Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
6.4.6. Индексирование каталожных карточек После отбора и описания документной информации наката ложных карточках можно приступать к их индексированию. Индексирование — это процесс выбора или составления индексов по схеме и их проставление на каталожных карточках. Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков. Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются наката ложных карточках. Назначение индекса — передать содержание информации, которая зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной схеме и отразить связи между этими делениями. Система индексов это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил. Системы индексов бывают нескольких видов буквенные цифровые смешанные (комбинированные. Цифровые индексы в свою очередь подразделяются на нумерационные серийные десятичные. Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от О до бесконечности, те. порядковая (валовая) индексация, применяемая при наличии только одного уровня делений в схеме. Она неспособна выразить зависимость, отношение понятий, те. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной структуре. Ярким примером применения нумерационной системы индексов при алфавитном расположении понятий служит таблица общих определителей языка СЕК 1 Абазинский 2 Абхазский 157 3 Аварский 4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские. При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр от 0 до 99, от 100 дои т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени делений. Основным недостатком этой системы является то, что она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы. ВСЕ К серийные индексы обозначены знаком распространения — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов Б, ИК, Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разделах и подразделах комплексных понятий, которые детализируются, распадаются на частные понятия. Например, подраздел Х 85/89 Педагогические науки далее детализирован Х 86 Общая педагогика и дидактика Х 87 Школьная педагогика Х 88 Внешкольная педагогика Х 89 Дефектология. Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений класс, раздел, тему, вторая — следующий уровень делений и т.д. Эта система дает количество знаков, используемых для закрепления классификационных делений возможность производить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недостаток — когда индексы при установлении логической связи получаются громоздкими. ВСЕ К десятичная система индексов используется только водном случае — когда она вводится после букв. Например, в подотделе Р Сельское, лесное и водное хозяйство разделы имеют индексы Р, P I , Р итак далее до Р. Необходимо учитывать следующие требования при выборе системы индексов) система должна быть удобной в применении, хорошо выражать взаимоотношения, легко запоминаться, те. должна быть мнемоничной; 2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удаления обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения 3) индексы должны быть максимально краткими, те. при наименьшем количестве обозначений давать наибольший объем сведений. Все эти требования, по возможности, были учтены при разработке СЕК. Выше были рассмотрены общие положения проблемы индексации с привлечением примеров из СЕК по отдельным позициям. 158 Однако при изучении системы индексов, применяемой в СЕК, базу индексации в СЕК составляет совокупность обозначений, используемых для обозначения индексов. Это не только буквы русского алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых несет определенную смысловую нагрузку двоеточие (:) — знак отношения точка (.) — разделительный знак косая черта (/) — знак распределения и т.д. Детально изучив структуру построения СЕК, необходимо определить, какие же индексы применяются в различных ее таблицах главной, основной, общих и специальных определителей. Рассмотрим методику индексирования документной информации наб азе СЕК Порядок присоединения индексов. К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таблиц присоединяются в следующей последовательности индекс специального определителя аспекта (если из основной таблицы взяты индексы подотделов, например Ж. Вооруженные силы, «3. Вооруженная защита социалистического Отечества, Ф. Народное образование, Э. Физкультура и спорт индекс общего определителя аспекта индекс определителя групп населения индекс определителя языка индекс определителя места. Для выражения смысла документной информации необходимо использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогательных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимости, например ФЗ Школьное образование ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д. 2. Построение индексов со знаком отношения (:). Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех случаях 1) для присоединения индексов основной таблицы, когда для выражения смысла документной информации необходимо одновременно использовать два-три индекса, например Т 16:ТЗ Радиофикация административных зданий М Х НИИ легкой промышленности 2) для присоединения индексов общих определителей аспекта, например РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства 3) для присоединения индексов специального определителя аспекта, например 159 ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад 4) для присоединения специального и общего определителей аспекта, например ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад. В данном случае индекс специального определителя аспекта помещается перед индексом общего определителя аспекта. Следует помнить, что круглые скобки при присоединении индексов специальных и общих определителей аспектов при помощи знака отношения проставляются один раз. Например, правильным составлением индекса является ФЗ 01: Л (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад. Неправильным составлением индекса является Ф 01: Л 2 (.05): (01.00). ФЗ 01 (.05) : Л (01.). 3. Построение индексов со знаком присоединения (+). Знак присоединения (+) можно использовать в следующих трех случаях 1) для закрепления двух или трех индексов определителей групп населения, например Б 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов бедноты. РЗ 75 — 1.21 +1.22+1.25 Постоянные и временные работники, работающие по совместительству в животноводческих товариществах 2) для присоединения двух или трех определителей языка, например ФЗ 01 (.05)=80+114 Школьные олимпиады. Документы написаны на русском и эстонском языках. ФЗ 01 (.05) = 80+96+114 Те же документы написаны на русском, узбекском и эстонских языках. 3) для присоединения двух или трех определителей места, например ФЗ «6.130 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии и Украине. ФЗ «6.130 + 6.392 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии, Узбекистане и Украине. Следует учесть, что присоединение более трех индексов одноименной таблицы считается нецелесообразным. Если же необходимо отметить более трех понятий из одноименной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в которое входят нужные частные понятия. Правильным составлением индекса считается следующий пример ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации. Неправильным составлением индекса служит пример ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьковской, Костромской, Московской и Ростовской областях. 4. Построение индекса со знаком распространения (/). Косая черта применяется для построения серийных индексов, обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей детализации образуют однородные частные понятия, например Б 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление. Для индексирования используется та часть индекса, которая находится слева от знака распространения, например Б 01 10 Территория. Исключения составляют серийные индексы А 01/09: А 10/19; А 20/29; А 30/39; А 40/47. Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под этими индексами, используется весь серийный индекс, например А 20/29 Рабочее движение. 5. Виды индексов, используемые для индексирования документной информации. В процессе индексирования можно оперировать различными видами индексов простым индексом — являющимся отдельной записью, отображающей одно понятие, например Л Потребительская кооперация составным индексом образуемым в результате объединения простых индексов разных таблиц, например ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади комбинированным индексом образуемым из нескольких простых или составных индексов, которые присоединяются с помощью знака отношения (:), например ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олимпиад. 6.4.7. Систематизация карточек и ведение каталога Заиндексированные карточки необходимо систематизировать Для включения в каталог. " Архивоведение 161 160 Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр, например ГО Суд. Прокуратура. Г Охрана общественного порядка и взаимоотношений между членами общества. Г 20 Паспортная система. Г 25 Пожарная охрана. П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны. В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубриками подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов. Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, таки всего каталога с архивными справочниками используют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы Индекс, Рубрика и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе Содержание после информации из документов указываются см. также и индекс соответствующего деления в каталоге или в другом архивном справочнике. Одним из источников пополнения системы каталогов архива могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема тические картотеки по документам фондов, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов в справочных целях. Самостоятельно существующие картотеки должны быть связаны с системой каталогов путем отсылок. 6.5. Архивные путеводители Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов). Путеводитель по архивам архиву — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из названия архива (полного и сокращенного, адреса архива (полные адресные данные, количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты. Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива. Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темами указывающий наименования или номера архивных фондов. Путеводитель, краткий справочники тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов). Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива. Любой путеводитель состоит из двух частей характеристик фондов (документов) и справочного аппарата. 6.5.1. Характеристики фондов в путеводителе Основной частью в путеводителе является характеристика фонда — это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразова- теля (для фонда личного происхождения — основные биографические сведения о лице, информацию о составе и содержании Документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например Государственные архивы СССР Справочник. — ЧМ Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. — М, 1991. 163 1. Фонды досоветского периода. 2. Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий. Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться последующей схеме высшие и местные органы государственного управления органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения хозяйственно-экономические организации и предприятия культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения органы суда и прокуратуры органы сословно-городского и земского самоуправления учреждения религиозного культа общественные организации фонды личного происхождения и архивные коллекции. Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по такой схеме высшие и местные органы государственного управления органы народного и государственного контроля органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства подведомственные им учреждения и организации органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора общественные организации фонды личного происхождения и архивные коллекции. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т. д. При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию. Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной 164 характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах. Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации сродственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей. Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишней детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника. Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде. Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку. Название фонда обязательный элемент характеристики, который может дать указание 1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя; 2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п 3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях губернский, областной, волостной, уездный и т.д. В тоже время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности 4) местонахождение фондообразователя. Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному составу. Хронологические рамки Документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности завесь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации. 165 Важной частью характеристики фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные. Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, сан нотацией и предельная краткость. В историческую справку включаются следующие сведения даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности. В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразо вателя. При значительной утрате документов в фонде сведения об их плохой сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации документы сохранились не полностью, значительная часть документов не сохранилась и т.д. Для фондов, включенных в групповую характеристику, в общую историческую справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фон дообразователей называются при перечислении этих фондов. Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий. В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также местонахождения коллекции до поступления в архив. Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видами их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя). В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические (административно-территориальные) границы. 166 К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в Крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рамками аннотации остается информация о целом ряде таких же документов, ведет к искажению и потере информации, к дезориентации потребителя информации в вопросе о действительном содержании документов фонда. Большое значение для повышения информативности путеводителя имеет принцип группировки информации о содержании документов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информации о содержании документов фонда в аннотации позволяет показать состав и содержание документов фонда в закономерной логической последовательности, вскрыть исторические связи документов данного комплекса, что повышает возможность восприятия такой информации, облегчает пользование путеводителем в целом. Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться последующим схемам структурной, тематической, производственно-отраслевой (функциональной, номинальной. Для фондов, содержащих многоаспектную документную информацию со значительным объемом документов, систематизация которых в фонде проведена по структуре, возможно построение аннотации по структурным делениям Этот принцип расположения информации наиболее удобен для фондов организаций, имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри структурных групп информация в аннотации группируется по тематическому или номинальному признаку. Построение аннотации по тематическому признаку применяется в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представление о содержании документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообразно применение тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов. Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видами разновидностям, те. по номинальному признаку Такая группировка информации применяется, в частности, при аннотировании узкоот раслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме. Выбор этого признака может быть продиктован также особенностью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым Назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда. Таким образом, если при тематическом построении аннотации тематические группы или вопросы размещаются в исторической или логической последовательности, тов пределах темы или вопроса — по номинальному признаку. Выделение тематических рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. Если тематические рубрики крупные, внутри них может быть проведена последующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название тематических рубрик определяется содержанием самих документов. Сущность построения аннотации по производственно-отрасле вой, или функциональной, схеме состоит в том, что в основу группировки сведений берутся отрасли или основные направления деятельности фондообразователя (или его функции. Такая схема группировки информации в аннотации применима для тех фондов, когда организации, в деятельности которых они отложились, имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов. В такой аннотации вначале указываются материалы о деятельности фондообразователя в целом, а затем — материалы, относящиеся к отдельным отраслям (или функциям. Внутри отдельных групп при производственно-отраслевой схеме информация строится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на материалы фонда финансового учреждения можно составить, исходя из его функций, последующим группам деятельность по рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов по финансированию по разработке налоговых мероприятий и проведению их в жизнь. Вначале аннотации помещаются сведения по общим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номинальному признаку. Методика описания документов, сведения о которых включаются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи информации. При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным является отсутствие прямых сведений о содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно. При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности документов и указания в определенных случаях автора обязательно обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными. При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так каким является сама организация. Информация о документах может быть значительно дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упоминаемых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплексы документов или отдельные документы в том случае, если материалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда. Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы. В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда. Вслед за характеристиками фондов помещается список неан- нотируемых фондов, в котором указывается название фонда (группы фондов, номер (номера или количество) фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дели общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя. Основную часть ггутеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов. Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю. |