Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
Архивоведение 241 Таблица Услуги, предоставляемые архивом бесплатно Примеры из перечня платных услуг Социально-правовые запросы граждан о подтверждении трудового стажа размеров заработной платы прохождении военной службы участии в партизанском движении избрании на выборные должности награждении орденами и медалями, присвоении званий нахождении на излечении получении образования репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны Социально-правовые запросы граждан о наследовании имущества родственных связях. За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору срочное представление дел предоставление дел вколи честве большем, чем установлено правилами работы читального зала тематическое выявление дел архивистами работа в читальном зале в часы, непредусмотренные расписанием Предоставление документов во временное пользование орга- низациям-фондообразователям для служебного пользования Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т. п. Копирование или выявление документов для органов прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, для Использование следующих документов тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением 242 Продолжение табл. 15 Услуги, предоставляемые архивом бесплатно Примеры из перечня платных услуг органов представительной и исполнительной власти выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др копирование документов подготовка публикаций документов создание баз данных по документам архива и другие услуги Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятии — источников комплектования Совершенствование документационного обеспечения управления, организации и совершенствование работы архивов разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения и др проектирование автоматизированных информационных систем составление исторических справок о фондообразователях и др. Научно-техническое информирование архивных учреждений Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование проведение научно-исследова тельских и опытно-конструктор ских работ Продолжение табл. 15 Услуги, предоставляемые архивом бесплатно Примеры из перечня платных услуг разработка программного обеспечения для создания автоматизированных баз данных составление библиографии по профилю и смешанной проблематике и другие услуги. Обеспечение сохранности документов обследование состояния зданий и помещений хранилищ и условий хранения документов составление актов-рекомен даций); оказание методической и практической помощи в борьбе с биоповреждениями документов разработка рекомендаций, приведений фунгицидной и антисептической обработки цифровая обработка аудиовизуальной документной информации (реставрация фотоизображений и фонозаписей и применением ЭВМ и другие услуги. При заключении лицензионного договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок, на заключение лицензионного договора, затраты государственного архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора. Заключение договора не должно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора с некоммерческими целями. Глава 9 ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе удаленный, те. через глобальные компьютерные сети) к документной информации, увеличивает возможности научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего C D - R O M и DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое кибер- пространство 1 Информатизация архивного дела — это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения. \ Л. Этапы информатизации архивного дела В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов 1) период с конца XIX вдох гг.; 2) период с х до первой половины х гг.; 3) период второй половины х гг. — первой половины х гг.; 4) период второй половины х — х гг. История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе стем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране. На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств малой механизации было эпизодическими ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкрет- Под киберпространством в информатике понимают весь объем информации, открытый для доступа во всех сетях мира. 245 ных задач в области учета населения (переписи населения, планирования, отчетности на производстве и т.д. Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение. Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие информационный подход в архивоведении, представленный трудами В.Н.Автократова, КБ. Гельмана-Виноградова, К. И. Рудельсон, Р. Н. Ефименко и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ. Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем — АИ ПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ, а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИ ПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. На АСУ, согласно решениям XXW съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть лине всех проблем развития экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ). Вместе стем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы Н Т И (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков данных. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов. Км гг. относится опыт создания межфондовых АИПС в государственном архиве Курской области, Центральном архиве Министерства обороны и др. Первые электронно-вычислительные машины класса ЭС-ЭВМ, установленные в НИЦКД СССР (РНИЦКД), и пакет прикладных программ АИДОС фирмы РОБОТРОН (ГДР) послужили базой для реализации трех грандиозных по тем временам межар хивных проектов — АИПС: Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 — июнь 1918 г (участвовали 200 архивов-соисполнителей), История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов (7 архивов-соисполнителей) и общеотраслевой автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ) на основе Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного архивного фонда СССР (в нее успели ввести данные 70 тыс. карточек фондов государственных архивов СССР. Две первые системы, являющиеся по составу элементов описания первыми электронными каталогами, выдержали испытание временем и функционируют до сих пор уже на ПЭВМ. Попытки воссоздать АСНТИ на основе ЦФК продолжаются до сих пор. В реализации этих проектов архивисты приобрели важный опыт решения вопросов технического, программного и лингвистического обеспечения архивных ИПС, экспорта данных на стареющих носителях. Особенно важен для последующего развития автоматизированных архивных технологий был опыт создания тематических тезаурусов, изданных в е гг. В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото- и фотодокументов. Вместе стем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе. Такие изменения связаны с массовым распространением вначале х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивной разработкой программного обеспечения для ПЭВМ, совершенствованием пользовательского интерфейса этих программ, появлением удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появлением емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических. Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронули отечественные архивы. Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР ( Р НИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. 247 В е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрова ния источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования, а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам. 9 . 2 . Объекты и цели информатизации архивного дела Подо б ъ е к там и информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся комплектование архива и экспертиза ценности документов создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов создание страхового фонда и фонда пользования документами информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива, других учреждений, исследователей и граждан контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях — источниках комплектования (для государственного архива. Целями информатизации работы архива являются избавление труда архивиста от рутинных операций повышение точности и оперативности учета документов в архиве получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения 248 документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования. 9 . 3 . Информационные технологии и организация их внедрения в архивах В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (оцифро вание документов, сетевые технологии и т.д.). Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением. Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Учетные базы данных вар хи в е учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и др. Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по учету документов и дел — БД Поступление и выбытие (поля — признак поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления выбытия, вид хранения, подразделение ГД,'индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода, номер хранилища, место хранения, количество дел. База данных заполняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные статистические сведения о поступлении и выбытии документов. Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска 249 документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах. Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний. В 1996—1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поис ковых систем под общим названием Архивный фонд, которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях архивного фонда и описи фонда единицы хранения (дела документа. В настоящее время общеотраслевая программа Архивный фонд внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда и описи списка фондов, книги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путеводителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (последний в еще не запущенной в эксплуатацию версии. С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета — Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов. Программа работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс. Общеотраслевая программа Архивный фонд призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учета. Это нашло отражение в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ за 1997 г) Помимо общеотраслевой программы Архивный фонд существует общеотраслевая программа Фондовый каталог субъекта Федерации, которая позволяет получить сводный паспорт государственных архивов субъекта Федерации, а также провести сравнение данных паспортов одного итого же архива заразные годы 1 Помимо общеотраслевых программы по учету созданы в большинстве архивов, например в Московском городском объединении архивов внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Преимуществом системы является наличие умной технологии внесения изменений в учетные документы, предусматривающей не |