Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
7.6. Анализ использования архивных документов Анализ использования архивных документов имеет два основных направления изучение интенсивности использования изучение эффективности использования. Данные анализа интенсивности и эффективности использования документов лежат в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг. Интенсивность использования документов Удовлетворение потребностей общества в документной информации — основная социальная функция архивов. Анализ закономерностей использования документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее интенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источников для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются количество обращений пользователей в архив за год количество обращений по целям использования категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица число обращений к хронологическим группам документов (разных исторических периодов по разным темам исследования 219 к разным видам исторических источников к каждому фонду за год к фондам разных категорий за год по формам использования по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.). Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно построить динамические ряды за несколько лети даже десятилетий. Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне организации использования документов. Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, таки юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия, которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, местожительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высокий профессиональный уровень, специальное военное или воен но-историческое образование. Вместе стем велик процент и непрофессиональных исследователей (представители предприятий и лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 1 7 - 2 8 % общего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необходимо продумать работу с этой категорией потребителей — издавать дополнительные тематические и фондовые справочники, схемы НСА, проводить консультации. Следует также обратить особое внимание на новые категории потребителей информации политические партии, церковь и религиозные организации, фирмы и другие негосударственные структуры. Важно также следить за иностранными учебными, научными и общественными организациями, по заданиям которых ведется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международных исследовательских проектах. Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов числа обращений к отдельным фондами категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации. Информационная потребность — это объективная необходимость получения сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей или учреждений. 220 Эффективность использования документов Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам. Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников. Эффективность использования измеряется как в количественных, таки в качественных показателях. Количественными показателями являются отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилетним периодам, завесь период работы архива. Под использованными делами в данном случае подразумеваются как дела, заказанные исследователями, таки дела, затребованные архивистами, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередачи др отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел (по годам или другим периодам. Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или подготовлены публикации документов, делана которые имеются ссылки в научных исследованиях отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциальных потребителей. К неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьями другим источникам. Не менее важным показателем является результативность использования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, публикации и т.д. Вместе стем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовленных по документам архива по фондам количеству ссылок в научных работах на документы архива количеству копий, снятых с документов архива. Эти данные даются по годам, по фондами т.д. 221 Кроме того, в абсолютных величинах, как правило, измеряют экономическую эффективность использования документов. Экономический эффект измеряется в рублях и подсчитывается потребителем информации, как правило, на основе его собственной методики. Важным моментом анализа эффективности использования является изучение отказов в предоставлении ретроспективной документной информации. Это могут быть отказы в выдаче заказанных исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необходимо установить отношение заказанных дел к выданным, атак же, самое главное, — причины отказов. Типология этих причин уже выявлена исследователями. К ним относятся отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос является непрофильным для архива или документы выделены к уничтожению отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппарате или искаженные сведения в научно-справочном аппарате например, неверный шифр на каталожной карточке ошибки фондирования и профилирования (распределения документов по архивам, когда исследователь дезориентирован вследствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразо- вателей и др ошибки пользователя, не владеющего методикой архивной эвристики и незнакомого с системой НСА архива ограничение доступа к документам. Эта причина действует не только в случае засекречивания документов, но ив случае их плохого физического или санитарного состояния, а также в случае, если документы не описаны и хранятся в россыпи. На основе анализа выясняются наиболее актуальные причины отказов для данного архива. Формы учета документов. Результаты анализа использования документов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения форм первичного учета. Существующая система унифицированной документации по архивному делу предусматривает единые формы учета использования РДИ, которые подразделяются на первичные обобщающие итоговые документы. Ведение этих форм обязательно как в ведомственном, таки в государственном архиве. Формы учета использования документов в архивах приведены в табл. 10. Первичные формы учета использования документов заполняются либо сотрудником отдела использования или читального зала, либо самим исследователем. 222 Таблица Первичные формы учета Обобщающие Итоговые использования документов формы учета документы в государственном использования по учету в ведомственном в государственном документов использования архиве архиве документов использования 1. Журнал учета 1. Карточка Сводные Аналитические подготовленных учета форм таблицы обзоры, науч информацион использования работы архива ные отчеты, ных документов документов по формам заключения, выставка, использования графики, экскурсия, по годам диаграммы лекция, ини количества по годам, циативная поступивших по архивам информация) и исполненных и т. д) 2. Журнал учета 2. Карточка запросов культурно-про учета тем иссле (по годам, пери светительских дований в чита одам кате и пропаганди льном зале горий потреби стских меропри телей информа ятий (лекций, ции (по годам экскурсий, тематики выставок) исследований 3. Журнал 3. Журнал по годам регистрации регистрации количества выданных пользователей публикаций копий, архив (исследовате по видам ных справок лей) в читаль количества и выписок ном зале. использованных из документов фондов 4. Журнал или 4. Требования по годами дел контрольная на выдачу дел по фондам, картотека учета по годам социально-пра количества вовых запросов выданных 5. Журнал 5. Личное дело копий регистрации пользователя по годам исследователей исследователя) и другие и посещений письмо учреждена усмотрение читального зала ния или личное заявление о допуске в читальный зал, анкета пользователя, заказы на выдачу описей и дел, зака- архива) 223 Окончание табл. 10 Первичные формы учета Обобщающие Итоговые использования документов формы учета документы в ведомственном в государственном использования по учету архиве архиве документов использования зы на выдачу описей и дел, заказы на копирование документов. 6. Книга 6. Картотека выдачи делили журнал из хранилища регистрации запросов российских или иностранных пользователей физических или юридических лиц) 7. Лист исполь 7. Журнал зования дела письменных обращений граждан, поступивших через приемную. 8. Личное дело 8. Карточка исследователя учета изданий письмо орга архива низации, анке 9. Лист та исследова использования теля, заказы делана выдачу дели копирование) В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журнал регистрации запросов Отдельная картотека (журнал) может вестись на запросы физических и юридических лиц на запросы российских и иностранных пользователей на социально-правовые запросы (в связи с необходимостью контроля сроков их исполнения на заявления граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. В картотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (или название учреждения, если это юридическое лицо дата и регистрационный номер документа вид запроса (тематический, персональный, социально-правовой, консульский и др тематика, исполнитель, контрольная дата содержание ответа дата посылки ответа заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, приложения к ответу (копия, архивная выписка, перечень и др, а также другие сведения. Для удобства заполнения журнала регистрации запросов целесообразно заранее разработать перечень тем запросов (разумеется, примерный) и типологии запросов (виды запросов. Записи в журнал (картотеку) регистрации запросов вносятся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был продлен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке. Из-за множества первичных форм учета пользоваться документами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фамилию, имя и отчество и поставить подпись. После этого он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором указана тема исследования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если обращение в архив носит личный характер и письма-отно шения нет, пользователя просят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен написать новое заявление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или на основании письма зарубежной научной организации, или письма принимающей исследователя российской организации, или письма дипломатического представительства, или личного заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и предложат заполнить анкету исследователя. В анкете указывается фамилия исследователя, год рождения, место работы и должность, образование, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направление использования, контактные данные. В конце анкеты исследователь должен дать расписку в том, что он обязуется не нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все документы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без договора с архивом и т.д. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело в которое включаются следующие документы официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию требования на выдачу описей и дел заказы на копирование документов. 225 Данные из личного дела пользователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме — карточке учета пользователей и тем исследований. В карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество пользователя, номер личного дела, его должность, ученая степень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел. Как было сказано выше, для получения дел необходимо заполнить требование на выдачу дел Требование является не только документом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты требуемых дели ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Требование также является формой учета использования документов, поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользователя, тема, цель использования и форма реализации информации. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть. При получении дела пользователь знакомится с листом использования дела в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр. Лист использования дела является ценным историографическим источником, в котором указаны статьи, монографии и труды видных деятелей науки, которые также занимались исследованием этой темы. Если лист использования чист, значит пользователь является первым, кто приступил к исследованию данной темы. Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотри, хотя бы приблизительно, номера использованных листов. Работа по копированию документов учитывается в специальном журнале учета выдачи копий. Издательская деятельность архива учитывается с помощью карточки учета изданий архива В карточке учета изданий фиксируются название издания, его тип и вид, названия учреждений, участвующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе. Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов В карточке, составляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лекцию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, количество посетителей, время звучания (для телепередачи т.д.), степень участия архива, вид подготовленного информационного документа, а также шифры использованных при подготовке мероприятий фондов и дел. Наконец, пожеланию архивиста могут вестись специальный журнал учета подготовленных информационных документов, журнал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал регистрации выдачи архивных справок, выписок и копий. По окончании года сведения первичных учетных форм суммируются и анализируются. Для этого составляются обобщающие формы учета использования документов. В государственном архиве, где ведется большая работа по всем направлениями формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования, в который по окончании года должны стекаться все первичные документы по учету использования из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений, кроме листов использования дел, которые подшиты вдело и находятся в хранилище. Но эта работа может проводиться ив отделе использования. На данном этапе составляются сводные статистические таблицы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены, поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования документов важнее всего проанализировать данные. Чем больше этих направлений, тем большая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методику, однако на основе изучения опыта нескольких архивов можно дать несколько рекомендаций следует наиболее исчерпывающе и полно разработать состав показателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра, по крайней мере, в течение ряда лет. В противном случае работа по составлению итоговых и сводных документов за несколько лет будет осложнена придется сводить воедино противоречивые показатели все сведения по каждому показателю сводных таблиц лучше суммировать за год (например, количество выставок за год, количество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показателей, по которым интересно просчитать динамику в течение года например, сезонные колебания числа посетителей читального зала. Вместе стем, для того чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования РДИ в архиве, следует привести сводные данные залет, иначе вся трудоемкая статистическая работа окажется напрасной для надежности можно использовать временные графики поскольку полноценный анализ использования документов в архиве — невероятно трудоемкая работа, необходимо приобрести компьютер и освоить статистические программы — электронные таблицы. Приведем возможные сводные показатели по использованию документов, составленных в разных архивах поданным Российского государственного архива экономики (табл. 11) и поданным Российского государственного военного архива (табл. 12). Таблица Показатель Характеристика показателя Динамика поступления тематических запросов залет) Количество поступивших запросов в год Количество запросов по темам Изучение истории войсковых частей, соединений, учреждений и военных предприятий Изучение истории населенных пунктов, районов и областей Создание и пополнение фондов и экспозиций, фондовая работа Запросы по вопросам реабилитации советских военных, партийных и государственных деятелей Увековечивание памяти погибших воинов Основные статистические данные по использованию документов исследователями в читальном зале залет) Общее количество выданных единиц хранения в год, в том числе дел микрофильмов Средняя выдача дел на одного человека в год Таблица Показатель Характеристика показателя Количество обращений по целям исследования (залет) Число обращений за год число взятых исследователями дел за год число активно использованных дел за год (из которых сделаны выписки, копии число не выданных дел за год Категории потребителей информации Органы управления, НИИ, учебные заведения, хозяйственные органы, учреждения армии, архивы, музеи, библиотеки 228 Продолжение табл. 12 Показатель Характеристика показателя Темы исследований Ленин, его соратники История партии Национальный вопрос Социальные слои населения Государственное управление Планирование и ценообразование организации, издательства, прочее Финансирование Промышленность Сельское хозяйство Транспорт Лесное хозяйство Геология Связь Строительство и архитектура Внутренняя торговля Внешняя торговля Кооперация Заготовки Наука Культура, издательское дело Образование, НТИ, библиотеки, архивы Здравоохранение История учреждений Биография исторических личностей Армия Виды Законодательные использованных Распорядительные документов Материалы залет) нормативные информационно-аналитические Протоколы Переписка плановая отчетная первичная учетная акты Формы реализации Научные цели информации монографии залет) кандидатские диссертации докторские диссертации дипломы доклады, статьи сборники документов Окончание табл. 12 Показатель Характеристика показателя Народнохозяйственные цели отчеты по теме перспективный план аналитическая справка служебный доклад информационное письмо Другие формы использования выставки перечни, копии радиопередачи статьи для периодики всего всего по целям Итоговые документы по учету использования документов (аналитические обзоры, отчеты по научным планам) могут создаваться как в самом архиве, таки за его пределами (в органах управления архивным делом, ВНИИДАД, Росархи- ве). Если сводные статистические таблицы должны составляться в архиве ежегодно, то аналитические документы, составленные на основе таблиц, разрабатываются один разв лет. Как правило, работа ведется в рамках отдельной научной темы. В итоговых документах анализируются данные таблиц, выделяются наиболее важные тенденции использования и интерпретируются данные, устанавливается зависимость между теми или иными показателями. Глава 8 МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВАХ |