживать следующие функции:
  1. Просмотр и управление перечнем отчетных форм системы в виде списка;
  2. Создание и редактирование отчетных форм, в том числе:
    1. Импорт шаблона отчетной формы;
    2. Настройка набора входных и выходных данных отчетной формы;
    3. Настройка набора фильтров отчетной формы.
4. Для каждого отчета в Системе должна быть возможность задания параметров формирования данного отчета.
5. Основным средством и форматом вывода отчета является MS Excel. В случае если Система содержит собственные средства отображения отчетов, должна быть предусмотрена универсальная функция экспорта в MS Excel. Также в рамках выполнения работ по созданию и внедрению ИС в ОГ должны быть реализованы специальные отчеты в других общеиспользуемых форматах: Word, HTML, PDF.
6. Система должна предоставлять возможность перехода к документам по ссылкам из отчета.
Работа с вложениями в документы, содержащие конфиденциальную информацию
1. Получение электронной копии
  1. Система должна обеспечивать возможность получения электронной копии конфиденциального документа только авторизированным пользователем в соответствии с его полномочиями и решениями обладателя информации.
  2. Каждый пользователь Системы должен получать версию электронной копии документа, модифицированную относительно оригинала уникальным образом. Модификация должна проявляться в визуальной форме документа и сохраняться при конвертации или бумажном копировании документа.
  3. Модификации должны подвергаться электронные копии документов в форматах jpeg, tiff, pdf (с защитой от редактирования).
  4. Каждая выдаваемая электронная копия должна быть модифицирована уникальным образом.
  5. Различия прикрепленного к карточке вложения и выданной модифицированной электронной копии могут быть выявлены только с помощью Системы.
  6. В общем виде процесс доступа к электронной копии документа должен выглядеть следующим образом:
    1. Пользователь аутентифицируется в Системе.
    2. Система проверяет наличие у пользователя полномочий для доступа к конфиденциальным документам.
    3. Пользователь находит через поисковую систему либо классификатор необходимый ему документ.
    4. Пользователь может просматривать структурированную часть документа, в частности:

Наименование документа
Номер и дату подписания документа
Автора документа
другие атрибуты документа в зависимости от настроенных политик безопасности

Система проверяет полномочия пользователя для доступа к содержимому выбранного документа.
При наличии полномочий пользователя Система в автоматическом режиме выполняет преобразования документа для пользователя:
1. Для электронных копий документов в растровых форматах выполняется несколько модификаций на основе аффинного преобразования, при этом должны выполняться следующие условия:
  1. Изменения не должны быть явно различимы лицом, получившим копию, при условии отсутствия возможности детального сравнения с оригиналом.
  2. Допускаются следующие изменения: изменения размеров полей, изменение междустрочных и межсимвольных интервалов, добавление специализированных дефектов (которые возможно принять за дефекты при сканировании или печати)
  3. Совокупность изменений должна иметь уникальный характер в разрезе документа и пользователя (т.е. одна электронная копия документа для одного пользователя должна иметь уникальный образ).
2. Для электронных копий документов в формате PDF применяются модификации с соблюдением следующих условий:
  1. Изменение межсимвольных и междустрочных интервалы;
  2. Изменение стиля шрифта (если исходный формат позволяет);
  3. Изменение размеров полей документов;
  4. Добавление скрытых символов (watermarks) в технологии PDF;
  5. Исключение возможностей в рамках формата PDF по копированию и печати документа;
  6. Модификации, применяемые для растровых форматов (см. выше);
  7. Совокупность модификаций в рамках одной электронной копии документа и одного пользователя должна носить уникальный характер.
Система после выполнения преобразования электронной копии документа должна регистрировать параметры преобразования для данной электронной копии документа и пользователя во внутреннем хранилище информации. Параметры преобразований так же регистрируются при любом повторном открытии документа тем же пользователем, а также при любых изменениях документа.
Каждой электронной копии документа должен присваиваться свои уникальный учетный номер в соответствующей последовательности.
Система автоматически регистрирует образ модифицированной электронной копии документа в хранилище документов.
Система автоматически открывает доступ на чтение модифицированного образа для пользователя, отправившего запрос на получение.
Пользователь получает модифицированный образ электронной копии документа из Системы.

Система должна предусматривать возможность идентификации с высокой степенью вероятности принадлежности модифицированного образа электронной копии документа конкретному пользователю.

Получение бумажной копии
1. Система должна обеспечивать уполномоченному пользователю получение печатных копий бумажных документов и последующую передачу их уполномоченным лицам.
2. При подготовке комплекта для печати, Система должна подготовить уникальные модификации электронных копий документов (см. пункт Error: Reference source not found Error: Reference source not found) и вывести их на печать.
3. При выводе на печать различных модификаций электронных копий документов, Система должна обеспечить возможность идентификации (сопоставления) бумажной и электронной копии документа (модификации) посредством печати перед документом регистрационного листа, идентифицирующего выданные копии.
4. Система должна предоставить возможность добавления соответствующих записей в Системе в процессе выдачи бумажных копий на руки.
5. В Системе должна быть возможность идентификации пользователей в соответствии с зарегистрированными за ними соответствующими бумажными копиями документов.
6. Процесс получения бумажной копии документа в общем виде должен выглядеть следующим образом:
  1. Пользователь аутентифицируется в Системе;
  2. Система определяет наличие у пользователя полномочий по подготовке печатных копий документа;
  3. Пользователь выбирает необходимый документ (через поиск или классификатор);
  4. Система проверяет полномочия пользователя для доступа к содержимому выбранного документа;
  5. Пользователь отправляет в систему запрос на подготовку нескольких копий вложений документа для выдачи их в виде бумажных копий. В параметрах запроса пользователь указывает получателей копий, при этом Система должна предоставить возможность выбора получателей из корпоративного справочника сотрудников или позволить ввести отдельную запись, например, для выдачи копии вложения документа представителю сторонней организации;
  6. Система подготавливает уникальные образы запрашиваемого вложения документа в нужном количестве. В процессе подготовки соблюдаются правила преобразования, описанные в п. 4.4.1.30.1 Получение электронной копии;
  7. Пользователь получает от Системы образы модифицированных электронных копий документов;
  8. Пользователь отправляет электронные копии документов на печать. Система должна позволять печать образа защищаемого документа на любой доступный принтер, эмулятор принтера, при этом Система должна фиксировать на каком устройстве распечатана электронная копия документа;
  9. Система при печати выводит специализированные листы рассылки, на которых указаны конкретные получатели бумажной версии.
Протоколирование обращений к конфиденциальным документам
1. Система должна автоматически фиксировать все факты обращения за конфиденциальными документами.
2. По факту обращении в Системе должны фиксироваться как минимум следующие атрибуты:

документ (идентификатор документа);
параметры модификации (идентификатор модификации);
пользователь;
получатель электронной копии документа (если запрашивалась электронная копия документа для передачи третьему лицу);
время и дата обращения.

Расследование фактов нарушения правил обращения с конфиденциальными документами
1. В рамках проведения проверочных мероприятий по факту нарушения правил обращения с конфиденциальными документами Система должна обеспечивать возможность выявления лица, нарушившего правила обращения с конфиденциальными документами, на основе электронных копий документов.
2. Сотрудник службы безопасности должен иметь возможность передать в Систему для анализа электронную копию документа (обнаруженную где-либо или полученную путем сканирования обнаруженной бумажной версии).
3. Сотрудник службы безопасности должен иметь возможность указать параметры (тип документа, название, фрагмент текста из документа и т.п.) для сужения области анализа.
4. Сотрудник службы безопасности должен иметь возможность указать временной интервал, в рамках которого, предположительно, было произведено получение копии исследуемого документа для сужения области анализа.
5. Система должна иметь возможность в автоматизированном виде произвести вероятностную оценку соответствия исследуемой электронной или бумажной копии модификациям, зафиксированным в Системе.
6. В общем виде процесс выявления лица, нарушившего правила обращения с конфиденциальными документами, должен выглядеть следующим образом:
  1. Сотрудник СБ аутентифицируется в Системе;
  2. Система проверяет наличие у сотрудника полномочий для проведения расследований;
  3. Сотрудник идентифицирует документ через поиск или классификатор на основании содержимого документа;
  4. Сотрудник загружает в Систему электронную копию исследуемого документа, полученную в электронном виде либо путем сканирования бумажного оригинала или копии исследуемого документа;
  5. Система на основании идентифицированного документа, загруженного образа и журнала доступа к документу выполняет автоматическое сравнение загруженного образа и выданных сотрудникам документов;
  6. По результатам сравнения Система выдает вероятностную оценку соответствия загруженного образа записям в журнале доступа к документу.
7. Система должна обеспечивать точность сравнения исследуемых образцов с копиями документов до точки при сохранении разрешающей способности изображений на том же уровне.
8. Система должна работать, в том числе с изображениями, полученными в результате нескольких циклов сканирования и распечатки (ксерокопирования). Система не должна быть критично чувствительна к дефектам изображения, появившимся в результате ксерокопирования или повреждения бумажной копии (сгибы, разрывы, отметки, загрязнения)
9. По результатам сравнения Система должна выдавать отчеты содержащие материалы и сведения, необходимые для процессуального обеспечения доказательств и разбора спорных ситуаций.

Требования к делегированию полномочий
1. В Системе должна быть возможность назначения пользователям исполняющего обязанности (ИО) для выполнения за сотрудника операций в Системе на время своего отсутствия. Делегирование полномочий для ИО назначается на определенный период.
2. В случае делегирования полномочий одного сотрудника другому, все действия с документами и поручениями должны быть доступны обоим сотрудникам.
3. В Системе при назначении делегирования должна быть обеспечена возможность делегирования всех функций сотрудника другому сотруднику.
4. Назначение ИО может производиться сотрудником самостоятельно, либо сотрудник, обладающий соответствующими правами, может назначить делегирование полномочий одного пользователя другому.
5. По истечении указанного периода делегирование должно автоматически отменяться.
6. Система должна предоставлять возможность изменения периода делегирования полномочий исполняющего обязанности только сотруднику, выполнившему назначение, либо сотруднику, обладающий соответствующими правами.
7. В Системе должна быть возможность назначения пользователям секретарей и заместителей, которые должны быть наделены правом выполнять действия в Системе за руководителя. Делегирование полномочий для секретарей и заместителей назначается без указания срока. У одного руководителя может быть несколько секретарей и заместителей, а один сотрудник может являться секретарем/заместителем нескольких руководителей.
8. В случае делегирования руководителем прав секретарям, у секретарей должна быть возможность выполнять следующие функции:
  1. Согласование документа, поступившего руководителю;
  2. Подписание документа, поступившего руководителю;
  3. Рассмотрение документа, поступившего руководителю;
  4. Переназначение задач другому секретарю руководителя.
  5. Внесение информации об исполнении документа/поручения руководителем.
9. В случае делегирования руководителем прав заместителям, у заместителей должна быть возможность выполнять следующие функции:
  1. Согласование документа, поступившего руководителю;
  2. Подписание документа, поступившего руководителю;
  3. Рассмотрение документа, поступившего руководителю;
  4. Исполнение документа, поступившего руководителю.
10. Делегирование секретарям и заместителям должно действовать постоянно вплоть до отмены полномочий.
11. В Системе должна быть возможность массовой передачи всех задач (поручений) и документов другому сотруднику (при увольнении).
Требования к работе со справочниками
1. Система должна позволять создавать, поддерживать в актуальном состоянии и использовать в документах произвольное количество справочников, включая следующие возможности:
  1. Поддержка как линейных, так и иерархических (вложенных) справочников;
  2. Поддержка различных структур полей справочника;
  3. Ведение истории версий элементов справочников;
  4. Импорт справочников из внешних источников;
  5. Экспорт значений справочников;
  6. Изменение содержимого справочников должно производиться через web-интерфейс Системы и не должно требовать никаких знаний программирования или администрирования.
2. Система должна обеспечивать возможность внесения предварительных записей пользователем (с последующей верификацией администратором).
3. Система должна обеспечивать наличие в интерфейсе справочников функций поиска/фильтра при выборе значений справочников в любом интерфейсе.
4. Система должна предоставлять механизм удобной работы при множественном выборе: отображение уже выбранных значений, возможность добавления/удаления отдельных позиций.
5. Система должна обеспечивать ввод и хранение новых словарей и словарных значений, а также удаление и редактирование существующих в системе значений
6. Первоначальное заполнение словарей должно происходить на этапе настройки Системы значениями, выявленными в ходе обследования документооборота Заказчика.
7. Система должна предоставлять техническую возможность по поиску и выявлению дублирующихся по наименованию записей справочников и средства для их массовой замены в карточках документов на необходимое значение.
8. Система должна дать возможность разграничить уровень прав пользователей к данным справочников, с предоставлением избирательных прав на создание/корректировку/удаление записей справочников, согласно настроенных ролей доступа или прочих требований по доступу к данным.
9. Система должна позволять разграничить доступ к справочникам согласно настроенных ролей в системе в рамках конкретной организации, а также ограничить доступ сотрудников организации к справочникам других организаций.
10. Необходимо дать возможность пользователям, обладающим соответствующими правами создавать общие / персонифицированные наборы записей справочников:
  1. Группы рассылки;
  2. Адресаты (служебные записки, исходящие письма);
  3. Группы согласующих;
  4. Группы исполнителей поручений.
Требования к ведению информации об ОГ
1. Система должна предоставлять возможность ведения справочника ОГ (дочерних и зависимых обществ группы), содержащего информацию обо всех ОГ, включая ОГ – участников СЭД Компании.
2. Система должна обеспечивать возможность автоматизированной синхронизации (актуализации) Справочника ОГ с аналогичным справочником КИС SAP РН.. По итогам синхронизации Система должна позволять сотруднику, обладающему соответствующими правами, проводить ручную корректировку Справочника ОГ.
Требования к работе с рабочим календарем
1. Система должна предоставлять возможность ведения рабочих календарей, а также использования календарных сведений в системе.
2. В Системе должны поддерживаться следующие функции:
  1. Ведение производственного календаря на уровне организации, включая перечень рабочих и выходных дней;
  2. Поддержка специальных календарей на уровне подразделения или сотрудника следующих типов:

ежемесячный;
еженедельный;
чередование рабочих и нерабочих периодов.

Поддержка индивидуальных графиков отсутствия сотрудников;
Просмотр сводной информации об отсутствии сотрудников в подразделении;
Индикация об отсутствии сотрудника в момент выбора сотрудника при работе с документами;
Автоматическое включение режима делегирования полномочий сотрудника при наступлении даты отсутствия, и автоматическое выключение режима делегирования полномочий при фиксации в системе факта возвращения сотрудника в офис.

Требования к управлению внешними адресатами
1. Система должна предоставлять возможность ведения Справочника внешних адресатов, содержащего информацию о сторонних организациях – участниках документооборота Компании.
2. Система должна обеспечивать возможность автоматизированной синхронизации (актуализации) Справочника внешних адресатов с аналогичным справочником внешней системы.
3. Система должна предоставлять возможность для каждого внешнего адресата хранить сведения об ее основных реквизитах, координатах.
4. В Системе необходимо наличие возможности проверки ИНН и КПП внешнего адресата на уникальность по всем внешним адресатам (филиалам внешних адресатов), хранящимся в Системе.
5. Система должна запрещать создание нового внешнего адресата в случае, если в Системе уже существует внешний адресат с указанными при создании записи ИНН и КПП.
6. Система должна разрешать создание нового филиала внешнего адресата с ИНН и КПП, под которым в Системе уже имеется внешний адресат.
7. Система должна обеспечивать создание списков рассылки из числа имеющихся в Системе внешних адресатов.
8. Для каждого списка рассылки в Системе должна быть возможность указания перечня пользователей, имеющих доступ на редактирование данного списка рассылки.
9. Система должна предоставлять возможность объединения дублирующихся записей по внешним адресатами их филиалам с сохранением ссылочной целостности данных.
10. Для сотрудника, обладающего соответствующими правами, должна существовать возможность контроля внесения изменений в списки внешних адресатов другими пользователями Системы.
Требования к ведению информации о структуре организации и сотрудниках
1. Система должна позволять вести организационно-штатную структуру предприятия.
2. Система должна выполнять следующие функции:
  1. Работа с перечнем сотрудников:
    1. Добавление нового сотрудника;
    2. Редактирование информации о сотруднике;
    3. Просмотр предыдущих версий карточки сотрудника;
    4. Удаление сотрудника.
  2. Работа с перечнем подразделений:
    1. Добавление нового подразделения;
    2. Редактирование информации о подразделении;
    3. Просмотр предыдущих версий карточки подразделения;
    4. Удаление подразделения.
  3. Ведение информации о рабочих группах:
    1. Добавление рабочей группы;
    2. Редактирование информации о рабочей группе;
    3. Просмотр предыдущих версий карточки рабочей группы;
    4. Удаление рабочей группы;
    5. Включение участника в рабочую группу;
    6. Просмотр рабочих групп, в которых участвует сотрудник.
  4. Работа с перечнем ролей:
    1. Добавление новой роли;
    2. Редактирование информации о роли;
    3. Удаление роли;
    4. Просмотр информации о роли.
  5. Работа с перечнем ролей пользователей:
    1. Просмотр роли пользователя;
    2. Редактирование ролей пользователя.
3. Система должна обеспечивать возможность автоматизированной синхронизации (актуализации) организационно-штатной структуры с аналогичным справочником КИС SAP РН.. По итогам синхронизации Система должна позволять сотруднику, с соответствующими правами, проводить ручную корректировку (заведение дополнительных атрибутов) организационно-штатной структуры для назначения участникам СЭД соответствующих ролей, групп и доступов.
4. Все объекты справочника должны поддерживать версионность и логирование изменений.
5. Должна быть возможность администрирования организационно-штатной структуры определенными группами лиц.
6. При заполнении полей карточек документов/поручений значениями из справочника сотрудников, выбранные сотрудники должны отображаться в карточке в порядке выбора.
Требования к архивированию документов
1. В Системе должен быть реализован функционал ведения архива документов:
  1. Категорирование документов;
  2. Ведение номенклатуры дел, создание передаточных описей;
  3. Возможность распечатывать или пересылать документы из архива;
  4. Учет срока хранения документов;
  5. Учет физического местоположения оригинала;
  6. Контроль выдачи и уничтожения документов.

1 2 3 4 5 6 7 8

Требования к созданию ответных документов

Требования к копированию ссылки на документ

Требования к предоставлению прав на чтение документа

Требования к запросу на выдачу прав на документ

Требования к подписке на документ, сотрудника, бизнес-процесс, рабочую группу

Требования к печати и электронному выводу документа

Требования к проставлению штампа

Требования к проставлению штрих-кода

Требования к предварительному рассмотрению документов, утверждению и подписанию проектов поручений

Требования к согласованию документа

Требования к служебному согласованию документа

Требования к электронному подписанию документа

Требования к утверждению документа

Требования к доработке документа

Требования к рассылке документа

Требования к работе с вложениями

Требования к управлению шаблонами

Требования к поиску документов и поручений

Интеллектуальный поиск

Требования к уведомлению пользователей о событиях в системе

Требования к созданию отчетов

Работа с вложениями в документы, содержащие конфиденциальную информацию

Получение электронной копии

Получение бумажной копии

Протоколирование обращений к конфиденциальным документам

Расследование фактов нарушения правил обращения с конфиденциальными документами

Требования к делегированию полномочий

Требования к работе со справочниками

Требования к ведению информации об ОГ

Требования к работе с рабочим календарем

Требования к управлению внешними адресатами

Требования к ведению информации о структуре организации и сотрудниках

Требования к архивированию документов