Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
6.2. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтети- ческой обработке, те. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов — описание. В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристики в письменном обозначении этих характеристик на обложке делили карточках. 6.2.1. Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел вначале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы вдела В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем неописанные. При обработке значительного комплекса документов описание р архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда. На обложках и карточках указываются одинаковые ив единой последовательности информационные характеристики документов и дел. Информационные характеристики документов и дел Информационными характеристиками каждого дела являются название учреждения с указанием вышестоящего ведомства название структурной части (функции, отрасли индекс дела по номенклатуре заголовок дела аннотация крайние даты документов дела количество листов архивный шифр. Название учреждения является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, тона обложке указывается последнее название. Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например руководство и т.д. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов. Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Аннотация документов — это краткое изложение содержания Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Крайние даты определяются по датам заведения и окончания Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает 125 несколько дат составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты составления или подписания документов. Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книги копий документов. Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу. Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат. Для книг (кассовых, учета, регистрации крайние даты определяются первой и последней записями. Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов. На практике встречаются случаи, когда дело было начато водном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты дата заведения в первом учреждении дата поступления в другое учреждение дата окончания дела во втором учреждении. Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби. Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела. Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела название архива, № фонда, № описи, № дела по описи. Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и аннотацию. Заголовок должен быть кратким, точными литературно- грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. Заголовки бывают трех типов простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов вид дела, вид или разновидность документов (вид дела дело, материалы, переписка и др вид документов протоколы, планы и др автор (дает возможность уяснить смысли степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов 126 корреспондент (указывает нате учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь); предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь); время (событий или составления документов формальные признаки (подлинность или копийность). Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы вдело подбираются на основе признаков заведения предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, атак же формальных признаков подлинности и копийности. Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, тоне представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела. Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди тельные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники. Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники. Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии. Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации наг. Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г. Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информаци онно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например 127 Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое плену, о деятельности испанской Голубой дивизии за 1940-1942 гг. Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватель скому составу РГГУ за январь июнь 1994 г. Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайство принятии в гражданство СССР за 1925-1927 г. Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь определить вид дела материалы, дело, переписка. Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и несвязанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки. Понятие материалы применяется ив тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка. При описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных вдело. Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова. Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, вовремя заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81. Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом ИВ. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати. 128 Для личной переписки уместно указать и автора. Например Переписка ЮС. Нечаева-Мальцева с ИВ. Цветаевым и В. Д. По леновым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ- нЫ х искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым, д А. Серовым, П. В. Жуковским. После того как определен характер дела, составляется заголовок й з определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка. Постановления Приказы Протоколы [№—№] * — автор — содержание — время Подлинность, копийность Решения Циркуляры автор — содержание — время Подлинность, копийность Планы Отчеты автор — содержание — время Сведения Ведомости Сводки Справки Таблицы автор — содержание — территория — время Дело автор (имя, отчество, фамилия) — содержание — территория — время Материалы автор — содержание — территория — время виды и разновидности документов) Переписка корреспондент — содержание * Элемент заголовка — возможный, ноне обязательный. Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов вдела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков. Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д. Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, те. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда. Архивоведение 129 Правильно обобщенный заголовок будет звучать так Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда. Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии. Правильно составленный заголовок будет звучать так Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии. В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением содержания. При обобщении содержания излишне подробный заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать заголовков типа Разные бумаги по разным вопросам (лучше общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству и т.п.). Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный. Сложный заголовок составляется путем сочетания 1) простых заголовков, например Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.; 2) простого и обобщенного заголовков, например Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за 1938 год (подлинники, переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией 3) обобщенных заголовков, например Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь декабрь г. (копии, переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу. Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки. В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел виды документов или дели автор, виды докУ' 130 центов или дели корреспондент, виды документов или дели содержание и т. д, например Протоколы заседаний коллегии Министерства. за. год. Подлинники, копии. К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа. Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков. Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие вдела. Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска. Аннотация составляется в трех вариантах 1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17—18; 2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21; 3) аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например В списке семей красноармейцев, не получивших карточки Красная звезда, содержатся сведения о составе семей. Л. 45. В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела. Ценность документной информации Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составляется внутренняя документная опись. Вопрос о ценности информации источников, конечно, сложно решить однозначно. Один из подходов к решению был разработан в е гг., когда было введено категорирование фондов учреждений, те. разделения их на категории (1, 2, 3) в зависимости от места учреждения-фондообразователя в системе государственного управления 131 я категория — высшие и центральные органы власти,управле ния, суды и др я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др я категория — местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др. К фондам й категории составлялись наиболее подробные справочники. 6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов. В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно- хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов. В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда заголовок дела крайние даты документов дела количество листов архивный шифр. Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка. В основе заголовков лежат уже известные элементы виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов. При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы. Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения. В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанра также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например А. П. Островский. Доходное место. Пьеса. Если в рукописи отсутствует название, тов заголовке указывается ее первая строка, например 132 Б.П.Корнилов. Без тоски, без грусти, без оглядки. Стихотворение. В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой. В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи ной, по первому мужу Бек. В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина, А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, СИ. Пичугина. В бархатном переплете. В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например Альбом 77. И. Карпова Книжка 44 уродов — портретов писателей сих автобиографиями с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе- на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др. Заголовок на записные книжки составляется очень кратко в нем указывают вид дела и автора, например Записные книжки ПС. Каржановского. В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других материалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи в котором указывают автора надписи, корреспондента кому она предназначена) и на чем она сделана, например Дарственные надписи ФИ. Шаляпина и Иолы Торнаги. В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяй ственные материалы а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов авторские правки, газетные вырезки и т.д., например Рецензии о творчестве МВ. Исаковского. Газетные вырезки. В заголовке на названные материалы после основных элементов Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы. В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например 133 Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник. При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения. Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину. Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы. В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями АИ. Тургеневу студентов Геттингенского университета. Гравюры Т. Г. Шевченко В шинке и Ростовщик с дарственными надписями В. М. Лазаревскому. Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского работы Ф. Вендрамини с оригинала О. А. Кипренского. При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут неустановленный автор, например Письмо АС. Пушкина неустановленному лицу с обращением Иван Сергеевич. При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты отрывок, неполный текст, без конца, например К. С. Семенов. Воспоминания. Отрывок. Письмо ГС. Петрова Л. К. Игнатьеву. Без конца. При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают автограф или черновой автограф авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы машинописная или рукописная копия фотокопия или ксерокопия вырезки из журналов, газет и др. Например Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др, поставленные С. Г. Розановым. Машинопись сего пометками. Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки. Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской. Фотокопия. 134 |