Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
6.4. Система каталогов в архиве 6.4.1. Каталог как архивный справочник Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации. 146 В отличие от архивной описи каталог во-первых, как правило, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслями т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, те. он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов единственная его функция — информационный поиск в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии сединой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов. Рассмотрим, какую роль выполняет архивный каталог враз личных архивах. В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения. Особое значение имеют картотеки документов по личному составу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и точности картотеки порой зависит судьба человека. В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются инфор мационно-справочными службами государственных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, особо выдающиеся делопроизводственные картотеки столетиями служат исследователям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА). В архиве учреждения, если туда поступила некачественная делопроизводственная картотека или архив выполняет большой объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог архива учреждения. 147 В государственном архиве необходимо создать стройную систему каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов который складывается из следующих видов работ определение вида каталога разработка схемы классификации документной информации в каталоге выявление и отбор документной информации для каталогизации описание документной информации на каталожных карточках индексирование каталожных карточек систематизация карточек и ведение каталога. Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации. 6.4.2. Определение вида каталога Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов. При определении состава каталогов конкретного государственного архива учитываются ранги профиль архива структура, состав и содержание фондов архива степень разработанности фондов интенсивность и задачи использования документов наличие и качественный уровень других типов архивных справочников материально-технические возможности архива. В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов логической структуры и алфавитной структуры. Если информация располагается от общего к частному, те. сверху вниз (метод дедукции, получают логическую структуру построения каталогов. Если информация располагается от частного к общему, те. снизу вверх (метод индукции, получают алфавитную (формальную) структуру. В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории адми нистративно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидности, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, таки межархивными. Для архивов федерального и регионального уровней основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. 148 Каталоги Логической структуры Алфавитной структуры 1 | Предметный | Именной Географический По истории По истории административно- территориального деления Рис. 12. Классификация каталогов Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов. Вт ем ат и чес комка тал о г е документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубриками подрубри- кам, расположенным в логической последовательности. Условием самостоятельного существования тематического каталога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности, а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по алфавиту их наименований. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований. Затем систематизация проводится в логической и хронологической последовательности. Если надо описать документы сточки зрения времени их создания, то составляют хронологический каталог. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам времени, векам, годам, месяцам, числам. Хронологический каталог создается, как правило, там, где хранятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге дается повремени их создания или повремени освещаемых событий. 149 Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреждений, событий, лиц, географических наименований — касаются его документы, то создается предметный каталог или как его разновидности именной и географический. В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или другой последовательности. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, реки др. Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или тематической последовательности. Название каталога будет определяться в зависимости оттого, что положено в основу его деления если в основе делений каталога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред метно-тематический), если предмет, — то предметный, если отрасли человеческих знаний или деятельности, — то систематический и т.д. 6.4.3. Разработка схемы классификации документной информации в каталоге Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации. На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых — Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотеки «Биб- лиотечно-библиографическая классификация, СЕК. В России и странах Восточной Европы Б Б К используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной документной информации (РДИ). В Международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы классификации Универсальная десятичная классификация (ДК Дьюи); Классификация при помощи двоеточия (Ранганатана). Мельвиль Дьюи — организатор американской библиотечной ассоциации — в 1972 г. составил й вариант десятичной классификации (ДК), в соответствии с которой вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, тысячные и т.д. классы, например 150 ДК для книг ООО Общие произведения 100 Философия 200 Религия 600 Полезные искусства 900 История Каждый из этих классов делится на 10 классов 600 Полезные искусства 610 Медицина 620 Инженерия 640 Домашнее хозяйство 690 Строительное дело В 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографический институт (МБИ) в Брюсселе издал усовершенствованную ДК, которая с 1905 г. называется УДК (Универсальная десятичная классификация. Она предназначалась для установления связи между библиографиями и библиотеками всего мира. Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц определителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837—1903), | затем Полем Отле ( 1 8 6 8 - 1944) и Анри Лафонтеном ( 1 8 5 3 - 1943). I Эти таблицы имели свои знаки присоединение + распространение / отношение : язык = Были и свои специфические обозначения место () время «» аспект 00 Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержание архивных материалов (хотя для документов советской и современной эпох она плохо подходит. Индийский теоретик систематической классификации Ш. Р. Ран- ганатан (1892-1972) развил многоаспектный поиск информации, заложенный в УДК. Он разработал « Классификацию при помощи двоеточия, которая имеет 37 разделов 151 A. Естественные науки B. Математика C. Физика Z. Правоведение К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. Например, к разделу Инженерия есть таблицы по признаку работ по признаку инженерных работ по признаку части. В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следующим образом по признаку работ 1) здания и жилища 2) ирригационные и дренажные работы 3) горное дело по признаку инженерных работ 1) прикладная механика 2) исследование 4) чертежи и рисунки по признаку части 1) земляные работы 2) фундамент 3) пол 6) крыша 7) окна. Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием (:). Например ДЕ Р Инженерные исследования земляных работ. Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархических классификаций и может служить основанием для автоматизированных информационно-по исковых языков ( И П Я ) . Необходимо запомнить, что при библиотечной классификации книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений. При классификации архивных материалов классификационная система хранения и классификационная система поиска РДИ не совпадают. С концах гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК, которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в советский период Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М, 1978) была предназначена для систематического каталога, следовательно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности (индекс Б. Общественно-политическая жизнь (индекс ИК. Народное хозяйство (индекс Л/Т). Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я). Каждую такую отрасль (деление) в СЕК принято называть отделом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историко- тематический отдел Великая Октябрьская социалистическая революция (индекс А. Введение этого отдела обусловлено наличием значительного количества документов по этой теме в гос хранилищах и их широким использованием. Отраслевые и историко-тематические отделы образуют главную таблицу СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений в каждом отделе может быть различной. В совокупности подотделы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют основную таблицу Для детализации понятий, выражений их многоаспектное, а также для исключения повторов к основной таблице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей аспекта руководство и организация управления рабочий процесс и внедрение его результатов обеспечение и снабжение производства разработка теоретических проблем творческая деятельность и т.д.; групп населения по занимаемому положению, характеру связи с предприятием, оплате труда по возрасту по половой принадлежности и т . д . ; языка иностранный и народов России места зоны и общие указания определенных мест (страны света государства и государственные объединения и т.д). Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих определителей логично может сочетаться с любым понятием основной таблицы СЕК. Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных подотделов. Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта к подотделам вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социалистического Отечества (индекс 3); народное образование (индекс Ф физкультура и спорт (индекс Э. 153 Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специальных определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена. Например, соединив индекс из подотдела Физкультура и спорт («ЭЗ 11) и индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же подотделу (.07.01) — Спортивные общества, выразим информацию о футбольных спортивных обществах Э 11 (.07.01)». Графически структура построения СЕК с применением индексов показана на рис. 13. Главная таблица таблица А Б Отделы ИК л/т У/Я Основная таблица От А до А Подотделы От Л до Т От А 01 до А 99 Разделы ОтЛО до Л ОтА1 01 01 до А 01 99 Подразделы ОтЛО 01 ДОЛ Таблица общих определителей Аспекта (01.30) Групп населения -7.2 Языка =1 Места «6.286» Таблица специальных определителей Аспекта (.06.04) Рис. 13. Структура построения СЕК Приступая к каталогизации документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко представлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах. После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог. 6.4.4. Выявление и отбор документной информации для каталогизации В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов 154 организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы учреждения-фондообразователя; руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждению-фондообразователю; документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения- фондообразователя ; копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации. При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактами явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д. Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, те. путем применения различных приемов описания подокументного; поединичного; группового. При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады. При поединичном описании на карточку заносится информация одного делано при условии, что она касается одного вопроса или события. При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких делили группы дел одной описи. В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени. Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по возрастающей часть документа документ группа документов дело группа дел. 6.4.5. Описание документной информации на каталожных карточках Этот процесс представляет собой нечто иное как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с 155 обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события информационные (содержание документов поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы внешние (язык документа и способ воспроизведения контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки. При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как Рубрика, «Подрубрика» и Индекс целесообразно заполнять именно в указанной последовательности ив последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы Дата события и Место события содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в Рубрику. Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику». Именно Рубрика и «Подрубрика» служат основой для проведения индексирования карточек. При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях. Основным методом описания информационных сведений является вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо оттого, где он освещен в части документа, водном документе, группе документов, деле или группе дел. Следует учесть, что входе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автора затем — корреспондент. При описании поисковых сведений элементы Название фонда, «№ фонда, «№ описи, «№ дела заполняются в полном соответствии сданными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел. Элемент Лист указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена надело, то указывается общее количество листов в деле. При описании внешних сведений элемент Язык документа заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда. 156 Элемент Способ воспроизведения также заполняется вред ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме. При описании контрольных сведений элементы Должность и подпись составителя и Дата составления карточки заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать учащийся. |