Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
6.5.2. Справочный аппарат к путеводителю Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются титульный лист, оглавление (содержание, предисловие, список сокращений, указатели. Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справоч- но-ориентирующего характера. Это — информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания. 169 Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом. Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается нате аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива. Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива. В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп материалов в соответствии со схемой составе характеристик, справочного аппарата и приложений. Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения (для широкой информации или целевого информирования) и формы издания (архивный справочник или научно- популярное издание. Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, таки для отдельных томов. Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. 6.6. Обзоры документов и другие архивные справочники Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов. 170 Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения фондовой принадлежностью) или единством содержания (тематикой. В зависимости от этого различают два вида обзоров обзоры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тематические обзоры документов. Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда сих источниковедческим анализом. Тематический обзор документов — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов. Названным видам обзоров присуще много общего (в структуре, методике описания, составе справочного аппарата. Оба они имеют две основные части 1) характеристика документов (собственно обзор, включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации, их источниковедческий анализ и поисковые данные 2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателя(ей). 6.6.1. Характеристика документов в обзоре В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах. Схемами построения обзоров архивного фонда являются 1) структурная 2) отраслевая (функциональная 3) тематическая 4) хронологическая 5) номинальная. Для тематического обзора документов используются следующие схемы 1) отраслевая (функциональная 2) тематическая 3) хронологическая. Как видим, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, таки при составлении тематических обзоров. Разберем на конкретном примере сущность каждой из названных схем. Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненное. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и соподчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем. Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась. В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление враз витии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д. Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, тоне так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономи ческого или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам. Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообра зователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя. Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий. Применение хронологических схем при составлении тематических обзоров, связанных с освещением документов по широкой тематике, не может считаться правильным, так как в этом случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторения однообразных вопросов. Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов. Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выбранных схем построения характеристики документов на подразделы и группы может быть произведено по любым классификационным признакам. При разработке схем характеристик серьезное внимание должно быть обращено на последовательное расположение разделов, 172 подразделов и более мелких делений, которые могут быть расположены а) в систематическом порядке 1. Промышленность, транспорт и связь, торговля 2. Сельское хозяйство 3. Наука, культура, быт б) в хронологической последовательности 1. Январь 2. Февраль 3. Март 4. Апрель 5. Майи т.д.; в) в алфавитном порядке 1. Авиационная промышленность 2. Медицинская промышленность 3. Химическая промышленность. Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дели документов, таки на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными. В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок и объема документов. Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя. Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом. Необходимо помнить, что обзор должен информировать о содержании документов, подробный же пересказ фактов и событий, о которых идет речь, а также включение большого числа статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подобное описание может превратить обзор из архивного справочника в специальное историческое исследование, а такие цели перед обзором не ставятся. При составлении аннотации в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним цитированием не следует. Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, когда цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится. 173 При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ. Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования. Именно в этом состоит информационная особенность обзоров, отличающая их от всех остальных информационно-поиско вых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного документа, или изучения темы, показывается полнота и степень сохранности документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их достоверность. В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недостаточность источников по тем или иным конкретным проблемам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов. В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов. Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник. В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки. 6.6.2. Справочный аппарат к обзору Рассмотрим вторую часть обзоров документов — справочный аппарат. На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника — обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора. 174 На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания (составления) обзора. Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы. Характеристика основных групп фондообразователей показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда. В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник. Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. Для тематических обзоров составляется список фондов информация о которых включена в обзора в необходимых случаях — библиографический список. 6.7. Дополнительные справочники системы НС А В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей. Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Основными видами указателей являются тематические, предметные (общие и специальные, именные, географические (разновидности предметных, хронологические. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифон довые. По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра делили документам (с просмотром дел. Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям одного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофильный, имеет сложную структуру и большое количество описей. Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных картотек поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с 175 документами. В таком случае на них проставляется новый архивный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распространенные виды картотек — картотеки документов по личному составу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др. Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления делили в виде таблицы со следующими графами номер по порядку, заголовок документа (дела, дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел. Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи. Глава 7 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Использованием документов архива — комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В отечественном архивоведении различают направления, цели и формы использования. 7 . 1 . Направления использования архивных документов В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются укрепление российской государственности удовлетворение информационных потребностей общества обеспечение законных прав и интересов граждан. В процессе использования архивных документов участвуют две стороны — архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже. Использование документов — сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. Вопросам, связанным с этой проблемой, а также целями формам использования документов и посвящен данный раздел. 7.2. Цели использования архивных документов Цели использования документов могут быть управленческие политические экономические научные культурно-просветительские; социально-правовые (обеспечение прав граждан. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет, при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д. Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов входе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления для заключения международных договоров при определении межгосударственных границ и т.д. Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности. 178 Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-про дажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях. Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес- планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании. Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий игорных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйствах, в области охраны окружающей среды и т.д.). Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др. Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, таки культурно-просветительские цели. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах. Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д. Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы, работа которых невозможна' без проектной документации, планов и других источников. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально- правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы. |