Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
4.2. Экспертиза ценности документов 4.2.1. Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного Количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. 8 5 Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например х гг. по перечням х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах. Задачи экспертизы ценности документов Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильное™ документов тому или иному государственному архиву. Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение ка кого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы 1) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела 2) для временного хранения. Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, те. когда дело еще не родилось. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. 8 6 Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу, ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭКВ государственном архиве во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов. Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений однородных учреждений, действовавших на одной территории школы одного района лиц, связанных родственными или личными отношениями. Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения дела, предназначенные для уничтожения. Надела, подлежащие уничтожению, составляется акт дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии ( Ц Э П К ) . Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены натри большие группы 1) критерии происхождения документов 2) критерии содержания документов 3) критерии внешних особенностей документов. Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов. 1. К группе критериев происхождения документов относятся значение учреждения или лица в жизни общества 8 7 значимость событий (явлений, предмета, отраженных в документах время и место создания документов. На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется ввиду ценная документация этих учреждений, либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема, либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников. Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов. Например, документы, образовавшиеся дог. (до пожара в Москве в мае 1626 г, вовремя которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений, ценятся выше других документов. Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773-1775 гг., Отечественная война 1812 г, движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала х гг. и конца 1870-х-начала х гг., революция 1905-1907 гг., Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д. Большое значение имеет критерий время образования документов Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период дог. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные вдело производстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения федеральной архивной службы России. Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления. 2 . К группе критериев содержания документов относятся значимость информации документа повторяемость документной информации целевое назначение документов вид и разновидность документа. На основе критерия значимость информации документы учреждений делят натри группы документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, таки вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет по заключению Э П К . Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь ввиду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа. Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как природа государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах. В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы 1 Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации. 8 9 формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность которая может относиться к формальному или аналитико- синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации. Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие туже форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке. Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности. 3 . К группе критериев внешних особенностей документов относятся подлинность внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности физическое состояние документов. Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения втек стах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются ив тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа художественные, палеографические, языковые и другие особеннос- 9 0 Т И не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений х гг., поскольку эти документы, как Правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются. Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер. В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы 1) критерии ценности фондов личного происхождения 2) критерии ценности документов личного происхождения. К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся значение творческой и общественной деятельности фондооб- разователя; история фонда и его состав взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их. К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся значение творческой и общественной деятельности автора документа время и место создания документа значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность внешние признаки документа (сохранность, степень автогра- фичности, наличие помет и др 9 1 В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности. Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов. Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью вовсе ведомственные перечни. До 1990-хгт. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г. В е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения. Весьма своевременным является перечень документов для негосударственных коммерческих организаций — справочное пособие Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов (М, 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов. Данная система перечней охватывает так называемые управленческие документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России. Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа перечней документов с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению. Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, таки временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как тяготеющие к постоян- ому сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име- щих тот или иной временный срок хранения. Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наи- олее современным является Перечень типовых документов, об- азующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра- ения», который явился логическим продолжением Типового пе- ечня документов, вышедшего в 1989 г. В чем же взаимосвязь двух этих перечней Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня трачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г. Во-вторых, новый Перечень типовых документов распростра- лет свое действие на документы, начиная с 1995 га для установ- ения сроков хранения документов, созданных в 1980— е гг. (дог) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 989 г. В-третьих, остается действующей вторая часть Типового перечня документов 1989 г, которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслями специфическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследо вательской и другой подобного рода документации. Самоназвание нового Перечня типовых документов указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, те. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций. Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа ив первую очередь — при подготовке номенклатур дели формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение. Если выработаете в учреждении — источнике комплектования (или потенциальном источнике комплектования для негосударственных организаций, то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе Срок хранения документов (графа № 3). Если выработаете в государственном или муниципальном учреждении, которое не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения Постоянно используйте графу с указанием срока хранения «10 лет, те. сами преобразуйте указанный срок хранения. Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано хранить документы не менее 10 лет. срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. 9 5 Но это правило распространяется не на все документы есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных, до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правово го, имущественно-хозяйственного характера. Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности. В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся дог, практически устанавливается срок хранения в графе Постоянно. Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласованию с ЭПК государственного или муниципального архива. В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация не контактирует с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации. В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциями инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др. Данный перечень способствует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций. Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы. Структура перечня Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата. Основная часть описательные статьи — представляет собой наименования видов и разновидностей документов сука занием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию. Каждая описательная статья в перечне включает в себя порядковый номер наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопросили тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда примечания располагаются подстрокой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице. Ниже приводится образец оформления описательной статьи. № статьи Виды и разновидности документов категории документов) Сроки хранения (звенья) Примечания 1 2 3 4 5 6 7 8 |