Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева

• Название: Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
• Дата: 22.04.2018
• Размер: 1.51 Mb.
• Имя файла: Архивоведение Е.В.Алексеева.pdf
• Тип: Учебник; #41850
• страница: 10 из 25

O
N Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 1995 г, начинается с 1 января 1996 г. Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в по Типовому перечню документов 1989 г. исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой в, к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством должна равняться разности, те.
«75 лет - в. Например, личное дело студента, оконченное делопроизводством в связи с завершением обучения в институте в год, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53 года (75 - 22 = 53). Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается До минования надобности, До замены новыми и т.д. Во многих случаях статьи перечней Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов (После снятия с учета, По истечении срока действия договора, После увольнения, При отсутствии годовых и т.п).
4 Архивоведение
9 7

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, Ц ЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дели т.п.). Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов общие положения структура и порядок применения перечня организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение. Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням. В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей. Способы группировки учреждений в схеме перечня В связи стем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровняв системе управления и ведомственной принадлежности руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы поболее узким вопросам. Рассмотрим это более подробно. Одни и те же виды документов создаются в разных учреждениях и организациях, поэтому ежедневно могут плодиться и размножаться. Не только одинаковые виды документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного итого же документа могут быть ив фонде автора этого документа, ив фондах, как выше, таки нижестоящих на иерархической лестнице управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, таки к межфондовой дублетности. Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообра- зователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.
9 8 В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления. Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления. Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования госархивов.
Многозвенность перечней в 1 9 8 0 - х гг. напрямую связана со списками источников комплектования. Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Глава УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов подсчет количества документов в архиве регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив. Централизованный государственный учет документов — это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов централизации учета — регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ унификации учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы сними (единство учетных документов динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися. Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
100 Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются архивный фонда также приравненная к нему архивная коллекция единица хранения отдельный обособленный документ. Например объем документов ЦГАДА (РГАДА) наг. составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
5 . 1 . Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации Государственному учету подлежат следующие документы государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных государственных музеев и библиотек научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наука также других ведомств структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой. Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ. Отношения с собственниками документов негосударственной части
АФ РФ складывались в е гг. непросто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в
Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосударственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной архивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определено Таблица Негосударственный архив Архив учреждения Государственные архивы, музеи и библиотеки Научные архивы региональных отделений, региональных центров РАН, научно-отрасле­
вые архивы РАН Архив РАН Архивы федеральных органов исполнительной власти министерства, ведомства и отраслевые фонды) Архивы органов управления архивным делом субъекта РФ
Росархив Архив юридического лица Архив физического лица Архив учреждения Государственные архивы, музеи и библиотеки Научные архивы региональных отделений, региональных центров РАН, научно-отрасле­
вые архивы РАН Архив РАН Архивы федеральных органов исполнительной власти министерства, ведомства и отраслевые фонды) Архивы органов управления архивным делом субъекта РФ
Росархив
I. Внутренние учетные документы в различных архивах На усмотрение лица Книга учета поступления и выбытия документов. Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования. Список фондов. Лист фонда. Описи делили сводные номенклатуры дел временного хранения. Описи ОЦЦ. Книга учета поступлений документов. Список фондов. Описи. Лист фонда, а также другие документы. Дело фонда. Топографический указатель см. Основ-
Книга учета поступлений документов. Список фондов. Описи. Лист фонда и другие документы См. Архив учреждения См. Архив учреждения
1 Описи страхо­ ные правого фонда. вила рабо­
Дополнение. ты гос­
Лист-завери­
архивов) тель, дело фонда, внутренняя опись
II. Документы централизованного государственного учета в различных архивах Паспорт Карто­ Паспорт Паспорт Паспорт архива Сводный Сведения о Суммарный Суммарный архива чки архива орга­
архива, на 1 января. паспорт состоянии паспорт паспорт органи­
фонда низации, хра­
музея, Карточка научных хранения государствен­
федеральных зации, нящей упра­
библиоте­
фонда. и науч­
документов в ных архивов архивов. хранящей вленческую ки на 1 ян­ Сведения об но-отрас­ организациях — субъекта РФ. Суммарный управ­
документацию варя. изменении в левых источниках Суммарный паспорт ленче­
на 1 декабря. Карточка составе и архивов комплектования паспорт федеральных скую Паспорт фонда. объеме фонда РАН данного районных и музеев и докумен­
архива Сведения на 1 января
(1 разв ведомства на городских библиотек. тацию на организации, об измене года.
1 декабря. архивов Суммарный
1 декабря. хранящей ниях в Паспорт Сводный субъекта РФ. паспорт Паспорт
КФД на 1 составе и архива паспорт Суммарный государствен­
архива декабря. объеме РАН. организаций, паспорт музеев ных архивов организ­
Паспорт фондов на
Фондо­
хранящих и библиотек субъектов РФ. ации, архива
1 января. вый документы субъекта РФ. Суммарный хранящей организации, Сведения каталог отраслевого Фондовый ката паспорт музеев
КФД на хранящей о состоя­
РАН. фонда (для лог субъекта РФ. и библиотек
1 декабря.
НТД. нии хра­
Карточки государственных Сведения о субъектов РФ. Паспорт Паспорт нения фондов отраслевых состоянии Ц Ф К Федераль­
архива организации, документ­
архива фондов. хранения ной архивной хранящей ов в орга­
РАН Паспорт архива документов в службы. документы низациях организации, организациях — Сводные отраслевого сведения

о
3 8 Он
U3
go .
*8
g
Он Як Я a
g О u
S

1 1 § ч 3 а ч в я э в Я а —i
U Св а О to Р й г ° Й А 2
§ « S а яз й «
| g S g
< s
¥
4 в 05 Я Я Ж kg О .
со D . L H
1 = 1 О Л н —<
104 лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной службой и выполнение самостоятельной работы по учету документов. Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ. Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» — профессиональное заболевание архивистов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6).
5.2. Составление учетных документов в архиве Внутренние учетные документы Эти документы служат основой для всех сводных форм если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, тони какой сводной статистики получить не удастся. Как видно из табл. 6, основной костяк внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает. К ним относятся книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости ив зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­
теля дела. Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, нов их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется Книга учета поступления и выбытия поскольку в этом фонде хранятся Документы временного и постоянного хранения, а также документы по Личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.
105

Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов. Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии ив каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени. В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо оттого, является поступление первичным или вторичным. Приведении книги необходимо обратить внимание наследующие моменты сдатчик-фондо­
держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нетто на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления. Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения- фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, нов отличие от человеческого его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива освободившийся номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот. Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов. Лист фонда состоит из трех основных разделов
1) сведения о переименованиях фондообразователя;
2) сведения о местонахождении фонда и его номере
3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.
106 Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи. При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов при учете описанных материалов — только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи. Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда. Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. Вдело фонда включается историческая справка о фондообразо- вателе; схема систематизации дел фонда рабочая инструкция по обработке фонда акты о приеме документов акты о выделении документов к уничтожению акты проверки наличия и состояния документов акты о неисправимом повреждении документов копии характеристик фонда, составленные для путеводителя справка об использовании материалов фонда и др. Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения о дате создания учреждения подчиненности функциях реорганизации условиях хранения материалов видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­
вочном аппарате фонда включаются вдело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы на них составляется внутренняя опись. Документы централизованного государственного учета Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.
107

Федеральная архивная служба Суммарный паспорт федеральных архивов Российской Федерации Суммарный паспорт федеральных музеев и библиотек Российской Федерации Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации Суммарный паспорт государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 разв три года) Суммарный паспорт районных и городских государственных архивов субъекта Российской Федерации
(1 разв три года) Федеральные архивы, музеи и библиотеки Паспорт федерального архива, музея или библиотеки
(1 разв три года) Государственные архивы, музеи или библиотеки субъектов Федерации Паспорт государственного архива, музея или библиотеки на 1 января каждого года (не реже 1 раза в три года) Рис. 7. Движение документов централизованного учета
108 Суммарный паспорт государственных архивов субъектов Российской Федерации Центральный фондовый каталог (ЦФК) Федеральной архивной службы Суммарный паспорт государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации Суммарный паспорт музеев и библиотек субъекта Российской Федерации
(1 разв три года) Фондовый каталог (ФК) субъекта Федерации ежегодно) Сведения об изменении в составе и объеме фондов на
1 января каждого года ежегодно) Карточка фонда ежегодно к 1 марта) Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно 1 марта) Карточка фонда ежегодно не позднее
1 февраля) Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно не позднее 1 февраля) для государственных архивов, музеев и библиотек
109

Федеральная архивная служба Основные сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации Орган управлени архивным делом субъекта Российской Федерации