ВКР по управлению проектами. Теоретические основы управления информационным предприятием 11

• Название: Теоретические основы управления информационным предприятием 11
• Анкор: ВКР по управлению проектами
• Дата: 22.04.2023
• Размер: 3.44 Mb.
• Имя файла: ВКР по управлению проектами.docx
• Тип: Реферат; #1081075
• страница: 2 из 10

Глава 1. Теоретические основы управления информационным предприятием

1.1. Характер, важность и особенности информационного обеспечения

Важнейшим фактором эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов контроля осуществляется на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающегося изучением законов, методов и способов хранения, обработки и передачи информации с использованием различных технических средств.

Различные инновации в области информационных технологий следует рассматривать как средство сокращения расходов на управление. Например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобального Интернета привело, в свою очередь, к совершенствованию системы информации в области управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении увеличивается из-за изменений социально-экономического характера, появления последних достижений в области техники и технологии, результатов научных исследований. Технологическая революция выдвинула информацию как решающий фактор производственного процесса. Информационный процесс, необходимый как предпосылка для работы современных технологий как средство повышения качества рабочей силы, является предпосылкой успешной организации производственного процесса.

От улучшения информации для поддержки возможных положительных результатов:

• Возможная экономия затрат за счет сокращения

• 
  начисление заработной платы
  
• 
  коммунальные услуги
  
• 
  стоимость программного обеспечения
  
• 
  расходы на почту
  
• 
  затраты на заключение контрактов
  
• 
  расходы на перераспределение сырья
  

• Устранение потенциальных издержек в будущем

• 
  предотвращение будущего роста персонала
  
• 
  сокращение потребностей в обработке данных
  
• 
  сокращение расходов на обслуживание
  

• Возможные нематериальные выгоды

• 
  повышение качества информации
  
• 
  повышение производительности
  
• 
  совершенствование и ускорение обслуживания
  
• 
  новые производственные мощности
  
• 
  более уверенные решения
  
• 
  улучшение контроля
  
• 
  сокращение просроченных платежей
  
• 
  полное использование программного обеспечения
  

Понятие информации достаточно широко распространено в настоящее время. Термин информация происходит от латинского слова information - объяснение, осведомление, представление.

Процесс передачи и приема информации представлен в нижеприведенной схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.



Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через многих посредников, это означает, что во время передачи информации, имеет место быть задержка и искажение информации. Кроме того, информация может быть преобразована в зависимости от того, кому она адресована. Например, при передаче информации от подчиненных руководителю происходит обобщение, а от руководителя подчиненным – конкретизация. Главное в этом процессе - максимальная скорость передачи информации с минимально допустимым искажением. Это зависит, прежде всего, от правильных решений и, как результат, увеличивает прибыль организации.

Информация по направлению движения может быть вертикальной (от руководителя до подчиненных или от подчиненных к руководителю) и горизонтальной (между начальниками, подчиненными одного уровня). В качестве источников информации могут выступать следующие показатели:

• 
  уровень цен на рынке,
  
• 
  процент прибыли компании в последнем квартале
  
• 
  распоряжения руководителя
  

На результат принятого руководством решения влияют многие факторы:

• 
  актуальность, надежность и эффективность информации
  
• 
  знания, опыт, личные качества руководителя
  
• 
  квалификационные подчиненные
  
• 
  ситуация на рынке
  

Руководство в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собранную, обработанную, хранящуюся и распространяемую с использованием современных научных методов и технических средств. Это объективная необходимость, обусловленная требованиями рынка правильно реагировать на проблемы динамической среды. Необходимо не только размещать своевременную и точную информацию, но и уметь ее интерпретировать, делать необходимые выводы и эффективно реализовывать управленческие решения. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она лежит в основе процесса.

Информация может быть интерпретирована как набор информации, сообщений, материалов, данных, определяющих потенциальные знания менеджера о процессах или явлениях в их отношениях.

Суть информации включает только те данные, которые уменьшают неопределенность, интересующую диспетчера событий. Управление информацией - количество желаемой, воспринимаемой и ясной информации, необходимой для анализа конкретной ситуации, позволяющей всесторонне оценивать причины ее возникновения и развития для определения количества альтернативных решений, из которых реальный (в зависимости от обстоятельств) Найти оптимальные управленческие решения, контролировать его реализацию. Поэтому информация является необходимым условием для связи и последующего органического слияния процессов труда и личностного развития.

Структура, содержание и качество информации, которой занимается руководитель, играют решающую роль в обеспечении эффективности управления. Информационный анализ не ограничивается экономическими данными и широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на учетные, внеучетные и плановые.

Планируемые источники включают в себя все типы планов, которые разрабатываются в компании (предполагаемые, текущие, оперативные, хозрасчетная маршрутизация задачи), а также нормативные материалы, сметы, прейскуранты, задачи проекта.

Источниками информации, определяющие характер, являются все данные, которые содержат бухгалтерскую, статистическую и оперативную записи, а также все виды отчетности, первичная бухгалтерская документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее детально отражены экономические явления, процессы и их результаты. Своевременный и полный анализ данных, имеющихся в бухгалтерских документах (первичных и итоговых) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер для улучшения исполнения планов, достижения наилучших результатов хозяйствования.

Статистика данных, которая отражает количественные характеристики массовых явлений и процессов, используется для углубленного изучения и понимания взаимосвязей, для определения экономических обоснованностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более быстрому обеспечению анализа необходимыми данными (например, по производству и отгрузке продукции, состояния запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной технологии появляются новые внутренние источники информации. Это включает в себя информацию, содержащуюся в памяти компьютера, гибких дисках. К источникам информации относят документы, регулирующие экономическую деятельность, а также данные, которые не были перечислены ранее. Это включает следующие документы:

• 
  официальные документы, которыми должен пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: постановлениях правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководства компании;
  
• 
  экономические и юридические документы: договоры, соглашения, арбитражные решения и судебные жалобы;
  
• 
  решения общих собрании персонала, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных подразделений;
  
• 
  материалы для получения практики, полученные из различных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты);
  
• 
  техническая и технологическая документация;
  
• 
  материалы обзоров состояния производства на отдельных рабочих местах (фотография и т. д.);
  
• 
  устная информация, полученная в ходе встреч с сотрудниками своего предприятия или представителями других компаний.
  

В отношении объекта исследования, информация может быть как внутренней, так и внешней. Внутренняя информация - это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, данные планирования, нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д. Внешняя информация - это данные статистических сборников, периодических и специальных публикаций, конференций, деловых встреч, экономических инструментов и т. д.

В отношении предмета исследования, информация, разделенная на первичную и вторичную, необходима для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности получения аналитической информации идет деление на регулярную и эпизодическую. Источники регулярной информации включают в себя плановые и учетные данные, а эпизодическая информация генерируется по мере необходимости, например - информация о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется как постоянная, сохраняющая свою ценность в течение длительного периода времени (коды, шифры, план счетов), условно-постоянная, сохраняющая значение в течение определенного периода времени (показатели, коэффициенты) и переменная, характеризующая частые сменяемость событий (данные отчета о состоянии анализируемого объекта в определенную дату).

В отношении процесса обработки информация может быть отнесена к первичной (данные первичного учета, инвентаризация, исследования) и вторичной, прошедшие определенный этап обработки и трансформации (отчетность, обзоры рынка и т. д.).

В деятельности крупных фирм передача информации важна и имеет первостепенное значение для нормального функционирования фирмы. Таким образом, особое значение имеет достоверность сведений и оперативность. Для многих фирм внутрифирменная информационная система решает проблемы организации процесса и носит производственных характер. Это относится, прежде всего, к процессам кооперативной продукции предприятий, поступающих со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, которые снижают издержки производства и повышают эффективность. Особое значение имеет прогнозирование рыночных процессов.

Информация о происхождении отклонений от плановых показателей в ходе производства, требующих быстрого принятия решений, является категорически важной.

Значительную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая самые актуальные знания, информацию об изобретениях и технических инновациях своей фирмы и конкурентов. Это постоянно обновляемый общий фонд знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которых обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация является основой для подготовки соответствующих отчетов, предложений и управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями руководства и формулирует управленческие решения. Информация должна соответствовать определенным требованиям:

• 
  краткость, ясность формулировок, своевременность получения;
  
• 
  точность и достоверность, правильный подбор первичной информации, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки информации.
  

Первостепенную роль в применении информации играют способы приобретения, накопления, обработки и передачи; систематическое хранение и предоставление информации в необходимом виде; производство новой числовой, графической и другой информации. Другими словами - необходимо рассмотреть информационные технологии.