тема 2. Тема Процессы и функции управления проектами. Управление рисками проекта
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Тема 2. Процессы и функции управления проектами. Управление рисками проекта Управление проектами Цели изучения темы: • изучение основных процессов и функций управления проектами и анализ проектных рисков Задачи темы: • исследовать процессы и функции управления проектами • описать структуру корпоративной системы управления проектами • проанализировать риски проекта В результате изучения данной темы Вы будете Знать: • процессные группы управления проектами • функции управления проектами • структуру корпоративной системы управления проектами • определение рисков проекта Уметь: • проводить классификацию рисков проектов • составлять план управления рисками • проводить идентификацию рисков • проводить мониторинг рисков проекта Учебные вопросы темы: Вопрос 1. Процессы и функции управления проектами Вопрос 2. Корпоративная система управления проектами (КСУП). Вопрос 3. Управление рисками проекта Вопрос 1. Процессы и функции управления проектами Понятие процессов в управлении проектами. Проект состоит из процессов. Процесс — это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы: • процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее); • процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения. В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт. Понятие инициации, планирования, выполнения, контроля и закрытия проекта Перейдем к рассмотрению групп процессов (Процессных групп). Каждая процессная группа может применяться как к какой-либо фазе жизненного цикла, так и проекту в целом. Эти процессы являются взаимозависимыми и могут образовывать логические цепи. Согласно стандарту ГОСТ Р ИСО 21500:2014 группы процессов не зависят от области применения или конкретной отрасли, так как в независимости от отраслевой специфики набор процессов управления проектами одинаков. Рисунок 2.1. Процессные группы управления проектами 1. Группа процессов инициации (Initiating process group) Группа процессов инициации используется для запуска фазы проекта или проекта в целом и направлена на определение цели этой фазы или проекта в целом, что дает руководителю проекта основание приступить к работе над проектом. Эта группа процессов отвечает на вопрос, что конкретно должно достигнуто, каковы цели проекта, ключевые показатели эффективности, кто является участниками проекта. Процессы, входящие в эту группу представлены на Рис. 2.2. Рис. 2.2. Группа процессов инициации (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) В рамках процессов инициации определяются цели и содержание и фиксируются стартовые финансовые ресурсы. Определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны проекта, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта. Выбирается менеджер проекта, если он еще не назначен. Эта информация закрепляется в Уставе проекта и в Реестре заинтересованных сторон проекта. После утверждения Устава проекта считается, что проект официально авторизован. 2. Группа процессов планирования (Planning process group) Процессы планирования используются для детального планирования. Эта детализация должна быть достаточной для установления базового плана, на основании которого измеряется и контролируется выполнение проекта. Указанная группа процессов отвечает на вопрос, каким образом будет реализовываться проект. В рамках этой группы процессов происходит дальнейшая детализация, определенных на стадии инициации, основных вех, определяется календарное расписание мероприятий, формируется план поставок, уточняется бюджет, производится оценка рисков, определяется план коммуникаций проекта. Процессы, входящие в эту группу представлены на Рис. 2.3 Рис. 2.3 Группа процессов планирования (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Как отмечается в стандарте, процессы указанной группы используются для более детального планирования. Степень детализации должна быть достаточной для установления базового плана, на основании которого измеряется и контролируется выполнение проекта в целом. Следует отметить, что исходной базой для процессов планирования проекта является Устав проекта, включающий в себя мастер – план. Основными задачами планирования являются: 1) обоснование целей и способов их достижения на основе выявления более детального комплекса предстоящих работ, показателей их объемов и конкретных итогов их выполнения; 2) выбор эффективных методов выполнения работ и определение необходимых для этого ресурсов всех видов; 3) определение временных характеристик комплекса работ, в том числе установление технологической и производственной последовательности выполнения работ и распределение их во времени; 4) подбор организаций-участников проекта, определение последовательности и контрольных сроков заключения контрактов и выполнения работ сторонними организациями, способов взаимодействия между организациями-участниками проекта; 5) определение условий закупок и поставок, оценка надежности контракторов, этапов и условий сдачи объектов заказчику и финансирования проекта; 6) выбор методов оперативного и стратегического контроля за ходом реализации проекта (для нужд оперативного управления); 7) назначение мероприятий по управлению отклонениями от плановых показателей. 3. Группа процессов исполнения (Implementing process group) Процессы исполнения применяются для выполнения работ по управлению проектам и обеспечивают достижение результатов, определенных в плане проекта. Указанная группа процессов осуществляется на основе группы процессов планирования и направлена, прежде всего, на координацию людей и ресурсов, а также выполнение операций проекта в соответствии с планом управления. Одним из весьма важных процессов этой группы является процесс управления взаимодействием со стейкхолдерами, однако в этой группе присутствуют и другие, не менее значимые, процессы. Например, обеспечение требования качества, воздействие на риски, управление закупками и поставками. Процессы, входящие в эту группу представлены на Рис. 2.4. Рис. 2.4. Группа процессов исполнения (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Так как проект представляет собой «живой» организм, то в процессе его реализации неизбежно возникают новые задачи, не предусмотренные ранее и требующие оперативного решения. Чаще всего такого рода проблемы и задачи возникают в следующих зонах: возникновение рисковых ситуаций, изменение качественных характеристик решаемых задач, взаимодействие между заинтересованными сторонами, взаимодействие с поставщиками. В связи с вышеизложенным процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненного цикла проекта. 4. Группа процессов контроля (Controlling process group) Процессы контроля требуются для мониторинга, анализа и регулирования хода и эффективности исполнения проекта в соответствии с планом. Следовательно, в случае необходимости могут быть предприняты предупреждающие и корректирующие действия и выполнены запросы на изменения в целях достижения целей проекта. Группа процессов контроля состоит из процессов, требуемых для мониторига, анализа и регулирования хода и эффективности выполнения проекта, выявления отклонений, при которых требуется внесение изменений в план и инициации соответствующих изменений. Основное назначение данной группы процессов в том, что исполнение проекта контролируется и измеряется регулярно и тщательно, чтобы выявить отклонения от плана управления проектом. Процессы, входящие в эту группу представлены на Рис. 2.5. Рис. 2.5. Группа процессов контроля (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Когда отклонения ставят под угрозу ход реализации проекта, возникает необходимость обращения к соответствующим процессам управления из группы процессов инициация, планирование и исполнение в соответствии с уточненной моделью цикла "инициация – планирование – исполнение – контроль - управление". В результате может возникнуть необходимость корректировки Устава, планов и других документов управления проектом. Например, если операция не завершена к намеченной дате, то может потребоваться изменение действующего плана обеспечения персоналом, введение сверхурочных работ, поиск компромиссных решений между выполнением целей проекта и его бюджетом. Необходимо различать понятия отклонение и изменение. Отклонения касаются отдельных параметров работ (сроки, стоимость, ресурсы и т.д.), при этом сам набор работ, в основном, не меняется, следовательно, не меняется и план их выполнения. В то же время, изменения зачастую связаны с назначением новых работ или отменой ранее назначенных. Как правило, необходимость в изменениях выявляется в ходе реализации проекта и это связано со многими факторами. Это могут быть: • - изменение некоторых технических решений продукта проекта; • - выявившиеся технологические трудности в реализации некоторых работ; • - необходимость выполнения дополнительных работ; • - дополнительные пожелания заказчика и т.п. Группа процессов контроля призвана не только осуществлять наблюдение за ходом реализации проекта и управлять производственными процессами, но также наблюдать и управлять всеми действиями по проекту. В многофазных проектах группа этих процессов также обеспечивает взаимосвязь между фазами проекта с целью применения корректирующих или предупреждающих действий. Главная задача процессов этой группы в том, чтобы проект не вышел за границы плана его реализации. 5. Группа процессов завершения (Closing process group) Процессы, реализуемые для формального завершения проекта в целом или его фазы и проведения анализа накопленных знаний с целью их применения в будущем. Завершение проекта может включать следующие процедуры: передача заказчику описания продуктов проекта, протоколов тестирования, отчетов по проведенным проверкам; заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет); заключительный отчет по проекту и проектная документация; список открытых вопросов, заключительных работ; разрешение всех спорных вопросов; документирование и анализ опыта выполнения данного проекта. Завершение проекта можно рассматривать с двух точек зрения: как административное и как внутреннее завершение. Процессы, входящие в эту группу представлены на Рис. 2.6. Рис. 2.6. Группа процессов завершения (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Группа процессов «завершения» или окончания проекта может включать, например: пуско-наладочные работы, закрытие контрактов, подготовку эксплуатационных кадров, сдачу объекта и ввод его в экс¬плуатацию, реализацию оставшихся ресурсов и т.п. Когда достигнуты конечные цели проекта, осуществляется его закрытие, подводятся итоги и расформировывается его команда. Функции управления проектами: управление интеграцией, управление предметной областью, управление временем, управление стоимостью, управление рисками, управление коммуникациями, управление человеческими ресурсами, управление качеством, управление контрактами и поставками. В рамках функционального подхода предметные группы можно рассматривать как зоны ответственности конкретных исполнителей или функциональные группы. Если проект крупный или организация является проектно-ориентированной и реализует множество проектов, то по каждой предметной группе на уровне проектного офиса компании может быть назначен ответственный. Такой подход хорошо описывается матричной моделью. Хотя проекты управляются по группам процессов, а не по предметным (функциональным) группам, наличие ответственных за предметные группы позволяет повысить компетентность принимаемых решений по каждому конкретному проекту. В случае появления отклонений в конкретном процессе «руководитель управления процессами» имеет возможность обратиться к ответственному за соответствующую предметную группу. Дадим краткую характеристику предметных групп. 1. Интеграция (Integration) Предметная группа интеграции включает в себя процессы, необходимые для идентификации, определения, комбинации, унификации, координации, контроля и завершения различных видов деятельности и процессов, связанных с проектом (Рис. 2.7.). Рис. 2.7. Группа процессов «Интеграция». (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Исходя из того, что управление проектом включает в себя из множество процессов, то, по аналогии, существует и множество процессов производства. Таким образом, общее количество процессов (в совокупности с процессами производства), как минимум, в несколько раз больше, чем представленные в стандарте процессы управления. Очевидно, что интеграция комплекса процессов должна осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, последовательно и постоянно. Однако, на практике, такая интеграция осуществляется лишь на фазе завершения проекта, в группе процессов завершения проекта. Пример: построено здание делового цента, поставлено оборудование, создана инженерная инфраструктура, но не успели оборудовать автостоянку и подъездные пути: произошло это в результате того, что некоторые производственные процессы ушли вперед, а какие-то отстают, а это задача группы процессов интеграции. Если бы это учитывалось на ранних стадиях реализации проекта, то подобных проблем не возникло бы. 2. Стейкхолдеры (Stakeholder) Специалисты утверждают, что успех проекта во многих случаях определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей и обязанностей в команде проекта, сколько созданием эффективной структуры связей различных, как внутренних, так и внешних участников проекта. В среде отечественных менеджеров проектов термин «стейкхолдер» (от английского stakeholder, буквально – «владелец доли») в официальной литературе переводится по-разному. Далеко не всегда содержание этого понятия соответствует буквальному переводу. Более точной является трактовка ГОСТ 51897-2002 – «причастная сторона». В стандарте ГОСТ Р ИСО 21500:2014 предметная группа стейкхолдеров включает в себя следующие процессы, необходимые для выявления и управления взаимодействием с заинтересованными сторонами (Рис. 2.8.). Рис. 2.8. Группа процессов «Стейкхолдеры» (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Как уже отмечалось, влияние стейкхолдеров на проект значительно ощутимее, чем на организацию, занимающуюся традиционной операционной деятельностью. Целью установления заинтересованных сторон (стейкхолдеров) является определение лиц, групп или организаций, заинтересованных в проекте или влияющих на проект, и документирование соответствующей информации относительно степени их заинтересованности и вовлеченности. Заинтересованные лица могут принимать активное участие в проекте, могут являться внутренними или внешними по отношению к проекту и могут обладать различной степенью влияния. Следует отметить, что список стейкхолдеров начинает формироваться еще при подготовке Устава проекта, так как в нем фиксируются потребности и ожидания заинтересованных лиц, а также характер их влияния на проект. Процесс определения заинтересованных сторон, собственно, является уточнением списка, который оформляется в виде реестра стейкхолдеров. 3. Содержание (Scope) Отсутствие правильного определения содержания проекта может привести к отсутствию правильных результатов в проекте, в противном случае появляется разница между ожиданиями Заказчика и пониманием целей и задач проекта его команды. Из определения следует, что под содержанием следует понимать, собственно, производство. Выше, в разделе, связанном с операционной деятельностью организации, были рассмотрены производственные процессы и операции. Таким образом, предметная группа содержания проекта включает в себя процессы, необходимые для идентификации и определения совокупности работ и их результатов, а также только требуемой работы и ее результатов (ГОСТ Р ИСО 21500) (Рис. 2.9.). Рис. 2.9. Группа процессов «Содержание» (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Подготовка подробного описания содержания проекта базируется на основных результатах, допущениях и ограничениях, задокументированных во время инициации проекта. Содержание проекта определяется во время планирования и описывается более подробно по мере поступления информации о проекте. При этом следует учитывать, что 80% процессов проекта являются производственными процессами, и только 20 % являются процессами управления проектом. Целью процесса определения содержания является разделение основных целей проекта на мелкие для того, чтобы: • повысить точность оценок по стоимости, времени, ресурсам; • определить критерии измерения промежуточных целей в процессе контроля; • создать четкое разделение ответственности. Определение содержания проекта составляется после разработки устава проекта и разработки предварительного описания работ, так как в нем отражаются все требования к разработке и эксплуатации создаваемого продукта. 4. Ресурсы (Resource) Как известно, любой вид производства требует обеспечения его ресурсами. Проект предполагает не только уникальный набор производственных процессов, но, в значительной степени, уникальный набор ресурсов. Предметная группа ресурсов включает в себя процессы, необходимые для выявления и приобретения необходимых для проекта ресурсов, таких как люди, помещения, оборудование, материалы, инфраструктура и инструменты (Рис2.10.). Рис. 2.10. Группа процессов «Ресурсы» ГОСТ Р ИСО 21500 Ресурсы, как правило, включают: людей, деньги, здания и сооружения, оборудование, сырье, материалы, инструменты и инфраструктуру. Используя доступную фактическую информацию из прошлого, процесс оценки необходимых ресурсов, применительно к людям, должен прогнозировать сводные показатели ожидаемой производительности, основанной на квалификации людей. Результаты должны быть зафиксированы с указанными единицами измерения в количественных или качественных показателях, а также сроками начала и окончания участия ресурсов в проекте. |