ДОУ конспект лекций. Тема 1. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности
 Скачать 455.18 Kb.
|
|
Тема №2. Общие нормы оформления документов. Размер бумаги, применяемый в делопроизводстве. Размер полей деловых документов Способы оформления дат в документах Оформление в документах написания чисел. 1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными1 . Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов находят применение следующие форматы: Формат Размеры, мм Применение A3 297x420 Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений А4 210x297 Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы А5 148x210 А6 105 х148 Разного рода справки Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата — А4 и А5. Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов. 2. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 20 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 20 — нижнее. На практике со ссылкой на технические причины (удобство подшивки, возможность нанесения пометок на левом поле и т. д.) в ряде случаев используется левое поле размером 30—35 мм. В целях экономного расходования бумаги такой размер рекомендуется использовать только для первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов при этом должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 ммЛевое поле, как было сказано, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм1. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое — не менее 30 мм, т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной. При подготовке многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные — четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине (см. рисунок). Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр.", буквы "с." и знаков тире (черточек). 3. Применяются два способа оформления дат — цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2005 года — 01.09.2005. ГОСТ Р 6.30-2003 допускает простановку даты в "обратной" последовательности: год, месяц, день, например: 2006.01.07. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом:01 сентября 2005 года или 01 сентября 2005 г. Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2005 год. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в Iквартале 2002 г.; вIII— IVкварталах 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., т. е. слова "год", "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999—2005 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг.; в период 1985 г. — 1995-е гг. (год и десятилетие). Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002учебном году, отчетный 2004/2005 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001-2005 гг. Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: / квартал 2005 г.; во втором полугодии 2005 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в 1 квартале (но не в 1-м квартале). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября. Для удобства поиска документов в больших архивах указание даты на стеллажах и папках приводится в такой последовательности: год, месяц, число. Например: 2005.09.01. Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Пример написания даты / сентября 2005 года выглядит следующим образом: 20050901(основной формат); 2005-09-01 (расширенный формат); 05-09-01 (сокращенный формат). 4. В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин. При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841. Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например: 1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18). Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, и т. д. Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов. Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа стоят в ряду с дву- и многозначными. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований. Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг и не рекомендуется: при массе до десяти кг Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется: офис укомплектован 3 персональными компьютерами. Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд: 10 млрд, 12 млн. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт • ч. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные, выражения в рублях и копейках следует писать: 105 руб. 55 коп. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 20 автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65 (число я). После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; 1/2 квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади; 1/2 часть квадрата. Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи. Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5...10 м; длиной 5—10м; длиной от 5 до 10 м. Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания: буквенную {сто пятый), буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й); цифровую — римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XI конгресс, XXIвек). Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть: однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й(пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой; двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф. Сложные слова с числительным и прилагательным "процентный" пишутся: 10 %-ный сбор. Контрольные вопросы Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов? Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р 6.30-2003? Как оформляется нумерация страниц на служебных документах? Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете? Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры. Тема №3. Классификация и структура организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительные документы и виды Состав реквизитов и схема их расположения Бланк документов Требования предъявляемые к бланочным документам 1. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях (см. п. 1.5), организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается вразработке и реализации решений, документируемых в ОРД — наиболее широко используемом виде документации. ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: "Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц" [3]. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям: создание организации, предприятия; реорганизация организации, предприятия; ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия; оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия. Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы): организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т. п.). ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (персоналу): заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. 2. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов: — Государственный герб Российской Федерации; — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); — код организации; — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); — код формы документа; — наименование организации; — справочные данные об организации; — наименование вида документа; — дата документа; — регистрационный номер документа; — ссылка на регистрационный номер и дату документа; — место составления или издания документа; — адресат; — гриф утверждения документа; — резолюция; — заголовок к тексту; — отметка о контроле; — текст документа; — отметка о наличии приложения; — подпись; — гриф согласования документа; — визы согласования документа; — оттиск печати; — отметка о заверении копии; — отметка об исполнителе; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; — отметка о поступлении документа в организацию; — идентификатор электронной копии документа. Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным. Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации. При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16). Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20). Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29). 3. Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности1. Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее (см. соответственно пп. 2.1, 2.2). Бланки документов изготавляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже (п. 3.6). Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 3.2), так и продольного (рис. 3.3) их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций — получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов). В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают: общий бланк— реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14; бланк письма — реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20; бланк конкретного вида документа (кроме письма) — реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3.4-3.9. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01, 02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); – флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под рек визиты 11,12,13 оставляют трафаретные места. Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков начистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01—07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 "Ссылка на регистрационный номер и дата документа" опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. 4. Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфической продукцией, подлежащей учету (примеры бланков см. на с. 64, 65, 69). Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органови учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты. При поступлении бланков: наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; — примечание (отметка об уничтожении и т. д.). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечаты ваемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются приказом руководителя организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации ционных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки. При этом каждая копия документа заверяется печатью организации. Контрольные вопросы Дайте определение понятия "организационно-распорядительный документ" и приведите классификацию этого вида документов. Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003? Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов? Вы можете изобразить их от руки? Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете? Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления? |