Анализ цифровых решений при оптимизации и автомтаизации процессов. Курсовая работа_Тихобаева_25-05-2021. Теоретические основы оптимизации и автоматизации 6 Основные понятия и этапы оптимизации 6

• Название: Теоретические основы оптимизации и автоматизации 6 Основные понятия и этапы оптимизации 6
• Анкор: Анализ цифровых решений при оптимизации и автомтаизации процессов
• Дата: 02.12.2022
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Курсовая работа_Тихобаева_25-05-2021.docx
• Тип: Документы; #824541
• страница: 2 из 3

Глава 1. Теоретические основы оптимизации и автоматизации

1. Основные понятия и этапы оптимизации

Оптимизация представляет собой усовершенствование существующих процессов в компании, тем самым способствуя достижению ряда преимуществ:

• 
  повышение качества готового продукта, приводящее к росту удовлетворенности клиентов;
  
• 
  сокращение временных затрат на выполнение процесса;
  
• 
  уменьшение себестоимости произведенного продукта;
  
• 
  повышение контроля за деятельностью организации;
  
• 
  открытость и прозрачность протекания процессов и ресурсов. [10]
  

Для пересмотра процессов с целью их усовершенствования необходимы значительные трудовые, временные и финансовые ресурсы, однако для любой компании наступает этап, когда оптимизация деятельности становится необходимой, о чем говорят следующие признаки [9]:

• 
  на выполнение процесса затрачиваются значительные временные ресурсы в силу того, что критерии выполнения процесса (владельцы, входы и выходы, сроки и т.д.) не регламентированы и не зафиксированы в специальных документах;
  
• 
  принятие решений и их выполнение требует много времени, что возникает из-за несогласованности участников процесса, отсутствия ясно обозначенных этапов и сроков, отведённых на конкретное задание;
  
• 
  ответственность не распределена между участниками процесса, не указаны их границы;
  
• 
  рост или снижение числа работников не способствует благоприятному протеканию процесса и повышению качества готового продукта;
  
• 
  не соблюдается контроль за выполнением процесса;
  
• 
  готовый продукт не надлежащего качества, потребитель не удовлетворен;
  
• 
  из-за слабых связей меду отделами нарушается нормальное протекание процесса. [20]
  

Согласно концепции монографии Хаммера и Чампи [31] - «Реинжиниринг бизнес-процессов», выделяются следующие подходы к оптимизации процессов:

• 
  Инжиниринг предполагает исследование существующих процессов организации, а также разработку новых вариантов для повышения эффективности деятельности и снижения затрат. Метод подразумевает диагностику слабых мест при использовании текущей методологии, а также на перепроектировку процессов. [23]
  
• 
  Реинжиниринг. Данный метод подразумевает то, что существующие процессы не анализируются и не улучшаются постепенно. Вместо этого организация и процессы, которые имеют решающее значение для успеха, фундаментально перестраиваются так, чтобы поддерживать реализацию стратегии. Этот подход основан на принципе «сверху вниз» и часто подвергается критике за то, что он ограничен во времени и ресурсах. [16]
  
• 
  Continuous Process Improvement (СPI). Непрерывное совершенствование предназначено для повышения эффективности и качества процессов. Основное внимание уделяется множеству небольших улучшений на рабочем месте, которые разрабатываются и внедряются самими сотрудниками в команде.
  
• 
  Total Quality Management (TQM) - это целостная корпоративная концепция, направленная на постоянное улучшение качества во всех сферах бизнеса. Цель состоит в том, чтобы достичь максимально возможного удовлетворения клиентов за счет оптимизации процессов и повышения квалификации сотрудников и, таким образом, обеспечить лидерство на рынке. [4]
  

Для проведения оптимизации требуется ряд подготовительных мероприятий. В первую очередь определяется, кто станет руководителем проектной группы по оптимизации процессов. [2] Поскольку успех проекта находится в прямой зависимости относительно руководителя, ему необходимо обладать подходящими качествами, необходимыми ресурсами, а также соответствующим статусом. [14]

Состав проектной группы также важен. Наиболее благоприятна ситуация, когда участниками группы являются как внутренние сотрудники, чье внимание направляется на улучшение текущих процессов, так и приглашенные специалисты-профессионалы, обучающие и подсказывающие, как провести оптимизацию эффективней. [25]

Инструменты оптимизации представлены в таблице:

Таблица 1

Таблица 1 - Инструменты оптимизации

Инструмент:	Как применить:
Исключение	Исключить лишние траты, помехи, повторения, сократить путь
Изменение	Ввести новые алгоритмы выполнения, совершенствовать применяемые технологий
Добавление	Добавить необходимые действия
Ускорение	Применять новейшие технологии, в т.ч. автоматизировать
Стандартизация	Следовать мировым стандартам процессов
Взаимодействие	Налаживать систему связи между всеми сотрудниками

Источник: составлено автором.
После определения проектной группы и инструментов оптимизации, можно переходить к следующим шагам. [29]

Первый шаг – определить цель мероприятий. Увеличение прибыли является одной из ключевых целей оптимизации. [3] Поэтому требуется грамотно и корректно поставить цели, способные привести к росту прибыли в дальнейшем и не сосредотачиваться на мелких и не несущих существенной важности задачах. [17]

Второй шаг - определение ролей в процессе. Для ролевой идентификации субъектов процесса необходимо точное разграничение полномочий, и поможет в этом матрица или модель RACI, расшифровка которой представлена на рисунке 1.



Рисунок 1. ­­– Компоненты модели RACI [34]
Третий шаг - дробление процесса. Многие организацию допускают ошибку, заключающуюся в том, что одному работнику поручено выполнение сложного процесса. [26] Скорость функционирования процессов, а также снижение трудовых затрат при должном сохранении качества являются примером оптимального и правильного распределение обязанностей. [21]

Четвертый шаг - внесение изменений в процессы. Когда процедура смоделирована, ее необходимо внедрять. Все перемены заносятся в документы компании внутреннего пользования. Таковыми являются должностные инструкции, график документооборота, нормативные акты, после чего становятся обязательными для исполнения. [24]

Несмотря на то, что оптимизация предусматривает улучшения в деятельности, при неправильном ее проведении возникают ошибки, отрицательно сказывающиеся на дальнейших результатах. [6] В таблице 2 приведены пять классических, наиболее часто встречающихся ошибок:
Таблица 2 - Самые распространенные ошибки при оптимизации

Ошибка	Пояснение	Как избежать
Глобальные изменения	При внедрении новых процедур ликвидируются старые, в то время как новые еще не достигли максимальной эффективности.	Распределить процессы на эффективные и не эффективные, подумать над оптимизацией эффективных и пересмотром/ликвидацией неэффективных.
Оптимизация для оптимизации	Без понимания конечной цели оптимизации, она становится добавленной нагрузкой для работников.	Грамотно поставить цель, например – используя SMART и SMARTER.
Стремление к идеалу	Существует риск того, что после только что проведенной оптимизации процессы могут стать нерелевантными по причине быстрого развития технологий и изменчивости рынка.	В первую очередь провести оптимизацию процессов, приносящих основную прибыль быстро.
Оторванность от реальности	Ошибочно проводить оптимизацию без учета текущего состояния системы.	Ликвидировать процессы, не приносящие пользы. Эффективные же процессы совершенствовать.
Человеческий фактор	Нежелание и непонимание сотрудниками оптимизации приводит к ее неэффективности.	Донести до понимания персонала важность и необходимость изменений процессов.

Источник: составлено автором.
После успешного выявления слабых мест можно переходить к их минимизации и устранению. Одним из способов, позволяющих полностью или частично устранить человеческий фактор, разгрузить работников от выполнения рутинных повторяющихся операций, а также ускорить процесс их выполнения, является автоматизация, речь о которой идет далее. [7]

2. Изучение сущности автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это стратегия оптимизации и рационализации процессов, важных для бизнес-операций. Функции для выполнения этих процессов автоматизированы с использованием новейших технологий. [28] Идея BPA состоит в том, чтобы предоставить компании максимально возможную выгоду за счет оптимального использования всех доступных ресурсов и минимизации операционных расходов. Это позволяет компании получать более высокую прибыль и достигать уровня стабильности, которого было бы трудно достичь без использования автоматизации. [4]

Этапы проведения автоматизации отражены на рисунке 2. Оптимизация выступает одним из этапов автоматизации. Таким образом, для успешной автоматизации процессы необходимо предварительно оптимизировать. Это подчеркивает их зависимость друг от друга. [19]



Рисунок 2. – Этапы автоматизации [35]
Автоматизация бизнес-процессов можно внедрить в любую часть деятельности организации: будь то производство или маркетинг. В таблице 3 представлены примеры сфер, в которых можно автоматизировать процессы, а также примеры программ, которые можно использовать при автоматизации. Заметно, что программа 1С и SAP повторяются несколько раз, что свидетельствует об их универсальности. [15]

Таблица 3 - Примеры применения программ в различных сферах деятельности

Сфера	Программы для оптимизации и автоматизации
Управление	1С
Маркетинг и продажи	Мегаплан, Битрикс, EFSOL
Производство	Крафт, УСУ
Качество	Администратор показателей, ФИНЭКС, Магистр
Персонал	1С, SAP, Фараон, Босс-кадровик
Финансы	1С, SAP, Фингранд, АудитЭксперт

Источник: составлено автором.
Организации прибегают к автоматизации, чтобы минимизировать и ликвидировать неэффективные процессы, включающие в себя нужные, но повторяющиеся много раз рутинные операции или устаревшие программы и оборудование. [5] При этом автоматизация не преследует цель уволить текущих сотрудников и поместить на из места роботов, но снять с них ненужную нагрузку, научить работать сообща – как друг с другом, так и с роботом. [13]

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это подход к автоматизации процессов, при котором повторяющиеся, ручные, трудоемкие или подверженные ошибкам действия изучаются и выполняются автоматически так называемыми программными роботами (ботами). [19]

Другим способом повышения эффективности работы организации и разгрузки сотрудников является внедрение системы искусственного интеллекта (ИИ). Искусственный интеллект — это попытка передать компьютеру обучение и мышление человека и, таким образом, придать ему интеллект. Вместо того, чтобы быть запрограммированным для каждой цели, ИИ может самостоятельно находить ответы и самостоятельно решать проблемы. Система ИИ обладает следующими функциональными возможностями:

• 
  ведение естественного диалога в текстовых (сайты, мессенджеры, мобильные приложения и т.п.) и голосовых (открытый вопрос в IVR) каналах обслуживания: выявление темы обращения, уточнение информации, поддержка контекста диалога, обработка пользовательского ввода;
  
• 
  ведение сценариев обслуживания в едином интерфейсе, возможность формирования ответов и порядка обработки обращения в зависимости от канала поступления вопроса;
  
• 
  встроенные инструменты тестирования сценария;
  
• 
  встроенные инструменты разработки сценариев обслуживания любой сложности: от простого вопрос-ответ до сложных ветвлений диалога в зависимости от данных, получаемых из интегрированных систем;
  
• 
  возможность использования JavaScript в сценариях;
  
• 
  работа с диалогами клиент- виртуальный консультант: разметка, анализ, просмотр подробной информации по диалогу;
  
• 
  отчетность по качеству обслуживания;
  
• 
  возможность поддержки новых языков (английский, казахский, итальянский, испанский, немецкий и другие).
  

Каждая организация внедряет автоматизацию для определенной задачи, но можно выделить общие тренды [8]:

1. 
   Системы самообслуживания.
   
2. 
   Увеличение доли машинной работы.
   
3. 
   Беспроводная аналитика. Сервисы Wi-Fi предоставляют сравнительный анализ аудитории по разным показателям.
   
4. 
   Использование облачных технологий.
   
5. 
   Активная автоматизация инструментов маркетинга: внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
   
6. 
   Развитие технологий межмашинного взаимодействия - M2M — Machine to Machine
   
7. 
   Применение инструментов big data.
   
8. 
   Анализ данных в режиме реального времени.
   

Автоматизацию можно внедрить как силами собственных сотрудников, так и пригласить для этого специалистов сторонних организаций. Недостатки и достоинства рассмотрены в таблицах ниже.

Самостоятельная автоматизация (таблица 4): набирается группа локальных сотрудников, которые сами определяют задачи и проводят необходимые мероприятия:
Таблица 4 - Анализ внедрения самостоятельной автоматизации

Достоинства	Недостатки
Конфиденциальность-вся внутренняя информация остается внутри компании.	Излишняя нагрузка на специалистов, возможно замедление деятельности
Работники компании отлично знают и понимают процессы.	Не являются специалистами в данной области, применяют простые инструменты
	Не замотивированы в максимально быстром внедрении.

Источник: составлено автором.
Автоматизация с помощью сторонних организаций, специализирующихся на данном виде деятельности:
Таблица 5 - Анализ внедрения автоматизации при сторонней помощи

Преимущества	Недостатки
Автоматизация-единственная задача, других задач нет	Не знают процессы изнутри, решают проблемы на свое усмотрение
Замотивированы в максимально быстром внедрении	Нет гарантий качественного выполнения работы.
Большой опыт внедрения	Могут быть настойчивы в использовании компанией их продукта для автоматизации
	Дополнительные затраты для компании

Источник: составлено автором.

Таким образом, автоматизировать локальные процессы компании лучше своим собственным сотрудникам, хорошо в них разбирающимся, но для стандартизированных и часто встречаемых процессов можно привлечь специализирующиеся на данном вопросе компании. [28]

Внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса происходит за счет Business management process (BPM) – это концепция развития организации. [21] ВРМ предоставляет возможность:

• 
  Изучения внутренних процессов организации;
  
• 
  Поиска слабых мест, замедляющих деятельность;
  
• 
  Поиска и применения решений для автоматизации.
  

BPM представляет собой набор различных инструментов, позволяющих стандартизировать и оптимизировать деятельность организации, повысив ее эффективность. [2]

От внедрения в эксплуатацию BPM организация получает ряд преимуществ [22]:

• 
  Качество. Выполнение процессов строго по регламенту позволяет снизить влияние человеческого фактора, тем самым сократив число ошибок.
  
• 
  Скорость. За счет автоматизации повторяющихся рутинных действий процесс выполняется в разы быстрее.
  
• 
  Управление. BMP позволяют вести учет и статистику данных, позволяя своевременно реагировать на изменения.
  
• 
  Гибкость. BPM позволяет легко изменять процессы в рамках постоянно изменяющейся окружающей среды. [6]
  

В таблице 6 приведена сравнительная характеристика систем управления бизнесом (Business Process Management System, BPMS) для автоматизации бизнес-процессов:

Таблица 6 - Сравнительная характеристика BPMS

Программа	Преимущества	Недостатки
Bitrix2 - система управления бизнес-процессами. Универсальна для любой организации за счет широкого функционала, возможность приобретения по разным тарифам.	Многофункциональность. Корпоративная социальная сеть для удобства общения сотрудников. Интеграция с 1С, телефонией, почтой и др.	Слишком большой и сложный функционал. Интеграция с 1С только в платных тарифах.
ELMA это целевая программа предназначена для автоматизации управления повторяющимися процессами и нерегулярными задачами, корректируемыми в рамках проектов. Возможность ведения ЭДО (электронного документооборота).	Стоимость доступнее конкурентов Простой дизайнер бизнес-процессов, позволяющий автоматизировать их за минимальное число шагов. Система обучения. Простой интерфейс. Работать с программой можно удаленно.	Только целевой для решения задач сферы BPM функционал с минимальным объемом смежных модулей. Некоторые из модулей можно приобрести только при покупке всего пакета.
Oracle BPM Suite - масштабная система управления эффективностью бизнес-процессов. Состоит из трех базовых функциональных блоков, предназначенных для автоматизации: управления внутренними процессами предприятия; взаимодействия с клиентами, партнерами и контрагентами; работы собственных площадок электронной коммерции.	Наличие шаблонов, как для целых бизнес-процессов, так и для пользовательских форм. Встроенный функционал для создания корпоративных порталов. Обширные возможности для комплексной интеграции с другими бизнес-программами.	Отсутствие возможности связывать несколько бизнес-правил в один процесс. Недостаточный функционал для крупных производственных предприятий.
Bizagi – одна из наиболее известных и популярных автоматизированных систем управления бизнес-процессами. Она достаточно вариативна для интеграции в компании с разными направлениями деятельности.	Система обмена данными между процессами повышает уровень автоматизации. Лучшие среди прямых конкурентов возможности по моделированию процессов и правил. Хорошо проработанные мобильные приложения. Поддержка платформ Java и Microsoft.	Отсутствие официального представительства в России. Организация работы в многооконном режиме, что затрудняет работу на начальном этапе внедрения системы.
SAP Business Suite BPM- имеет хорошую техподдержку и является одним из оптимальных вариантов для создания и интеграции небольших бизнес-процессов. Ориентирована на малые и средние организации.	Хорошая техподдержка. Отлично проработанный русскоязычный интерфейс. Простота обучения работе и создания бизнес-процессов. Эффективность моделирования и внедрения процессов. Создание совместной рабочей среды для специалистов из отделов бизнеса и IT	Функционал в значительной степени ограничен созданием бизнес-процессов с минимальным количеством дополнительных модулей. Не оптимальный вариант для крупного бизнеса.

Источник: [11].
Каждая из перечисленных выше систем управления бизнес-процессами поможет повысить его эффективность за счет структуризации, стандартизации и автоматизации (особенно регулярных задач). Это важный аспект оптимизации деятельности и создания благоприятных условий для стабильности, процветания.

Выводы по 1 главе

В первой главе рассматривались теоретические основы оптимизации и автоматизации, этапы проведения, ошибки при проведении, а также методы и инструменты проведения данных мероприятий.

В ходу изучения теоретической базы выявлено, что существует огромное множество решений для оптимизации и автоматизации процессов, что составляет определенную сложность в выборе оптимального решения. Для выбора правильного инструмента необходимо проведения анализа решений, выявления сильных и слабых сторон каждого решения и их сравнения, с целью выбрать наиболее подходящее для конкретной компании и конкретного процесса.

Тем не менее, оптимизация и автоматизация обладают рядом существенных преимуществ, что обуславливает необходимость их проведения. Такими преимуществами являются сокращение временных и финансовых затрат, избавление работников от повторяющихся мелких операций, что, помимо прочего, несет также и снижение риска человеческого фактора.

Оптимизируя процессы компании, а также автоматизируя их, можно добиться значительного повышения эффективности деятельности организации, что само по себе является одной из ключевых ее целей, поэтому в современном мире каждой организации необходимо постоянно совершенствовать свои процессы, чтобы продолжать успешно вести свою деятельностью.