Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
Архивоведение 193 России. Стал ограничен доступ к архивам отраслевых фондов, где он определялся правилами данного ведомства. Период началах гг. в отношении рассекречивания архивных материалов во многом сходен с периодом подготовки реформы 1918 г. Чувство информационной свободы, испытанное обществом после августовских событий 1991 г, не могло не затронуть и архивы. Началось массовое рассекречивание документов, в ряде исторических архивов были ликвидированы спецхраны. После августовских событий 1991 г. были подписаны Указы Президента РФ Об архивах КГБ СССР, О партийных архивах, ликвидировавшие Архивный фонд КПСС и передававшие его введение государственной архивной службе. Обнародование документов вовремя суда над КПСС, публикация источников в серии Россия, XX век, в средствах массовой информации, выход в свет справочника Архивы России. Москва и Санкт-Петербург», где впервые приведены сведения о составе и объеме фондов архивов МИДа, Службы внешней разведки (СРВ) и ФСБ РФ (1997 г, стали вехами демократизации архивного дела. Наконец, входе архивной реформы был принят ряд законодательных и нормативных актов, создавших правовую базу для единого в масштабах страны режима регулирования доступа к документам Архивного фонда РФ. Важную роль в деле рассекречивания архивов сыграли Закон РФ О реабилитации жертв политических репрессий от 18 октября 1991 г, Указ Президента Российской Федерации О снятии ограничительных грифов с законодательных и других актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека от 23 июня 1992 га также законы О временном порядке доступа к архивным документами их использования от 19 июня 1992 г, О государственной тайне от 21 июля 1993 г, Об информации, информатизации и защите информации от 2 февраля 1995 гидр. Однако, несмотря на все эти важные шаги, приходится констатировать, что значительная часть источников истории страны XX в, к которой относится почти весь бывший Архивный фонд КПСС, материалы спецслужб, ряда ведомств (МВД СССР, МИДа, Главной военной прокуратуры СССР, военной коллегии Верховного Суда СССР, Министерства обороны) остаются засекреченными. Для большинства историков фактически закрыты исторические части Архива Президента РФ и Правительства РФ. Темпы рассекречивания документов, которые в 1991-1993 гг. были довольно высокими, во второй половине х гг. резко снизились, вне которых регионах рассекречивание документов полностью прекратилось. В настоящее время к категории публичных архивов можно отнести все государственные архивы России (включая и муниципальные. Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к архивной информации и ее использования, периодически корректируемые распорядительными и методическими документами Росархива. К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивы ряда министерств и ведомств, например Министерства обороны Российской Федерации. Любой гражданин имеет возможность получить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосредственно в них существует своеобразное разграничение пользователей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализма, определяющее возможности знакомства с научно-справочным аппаратом, документальными комплексами. В каждом из таких архивов существуют свои, особые правила доступа к архивной информации и ее использования. Для доверительного типа архивов характерны еще более жесткие ограничения использования документов. Уже сама возможность получения доступа в такие архивы существует не для каждого. Справочный материал в них, как правило, носит служебный характер. Они создавался изначально не в научно-информацион ных целях, а для обеспечения определенных ведомственных интересов. В большинстве случаев в таких архивах отсутствуют приспособленные читальные залы, регламентированные процедуры работы с архивными документами, правила их копирования. Закрытый тип архивов присущ для архивов министерств, ведомств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы еще не приобрели признаков исторических источников, исключительно выполняя те задачи и реализуя достижение тех целей, ради которых они были созданы. Закрытый тип архивов — естественное и нормальное явление. Исследовательские интересы пользователей в отношении таких архивов в конечном счете удовлетворяются после регулярных передач их документов в систему публичных и ограниченно-публичных архивов. Ограничение доступа к архивным документам Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован федеральным законодательством, в частности Федеральным законом О государственной тайне, который возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства РФ о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством. Из Федерального закона О государственной тайне Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, 195 контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности страны. Срок засекречивания документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен. В соответствии с Федеральным законом О государственной тайне все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа. В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частично рассекреченными секретным документам. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован исследователем в суде. Вместе стем архивы должны предупреждать пользователей об ответственности за сохранение государственной тайны и даже потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами, содержащими гриф совершенно секретно. Ознакомимся с категориями документов, доступ к которым ограничен. Если документы хранятся в ведомственном архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, порядок доступа к ним определяется правилами ведомства по согласованию с Росархивом. Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию Такой информацией являются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений итак далее сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. Из Указа Президента РФ от б марта 1997 г. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера) Конфиденциальную информацию содержат также следующие документы о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут находиться в личных делах, документах кадровых служб, медицинской документации, судебно-следственных делах. Срок засекречивания этих сведений приближается к длительности человеческой жизни и равняется 75 годам. Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную информацию, можно получить, имея письменное разрешение человека, конфиденциальная информация о котором содержится в деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содержится информация о нескольких лицах (например, в судебно-след- ственном деле, необходимо письменное согласие всех этих лиц. С другой стороны, архив обязан предоставить самому гражданину, персональные данные о котором имеются в документах, как эти документы, таки их копии (бесплатно. Например, в соответствии с Законом РФ О реабилитации жертв политических репрессий от 18 октября 1991 г. архив обязан дать возможность бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно- трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дела также выдать по их требованию копии документов. Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объединений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других негосударственных организаций Эти ограничения оговариваются самим фондообразователем при передаче документов на хранение и, как правило, связаны либо стайной личной жизни, либо авторским правом, либо с коммерческой тайной. Под коммерческой тайной понимается информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам. Статьи 139 и 727 Гражданского кодекса РФ предусматривают, что сведения, содержащие коммерческую тайну (ноу-хау, технические задания и др, не могут быть сообщены третьей стороне без согласия собственника информации. Однако при этом следует помнить, что фирма или организация, обладающая информацией, вправе охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет доступа на законном основании. Срок действия ограничений и порядок получения разрешения на доступ к этой категории документов должны быть четко оговорены в договоре с фондообразователем при приеме документов на хранение. Документы, на которые распространяется Закон РФ Об авторском праве и смежных правах (документация об изобретениях и открытиях, о научных, литературных и музыкальных произведениях, рукописи, кинофильмы, а также документы, содержащие коммерческую тайну, выдаются исследователям с разрешения фондообразователя и его наследников. Однако по истечении сроков действия авторского права, предусмотренного законом, документы поступают в общее пользование. Если фондообразователь не оговорил правила доступа к своему фонду, документы выдаются пользователям в соответствии с правилами, установленными для открытой документации. Исключение делается для документов, содержащих информацию конфиденциального характера (см. выше о тайне личной жизни. Исследователь несет ответственность за обнародование (публикацию) и разглашение сведений, содержащих государственную тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были обнародованы, может подать в суд за нанесенный ему моральный ущерб, причем как на архив, выдавший документы, таки на исследователя, предавшего их гласности. 7.4.2. Документы, подлежащие засекречиванию и рассекречиванию Отнесением сведений документов к государственной тайне и продлением сроков ограничения доступа к документам непосредственно занимаются работники ведомственного архива. Перечень должностных лиц органов государственной власти, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, утверждает Президент РФ. Руководит работой по засекречиванию документов в стране Межведомственная комиссия по защите государственной тайны. В органах государственной власти, которые наделены правами по отнесению сведений к государственной тайне, должны быть созданы специальные экспертные комиссии, занимающиеся этим вопросом. 198 Главная задача комиссии — разработать ведомственный (развернутый) перечень сведений, подлежащих засекречиванию. Перечень в обязательном порядке должен быть согласован с Межведомственной комиссией по защите государственной тайны. При составлении перечня следует руководствоваться не столько мнением чиновников ведомства, сколько Федеральным законом Ого сударственной тайне, статья 5 которого содержит перечень сведений, составляющих государственную тайну, а именно 1. Сведения в военной области о содержании стратегических и оперативных планов, документов боевого управления по подготовке и проведению операций, стратегическому, оперативному и мобилизационному развертыванию Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, военных формирований и органов, предусмотренных Федеральным законом Об обороне, об их боевой и мобилизационной готовности, о создании и об использовании мобилизационных ресурсов о планах строительства Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск Российской Федерации, о направлениях развития вооружения и военной техники, о содержании и результатах выполнения целевых программ, научно-исследовательских и опытно-конструкторс ких работ по созданию и модернизации образцов вооружения и военной техники о разработке, технологии, производстве, об объемах производства, охранении, об утилизации ядерных боеприпасов, их составных частей, делящихся ядерных материалов, используемых в ядерных боеприпасах, о технических средствах и (или) методах защиты ядерных боеприпасов от несанкционированного применения, а также о ядерных энергетических и специальных физических установках оборонного значения о тактико-технических характеристиках и возможностях боевого применения образцов вооружения и военной техники, о свойствах, рецептурах или технологиях производства новых видов ракетного топлива или взрывчатых веществ военного назначения о дислокации, назначении, степени готовности, защищенности режимных и особо важных объектов, об их проектировании, строительстве и эксплуатации, а также об отводе земель, недр и акваторий для этих объектов о дислокации, действительных наименованиях, об организационной структуре, о вооружении, численности войск и состоянии их боевого обеспечения, а также о военно-политической и (или) оперативной обстановке. 2. Сведения в области экономики, науки и техники о содержании планов подготовки Российской Федерации и ее отдельных регионов к возможным военным действиям, о мобилизационных мощностях промышленности по изготовлению и ремонту вооружения и военной техники, об объемах производства, поставок, о запасах стратегических видов сырья и материалов, а также о размещении, фактических размерах и об использовании государственных материальных резервов 199 об использовании инфраструктуры Российской Федерации в целях обеспечения обороноспособности и безопасности государства о силах и средствах гражданской обороны, о дислокации, предназначении и степени защищенности объектов административного управления, о степени обеспечения безопасности населения, о функционировании транспорта и связи в Российской Федерации в целях обеспечения безопасности государства об объемах, планах (заданиях) государственного оборонного заказа, о выпуске и поставках (в денежном или натуральном выражении) вооружения, военной техники и другой оборонной продукции, о наличии и наращивании мощностей по их выпуску, о связях предприятий по кооперации, о разработчиках или об изготовителях указанных вооружений, военной техники и другой оборонной продукции о достижениях науки и техники, о научно-исследовательских, опыт но-конструкторских, проектных работах и технологиях, имеющих важное оборонное или экономическое значение, влияющих на безопасность государства об объемах запасов, добычи, передачи и потребления платины, металлов платиновой группы, природных алмазов, а также об объемах других стратегических видов полезных ископаемых Российской Федерации по списку, определяемому Правительством Российской Федерации. 3. Сведения в области внешней политики и экономики о внешнеполитической, внешнеэкономической деятельности Российской Федерации, преждевременное распространение которых может нанести ущерб безопасности государства о финансовой политике в отношении иностранных государств (за исключением обобщенных показателей по внешней задолженности, а также о финансовой или денежно-кредитной деятельности, преждевременное распространение которых может нанести ущерб безопасности государства. 4. Сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности о силах, средствах, об источниках, о методах, планах и результатах разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также данные о финансировании этой деятельности, если эти данные раскрывают перечисленные сведения о лицах, сотрудничающих или сотрудничавших на конфиденциальной основе с органами, осуществляющими разведывательную, контрразведывательную и оперативно-розыскную деятельность об организации, о силах, средствах и методах обеспечения безопасности объектов государственной охраны, а также данные о финансировании этой деятельности, если эти данные раскрывают перечисленные сведения о системе президентской, правительственной, шифрованной, в том числе кодированной и засекреченной связи, о шифрах, о разработке, об изготовлении шифров и обеспечении ими, о методах и средствах анализа шифровальных средств и средств специальной защиты, об информа ционно-аналитических системах специального назначения о методах и средствах защиты секретной информации 200 об организации и о фактическом состоянии защиты государственной тайны о защите государственной границы Российской Федерации, исключительной экономической зоны и континентального шельфа Российской Федерации о расходах федерального бюджета, связанных с обеспечением обороны, безопасности государства и правоохранительной деятельности в Российской Федерации о подготовке кадров, о мероприятиях, проводимых в целях обеспечения безопасности государства. На основе этого перечня составляются развернутые перечни для ведомств и учреждений. Все секретные сведения в перечне разделяются натри группы по степени ущерба, который может быть нанесен при их разглашении. Сведения особой важности могут нанести ущерб интересам страны, сведения совершенно секретные — интересам министерства и ведомства, сведения секретные — интересам предприятия, учреждения и организации. На засекреченные в соответствии с перечнем документы наносятся специальные реквизиты — сведения о степени секретности со ссылкой на соответствующую статью перечня. Одновременно продлены сроки секретности для документов в области атомной науки и техники, обороноспособности страны, ее внешней политики, деятельности разведывательных и контрразведывательных служб. Из ведомств в государственный архив дела, содержащие государственную тайну, поступают уже засекреченными. В задачу архивистов входит создание режима хранения и использования таких дел. Однако и государственный архив может накладывать ограничения на доступ к документам. Прежде всего это касается документов, содержащих тайну личной жизни. Архив несет ответственность перед лицами, персональные данные о которых содержатся в документах. Поэтому архив вправе ограничить доступ к документам, даже если сам фондообразователь не установил ка кие-либо ограничения. Решение об ограничении доступа принимает специальная комиссия по рассекречиванию, создаваемая в архиве. При этом желательно разработать специальный регламент использования документов, содержащих информацию о тайне личной жизни, которым могла бы руководствоваться комиссия. В регламенте следует четко и определенно перечислить виды документов и вопросы, относящиеся к тайне личной жизни, а также порядок получения 1 О сроках засекречивания, органе, который установил гриф секретности, и другие. Эти реквизиты и называются грифом секретности. Если в учреждении образуется большой объем документов, подлежащих засекречиванию, для работы сними создается специальный отдел. 201 разрешения на доступу фондообразователя, его наследников ц правопреемников. Рассекречивание сведений и их носителей — это значит снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям. Основной объем работы по рассекречиванию документов лежит на сотрудниках государственных архивов. Рассекречиванию без ограничений подлежат документы, послужившие основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека по организационно-партийной и идеологической работе КПСС, раскрывающие формы и методы деятельности партийных структур. Согласно статье 7 Закона РФ О государственной тайне не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию также следующие сведения о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениями организациям о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами. Работа с секретными документами очень ответственна. Отар хивиста при подписании трудового договора кроме неразглашения секретных сведений могут потребовать дать обязательство не покидать пределов страны. Необходимо следить за соблюдением режима секретного хранения дел ограниченного доступа. Для таких дел, как правило, организуется специальное хранилище, правила доступа к которому и круг лиц, имеющих право доступа, должны регулироваться специальными актами, утвержденными руководителем учреждения или ведомства. В настоящее время рассекречивание документов, содержащих сведения, относящиеся к государственной тайне, осуществляется в несколько этапов. Во-первых, в соответствии с Законом РФ О государственной тайне рассекречивание архивных документов осуществляется в плановом порядке министерствами и ведомствами-фондообразо- вателями, а также организациями и предприятиями их системы. 202 рассекречивание осуществляется как в ведомственном, таки в государственном архиве, документы рассматриваются экспертными комиссиями, созданными в ведомствах. Государственный архив должен в таком случае предоставить членам комиссий, созданных в ведомствах, подлинники документов или копии, их заменяющие, а также перечни документов, описей, обзоры и другие необходимые справочники. Рассекречивание может осуществляться и по инициативе государственного архива, хранящего фонд данного ведомства ведь обязанностью Росархива является контроль за сроками хранения секретных документов и информирование руководителей ведомство наличии на государственном хранении документов со сроками хранения свыше 30 лет. Наконец, если в государственный архив поступил запрос от гражданина или частного лица о рассекречивании документов, но архив не уполномочен рассекречивать запрашиваемые сведения, он в месячный срок с момента поступления запроса должен направить его в соответствующее ведомство. Во-вторых, управления, министерства, ведомства, а также их учреждения, организации и предприятия могут делегировать свои полномочия по рассекречиванию документов соответствующим государственным архивам. Например, кг. такие полномочия архивным учреждениям Росархива передали Министерство финансов РФ, Министерство науки и технической политики, Государственный комитет РФ по статистике, Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации и другие ведомства. В таком Цслучае в государственном архиве создается комиссия по рассекречиванию, имеющая право принимать решения о снятии ограничительных грифов. Комиссия работает как в плановом порядке, таки по запросам организаций и граждан. О результатах работы комиссия извещает ведомства, материалы которых были рассекречены. В случае поступления запроса на рассекречивание архив должен дать мотивированный ответ в месячный срок. В-третьих, процедура рассекречивания документов министерств, ведомств и организаций, ликвидированных без правопреемников, в каждом конкретном случае устанавливается Межведомственной комиссией по охране государственной тайны и ее структурными подразделениями. Межведомственная комиссия в настоящее время решает и практические вопросы рассекречивания документов предприятий и организаций, ликвидированных без правопреемников. Государственные архивы, в которые поступили на хранение фонды учреждений, ликвидированных без правопреемников, создают специальные экспертные группы, которые изучают документы и предоставляют заключения в Межведомственную комиссию. 203 Экспертные группы и комиссии по рассекречиванию в государственных и ведомственных архивах выявляют документы по- единично (по описям) или подокументно (путем полистного просмотра. Второй способ более дорогой и трудоемкий, однако он предпочтительнее, поскольку позволяет не засекречивать все дело, а разрешить доступ исследователей к его части, не содержащей государственной тайны. Остальные документы закрываются конвертом. Документы для рассмотрения Межведомственной технической комиссией и Комиссией по рассекречиванию документов бывшей КПСС готовятся только путем полистного просмотра дел. В результате составляются перечни документов, подлежащих рассекречиванию, и тех документов, срок секретности которых следует продлить. Чем подробнее и яснее указано содержание документов в перечнях, тем легче будет Межведомственной комиссии принять решение. Государственные архивы должны информировать общественность о рассекреченных документах. Сведения о наиболее важных из них публикуются в специальном информационном бюллетене Федеральной архивной службы России, в журнале Исторический архив и приложении к нему Архивы Кремля и Старой площади, а также в сборнике Открытый архив. В архивах создаются обзоры и указатели рассекреченных документов. Правила доступа к документам в негосударственных архивах — общественных, экономических, частных — определяются этими учреждениями самостоятельно. Однако Международный совет архивов рекомендует, по возможности, приводить условия доступа к частным архивам в соответствие с условиями, существующими в государственных архивах. 7.5. Основы архивной эвристики Эвристика (от греч heurisko — отыскиваю, открываю) — наука, изучающая методы получения нового знания (эвристические методы, а также процесс продуктивного творческого мышления. Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, таки для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме. 204 Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы 1) наличие научных принципов организации Архивного фонда рФ и формирования хранящихся в архивах документов 2) организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений 3) существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов. Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются 1) установление фондообразователей, в деятельности которых •могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию 2) поиск на межархивном уровнена котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, таки отдельные материалы по теме исследования 3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы 4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи 5) поиск на уровне дела, документа, документной информации. Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если документ исполнен и подшит вдело индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, Дел по личному составу, номера листа В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в требовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читальном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — часть или том описи, номер коробки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр. 205 Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику. 7.5.1. Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения Очень часто работникам делопроизводственной службы приходится оперативно разыскивать какой-либо документ или документы по вопросу, требующему срочного решения. Если делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), проблем с поиском какого-либо документа, как правило, не бывает. Для поиска документов, неоконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-конт- рольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения приведена в табл. 9. Раньше (а кое-где и сейчас) в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и заявлений граждан, документов по личному составу, научно-тех нической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовавший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистрации входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском. В настоящее время традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем регистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять полю бому чувственному реквизиту документа или по сумме реквизитов дате регистрации и внутреннему номеру внешнему номеру и дате автору (от кого адресату (кому краткому содержанию виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс резолюции руководства контрольной дате исполнителям отметке об исполнении и отправке ответа хранению (№ и название дела комментариям (приложению) и др. Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу. Еще одним преимуществом для поискав АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного документа, введенный с помощью сканера, или даже графическое изоб- 206 о. S я се S о, о е S ос соей Ого с & го со Си I О 3 S ос св я а ЯР се О Ч 8* « a & я ! 4 3 * £ О щ Яко а яр. к ч 6 ев ь , ю ю g о X X X s в * & Во Р и ев н 9 сот О ОС о ч о ct о и о о ц 3" S Е ев S о ев 3 S о ч о S о Со Я X 3 а. Во ГО S X о V Я х 3 хо и Ч я ев ас ев в S X О. ев О чаи орг но ч & 03 2 о 0) СОЯ О ев со со S о ос о _ ч з Ч о и и п, РнОЗЙ F — J3 § S и о. ох га 8 эх ев « h u я s £ ев U " cu s s |