ДОУ конспект лекций. Тема 1. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности

• Название: Тема 1. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности
• Дата: 09.06.2022
• Размер: 455.18 Kb.
• Имя файла: ДОУ конспект лекций.docx
• Тип: Документы; #580243
• страница: 3 из 9

Тема №4. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

1. 
   Требования к оформлению реквизитов , размещаемых на поле углового и продольного штампов.
   
2. 
   требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
   
3. 
   Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа
   

1. 01 — Государственный герб Российской Федерации



Государственный герб Российской Федерации по­мещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размещенного на красном геральдическом щите, с тремя корона­ми над головами, держащего в лапах скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одно­цветном варианте как на геральдическом щите, так и без изоб­ражения щита.

Положением о Государственном гербе Российской Федера­ции предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих докумен-тов. В соответствии с положением воспроизведение Государственного герба Российской Федерации должны применять все органы власти, включая Президента РФ, Правительства РФ, Па­латы Федерального Собрания и т. д.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации.

02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Рос­сийской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображе­ния герба субъекта Российской Федерации определяется нор­мативными актами органов государственной власти респуб­лик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов.



Герб субъекта РФ — главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение. На рисунке приве­ден герб Москвы как субъекта Российской Феде­рации.
Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размещаются на бланках документов органов пред­ставительной и исполнительной власти муници­пальных образований в соответствии с порядком использования гербов, установленным норматив­ными актами соответствующих территориальных единиц.



На рисунке приведен герб города Каменск-Шахтинский Ростовской области.

03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема и товарный знак — символы, признаки, изобрази­тельные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресанте, помогающие потребите­лю отличить товар или услугу производителя (исполнителя).

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Го­сударственный герб Российской Федерации или герб субъекта Рос­сийской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле блан­ка над серединой наименования организации — автора доку­мента. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06), слева.

Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в со­ответствии с требованиями Закона РФ от 23 сентября 1992 г. "О товарных знаках обслуживания и наименования мест про­исхождения товаров".

04 — Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классифи­катору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов госу­дарственной власти и управления код проставляется по Обще­российскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит служит для ускорения передачи документирован­ной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Примеры нанесения кода по ОКПО приведены на образцах оформления бланков — см. рис. 3.5, 3.6.

05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документа­ми, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения кода ОГРН юридического лица приве­дены на образцах оформления бланков (рис. 3.6—3.8).

06 — Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причи­ны постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответ­ствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения реквизита показаны на образцах офор­мления бланков (рис. 3.5—3.8)

07 — Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа по ОКУД проставляется на бланках документов, входящих в состав какой-либо УСД. На бланке с угловым размещением постоянных реквизитов код располага­ется непосредственно после реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с продольным расположением постоянных реквизи­тов — правее наименования документа.

ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематиза­ции унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерства­ми и ведомствами, с целью сокращения количества применя­емых форм документов, исключения из обращения неунифи-цированных форм и дублирования информации.

Код унифицированной формы документа состоит из семи зна­ков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы Устава организации имеет обозначение 02112312, где 02 — класс форм документов (в данном случае УСОРД), 11 — подкласс форм. (документация по созданию организации), 231 — регистрацион­ный номер (Устав), 2 — контрольное число.

08 — Наименование организации

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организа­ция, ее структурное подразделение, а также отдельное должно­стное лицо, имеющее право подписи документов.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее уч­редительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации Наименования организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио­нальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъектов Рос­сийской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации (русском).

Аналогичным образом оформляются бланки для перепис­ки с иностранными корреспондентами: наименование органи­зации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды — на русском и иностранном языках. Сокращенное наименование организации приводят в тех случа­ях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.Наименование филиала, территориального отделения, пред­ставительства, структурного подразделения организации указы­вают в том случае, если оно является автором документа, и рас­полагают ниже наименования организации.

09 — Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; но­мера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номе­ра факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включа­емых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, ли­цензиях, адрес электронной почты и другие сведения. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установ­ленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондент­ский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиаль­ным оборотам (МФО).

09 — Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; но­мера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номе­ра факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включа­емых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, ли­цензиях, адрес электронной почты и другие сведения. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установ­ленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондент­ский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиаль­ным оборотам (МФО).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, на­пример: 5 января 2005 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.01.05.

Выше говорилось, что такой способ оформления дат нахо­дит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов.

12 — Регистрационный номер документа

Регистрационный номер — это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регист­рации документа.

Реквизит состоит из трафаретной части " № ", которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядково­го номера, который можно дополнять по усмотрению организа­ции индексом дела по номенклатуре дел, информацией о коррес­понденте, исполнителях и др.¹

Наличие на документе регистрационного номера свидетель­ствует о том, что он включен в информационный массив орга­низации и находится под ее контролем и ответственностью.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, про­токолов и т. п.) регистрационный номер — это обычный по­рядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) струк­турного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/90, где 1 — индекс структурного подразделе­ния, 26 — номер дела по номенклатуре дел, 90 — порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемо­го "инициативного" документа, т. е. случая, когда одна орга­низация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса — индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора зап­роса. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номе­ров документа каждой из этих организаций, проставляемых че­рез косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включа­ет регистрационный номер и дату документа, на который дает­ся ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, кото­рые являются ответами на запрос (письмо, докладная запис­ка, заключение и др.). Сведения в реквизит переносятся с по­ступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части. "На № от ", которая заполняется ре­гистрационным номером и датой поступившего документа.

По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представ­ляются руководителю для принятия решения.

14 — Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наимено­вание организации" и "Справочные данные об организации". Мес­то составления или издания указывают с учетом принятого ад­министративно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Данный реквизит содер­жит сведения о географи­ческом пункте, где зарегис­трирована организация, место ее нахождения.

2. 15 — Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структур­ные подразделения, должностные и физические лица. При адресо­вании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита "Адресат" пишется в зависимости от ад­ресата и вида документа. Должность получателя и его фами­лия указываются в том случае, если известно, кто именно за­нимается соответствующим вопросом.

Реквизит рекомендуется печатать, отступив от границы ле­вого поля на 32 знака и на 5—6 межстрочных интервалов от ли­нии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита "Адресат" размещаются с новой строки от одной вертикали ("флаговый метод").

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной организа­ции, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

В состав реквизита "Адресат " при необходимости может вхо­дить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Сло­во "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют спи­сок рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наимено­вание, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследова­тельский институт документоведе-ния и архивного дела

Милютинский пер., д. 7а Москва, Центр, 101000

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адре­сат " по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

"Можайские дали"

В. А. Бунееву

При адресовании документа физическому лицу указывают фа­милию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Приведенный пример соответствует правилам, утвержден­ным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, которым установлено, что адрес получателя письма пишется в такой последовательности:

• 
  наименование адресата (фамилия, имя, отчество для фи­зических лиц; наименование организации — для юриди­ческих лиц);
  
• 
  банковские реквизиты (для почтовых переводов, напр. юр. лицу или принимаемых от юр. лица;
  
• 
  название улицы, номер дома, номер квартиры;
  
• 
  название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
  
• 
  название района;
  
• 
  название республики, края, области, автономного окру­га (области), ;
  
• 
  название страны (для международных почтовых отправ­лений);
  
• 
  почтовый индекс.
  

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя. Адрес корреспондента на конвертах, бандеролях и т. д. пишется в правой нижней части оболочки почтового отправ­ления, а адрес отправителя — в левом верхнем углу.

При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу (в "копии") адрес оформляется по примеру:

УВД ЦАО г. Москвы Начальнику управления полковнику милиции СМ. Тюриной

Свиридову П. А.

ул. Портовая, д. 83, кв.

20,

г. Ростов-на-Дону,

344034

При адресовании внутренних документов указываются толь­ко название структурного подразделения или должность, ини­циалы и фамилия его руководителя.

При направлении документа органам государственной вла­сти и управления почтовый адрес допускается не указывать.

16 — Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа — реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уста­вы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т. д.

Перечень документов организации, подлежащих утвержде­нию, приводится в Табеле форм документов или в Положении о службе документационного обеспечения управления органи­зации (канцелярии, общем отделе и т. п.).

Гриф утверждения документа располагают в правом верх­нем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностны­ми лицами) или специально издаваемым документом. При утвер­ждении документа должностным лицом гриф утверждения доку­мента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АОЗТ "Болшевский текстиль"

Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2006

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" цент­рировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Болшевский текстиль" Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2006 При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, при­казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕР­ЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),наименования утверждающего документа в творительном паде­же, его даты, номера, напримерУТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 15.08.2006 № 14 или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.10.2006 №82

Утверждение документа изданием другого (распорядитель­ного) документа производится в том случае, если требуются до­полнительные разъяснения или проведение каких-либо мероп­риятий по внедрению утверждаемого документа.

Примеры размещения и оформления грифа утверждения в рамках готового документа см. на рис. 5.1 и 5.12.

17 — Резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (под­готовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должно­стным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание по­ручения, срок исполнение, подпись и дату, например:

А. В. Зайцевой П. С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой "Гермес" к 21.12.2006

Личная подпись В. С. Казначевский

05.11.2006

От правильного выбора исполнителя, конкретности и чет­кости текста резолюции зависят качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция в случае оформления ее на отдельном листе яв­ляется самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Ре­комендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя. Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.

18 — Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание докумен­та. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентироваться в его содержании без прочтения текста В целом заголовок экономит время при работе с докумен­том, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, по­иск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: "Об утверждении отчета и проведении выборов".

Заголовок располагается слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк длиной каждая до 28 знаков.

При угловом расположении постоянных реквизитов (угло­вом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизита­ми в рамках выделенного "уголками" места (см. рис. 5.11). Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится

19 — Отметка о контроле

Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполне­нием документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Отметка о контроле наносится в верхнем правом углу доку­мента. Такое расположение реквизита экономит время секре­таря, исполнителя и руководителя организации при работе с документами.

20 — Текст документа

Текст является основным реквизитом делового документа. Качество составления и оформления текста отражают уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Текст документа составляют на государственном языке Рос­сийской Федерации или на государственных языках субъектов Рос­сийской Федерации в соответствии с законодательством Россий­ской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связ­ного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "нахо­дились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, долж­ны быть согласованы с наименованиями признаков.

Г рафы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы табли­цы должны быть пронумерованы и на следующих страницах дол­жны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления докумен­та, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заклю­чительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании докумен­тов других организаций или ранее изданных документов, указы­вают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистра­ционный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, дей­ствующих на принципах единоначалия, а также документах, адре­сованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от тре­тьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественно­го числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности органи­заций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

• 
  — от первого лица множественного числа ("просим напра­вить", "направляем на рассмотрение") от первого лица единственного числа ("считаю необходи­мым", "прошу выделить");
  
• 
  от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "В НИИДАД считает возможным").
  

21 — Отметка о наличии приложения

Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под основным текстом (реквизит 20) и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, офор­мляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например;

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управ­ления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тек­сты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указы­вают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регист­рационного номера, например: Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.2006 № 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать про­писными буквами, а также центрировать это выражение, наи­менование документа, его дату и регистрационный номер отно­сительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу директора Института

15.06.2006 №319

Если к документу прилагают другой документ, также имею­щий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в докумен­те адреса, отметку о его наличии оформляют следующим обра­зом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановле­ния, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения), на первом его листе в правом верхнем углу, пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу ректора РГЭУ

от 15.06.2006 № 319

Допускается выражение "Приложение №" печатать пропис­ными буквами, а также центрировать это выражение, наиме­нование документа, его дату и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу директора РГЭУ

15.06.2006 №319

Приложения к документу печатаются на стандартных лис­тах бумаги и подписываются исполнителем или руководите­лем организации.

22 — Подпись

Реквизит "Подпись" располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3—4 межстрочных интер­вала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование долж­ности лица, подписавшего документ (полное, если документ офор­млен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, офор­мленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н. А. Федоров

или

Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров

Взаимное расположение реквизита "Подпись" и других рек­визитов продемонстрировано на примере письма (рис. 5.11).

Допускается в реквизите "Подпись " центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н. А. Федоров

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающих­ся в делах организации — автора документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть предоставлено: учредительными документами организа­ции (уставом, учредительным договором, положением об орга­низации); нормативными правовыми актами, определяющи­ми порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании пол­номочий; доверенностями на выполнение определенных дей­ствий от имени организации.

Документы информационно-аналитического характера (доклады, докладные записки, справки и т. п.), предоставляе мые на имя руководителя организации, подписываются ав­тором — составителем документа.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласова­нию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписыва­ются руководителем и главным бухгалтером организации.

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательнос­ти, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М. А Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных дол­жностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Личная Личная

подпись В. М. Степанов подпись А. П. Миронов

При подписании совместного документа первый лист оформ­ляют не на бланке.

На одном уровне располагают подписи в совместных рас­порядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих несколько подписей.

На практике оформление документов за несколькими подпи­
сями (в частности, договоров купли-продажи, на поставку про­
дукции, передачи имущества и др.) сопровождается рядом допол­
нительных сведений, по примеру:

Юридические адреса сторон

Продавец Покупатель

Фирма «Энергия» Торговый Дом «Модус»

ул. Б. Садовая, 10, ул. Советская, 40,

г. Ростов-на-Дону 344007 г. Ростов-на-Дону, 344020

р/с 40702810600000000015 р/с 40702810100000000654

АКБ «Сигма» АКБ «Бетта»

Директор фирмы «Энергия» Директор ТД «Модус»

Зем*1 В. А. Вольтов А^Дшо С. Ю. Ковенко

МП МП

В документах, составленных комиссией, указывают не долж­ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соста­ве комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н. В. Куликов

Члены комиссии Личная подпись К. М. Артемьев

Личная подпись С. П. Матвеев

Личная подпись В. А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязаннос­ти должностного лица с указанием его фактической должнос­ти и фамилии. При этом не следует допускать простановку предлога "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

В ряде случаев возможно использование факсимиле при под­писании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подоб­ные документы, за безусловным исключением документов фи­нансового характера. При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифро­вой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон¹.

23 — Гриф согласования документа

Согласование документа — это способ предварительного рас­смотрения и оценки проекта документа сторонней организаци­ей в лице ее должностного лица или коллегиального органа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВА­НО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшиф­ровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, на­пример: СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

23.04.2006

Зона для реквизита "Гриф согласования документа" разме­щается ниже реквизита "Подпись". Слово СОГЛАСОВАНО пе­чатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже — личная подпись с расшифровкой. Дата со­гласования указывается под личной подписью также от грани­цы левого поля.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2006 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании "Планета" от 21.06.2006 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их распола­гают на одном уровне — слева и справа. При большем количе­стве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования до­кумента с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подпи­сью, на месте реквизита "Отметка о наличии приложения", делается запись "Лист согласования прилагается". При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к ка­кому документу этот лист относится. Пример листа согласо­вания выглядит следующим образом

Положение

к договору о принципах сотрудничества

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

Генеральный директор

АО «РИК»

АОЗТ Торговый дом «Амур»

личная

личная

подпись К. Р. Романов

подпись В. Е. Афанасьев

14.06.2006

14.06.2006

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Президент Интер-Траст Лтд.

Председатель Правления

личная

банка «Прогресс»

подпись А. С. Линев

личная

17.06.2006

подпись Н. М. Титов
17.06.2006 —
Согласование документа может проводиться с подчиненны­ми и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и обще­ственными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Со­гласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).

24 — Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой, включающей под­пись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2006

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с со­держанием документа и выразило отношение к нему.

Виза ставится на документе непосредственно у границы ле­вого поля документа ниже грифа согласования. Визируется до­кумент исполнителем, ответственными должностными лица­ми, заместителем руководителя организации юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструк­циями). Отказ от визирования не допускается.

Место расположения визы согласования относительно дру­гих реквизитов см. на рис. 5.10.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следую­щим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органи­зации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны ко­пии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе со­гласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визиро­вание документа и его приложения.

Если при визировании в проект документа вносятся суще­ственные изменения, он после перепечатывания подлежит по­вторному визированию. Несущественные изменения редакци­онного характера повторного визирования документа не требуютНа документах, требующих особого удостоверения, подтвер­ждения их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документцах, предусмотренных специальными нормативными ак­тами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связан­ные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.





Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать — круглая с изображением в центре Герба Российской Федера­ции. Форма, размеры и другие элементы гербовых печатей должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Гербовая печать должна быть защищена от подделки приме­нением специального шрифта, некоторых графических элементов и пр. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печа­тях органов представительной и исполнительной власти субъек­тов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполни­тельной власти города, района в соответ­ствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоу­правления в Российской Федерации".

В коммерческих организациях использу­ется круглая печать, приравненная к гербо­вым для государственных организаций. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей организаций всех форм собственнос­ти. Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в ди­аметре на 5 мм. На печати любого юридического лица должны находиться в качестве обязательных следующие реквизиты: орга­низационно-правовая форма (например, ООО), местонахожде­ние, ОГРН, полное наименование.

Печати могут содержать наименование организации на лю­бом языке народов Российской Федерации и (или) иностран­ном языке, а также товарный знак организации, другие рек­визиты.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содер­жать фамилию, имя, отчество предпринимателя; местонахож­дение; словосочетание: "индивидуальный предприниматель"; ИНН; регистрационный номер и другие реквизиты, указанные в свидетельстве о государственной регистрации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами "МП" или даже изобра­жением круга с пометкой "ставить точно в круг". Оттиск пе­чати должен хорошо читаться.

Виды документов и порядок применения печатей и штам­пов устанавливаются в распорядительных документах органи­зации, регламентах, положениях о службах документационно-го обеспечения управления, инструкциях.

26 — Отметка о заверении копии

Заверение копии документа или выписки из него произ­водят в необходимых случаях для придания им юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, на­пример:

Иерно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М. В. Колосков

07.06.2006

Верность копии документа заверяется сотрудником организа­ции (секретарем, менеджером по персоналу). Отметка о завере­нии копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т. п

Если копия документа выдается на руки или пересылается в дру­гое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.



Допускается заверение копии документа печатью, определяе­мой по усмотрению организации.

Печать также ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, норма­тивные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).

27 — Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе необходима для оперативной свя­зи адресата с составителем документа, для выяснения возник­ших вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборот­ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, на­пример:

В. А. Петров 924 45 67

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45.

3. 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного ма­териала. Зона расположения отметки показана на рис. 3.2, 3.3.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии та­кого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором ис­полнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе29 — Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходи­мости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организа­цию проставлять в виде штампа.

Зона расположения отметки показана на рис. 3.2, 3.3. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей документ, дату по­ступления документа и его регистрационный номер (индекс). Пример оформления реквизита показан на рисунке (см. с. 97).

30 — Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование фай­ла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, ус­танавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомен­дуется указать полный путь к файлу — электронной копии до­кумента, включая имя файла и расширение.

Установление требований к присвоению имени файлу рег­ламентируется в методических материалах организации.

Контрольные вопросы

1. 
   Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?
   
2. 
   Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита "Наименование организации".
   
3. 
   Что может быть включено в состав справочных данных организа­ции?
   

4. 
   Что собой представляет регистрационный номер документа и ка­ков порядок его оформления?
   
5. 
   Каковы возможный состав реквизита "Адресат" и требования к его оформлению?
   
6. 
   Опишите варианты утверждения документа и требования к офор­млению соответствующего реквизита.
   
7. 
   Каковы назначение реквизита "Резолюция" и порядок его офор­мления?
   
8. 
   Как оформить реквизит "Заголовок к тексту"?
   
9. 
   Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве Рос­сии?
   

10. 
    Какие требования предъявляются к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения"?
    
11. 
    Что входит в состав реквизита "Подпись" и каков порядок его оформления?