Теоретические аспекты управления информационными потоками. Теоретические аспекты управления информационными потоками Определение и виды информационных потоков
 Скачать 107.1 Kb.
|
Информационные потоки — это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия, учреждения), внутри которой они двигаются. Короче говоря, это процессы передачи информации для обеспечения взаимосвязи всех звеньев социальной системы []. Существует два вида информационных потоков: 1) горизонтальные (между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов); 2) вертикальные (между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным). В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим). Каждый вид информационных потоков имеет свои психологические особенности. Горизонтальные информационные потоки Чаще всего они имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами []. Нисходящие информационные потоки Они могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50% поступающей информации. Парадокс заключается в том, что информация, получаемая сверху, не утаивается и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры. Что такое коммуникативные барьеры и какими они бывают, мы поговорим чуть позже, а пока остановимся на заключении, что при нисходящих информационных потоках наблюдается эффект «испорченного телефона» []. К каким психологическим последствиям могут привести неорганизованные, неэффективно налаженные нисходящие информационные потоки? Вызвать у подчиненных устойчивое чувство «винтика»; их потребность в уважении, признании не будет удовлетворена. Породить слухи (ими всегда заполняется информационный вакуум). Вызвать чувство страха, неуверенности в завтрашнем дне. Привести к падению мотивации к работе. И, наоборот, полная, своевременная и точная информация, то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток, повышает производительность труда на 10-30%. Не следует пренебрегать таким резервом. А сейчас несколько слов о восходящих информационных потоках. Восходящие информационные потоки Они крайне редко бывают неформальными, это не нуждается в разъяснении. Искажение информации в таком потоке может достигать 90%! И, самое интересное, информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется! Если на предприятии, в фирме или учреждении не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия. Как же организовать восходящий информационный поток, как наладить приток идей снизу? Для этого существует несколько способов. Однако главное стратегическое направление состоит не в усилении интенсивности, а в установлении конфиденциальности. (Неформальная, конфиденциальная, информация меньше всего искажается) Итак, для улучшения восходящих потоков можно использовать: 1. Систему действий, обозначаемых термином «политика открытых дверей». Это — готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников. Девиз такой политики: «Двери моего кабинета всегда для вас открыты». Однако вы можете спросить, как это соотносится с ресурсом времени руководителя. Действительно, а вдруг подчиненные решат, что в кабинет шефа можно входить всегда, когда вздумается. Этого не следует бояться. Если ваши сотрудники заняты делом, они посещают кабинет руководителя гораздо реже, чем вы думаете. Кроме того, вы можете использовать некоторые приемы, позволяющие упорядочить такого рода контакты: Установите время встречи («Это очень интересная идея, но я сейчас занят. Заходите ко мне завтра в 14.00, потолкуем, хорошо?»). Используйте письменные формы изложения информации («Мне нравится эта идея. Изложите ее в форме служебной записки или в свободной форме, и тогда мы дадим делу ход. К какому сроку вы сможете это сделать? Отлично, я жду...»). Оценивайте и поощряйте конкретные деловые предложения (О'кей! В этом есть смысл, но что вы предлагаете конкретно?). 2. Систему действий, называемую «выведением управления за пределы кабинета». Эта система называется еще «видимым управлением», «управлением путем обхода рабочих мест», или (в шутку!) управлением путем хождения повсюду. Конечно, она имеет свои плюсы и минусы. Обход предприятия, учреждения — хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто. Важна не частота, а регулярность. Модифицированный способ «видимого управления» получил название «список личных событий сотрудников за 24 часа». Суть его состоит в том, что шеф использует какие-то события в личной жизни подчиненных (дни рождения, свадьбы и т. д.), чтобы проявить к ним внимание: сам поздравляет их. Вы тоже позвоните, поздравьте, пригласите поговорить. При использовании этих двух тактик эффективность восходящих информационных потоков возрастает до 40%, а это — хороший резерв не только для совершенствования стиля управления, но и для повышения качества работы предприятия в целом. Давайте в заключение обобщим сказанное. Для того чтобы сделать управленческое общение полноценным и эффективным и превратить его в фактор успешного управления, необходимо соблюдать два условия: организовать информационные потоки; на каждом управленческом «этаже» иметь достаточно времени для обработки поступающей информации и ее анализа. Заканчивая разговор об общении и управлении и их связи и об информационных потоках, остановлюсь еще на одном виде информационных потоков, который можно было бы назвать «внешним». Внешний информационный поток — это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. В том, что такой процесс происходит, не стоит сомневаться: ведь никакая социальная система не может существовать без обмена информацией с внешним миром []. И такие потоки тоже имеют специфические особенности. Во-первых, их почти невозможно контролировать. Вы не знаете, какая информация (важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая) уходит из вашей фирмы или организации. Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию. Единственный способ управления им — использовать такой поток для создания «образа предприятия», его имиджа в глазах общественного мнения. Постарайтесь сделать так, чтобы в средствах массовой информации регулярно появлялись материалы о вашей фирме, имеющие выгодный для вас характер. Если фирма крупная, организуйте отдел по связям с общественностью, или пресс-отдел. Если фирма небольшая, занимайтесь этим сами и не пренебрегайте возможностью информировать общество о том, что ваши дела идут прекрасно.
Современная научно-техническая революция вводит в обиход новое понятие – информационный век . На смену аграрному обществу, основанному на земле и труде, пришло индустриальное общество, основанное на капитале и труде. Капитализированный или высокотехнологический труд стал движущей силой эпохи индустриализации. В настоящее время на смену индустриальному обществу приходит информационное общество, основой которого являются информационные технологии. У. Дайвард отмечает трехстадийную модель формирования информационного общества: - становление экономических отраслей создания и распространения информационных технологий; - развивающееся применение информационных технологий остальными отраслями промышленности и государственного управления; - охват информационными технологиями потребительского рынка. В настоящее время формируется четвертая стадия модели информационного общества: - создание глобальной информационной сети обмена данными. Первый этап становления информационных технологий связано с деятельностью крупнейших корпораций, таких как IBM, DIGITAL, INTEL. Этот рынок молод, весьма динамичен и подвержен резким колебаниям в связи с внедрением новых информационных технологий. Так, к примеру, в восьмидесятые годы доминирующими агентами компьютерных систем были фирмы IBM и DIGITAL. Данный этап развития информационных технологий связан с крупными корпоративными структурами, которые были основными потребителями информационных услуг (второй этап). Однако уже к началу девяностых годов положение совершенно меняется. Создание персональных компьютеров для малого бизнеса, а в дальнейшем и домашнего пользования радикально изменило структуру рынка информационных технологий (третий этап). В группу лидеров вошли корпорации, производящие программное и аппаратное обеспечение для персональных компьютеров (INTEL и MICROSOFT). В то же время группу лидеров покинула корпорация DIGITAL, поглощенная другим лидером производства персональных компьютеров – корпорацией COMPAQ. Четвертый этап развития информационных технологий связан с созданием электронных сетей передачи данных, в частности глобальной коммуникационной сети INTERNET, в процессе становления, которого появляются новые лидеры – AOL, CISCO. Прогресс хозяйственной деятельности, связанный с внедрением информационных технологий, создает не только движение вперед, но и определенные проблемы, связанные с непредвиденными изменениями экономической, социальной и политической сторон жизни общества, в основе которых лежит разрушение существовавших ранее естественных границ международного взаимодействия, обмена информацией, товарами и услугами. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений []. Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения []. Информация - это единственный вид ресурсов, который не только не истощается, но и увеличивается, качественно совершенствуется и вместе с тем содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению, а в ряде случаев расширению и созданию новых. Информация также обладает свойством самоотражения и способностью экстракции знаний из среды для решения и реализации задач хозяйственной деятельности и управления. Информация является одним из видов ресурсов, необходимых как для процесса принятия решений, так и для определения стратегических, тактических и оперативных задач. Информационные ресурсы - это интегральное понятие, включающее в себя полную совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности в целом. С другой стороны, информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других информационных системах). На мировом рынке информации принято различать следующие основные сектора, которые также характерны и для России: сектор деловой информации; сектор информации для специалистов; сектор массовой, потребительской информации. Предприятию нужна информация из всех 3-х секторов, но успех его деятельности определяется прежде всего своевременным использованием деловой информации. Таким образом, современный информационный рынок по характеру данных можно разделить на несколько основных секторов (сегментов) []. Сектор деловой информации представлен такими видами и источниками, как: - биржевая и финансовая информация - информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации являются биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Главным фактором, обеспечивающим коммерческую ценность такой информации, являются ее полнота, точность и оперативность; - экономическая и статистическая информация - числовая экономическая, демографическая и социальная информация. Предоставляется органами управления экономикой и службами Статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т.п. Наряду с такими факторами, обеспечивающими коммерческую ценность информации, как полнота, точность и оперативность, особое значение имеет доступность (не засекреченность) ее потребителю; - коммерческая информация - адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, ценах и т.п.). Источники ее - государственные и целый ряд негосударственных организаций. Многие подборки коммерческой информации, предлагаемые на информационном рынке в качестве самостоятельных продуктов, являются вторичной переработкой информации, собираемой различными государственными органами (обычно отвечающими за регистрацию, лицензирование и/или проверку различных аспектов деятельности предприятий и организаций разных форм собственности). Главным фактором, определяющим товарную ценность информации, является полнота и точность (адекватность происходящим изменениям) данных; - информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм - информационных торговых посредников. В простейших случаях (например, при исследованиях рынка, не предполагающих в качестве неотъемлемой части немедленной купли-продажи) достаточно только информации о товарах и ценах. В большинстве же коммерчески значимых случаях потенциальных продавцов и покупателей интересуют еще и адресно-реквизитные данные контрагентов, без которых контакт межу ними и, следовательно, сделка просто не состоятся. Сегодня неотъемлемой частью услуг, связанных с предоставлением такой информации, становится возможность немедленного заключения сделки по результатам поиска/отбора данных. Качество этой сопутствующей услуги определяет успех в этом секторе информационного рынка; - политические, экономические, военные и т.п. новости, интересующие представителей различных социальных групп, в частности, предпринимателей. Главным фактором успеха здесь служит оперативность (завтрашние данные должны быть опубликованы вчера), точность (соответствие фактам, отсутствие искажений) и достоверность прогнозной составляющей (покупают лишь те прогнозы, которые сбываются). На рис. 1 проиллюстрированы три варианта обстоятельств, с которыми может столкнуться руководитель, оценивая затраты и выгоду от дополнительной информации []. По варианту «А» выгода от каждой дополнительной единицы информации равна затратам на ее получение. В той мере, в какой руководство готово платить за получение дополнительной информации, оно будет иметь дополнительную выгоду. Однако ограничения временных и интеллектуальных возможностей менеджера в плане усвоения и использования все большего количества информации должны, а конечном счете, сделать покупку дополнительной информации экономически нецелесообразной. По варианту «В» расходы на получение дополнительной информации перекрываются выгодами до определенной точки. За нею руководству не следует стремиться к получению дополнительной информации, поскольку даже при улучшении решения с ее помощью расходы превысят выгоду. По варианту «С» выгоды от получения дополнительной информации, очевидно, превосходят затраты на нее. В такой ситуации получение дополнительной информации явно желательно. Тем не менее, и в этом случае временные и интеллектуальные ограничения должны, в конечном счете, резко снизить пользу от приобретения информации.  Рис 1. 3ависимость между стоимостью дополнительной информации и выгодой от ее приобретения Таким образом, информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
Управление информационными потоками можно подразделить на внешнее и внутреннее. Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию. Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров. Сущность внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации. На наш взгляд, внешнее управление состоит в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание. Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов. Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения. Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности. Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений. Конкуренты предприятия находятся с ним в одном информационном поле, поэтому, чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность. Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта. Таким образом, систему взаимодействия предприятия с внешними информационными потоками можно представить схематически (рис 2.). Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом [].  Рис 2. Схема поступления внешней информации на предприятие Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не предполагают.
Актуальность данного исследование заключается в том, что при кажущемся изобилии программных продуктов на ИТ-рынке, у менеджеров промышленного предприятия отсутствуют модели, подходы и механизмы для выстраивания эффективной информационной системы предприятия в рамках сжатого ИТ- бюджета. Целью исследования явилось создание системы управления информационными потоками промышленного предприятия, позволяющей повысить эффективность управления информационными потоками. Объектом исследования является информационная система (ИС) «Поволжья» и механизмы и модели, лежащие в ее основе. Предметом исследования являются процессы управления информационными потоками предприятия. Анализ данной проблемы включал в себя несколько этапов. Во-первых, это анализ литературы и исторических оценок сложившейся проблемы. На втором этапе было проведено анкетирование. И на третьем этапе, были разработаны рекомендации по решению проблемы управления информационными потоками. Анкета состоит из 30 вопросов, разделенных на три блока:
В анкетирование принимало участие 30 респондентов, работники ГК «Поволжье», находящиеся на разных уровнях управления.
ГК «Поволжье»
 Как видно даже из этой упрощенной схемы, число информационных потоков заметно больше, чем путей перемещения товаров. На предприятии обработка и обмен информацией стали более мощным и эффективным средством ведения бизнеса, чем перемещение физических товаров. Стоимость компаний все в большей степени определяется не ее материальными активами (здания, оборудование), а такими нематериальными активами, как люди, идеи, технологии, а также стратегией объединения и использования главных информационных ресурсов компании. Значительная часть этих информационных потоков состоит из достаточно легко формализуемых и, следовательно, поддающихся автоматизации, процедур. А это открывает широкое поле возможностей для использования современных технологий передачи и обработки информации. Ядром такой автоматизированной структуры информационного обмена предприятия является корпоративная информационная система (КИС) или Enterprise Resources Management (ERP). Ее главной задачей является автоматизация управления потоками информации между отдельными подразделениями компании. Она позволяет как руководству предприятия, так и руководителям основных подразделений, получать полную оперативную информацию о состоянии производства, запасов сырья, материалов и комплектующих в отделе снабжения, наличии товаров на складе готовой продукции, финансовом состоянии предприятия и людских ресурсах, а также контролировать и управлять корпоративными ресурсами. Поскольку взаимоотношения с клиентами предприятия являются одним из важнейших условий успешного ведения бизнеса, в последнее время на первый план в В2В решениях выдвинулись решения для автоматизации взаимоотношений с клиентами (CRM - Customer Relationship Management). В их возможности обычно входят функции маркетинга (информация о продуктах и услугах компании, продвижение их на рынок, изучение спроса), продаж (согласование с клиентом спецификаций, сроков и условий поставки), а также, послепродажная поддержка. Другим важным звеном в поддержании связей с внешним миром для предприятия являются организация взаимоотношений с поставщиками (SRM - Supplier Relationship Management). Системы автоматизации этого направления технологий В2В обычно включают функции поиска поставщика, согласования спецификаций и условий закупки сырья, материалов и комплектующих. Как система CRM, так и SRM, могут также включать подсистему управления цепочками поставок (SCM - Supply Chain Management), позволяющую и продавцу, и покупателю иметь информацию о состоянии отгрузки.
информационными потоками Большая часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из этих источников он узнает много полезного, но этой информации далеко недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой организации. Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации. |