Термины и определения. Термины и определения
 Скачать 40.23 Kb.
|
1 2 Термины и определения 3.1 Общие понятия 1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. 2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. 3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. 4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. 5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. 6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. 7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. 9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. 10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. 11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе. 12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. 13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. 14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. 15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия. 16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. 17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. 18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. 19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. 20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. 21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа. 22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа. 23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. 24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме. 25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. 26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке. 27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. 28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. 29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта. 30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов. 31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию. 32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. 33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. 34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. 35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета. 36 реквизит документа: Элемент оформления документа. 37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. 38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. 39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. 40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. 41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения. 42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. 43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа 3.2 Делопроизводство 3.2.1 Документирование 44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам. 45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе. 46 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. 47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. 48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. 49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. 50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов. 51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. 52 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов. 53 согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами. 54 лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании. 55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. 56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. 57 подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. 58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. 59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. 60 утверждение документа: Способ придания документу правового статуса. 61 гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. 62 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему. 63 дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. 64 место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа. 65 резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. 66 текст документа: Основная содержательная часть документа. 67 адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа. 68 отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 69 отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. 70 отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса. 71 печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. 72 официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале. 3.2.2 Организация работы с документами 73 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. 74 электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота). 75 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. 76 документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. 77 плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени. 78 включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота. 79 метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе. 80 конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. 81 миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. 82 первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию. 83 предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. 84 регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. 85 регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. 86 регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. 87 государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр. 88 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. 89 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. 90 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. 91 отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. 92 оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. 93 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации. 94 номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. 95 дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 96 электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. 97 признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело. 98 формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. 99 оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение. 100 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. 101 внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. 102 лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. 103 индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. 104 опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. 105 уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке. 3.3 Архивное дело 3.3.1 Хранение и учет архивных документов 106 государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 107 муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 108 профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению. 109 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. 110 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению. 111 объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи. 112 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. 113 архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам. 114 фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда. 115 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд. 116 обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов. 117 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов. 118 архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. 119 режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением. 120 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению. 121 консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды. 122 старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. 123 страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника. 124 страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов. 125 фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа. 126 депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. 127 учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием. 128 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. 129 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках. 130 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. 131 учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. 132 список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований, хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров. 133 лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда. 134 архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета. 135 проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции. 136 топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище. 1 2 |