Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
§ 3 X X о s и о. соч а S -со ев О Я 8 2 X я s cd ев Ч о >. * S « о я Я " - S ос хо о g о = Я S 5 соя о. о со о X со э a со О св S X о Ч U § ев а ч ос сиси со a I 2 207 сей, поэтому существенное значение имеет не только № делано и № описи. Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например п, где 5 — номер структурного подразделения буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения. После передачи дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с Э П К архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом. Однако и этот номер не является окончательным — надела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там. Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске. Основными справочниками в архиве учреждения являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно (см. раздел 6.3. Архивные описи. Остановимся на последовательности поиска нужного документа. Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения ивы писать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическими другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника. Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная картотека (РКК), которая должна передаваться в архив учреждения вместе с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В архиве картотека подвергается экспертизе из нее изымаются карточки документов, не подлежащих хранению остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по сводной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на учно-техническую документацию, по истории учреждения и др. В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно- контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для архивного шифра. Если необходимы документы более чем десятилетней давности, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует внимательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии учреждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтожение дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск документов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успехом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ. Поиск документов в государственном архиве Рассмотрим последовательно этапы поиска ретроспективной документной информации (РДИ). Наперво м этапе информационного поиска следует установить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы по теме исследования. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат Краткий справочник. — М, 1994. 211 Для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне Архивного фонда РФ, в соответствии с которыми все архивы делятся на исторические (хранящие документы эпохи феодализма и капитализма, комплектующиеся (хранящие документы эпохи социализма и постсоциалистического периода) и архивы, хранящие документы всех эпох в отдельных хранилищах. Кроме того, существуют архивы, хранящие документы общенационального значения (федеральные архивы, и архивы субъектов Федерации (областные, краевые, муниципальные, районные. Для хранения документов на специальных носителях существуют архивы научно-технических документов (НТД) и ки- нофотофонодокументов (КФФД). Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государственной и общественной деятельности, поэтому существуют архивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-ис торические архивы, архивы общественных движений 1 Д оку менты поп о лит и ческой истории, государственной власти и управлению следует искать в фондах высших органов государственной власти, центральных органов государственного управления — Государственного Совета, Государственной Думы, Комитета Министров, Совета Министров, Сената, Синода, приказов, коллегий и министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и управления советского государства — ВЦИК, СНК, Верховного Совета, Совета Министров, наркоматов и министерств СССР и РСФСР — отложились в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории советского периода в силу особенностей советской политической системы невозможно без привлечения фондов Политбюро ЦК КПСС [РСДРП— РКП(б)—ВКП(б)] в РГАСПИ, архиве Президента РФ секретариата ЦК КПСС, аппарата ЦК КПСС в РГАНИ, поскольку важнейшие решения по вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным руководством. К сожалению, документы высших органов КПСС еще нескоро станут в полном объеме доступны исследователям. Документы пои сто р и им ест ног о управления и администрации отложились в фондах воеводских канцелярий, канцелярий губернатора (генерал-губернатора, военного губернатора, губернского правления, наместничеств, земских и городских управ, губернских, уездных, волостных, областных, окружных, районных исполкомов советов народных депутатов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах субъектов РФ. Исследование истории местного управления советского периода также нуждается в привлечении материалов фондов областных, краевых, районных, городских комитетов КПСС, которые зачастую подменяли советские органы на местах. Эти фонды хранятся ныне в государственных архивах. Приступая кис следованию пои сто р и и экономики, следует помнить, что далеко не все документы по этой теме хранятся в 1 Точные сведения о сети государственных архивов можно получить на официальном сайте Федеральной архивной службы Архивы России. 212 Российском государственном архиве экономики (РГАЭ), хотя он таки называется. РГАЭ хранит документы высших и центральных органов управления экономикой с 1917 года — ВСНХ, Госплана СССР, ЦСУ СССР, Государственного комитета по науке и технике, экономических наркоматов и министерств, государственных деятелей и руководителей ведомств. Вместе стем значительная часть документов по истории промышленности, строительства, транспорта, из фондов проектных, конструкторских организаций, научно-производственных объединений советского периода отложилась в материалах РГАНТД и его филиала. (Конечно, они перекликаются с документами фондов ВЦИК и СНК СССР, хранящихся в ГАРФ.) Документы по истории экономики России периода феодализма и капитализма отложились в фондах Поместного, Разрядного, Сибирского, Посольского и других приказов, Сената, коллегий Экономии, Вотчинной, Берг-, Мануфактур-, Камер- и Коммерц-коллегии, Главного Магистрата, Поместно-вотчинного архива (РГАДА), Министерства финансов, Министерства земледелия, Министерства путей сообщения Министерства торговли и промышленности, Департамента торговли и мануфактур, Департамента земледелия, Горного департамента, Комитета по техническим делам, Главной палаты мер и весов, Сельскохозяйственного ученого комитета, Вольного экономического общества и др. (РГИА). В РГИА также отложились материалы фондов крупнейших банков, акционерных обществ, товариществ и предприятий, национализированных в 1918—1921 гг. Фонды губернских статистических комитетов, фабричных инспекторов, казенных палат, управлений государственным имуществом, губернских по крестьянским делам присутствий, местных промышленных предприятий, колхозов, машинно-тракторных станций (МТС), союзов кооперации отложились в государственных и муниципальных архивах субъектов Федерации. Особенностью исследования общественных движений является тот факт, что материалы по истории политических, национальных, религиозных организаций, как правило, откладываются в фондах политического сыска, полиции, жандармерии — Преображенского, Разрядного приказов, Тайной канцелярии, Тайной экспедиции Сената (РГАДА); Верховного уголовного суда по делу декабристов, III отделения Собственной Его Императорского Величества Канцелярии, Департамента полиции МВД, охранных отделений Москвы и Санкт-Петер бурга, жандармских управлений (ГАРФ). Справедливо это, до некоторой степени, и для общественных движений советского периода сведения об оппозиции и инакомыслии можно найти в фондах органов суда, прокуратуры (судебно-следственные материалы политических процессов, органов идеологического надзора и цензуры (ЦК КПСС и его отделов ЦК ВЛКСМ, первичных партийных и комсомольских организаций. Эти Материалы хранятся в ЦА ФСБ (архивно-следственные дела, центральных и местных архивах КПСС, переданных в 1991 г. введение Федеральной архивной службы России. Бывшие партийные архивы занимаются Комплектованием фондов общественных движений второй половины х гг., поэтому некоторые из них называются архивами общественных движений. Фондов общественных организаций на государственном Ранении немного — кооперативные, благотворительные, культурные. 213 Фонды политических партий, ассоциаций, профсоюзов отложились в ГАРФ (например, фонды Союза 17 октября, конституционно-демок ратической партии, партии социалистов-революционеров (эсеров, Всероссийского крестьянского союза, Союза русского народа и др. Документы по истории РСДРП — РКП(б) — ВКП(б), а также документы партий и групп, входивших в РКП(б) и союзных с ней, отложились в РГАСПИ и местных хранилищах, ранее принадлежавших архивному фонду КПСС. Кроме того, на государственном хранении отложились фонды благотворительных организаций (Московский славянский благотворительный комитет, Общество попечения о тюрьмах, Исполнительный Комитет союза обществ Красного Креста и полумесяца в ГАРФ, Общество для пособия нуждающимся сценическим деятелям в РГАЛИ). Фонды общественных организаций советского периода в ГАРФ и архивах субъектов Федерации, как правило, представлены фондами профсоюзов, кооперативных организаций, добровольных спортивных обществ, отделений общества воинствующих безбожников, ДОСААФ и др. Фондов оппозиционных и диссидентских организаций на государственном хранении фактически нет, ими комплектуются Московские, Санкт-Пе тербургские и другие общественные архивы — общества Мемориал, архив Андрея Сахарова, Центр документации Народный архив. Исследования вобла ст и истории культуры и искусства, как правило, требуют привлечения материалов из фондов личного происхождения деятелей культуры, а также из фондов общественных организаций — театральных, литературных, музыкальных, художественных, творческих союзов, обществ, объединений, студий, училищ, клубов. Около 3 тысяч фондов хранятся в РГАЛИ. Однако, как было сказано выше, для личных фондов характерна высокая степень раздробленности. Большое количество фондов деятелей литературы и искусства и общественных организаций в области культуры хранится в отделах рукописей (ОР) библиотеки музеев — ОР Российской национальной библиотеки, Институте истории русской литературы — ИРЛИ (Пушкинский дом ОР библиотеки РАН в Санкт-Петербурге; Музея книги в отделе рукописей Государственной Третьяковской галереи, Государственного центрального музея музыкальной культуры им. М.М.Глинки, Государственного Русского музея, Государственного центрального театрального музея им. А. А. Бахрушина, Государственного Литературного музея. Документы о политике правительства в области культуры и образования отложились в фондах Комитетов по делам искусств при СНК СССР и РСФСР, его отделов и управлений, Народного комиссариата просвещения РСФСР, Министерства культуры СССР и его отделов и управлений, Государственной академии художеств, Государственной академии искусствознания Государственного комитета СССР по кинематографии и др, хранящихся в Российском государственном архиве литературы и искусства. Очень ценную информацию содержат фонды цензурных учреждений Московского комитета по делам печати — ЦГИАМ; Главлита — ГАРФ- И с следования пои сто р и и науки требуют привлечения материалов из личных фондов деятелей науки (Центральный архив Российской академии наук в Москве, Санкт-Петербургское отделение архива РАН архивы отраслевых институтов и территориальных отделений 214 РАН. Кроме того, важным является привлечение фондов научных обществ — Всесоюзного общества почвоведов, Всесоюзного биологического общества, Всесоюзного гидробиологического общества Всесоюзного физиологического общества им. Павлова (МО архива РАН Всесоюзного ботанического, минералогического, химического и других обществ (архив РАН, Санкт-Петербургское отделение, московских нумизматического и археологического обществ (отдел письменных источников Государственного исторического музея, Общества истории и древностей (отдел рукописей Российской национальной библиотеки, атак же научно-технических обществ, обществ изобретателей и рационализаторов, фонды центральных правлений которых хранятся в ГАРФ, а местных отделений — в государственных архивах субъектов Федерации. Свои особенности имеет поиск информации при исследованиях биографического характера. К ним относятся историко-биогра- фические и генеалогические исследования, а также поиск документов по личному составу при исполнении социально-правовых запросов. Ис- торико-биографические и генеалогические исследования требуют привлечения документов, содержащих персональную информацию. Для этого прежде всего следует установить, нет ли на хранении личного фонда данного деятеля, семейного фонда, фондов коллеги соратников, в которых могли отложиться его документы. В дальнейшем методика поиска для всех трех типов биографического исследования является единой — следует связать моменты человеческой жизни с государственными структурами и их фондами. Генеалогические исследования требуют привлечения материалов, содержащих сведения о рождении, крещении, бракосочетании, венчании, смерти, отпевании, записи в сословие, учебе и трудовой деятельности, имуществе, службе в армии, наградах, подданстве, переселении, нахождении под судом, репрессиях и др. Иногда термин генеалогический источник применяют к документам, которые содержат информацию о нескольких поколениях семьи, например метрические книги, городские обывательские книги, анкеты и личные дела рабочих и служащих. Документы, содержащие генеалогическую информацию, как правило, откладывались в фондах приходских церквей, ноне кафедральных соборов и монастырских церквей. После установления основных фактов жизни человека следует предположить, что он получил образование и работал. Если известны учебное заведение, где он учился, и присутствие, где он работал, можно попытаться найти их фонды ив них личное дело человека. Если учебное заведение и присутствие неизвестны, следует выяснить, к какому сословию он принадлежал, поскольку фонды органов сословного управления содержат ценную генеалогическую информацию. Сведения о предках можно получить в фондах судебных органов, в фондах губернского правления, канцелярии генерал-губернатора или уездного полицейского управления, в фондах переселенческих управлений или уездных полицейских управлений. Источниковая база генеалогических исследований советского периода отличается сравнительной бедностью. С одной стороны, при отборе 215 документов на хранение приоритетными всегда были интересы государства, а не человека. С другой стороны, до сих пор действует летний срок хранения документов по личному составу в учреждениях. На государственное хранение документы этой категории принимаются только в том случае, если учреждение было ликвидировано без правопреемника. Так, например, на государственном хранении почти нет фондов ЗАГСов, поэтому установить элементарный факт рождения или смерти человека порою бывает непросто. Однако говорить о полном отсутствии генеалогических источников советского периода на государственном хранении было бы несправедливо. Если известно место работы человека, можно попытаться разыскать фонд учреждения ив нем — личное дело сотрудника. Сведения о миллионах людей, подвергшихся репрессиям, можно найти в фондах исполнительных комитетов местных советов (списки раскулаченных и лишенных избирательных прав граждан. Архивно-следственные дела подвергшихся политическим репрессиям в е гг. начали передаваться из архивов местных управлений ФСБ и ЦА ФСБ в государственные архивы. Сведения об эвакуированных в годы Великой Отечественной войны гражданах можно почерпнуть в фондах переселенческих отделов исполкомов или уполномоченных по эвакуации. Сведения о погибших, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны можно обнаружить с помощью автоматизированной поисковой системы Книга памяти, созданной на основе данных Центрального архива Министерства обороны ( Ц А М О ) , Военно-медицинского музея, Министерства обороны, РГАВМФ и местных военных комиссариатов. Запросы генеалогического характера требуют больших трудовых затрат, поэтому для облегчения поиска архивисты создают дополнительные справочники по документам, содержащим информацию персонального характера. Важнейшей задачей Федеральной архивной службы России является исполнение социально-правовых запросов учреждений и граждан. Для успешного выполнения этой задачи необходимо овладеть методикой поиска документов по личному составу — анкет, автобиографий, послужных списков, характеристик, личных дел, личных карточек, ведомостей о выдаче заработной платы, приказов, списков награжденных и др. Во-первых, следует помнить о том, что значительная часть документов по личному составу находится на хранении не в государственных архивах, а в архивах учреждений. Во-вторых, для успешного розыска личного дела необходимо знать дату увольнения заявителя и последнее место его работы. Далее архивисту придется восстановить всю историю учреждения и его фонда. Ведь личное дело могло путешествовать как вместе с человеком, меняющим работу в рамках ведомства, таки вместе с архивом. История советского госаппарата богата слияниями, переименованиями, разукрупнениями и реорганизациями. Ведомственные архивы предшественников должны были передаваться учреждению-преемнику. Если личное дело в силу особенностей кадрового делопроизводства многократно передавалось из организации в организацию, не стоит забывать о том, что по месту работы человека могли отложиться и другие документы — приказы, распоряжения, списки, ведомости о зарплате. В поиске документов по личному составу используются справочники — каталог по истории государственных учреждений, картотеки документов по личному составу, специальные памятки. При исследовании конкретного учреждения следует найти фонд данного учреждения. Если фонд не сохранился, следует установить, кому подчинялось данное учреждение возможно, сведения о нем отложились в фонде вышестоящей организации. Для частных предприятий в области торговли и промышленности материалы могли отложиться в фондах органов, ведавших их регистрацией и выдававших разрешение на открытие — канцелярии губернатора или генерал-губернатора (первой половины XIX в, канцелярии градоначальника (второй половины XIX в. Большое значение имеют фонды губернских и уездных земских управ, фабричных инспекций, губернских статистических бюро. Следует обратиться также к фондам Городской Думы, осуществлявшей сбор налогов. Исследования для проведения реставрационных работ требуют строительной документации, описаний зданий. В губернских городах описание и планы строения можно найти в фондах Городской Думы и Городской Управы (оценочного отделения, занимавшегося сбором налогов с недвижимости Губернского правления, строительное отделение которого утверждало проекты сооружений Московского археологического общества, дававшего разрешение на перестройку памятников до XVIII в, в фондах кредитного общества и страховых обществ. Документацию о памятниках церковного зодчества можно найти в фондах церквей и монастырей, викариев, уездных духовных правлений, губернских духовных консисторий, и, наконец, Священного Синода, куда проекты церковных зданий поступали на утверждение (РГИА). Исследования пои сто р и имен таль нос т и , образа жизни и быта сталкиваются с бедностью источниковой базы. Материалы поданной тематике отложились в личных фондах (дневники, письма, интересный материал дают фонды судебных и следственных учреждений. За советский период ценным источником такого рода являются письма и заявления граждан в общественные приемные, редакции журналов и газет. К сожалению, на государственном хранении оказались лишь случайные выборки, так как срок хранения документов этой категории не превышает 3 - 5 лет. Вообще, массовые источники личного происхождения, повествующие об образе жизни, взглядах и представлениях рядовых участников движения, в силу принятых в советском архивоведении критериев экспертизы ценности документов в государственных архивах сохранялись плохо. Значительно полнее они представлены в отделах рукописей музеев. Сейчас отношение архивистов к документам маленького человека изменилось. На втором этапе информационного поиска следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Если круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или 217 краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архиве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондами научно- справочному аппарату к ним. Необходимо помнить, что система справочников каждого архива, несмотря на единые принципы создания НСА, имеет свои особенности, так как она формировалась исторически в течение столетий — нет двух архивов с одинаковым набором справочников. Особенно это своеобразие касается дополнительных справочников (картотек, указателей, обзоров, тематических перечней. Поэтому прежде всего следует узнать об особенностях системы НСА данного архива. В некоторых федеральных архивах графическая схема НСА помещена в читальном зале. Узнав, что по теме вашего исследования имеется каталог, картотека, обзор, указатель, вы существенно сэкономите время поиска. В читальном зале вам предложат путеводитель по архиву и картотеку фондов, в которой можно уточнить номера нужных фондов, количество описей к фонду, но если их несколько сотен, вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия описей вы можете узнать из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый главный справочник — архивную опись. Натрет ь ем этапе информационного поиска необходимо выяснить последний элемент архивного шифра, который необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой предстоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заголовков. Для архивистов сейчас появилась возможность для просмотра заголовков прибегнуть к помощи ЭВМ, однако лишь немногие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные справочники пользователям. Облегчить работу могут указатели к описи, например внутрифондовый указатель, хотя они, как правило, содержат лишь рубрику, подрубрику и шифра также обзоры к интересующим фондам. Выяснив номер фонда, описи и дела, можно составить требование на выдачу дел. Однако третий этап поиска этим не ограничивается. Во-пер вых, описи далеко не всегда достаточно информативны. Во-вто рых, помимо номера дела необходимо знать номера листов, количество которых в деле может достигать значительного количества, и если не знать номера листа, необходимо будет ознакомиться с каждым из них. Это также трудоемкая работа, для избежания которой следует обратиться к системе каталогов архива — систематическому, предметному, именному, географическому, каталогу по истории государственных учреждений. Нач е т в ер том этапе информационного поиска на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют вспомогательные справочники-указа- 218 телик документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки. Предметный каталог, указатели к документам, именные картотеки архива зачастую создаются на базе переданных на хранение делопроизводственных картотек. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения. Такие карточки нуждаются в перешифровке по специальным переводным таблицам, поэтому выписанный шифр следует проверить у дежурного по каталогу. Осуществляя поиск на этом уровне, следует помнить о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата могут быть неравноценными. Даже отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор элементов описания и справочный аппарат. Это объясняется дифференцированным подходом к описанию документов. |