Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
Z Депозитарное хранение Временное хранение Постоянное хранение Архивы Федеральной архивной службы Музеи и библио- Отрасле- вые фонды Ведомственные архивы Архивы Федеральной архивной службы Музеи и библио- Отрасле- вые фонды Ведомственные частные) архивы Рис. 4. Классификация архивных документов и дел в АФ РФ по срокам хранения Архивоведение 65 продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также приобретение документов Росархива на аукционе или у торго- во-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных наследников. Депозитарное хранение документов — временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем необязательно следует передача документов на постоянное хранение это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами заплату. Возникает вопрос откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано государственное хранение — государственным архивам, а также государственным музеями библиотекам Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отраслевых фондов с правом депозитарного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации. Таблица п/п По Положению о ГАФ СССР от 4 апреля 1980 г. По Положению об Архивном фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7) 1 2 Объединение Всесоюзный геологический фонд при Министерстве геологии СССР Государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды Государственного комитета СССР по гидрометеорологии и контролю природной среды Государственное геологическое предприятие Российский геологический фонд Комитета РФ по геологии и использованию недр Российский государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды 1 Депозитум (англ) — вещь, отданная на хранение, материальная ценность обычно деньги или ценные бумаги, вносимая на хранение в административные учреждения и подлежащая при наступлении определенных условий возврату внесенному ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу. 6 6 Окончание табл. 2 № п/п По Положению о ГАФ СССР от 4 апреля 1980 г. По Положению об Архивном фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7) 10 11 12 Центральный картографо-гео дезический фонд Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР Всесоюзный информационный фонд стандартов и технических условий Государственного комитета СССР по стандартам Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Государственного комитета СССР по кинематографии (Госфильмофовд) Министерство иностранных дел СССР (Архив внешней политики) КГБ СССР (по постановлению Совета Министров СССР от 19.08.79) МВД СССР (по постановлению Совета Министров СССР от 27.12.84) Министерство обороны СССР (решением Совета Министров отбыл установлен предельный срок хранения — 75 лет) Минсредмаш СССР (по постановлению Совета Министров от 18.06.87) Академия наук СССР Музеи и библиотеки Министерства культуры СССР Центральный картографо-гео дезический фонд Центральной федеральной службы геодезии и картографии России Центральный государственный фонд стандартов и технических условий Комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации Российский государственный фонд кинофильмов Комитета РФ по кинематографии Министерство иностранных дел РФ Служба внешней разведки РФ, Федеральная служба контрразведки РФ Министерство внутренних дел РФ Министерство обороны РФ Министерство РФ по атомной энергии 3.4. Организация документов и дел в пределах архивов второй уровень организации документов) Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондами коллекциям. При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам 6 7 логический (тематический) принцип классификации документов по тематическими другим (искусственно созданным) группам (коллекциям. В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь. Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого- либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии с ГОСТ Р —98 архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой. Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему в качестве классификационной и учетной единицы архивная коллекция в графическом варианте приведены на рис. 5. Архивный фонд Архивная коллекция Архивный фонд Архивная коллекция Архивный фонд учреждения Объединенный архивный фонд 7 Архивный фонд личного происхождения учреждении лиц лица семьи рода Рис. 5. Классификация документов в пределах архива Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации. Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фон дообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения. В табл. 3 указываются признаки образования объединенных архивных фондов. Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например 6 8 Таблица п/п Признак Однородные учреждения, действовавшие на одной территории Объединение фондов руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории Объединение материалов фондообразователей, связанных объектом деятельности Объединение последовательно сменивших друг друга учреждений на основе единства их функций Объединение документов лиц, связанных родственными отношениями Объединение документов лиц, связанных творческой и профессиональной деятельностью Пример Избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет РСФСР по Московской области (1938—1967) Департамент народного образования и школы (с 1993); Кооперативно-промысловый совет и промысловые артели Хабаровского края (1960— 1980); Съезд народных депутатов РФ Верховный Совет РФ и его органы (1990-1993) Завод Серп и молоти его профсоюзный комитет Издательство газеты Воля партии социалистов-револю ционеров (1906—1907); книгоиздательство при агентстве Дальневосточного союза партии социалистов-революцио неров в Нагасаки (1907—1910) Конституционно-демократиче ская партия (кадеты) (1905— 1906) + Партия народной свободы (1906-1917) Муравьевы-Апостолы ИМ, МИ. и СИ. Декабристы (1789— 1869) Объединенный архивный фонд историков-архивистов (1840-1993) Фонд лица Александр III. 1854- 1894 (ГАРФ. Ф оп, 1333 ед. хр., 1845-1896). Николай II. 1868-1918 (ГАРФ. Ф, 2 оп, 2513 ед. хр., 1860- 1991). Фонд семьи Ивашевы (ГАРФ, Ф, 1 оп, 75 ед. хр., 1827-1892): Ивашев В. П декабрист, член Южного общества — (1797—1840); Ивашева К. П (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808 -1839). Фонд рода Бакунины (ГАРФ, Ф, 1 оп, 1530 ед. хр., 1728-1987): Бакунин МВ вице-президент Камер-коллегии. 1730-1803; Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сенатор 1764-1837; 69 Бакунин А. М предводитель дворянства Новоторжского уезда Тверской губернии. 1768 — 1854; Бакунин МА идеолог анархизма, участник революционного движения в России. 1814—1876; Бакунин НА мировой судья Устюжского судебного округа, общественный деятель. 1818 — 1901; Бакунин ПА новоторжский уездный предводитель дворянства, земский деятель, философ. 1820—1900; Бакунин А. А земский деятель, участник обороны Севастополя вовремя Крымской войны. 1821-1908; Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900. Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф, 2 оп, 23 ед. хр., 1799-1980): Муравьев-Апостол ИМ дипломат, член Коллегии МИД, писатель. 1765-1851; Муравьев-Апостол МИ декабрист, член Союза спасения, Союза благоденствия, Южного общества. 1793 — 1886; Муравьев-Апостол СИ декабрист, член Союза спасения, Союза благоденствия, Южного общества, руководитель восстания Черниговского полка. 1795—1826. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фон дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др. В табл. 4 перечислены признаки, по которым создаются архивные коллекции. Таблица п/п Признак Пример 1 Номинальный Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и ОКНА ТАСС в Музее книги 2 Тематический Монастырские дела (1612 — 1729) в РГАДА — разрозненные документы по истории монастырей 3 Авторский Коллекция материалов о А. Барбюсе и Д. Бедном, собранных В. А. Регининым (1917-1949) в РГАЛИ 4 Географический Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже 27 коллекций по истории государств и стран (1549 — 1949) в Р 5 Смешанный ГВИА Карты и описания водных сообщений России (1701 - 1 9 1 2 ) в РГВИА 70 3.5. Организация документов и дел в пределах архивного фонда третий уровень организации документов) Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ 1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда 2) определение фондовой принадлежности документов. Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондирова нию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондиро вании. Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII —XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами. Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем абот по фондированию, значит образовался значительный массив рос- ыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами стихийными бедствиями и пожарами войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последую щи реституцией военными действиями вследствие социальных потрясений, перево- отов; реформами государственного аппарата, органов власти и управ- ения. Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо зучить историю фондообразователя, познакомиться с законода- ельными актами, ведомственными изданиями, источниками и итературой, отражающими историю фондообразователя, с зада- амии функциями, возложенными на него, определить масштаб Деятельности фондообразователя, те. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Следует также ознакомиться с основными видами документов ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, анами, отчетами, штатными расписаниями и др, в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообра зователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразо вателя. По выясненным данным составляется историческая справка Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов вдело производстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить когда поступил фонд на хранение степень его сохранности объем фонда крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки. Определение границ архивного фонда Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. Кто же может быть фондообразователем? Прежде всего следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение самостоятельный баланс, смета, счет в банке штатное расписание самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др. Вместе стем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс. В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др. Однако для материалов новейшего времени (периодах гг. XX в) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. В табл. 5 приведены факторы, влияющие на определение границ архивного фонда. 7 2 Таблица Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь 1. Изменение конституционных основ государства в связи с принятием Конституции РФ 1993 г. Распад СССР в 1991 г. 1.1. Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. (новые архивные фонды) Президент РФ Федеральное Собрание Правительство РФ Конституционный Суд РФ Правительство Республики Коми Московская областная Дума Верховный Совет РСФСР с 8 декабря 1991 г. по 1993 г Совет Министров РСФСР с 8 декабря 1991 г. 1.2. Документы высших органов управления министерств, ведомств РФ, созданных на базе соответствующих ведомств СССР новые архивные фонды) Министерство атомной энергетики и промышленности СССР и Министерство РФ по атомной энергии 1.3. Документы советов министров республик в составе РФ и автономных образований дои после распада СССР новые архивные фонды) Совет Министров Якутской АССР и Совет Министров республики Саха 1.4. Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации новые архивные фонды) Комитет местного самоуправления округа Лефортово г. Москва 1.5. Документы Прокуратуры РСФСР и Прокуратуры РФ 7 3 Продолжение табл. 5 Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь новые архивные фонды, местных прокуратур (новые архивные фонды) 1.1 Изменение статуса субъекта РФ 1.6. Документы новых органов власти (новые архивные фонды) Хакасский областной совет народных депутатов и Верховный Совет республики Хакассия с 29 января 1992 г. 2. Изменение границ административно- территориального деления и создание новых органов власти и управления Документы новых органов власти и управления (новые архивные фонды) Бабушкинский районный Совет народных депутатов г. Москвы Куйбышевский районный Совет народных депутатов г. Москвы Дзержинский районный Совет народных депутатов г. Москвы Префектура Северо-восточного административного округа 3. Изменение формы собственности фондо образователя. Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и другие формы собственности (новые архивные фонды) Государственный концерн «Нефтегазстрой» и АО «Роснефтегазстрой» 4. Реорганизация фондообра зователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения Документы нового учреждения (новый архивный фонд) Центральная научно- исследовательская лаборатория (ЦНИЛ) Главархива СССР и Всесоюзный научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Главархив 7 4 Окончание табл. 5 Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь 5. Ликвидация фондообразова теля с передачей его функций одной или нескольким организациям Документы каждой организации самостоятельные архивные фонды) Московский государственный историко- архивный институт с 1991 г. в составе Российского государственного гуманитарного университета Вид фонда Хронологические границы фонда Архивный фонд Официальные даты образования и учреждения ликвидации учреждения Архивный фонд Даты рождения и смерти отдельного лица, личного происхождения членов семьи или рода Объединенный Даты образования и ликвидации наиболее архивный фонд раннего и наиболее позднего повремени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда Ниже дается определение хронологических границ архивных фондов. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учрежде ния-предшественника. Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных сот кликами насмерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты. Определение фондовой принадлежности документов Определить фондовую принадлежность документов — это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов. 75 Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу не повезло и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов. Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие. Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения- получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам. Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др, отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц. Фондовая принадлежность оттисков (копий исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа ив оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам. Фондообразователем входящих документов является адресата внутренних и исходящих — автор. Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дели документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернили т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими. При определении фондовой принадлежности надо запомнить 1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования 2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников 3) водном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений. Глава 4 КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ |