Моделирование бизнес-процессов. Курсовая работа Тихобаева 18уб3_03.06.2020. Теоретические основы моделирования бизнеспроцессов 6
 Скачать 4.04 Mb.
|
 СодержаниеВведение 4 Глава 1. Теоретические основы моделирования бизнес-процессов 6 1.1. Анализ основных понятий моделирования бизнес-процессов 6 1.2 Основные принципы моделирования бизнес-процессов 18 1.3 Выводы по первой главе 22 Глава 2. Практическое применение моделирования бизнес-процессов в Федеральной Налоговой Службе (ФНС) РФ 24 2.1 Определение основных бизнес-процессов налогового администрирования ФНС России 24 2.2 Цели моделирования бизнес-процессов ФНС России 27 2.3 Описание основных бизнес-процессов налогового администрирования 29 2.4 Выводы 38 Заключение 39 Список литературы 41 ВведениеПостоянное совершенствование технологий управления возносит требования к конкурентоспособности компаний и организаций на совершенно инновационный уровень, заставляя многие компании заниматься поисками современных релевантных решений с целью увеличить эффективность и результативность своей деятельности. Моделирование бизнес-процессов (БП) организации представляет собой одно из таких решений, что обуславливает актуальность темы данной работы. Моделирование является основной задачей в управлении бизнес-процессами. Каждая организация стремится осуществлять свою деятельность с максимальной эффективностью. Чтобы удостовериться, что организация работает так же хорошо, как она потенциально может, необходимо постоянно оценивать, улучшать и иногда пересматривать процессы ее деятельности. Для этого применяется моделирование бизнес-процессов. Правильная и корректная реализация модели бизнес-процесса может поспособствовать значительной экономии финансовых средств и ресурсов, сокращению затрат и существенной выгоде, улучшению качества продукции или предоставляемых услуг. Анализируя специальную литературу по теме данной курсовой работы, выявлено, что данная тематика широко освещается как в отечественной, так и мировой научных источниках, что свидетельствует о заинтересованности большого числа организаций и предприятий в применении моделирования БП, соответствующего современным требованиям ведения бизнеса. Проблема исследования моделирования БП состоит в том, что на данный момент существует множество различных методик, методологий, стандартов и методов управления БП, адаптированных под условия российского рынка, что затрудняет их анализ с целью выбора и применения в конкретной организации. Целью данной работы является изучение теоретических и практических основ применения моделирования бизнес-процессов. Задачи: изучить специальную литературу по поставленной теме; рассмотреть содержание основных понятий моделирования БП; изучить, как моделирование бизнес-процессов применяется на практике. В курсовой работе использованы такие методы исследования, как анализ литературы, а также научных источников по теме исследования, изучение и обобщение опыта. Теоретическая значимость работы. В ходе работы будут рассмотрены основные понятия бизнес-процессов, процессного подхода, моделирования, сравнены нотации и обозначены проблемы бизнес-моделирования. Практическая значимость работы. В ходе работы будет рассмотрен имеющийся опыт моделирования бизнес-процессов в организации. Будут рассмотрены цели такого бизнес-моделирования, понятия моделирования в самой организации, аспекты проведения, а также результаты, которых удалось добиться, применяя моделирование бизнес-процессов. Глава 1. Теоретические основы моделирования бизнес-процессов1.1. Анализ основных понятий моделирования бизнес-процессовСтремительно развивающиеся технологии в условиях высокой конкуренции вынуждают руководство компаний искать и разрабатывать способы повысить эффективность своей деятельности, отвечающие требованиям современности. Внедрения процессного подхода в организацию является одним из таких решений и способно привести к значительным улучшениям в сфере управления, анализа деятельности и конечного результата компании.[14] Бизнес-процесс—это один, несколько или множество вложенных процессов (внутренних шагов деятельности), которые заканчивается созданием продукта, необходимого клиенту. Таким образом, выходом или результатом выполнения бизнес-процесса всегда являются информация, услуги или товары, востребованные клиентом.[8] Данное определение будет использоваться в дальнейшем. У любого бизнес-процесса есть владелец, который управляет бизнес-процессом и несет за него ответственность. Далее, бизнес-процесс обладает поставщиком(внутренний\внешний) ресурсов для выполнения. И, наконец, конечный результат бизнес-процесса необходим заинтересованному лицу-потребителю(внутреннему\внешнему), для удовлетворения которого бизнес-процесс и происходит. В организации проводятся мероприятия, направленные на улучшение показателей ее эффективности. Одно из таких-оптимизация. Оптимизация бизнес-процессов — частичное совершенствование существующих бизнес-процессов организации, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и т. п. Она имеет регулярный характер проведения. Так же в организации имеет место реинжиниринг- фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами.[1] Реинжиниринг носит единоразовый характер. Бизнес-процесс можно формализовать и анализировать. Необходимость в этом обуславливается тем, что бизнес-процессы должны быть оцениваемыми и измеримыми для наиболее эффективного управления ими. С помощью оценки становится возможным выяснить, эффективно ли исполняется процесс, насколько эффективно, какие места слабые и что необходимо улучшить и оптимизировать. Сделать это можно с помощью специальным программ (например, 1С), что является максимально удобными и минимально затратным по времени. Оценить бизнес-процесс можно с помощью показателей: Результативности – достигнуты ты ли необходимые результаты. Эффективности – затрачивает ли процесс прописанное в регламенте количество ресурсов. Определенности – процесс определен, когда выполняется абсолютно по описанию в регламенте. Повторяемости – является ли результат одного и того же процесса одинаковым. Адаптируемости – может ли процесс подстроится под изменившиеся условия. Длительности – необходимое время на выполнение. Стоимости – все затраты на выполнение процесса единожды. Таким образом, бизнес-процесс—это набор действий, потребляющий ресурсы на входе и выдающий ценный для клиента продукт на выходе [13]. Организация может достичь значительных успехов в повышении эффективности своей деятельности, прибегнув к процессному подходу. Бизнес-процесс неразрывно связан с тремя лицами-владельцем, поставщиком и потребителем. Кроме того, необходимо постоянно улучшать бизнес-процессы, сделать это можно путем оптимизации и\или реинжиниринга. Для улучшения же необходимо знать, что именно следует изменить, для этого процесс нужно измерять и на основе полученных измерений делать анализ и определять слабые места для последующего улучшения, в чем и состоит задача моделирования. Самому понятию моделирования присущи следующие значения: процесс построения модели БП, используя методологию; исследование готовой модели. Моделью БП называется описание, которое отображает текущую или будущую деятельность компании. Существует графическая модель БП — это схема бизнес-процесса, показывающая каждую операцию, переходы между отдельными операциями. Аналогично, содержательной моделью БП является структура со свойствами элементов, связями. При описывании основных терминов бизнес-моделирования следует упомянуть следующие понятия: метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст; модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д. [3] Нотация – это набор знаков и правил, которые используются для графического описания или моделирования БП. Иными словами, нотация определяет, каким образом будут обозначены на схеме процессы, операции, события и т.д., а также правило их соединения между собой. Самые часто используемые нотации: семейство IDEF, eEPC и BPMN 2.0.[22] Моделирование бизнес-процессов служит методом, способным значительно повысить качество и эффективность деятельности компании. Реализуется этот метод через описание рабочего процесса с помощью присущих ему элементов, таких как владелец, документ, событие, материал. Описание логической взаимосвязи всей совокупности элементов в пределах компании является задачей моделирования бизнес-процесса. Однако, существуют и более сложные ситуации, требующие задействование внешней среды, то есть включения в процесс внешних элементов или систем. Большим преимуществом моделирования бизнес-процесса является возможность проведения анализа работы компании. Анализ становится возможным по причине того, что описанию подлежат все аспекты и уровни управления. Поскольку для большой компании характерны кросс-функциональные связи в значительно больших объемах, чем для малых, то и моделирование их процессов является более подробным и многогранным. Моделирование происходит при помощи различных программных средств, что позволяет облегчить управление и мониторинг моделей, а также снизить время, затраченное для анализирования.[4] Моделирование разделяют на виды в зависимости от проблем, которые требуется решить с его помощью. Отсутствие разделения приведет к излишней сложности модели с огромным числом элементов. Виды моделирования БП: • функциональное моделирование бизнес-процессов. БП описываются как взаимосвязанные функции. • объектное. БП моделируются как набор взаимодействующих объектов– работники компании, документы. • имитационное. БП описываются через примеры развития БП в разных условиях, происходит анализ в динамике. Уровень развития современных технологий делает доступным использование программного обеспечения с целью моделирования бизнес-процессов любого вида деятельности. В качестве основы таких программ используется алгоритм, практическая реализация которого приводит к успешному выполнению основных задач организации, стоящих перед менеджером по управлению бизнес-процессами. Моделирование как научный метод активно применяется во всех сферах человеческой жизни. Что касается сферы организационного менеджмента, моделирование бизнес-процессов позволяет рассмотреть, как работает организация в целом, ее слабые места. Преимущество бизнес-моделирования-возможность систематизации целей и задач организации, а также наблюдение за их последующей реализацией на практике. Моделирование позволяет: Сделать разработку бизнес-процессов доступной широкому кругу специалистов, а также универсальной для любой организации. Дать ответы на вопросы о текущем состоянии организации. Повысить конкурентоспособность организации за счет разработки эффективных решений Создать регламент, согласно которому работают все элементы модели Повысить уровень доступности и прозрачности внутренней информации Сделать внутреннюю информацию доступной и прозрачной как для руководства, так и для рядового специалиста.[9] Таким образом, моделирование процессов фирмы способствует оптимизации ее работы, созданию научной и практической базы для постановки планов и прогнозов, и рассмотрения и минимизации рисков еще до момента их наступления. Моделирование осуществляется посредством использования различных инструментов, которые рассматриваются далее. Моделирование бизнес-процессов осуществляется на базе процессного подхода в управлении. Процессный подход– это одна из концепций управления. Она была окончательно сформирована в восьмидесятых годах предыдущего столетия. Согласно концепции, вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Сущностью процессного подхода к управлению является поддержание жизнедеятельности бизнес-процессов каждым работником, участвующим в них. Для каждого работника формируются задачи, способы оценки успешности и область ответственности, которые приобретают смысл в привязке к конкретной задаче или процессу. Горизонтальная связь между работниками одного уровня гораздо сильнее ослабевающей вертикальной связи между работником и начальником. Помимо ответственности за свои собственные задачи, работник так же ответственен и за весь бизнес-процесс. Это способствует росту чувства ответственности перед другими участниками бизнес-процесса. При этом для работника абсолютно неважными остаются результаты и задачи других структурных единиц [2]. Таким образом, работнику, вовлеченному в бизнес-процесс, полностью известны его функции и сфера ответственности, они понятны для него. Так же прямая причастность к результату развивает чувство ответственности перед коллегами [16]. Для того, чтобы построить систему управления, ориентированную на процессы, следует наиболее тщательно проработать механизмы взаимодействия внутри процесса, но учитывать необходимо как работников самой компании, так и представителей внешней среды-клиентов, поставщиков. Процессный подход учитывает такие аспекты ведения бизнеса, как ориентированность на готовый продукт, а также мотивация каждого работника в улучшении качества конечной продукции. В результате у работника растет заинтересованность успешно выполнять свою работу. Данный подход не берет в расчет закрепления задач за каждым отделом. Все работники организации, в том числе и руководители видят организацию как совокупность бизнес-процессов, нацеленная на успешный конечный результат. Бизнес-процессы взаимосвязаны и взаимодействуют, выполняются все задачи в каждом отделе организации. Процессный подход дает четкие инструкции и технологии для выполнения задач, тем самым давая ответ на вопрос, как необходимо это сделать. Таким образом, процессный подход делает упор на взаимосвязях процессов, в конечном продукте заинтересованными лицами являются не только клиенты с потребностью в этом продукте, но и сами работники-производители данного продукта. Вся организация целиков состоит из множества бизнес-процессов, которые включают в себя все необходимые для выполнения задачи. Кроме того, деятельность регламентирована и прописана, для выполнения задачи каждому предоставлены инструкции. На основе этого можно выделить следующие принципы процессного подхода: Выполнение бизнес-процессов строго регламентировано. Регламент бизнес-процесса-нормативно-методический документ, описывающий последовательность операций бизнес-процесса и порядок взаимодействия исполнителей этих операций [23]. Каждый процесс направлен на удовлетворение потребностей клиентов. Для любого бизнес-процесса определены два лица-клиент и владелец. Клиент заинтересован в результате процесса, который представляет для него определенную ценность. Помимо этого, у бизнес-процесса всегда есть владелец-должностное лицо, обладающее необходимыми ресурсами, управляющее ходом бизнес-процесса, несущее ответственность за его результаты. Организационный процесс должен быть измеримым для дальнейшей оценки его эффективности, поэтому каждый бизнес-процесс должен характеризоваться ключевыми показателями, которые можно измерить, сравнить, проанализировать. Бизнес-процессы необходимо постоянно улучшать. Стремительное развитие технологий требует непрерывного совершенствования, выявления ошибок и их последующего устранения. Преимуществом процессно-ориентированного управления является способность изменять деятельность компании на операционном, меж-функциональном и меж-организационном уровнях. В результате такой деятельности организация становится более управляемой, уменьшается влияние человеческого фактора, а также себестоимость продукта. Таким образом, применив процессный подход, организация становится процессно-ориентированной, где каждый работник вносит вклад в непрерывный процесс деятельности, нацеленной на конечный результат.[10] Существует множество методов моделирования БП. В зависимости от требований к моделированию, те или иные методы позволяют использовать графические или текстовые средства, отображающие базовые элементы процесса, указывающие на связи между процессами. Основные методы: IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). Основой данных методов является методология SADT, содержащая графические схемы, составляемые по определённым правилам, и которые позволяют быстро углубиться в суть процесса. DFD — применяется при проектировании информационных систем. Данный метод показывает порядок передачи данных между операциями и их взаимодействия. DFD позволяет декомпозировать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма отобразит потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д. Flow Chart Diagram предполагает использование специальных символов, с помощью которых обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод является гибким, существуют различные варианты отображения процесса. сети Петри — Модель отражена в виде графа. При помощи этого метода возможно моделирование процессных изменений в динамике. Инструменты бизнес-моделирования пребывают в процессе постоянного усовершенствования. Первоначально такие инструменты позволяли описывать только бизнес-функции организации и потоки данных, которые были задействованы в исполнения этих бизнес-функций. При таком раскладе существовала проблема принадлежности бизнес-функций различным видам работ, так как одна и та же функция могла быть задействована в нескольких операциях, что создавало путаницу. Также слабым местом такого описания являлась невозможность выявления и определения иерархии бизнес-процессов. Сами же описания были представлены в виде простого набора иллюстраций и были малопригодны для применения на практике.[12] Позднее стали появляться средства, делающих возможным описание функционирования компании не только со стороны описания бизнес-функций, но и с других всевозможных сторон. Так, стало возможным создавать отдельные модели, которые демонстрируют организационную структуру организации, потоки данных, алгоритм исполнения бизнес-функций, составляющих единый бизнес-процесс, при этом возможно использовать символы логики и др. Поскольку требования к инструментам моделирования постоянно возрастают, данное явление приводит к появлению огромного числа диаграмм для описания различных аспектов деятельности компании, что значительно усложняет описание процесса. Следующий значимый шаг в истории развития средств бизнес-моделирования- переход к использованию единого репозитория— места, хранения и поддержания различных данных и объектов, которые также стало возможным использовать повторно при построении всевозможных диаграмм. При моделировании БП применяются различные методы. Приведем сравнительную характеристику методик моделирования БП в табл.1. Таблица 1 -Сравнительная характеристика инструментов моделирования бизнес-процессов
[7] Таким образом существуют различные инструменты для моделирования бизнес-процессов. Организация вправе выбрать наиболее подходящий инструмент и использовать его для повышения эффективности своей деятельности, в зависимости от требований. Любой процесс моделирования проходит через определенные шаги, которые рассматриваются далее. |